辦公室管理試題及答案B卷

辦

公

室

管

理B

卷一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10）1．在辦公室的置方面，)的位是上座。A．離人口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D靠近窗戶2．在文員工作及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜？)A．準(zhǔn)備一些敞的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D．下班前要整好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3．文員必須管好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？()A．定好目標(biāo)，想做或需要做的事情寫下來B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D．對每一項工作出安排，定好最后期限4．為了防止辦室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進(jìn)？()A．工作人員工盡可能專門化、單一化B．盡可能定量制辦公室工作C．重復(fù)性的工盡量由機(jī)器完成D．合理設(shè)計辦室的工作流程5．以下哪些接電話的行為是不正確的？()A．受到通話對極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬊．給上司的留正面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置

6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用()。A．“頃悉”、“際此”B“謹(jǐn)啟”、‘鈞啟”C．“臺鑒”、惠鑒”D“臺安”、“鈞安”7．按照美國人學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM，應(yīng)該是)。A．個人區(qū)B社交區(qū)．親密區(qū)D．公眾區(qū)8．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中()A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對所記內(nèi)容作評論9．上司決定參某個會議時，文員不應(yīng)該()A．和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D．只在便箋上寫好會議名稱10.在某些情況，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有()，了要求約會者的心理。A．社交的能力B．說話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，分】1．辦公室的燈照明要避開自然光，最好用人工燈光。()2．辦公室工作人員對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。()3．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。)4．文員在工作間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。)5．員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。()

6．常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。()7．如果需要與訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。()8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。)9．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。)10.列入保密范的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。()三、簡答題（每小題分，20分）1．簡要說明會紀(jì)要的概念，會議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？四、設(shè)計題（每小題分，30分）1．‘某公司為推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個座談會，你該如何做？2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題分，共30）1．請看如下案：上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起了媒介的注

意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？2公司原定于12月25日18:00借一娛樂總匯召公司成立兩周年慶?；顒?。為此，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往。可當(dāng)部分員工提前在16：00趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初A公司訂時，司已先訂，但正考慮與娛樂總匯更預(yù)訂時間，沒有最后確定。當(dāng)時大堂負(fù)責(zé)人說：“若B公司換了時間，則包房由公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。結(jié)果公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。(1)為什么A司慶?；顒游慈〉妙A(yù)期效果？(2)如果你是A司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？(3)發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？辦公室管理試題答案一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題分，共分）1．A2．B34．A56．D78．C9．D．B二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×”。每小題分，共10）1．×2．×．√．×5．×7．×．√9．×10√、答題（每小題，共20分

1．簡要說明會紀(jì)要的概念，會議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？答案要點：會議紀(jì)要是用來記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。（2分）會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。（2）可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。分）有兩種形式：(1)議決性會議要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。（2分）(2)周知性會議要。用于傳達(dá)會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀(jì)實性文件分什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。（4分）(1)電話擋駕。司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告（2分）(2)來訪擋駕。問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（2）(3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕分）四、設(shè)計題（每小題，共30分）1．題略(1)座談會邀請象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（3分）(2)座談會以小為主，人數(shù)以七、八人為宜；分(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(2分)(4)持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(2分)(5)詳細(xì)的記錄由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1分）座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(2分)

(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分）．題略(1)整理好旅行程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（3分）(2)回到公司上后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3分）(3)盡快恢復(fù)正工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。分）(4)把在出差時識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用）(5)對在旅行過中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。分）、案例分析題（每小題15分，共分）1．（題略）(1)信訪工作也完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋。(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。2．公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時間、地點進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動沒有取得預(yù)期效果。(2)應(yīng)把這次活的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個項目由專人負(fù)責(zé)。(3)由專人負(fù)責(zé)訂，初步