基于用戶知識需求的高校文獻資源虛擬采購策略

基于用戶知識需求的高校文獻資源虛擬采購策略

2007年12月，四川理工學院要接受教育部本科教學工作水平評估，但學校的許多基礎設施與評估指標都存在一定的差距，圖書館館藏總量也無法達到評估的有關標準。為此，從2005年起，學校在加大對圖書館經費投入的基礎上，要求圖書館資源建設必須進行創(chuàng)新，保證新購進文獻資源建設的質量，同時館、院（系）文獻資源一體化建設，實現校內文獻資源的真正共知、共建、共享，全校文獻資源建設要切實做到為學校的教學科研提供知識保障，力爭達到“管理手段先進，圖書館使用效果好”這一優(yōu)秀目標。在這種大背景下，全校師生員工積極轉變觀念，集思廣益。由此，四川理工學院圖書館引進了美國軍事武器的虛擬采購思想，借鑒淘寶網等商務網站的“支付寶”虛擬交易原則，對圖書館傳統(tǒng)的文獻資源采集模式進行改革。1文獻資源建設虛擬采購的背景及原則1.1虛擬采購的含義虛擬采購(VirtualAcquisition)是基于仿真的采辦（SimulationBasedAcquisition，簡稱SBA），是美國國防部于20世紀90年代中期率先提出的武器系統(tǒng)采辦思想。SBA實際上是一種跨采辦職能部門、跨采辦項目階段、跨采辦項目的各種仿真工具和技術的集成[1]。圖書館資源建設實行SBA的目標是使文獻資源建設“更好、更快、更省”，即：(1)調動全校教師骨干和學科專家的積極性直接選擇文獻，提高采購質量，減少校內館、院（系）文獻資源重復建設，降低采購風險；(2)在減少或保持總體費用的前提下，大量縮短采購時間，增強信息知識價值，加強圖書館文獻資源建設的知識保障性，提高用戶滿意度。1.2文獻資源建設實行虛擬采購的背景在接受教育部本科教學評估前，四川理工學院圖書館的文獻資源建設跟絕大多數的高校圖書館一樣，從宏觀層面來說，存在著在當時看來難以解決的瓶頸，如藏文獻資源總量不足、覆蓋面不廣與用戶信息需求越來越專深之間的矛盾，書刊價格大幅上漲與購置經費緊張之間的矛盾，書刊市場日益繁榮與豪華書刊舍本逐末、選題平庸重復出版、書刊出版發(fā)行市場競爭混亂、圖書出版結構不合理、知識內容交叉重復之間的矛盾[2]，學校學科專業(yè)范圍越來越廣與文獻采訪者知識面窄之間的矛盾，校內館、院（系）文獻資源建設各自為政與共享之間的矛盾，電子資源與紙質資源經費如何黃金分割之間的矛盾[3]。從微觀層面上來講，傳統(tǒng)圖書館的采購模式制約著圖書館的文獻資源建設質量，現場采購受到時間和地點的嚴格限制，書目采購選書失誤率較大，網上采購雖然增加了文摘、試讀頁、目錄等輔助選書項目，提高了采訪的準確性，但各數據庫間是異構檢索，操作復雜，效率低下[4]。這三種模式都存在著一個不容忽視的重要問題，一方面學科專家選書時因沒有經費限制，凡是覺得大致需要的書都圈選而沒有重點，另一方面因經費的限制，圖書館采購員在匯總復選時會刪減專家圈選的部分文獻，而采訪員受知識面限制，會導致一些好書在經費限制與采訪員錯誤判斷下不被采購。因此，如何從學校有限的購置經費中以最小的成本、最大的收益采集文獻資源，從而從知識的角度滿足本校的教學、科研需求，并形成特色館藏就成為擺在每一個高校文獻資源建設者面前的重大難題。1.3文獻資源建設虛擬采購原則四川理工學院是西部一般本科院校，學校的定位是創(chuàng)建教學科研型大學，立足四川，面向全國，培養(yǎng)應用型理工科人才。