合同檔案管理制度

合同檔案管理制度一、總則

1．為防范市場風(fēng)險與法律風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，削減因合同簽訂、履行過程中有不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，遵照《中華人民共和國合同法》和國家有關(guān)政策法律，結(jié)合我公司詳細狀況，特制定本方法。

2．本方法適用于公司各部門與其他同等主體（自然人、法人、其他組織）及公司系統(tǒng)內(nèi)相互之間簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同、協(xié)議的管理。

3．合同的管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理相結(jié)合的原則。

4．合同管理工作由綜合管理部負責(zé)，并配備合同管理員。

5．公司全部員工均應(yīng)維護公司的合法權(quán)益，保守商業(yè)隱私。

二、合同的簽訂、審查和履行

6．經(jīng)辦人于合同簽訂前，應(yīng)驗證對方當(dāng)事人有效證件，驗明主體資格，了解其資信狀況，審查對方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對方供應(yīng)資料的真實性與合法性。

7．托付代理人對外簽訂合同時，必需報公司部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，合同標(biāo)的大，或合同內(nèi)容重大、條款困難，必需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

8.

下屬分公司、辦事處托付代理人以公司名義對外簽訂合同時，必需報公司總經(jīng)理審查批準(zhǔn)，總經(jīng)理審批后的蓋章管理流程由公司市場營銷部依據(jù)各分公司、辦事處的詳細狀況制定和執(zhí)行。

9．公司合同專用章的管理人員，應(yīng)當(dāng)依據(jù)批準(zhǔn)人的批準(zhǔn)看法，在合同文本上加蓋合同專用章。不得以部門或個人名義運用其他公章簽署全部以公司名義的對外合同。

10．合同依法成立，即具有法律約束力，相關(guān)部門應(yīng)相互支持、協(xié)作，仔細執(zhí)行合同條款，全面履行合同義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。

四、合同的管理、歸檔和借閱

11．合同簽訂后，以公司名義簽定的合同，經(jīng)辦人應(yīng)將合同正式文本原件交公司綜合管理部合同管理員存檔。

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13．公司合同管理員應(yīng)當(dāng)做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作，并定期將合同管理狀況報告公司管理層。

14“合同檔案借閱單”，注明查閱合同檔案的名稱、編號、查閱人等。

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16五、附則1718合同借閱登記表序號合同編號合同名稱借閱是由借閱部門借閱時間借閱人歸還時間備注檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卷宗書目索引（附備注及頁碼）；合同審批件；主合同文本及對方資質(zhì)信息；有關(guān)證據(jù)材料（包括電子數(shù)據(jù)等）；有關(guān)審批件、預(yù)案處置方案（內(nèi)部會議紀(jì)要）；合同簽