四川理工學院圖書館藏書建設原則必須符合學校的這種定位。(1)面向用戶知識需求，以人為本。文獻資源的終極目標就是滿足廣大師生的教學、科研信息需求，在此基礎上配置全校文獻資源的數量、質量和類型，最大限度滿足讀者多元化的信息需求[5]。(2)保障重點學科，兼顧邊緣學科。根據學校自身的辦學定位、辦學方向和辦學特色，確定出相應的重點學科、特色學科、新興學科、重點實驗室、重點科研平臺等，在虛擬采購經費分配時，給以權重考慮。(3)效益最大化。以“用”為主，盡可能讓每本書刊、每篇文章、每條信息都能為讀者所用。(4)館藏結構比例平衡。平衡好不同載體、不同類型文獻的比例，協(xié)調好書與刊、重點學科與普通學科、基礎課程與專業(yè)課程的比例，兼顧館藏特色。(5)館、院（系）共建，全校資源共享[6]。讓教學、科研骨干直接選書，而不是由采訪員憑經驗選書，將院系資料室選書與圖書館采購決策有機聯(lián)系起來。1.4基于SOA的文獻資源建設虛擬采購策略基于以上分析，四川理工學院圖書館決定采用SOA技術支持下的文獻建設虛擬采購策略，即在不改變原有的圖書館自動化采訪系統(tǒng)的情況下，在現有應用中增加一層獨立的“整合層”——虛擬采購系統(tǒng)，將目前已經存在的采訪服務（如圖1、圖2所示各功能）按照統(tǒng)一的采訪標準包裝成一個個小的獨立的采訪服務，這些服務專門負責提取同系統(tǒng)中的館藏信息、書目信息與訂購信息。讀者、專家、采訪工作人員可以通過調用這些服務并將其組合成新的服務，從而提供一個虛擬的、統(tǒng)一的、大而全的采訪系統(tǒng)。在此種采訪模式下，讀者、專家、采訪工作人員在適合自己個性化的服務平臺上采訪，使用方便，操作簡單，效率高；克服讀者、圖書館、書商、出版商、網上書店系統(tǒng)之間信息的相對孤立狀態(tài)，文獻內容信息揭示全面，提高選書的準確性[4]；圖書訂購信息能及時地在不同平臺之間傳遞，減少了采訪工作人員查重查復、發(fā)送訂單等環(huán)節(jié)，提高工作效率，大大節(jié)省時間。采用SOA——面向服務體系的架構方式，軟件之間是一種松散的耦合狀態(tài)，對不同系統(tǒng)可以包裝成服務，原有系統(tǒng)可以得到充分應用，也可任意升級。不僅可以解決傳統(tǒng)紙質書刊跨平臺采購，而且也適合電子書刊采購。同時，因虛擬采購經費已經預先劃撥到各學院，由二級學院很好地解決某一專業(yè)內紙質書刊與電子資源的購買經費比例，同時這種層層選書制，也避免了圖書館長期存在的關系采購問題，各系在經費范圍內采購文獻，避免了專家薦書模式下，各專家從自己學科的利益出發(fā)，盡可能的推薦自己所在專業(yè)書籍而不是從整個學校通盤考慮的情況，實現采購資金的最大利用，達到文獻資源配置最優(yōu)，滿足學?？蒲小⒔虒W的需求。2文獻資源虛擬采購功能模塊設計為了提高四川理工學院圖書館文獻資源建設的質量，保證所購文獻的知識保障性，四川理工學院圖書館在深化原有學科館員制度和圖情教授薦書制度的基礎上，根據本校的文獻資源館藏采購原則，在全校調研的基礎上，四川理工學院圖書館文獻資源部主任、采訪員和技術部人員一起，根據文獻資源建設的特點設計了文獻資源虛擬采購系統(tǒng)的功能模塊設計圖（見圖1）?？紤]到模塊功能的擴展性，軟件人員在程序設計時采用基于SOA技術的開放設計理念，既要與原有的圖書館自動化系統(tǒng)無縫鏈接，實現部分關鍵數據的互聯(lián)，虛擬采購系統(tǒng)也要獨立運行，方便管理和選擇文獻。圖1四川理工學院文獻資源虛擬采購系統(tǒng)功能模塊圖3文獻資源虛擬采購流程3.1資源建設虛擬采購方案[7](1)虛擬經費分配原則。根據學校文獻資源建設的總體規(guī)劃，圖書館將學校每年下?lián)苤翀D書館的文獻購置費的70%作為全校文獻資源虛擬分配經費，另30%的購置費留給圖書館作為全校協(xié)調，主要是數據庫維護費、文獻傳遞費、現采特采費等。根據各二級學院的重點學科、重點實驗室、基礎教育平臺、博碩點、學生人數等給予一定的權重大致劃分經費比例，比例每年都根據實際情況變化，并下達各二級學院，借鑒淘寶網的“支付寶”虛擬交易思想，圖書館將各部門虛擬采購經費預先裝入圖書館Web服務器中的虛擬采購系統(tǒng)，供各二級學院調用。(2)虛擬采購人員。各二級學院虛擬采購工作由各學院圖情教授負責開展，原則上是主管科研工作的副院長擔任，圖書館給每個二級學院配備一個具有管理權限的圖情教授虛擬采購用戶名和密碼，可管理本部門的虛擬采購人員及本部門的虛擬采購文獻。各二級學院圖情教授在虛擬采購系統(tǒng)“用戶管理”中可設置若干教師或學生根據本院的教學、科研重點在系統(tǒng)中圈選所需文獻。文獻虛擬采購時，要求均衡使用經費，不得突擊采購。(3)特購文獻。教師出差或者參加會議時，經過圖書館批準，可少量購買本專業(yè)所特需而圖書館不易購買到的專業(yè)文獻。登錄圖書館主頁“虛擬采購系統(tǒng)”中“特購文獻”，可直接鏈接到圖書館采編主任QQ進行實時咨詢，也可直接以短信、電話咨詢，待批準之后，可將購書發(fā)票連同文獻實物交圖書館建庫入賬，經費歸入教師所在部門的虛擬采購經費中。(4)薦書臺。全校師生員工均可登錄圖書館主頁“虛擬采購系統(tǒng)”中的“薦書臺”推薦所需專業(yè)文獻。采訪員將對所薦圖書能否購買及時回復到虛擬采購系統(tǒng)。(5)資源建設BBS。為方便全校師生與圖書館資源建設人員及時溝通和互動，特設此板塊，此板塊其實也相當于一個圖書館資源建設的總咨詢臺，直接傾聽讀者資源建設意見，并將圖書館的最新資源建設信息及時通告給讀者。通過四川理工學院圖書館幾年的實踐，此板塊深受讀者喜愛，大大促進圖書館的資源建設質量。3.2資源建設虛擬采購操作流程四川理工學院圖書館結合本館的具體實踐，利用虛擬采購系統(tǒng)對文獻采集進行規(guī)范和質量監(jiān)控（見圖2）。圖2四川理工學院文獻資源虛擬采購流程圖(1)提出采訪計劃。根據學校的虛擬采購原則和下達購置費數等情況，按照四川理工學院文獻信息資源建設方案，制訂年度采訪目標和采購計劃，并將虛擬分配經費下達各院系。(2)收集目錄，上傳數據到虛擬采購系統(tǒng)。采訪員廣泛收集中標書商的各種書刊目錄以及超星、書生之家、易寶等數據庫公司的目錄，再以出版商目錄、零星征訂目錄、上門推銷目錄等為輔，轉換成Excel格式，按學科分類整理，及時上傳到虛擬采購系統(tǒng)。虛擬采購軟件自動與館藏自動化系統(tǒng)中的圖書館數據進行關聯(lián)，如果數據已有館藏信息，就在館藏欄標注有關館藏情況。(3)教學骨干初選、圖情教授復選。各部門虛擬采購人員通過校園網登錄圖書館主頁虛擬采購系統(tǒng)圈選文獻（可按學科、主題詞、題名、出版社排序），原則上復本數不得大于3，已有館藏原則上不得再重復采購。圈選完成之后，點擊“保存”后則保存到個人虛擬選書系統(tǒng)，一批書圈選完成，確認無誤之后點擊“提交”則將數據提交到部門圖情教授處。圖情教授全面負責本院的選書情況，核定無誤后通過虛擬采購系統(tǒng)“提交”到虛擬采購系統(tǒng)“圖書館后臺管理”處。系統(tǒng)自動提示本部門所用虛擬經費情況以及本部門虛擬采購情況。(4)匯總篩選。采訪員匯總各教學科研單位初選目錄，虛擬采購系統(tǒng)自動對重復數據進行處理，對已有館藏但院系仍選擇的文獻進行紅色標注，采訪員根據本館的采購計劃、藏書建設目標、現有館藏等情況進行復核篩選；(5)資源部主任審核、館長審批簽字。采訪員將匯總篩選的訂單“提交”，則流程到“資源部主任審核”處，主任登錄虛擬采購系統(tǒng)審核之后“提交”，則流程到“館長審批”處，館長審批完成之后的數據返回到采訪員處。(6)查重查復并套入數據。采訪員對經館長批準的預訂單數據直接導入圖書館自動化系統(tǒng)進行查重查復，建立采訪數據庫；準備訂閱的在MARC字段標注，不訂的說明原因，虛擬采購系統(tǒng)自動與自動化系統(tǒng)相連，各學院能清楚地看到本學院虛擬采購文獻被圖書館采訂的情況，方便院系及時調整采購策略。(7)送交訂單。采訪員將訂單數據按來源（來自中標商、出版商等）套出，審核后館長電子簽字、加蓋單位電子公章通過QQ或者郵箱送交中標商，采訪人員對預訂情況進行記錄，完成訂購工作。4資源建設虛擬采購應注意的幾個問題4.1廣泛動員，積極轉變觀念切實改變觀念，樹立大局意識，讓院系教師和部分學生參與資源建設，直接選購所需文獻資源，圖書館做好后勤保障與館藏質量整體把控。為此，由主管圖書館工作的副校長帶領圖書館館長和部室主任到二級學院逐個院系進行宣傳與溝通，介紹圖書館有關服務和館藏建設策略。首先，讓院系參與文獻資源建設的師生明白，與本院系有關的文獻資源建設好了，最終的受益者是本院的師生，從而調動起他們的積極性；其次，讓圖書館采訪員工轉變觀念，圖書館采訪工作必須由原來“圖書館提供什么資源師生就用什么資源”的觀念向“師生需要什么資源圖書館就提供什么資源”的理念上轉變，變被動服務為主動服務，做好知識服務的“后勤保障”。4.2制度保障為了實行虛擬采購責任制，成立了四川理工學院圖書館工作委員會，由各二級學院院長和相關職能部門負責人組成，主管圖書館的副校長任組長，圖書館館長任副組長，隨時對二級學院的工作進行抽查，并將抽查結果歸入部門的年終考核記錄中，二級學院院長為該部門資源建設總責任人，主管科研的副院長為具體的資源建設負責人。全校每年都要進行職能部門和教學部門的年終考核，并制定了具體的量化指標，圖書館在此考核中對二級學院的考核有一定的權重比值[8]。比如，圖情教授履行職責情況、部門虛擬經費使用是否全年均衡、虛擬采集數據及時與否等。在職能部門年終考核中，各教學部門也必須對圖書館的虛擬采購工作進行評價，如學科館員是否經常下系、部收集意見、虛擬采購數據上掛及時與否、圖書采購信息及時反饋與否、上傳數據學科覆蓋面完整與否等。由此形成了一個互相監(jiān)督、互相制約的機制，這對圖書館的發(fā)展起到了一個良性的循環(huán)作用。4.3加強培訓，總結經驗，完善功能虛擬采購，對院系和圖書館都是一種全新的工作方式，因此，在工作開展之初就進行了一次全校的虛擬采購培訓大會，每年12月份都要召開專門的總結大會，聽取大家意見，不斷完善系統(tǒng)功能。全校師生員工對圖書館的滿意度也由虛擬采購前全校調查的70%“基本滿意”轉變成2009年年終考核時的90%“完全滿意