WORD郵件合并打印EXCEL數(shù)據(jù)

郵件合并在Offic?e中，先建立兩個文?檔：一個WORD?包括所有文件?共有內(nèi)容的主?文檔（比如未填寫的?信封等）和一個包括變?化信息的數(shù)據(jù)?源EXCEL?（填寫的收件人?、發(fā)件人、郵編等），然后使用郵件?合并功能在主?文檔中插入變?化的信息，合成后的文件?用戶可以保存?為Word文?檔，可以打印出來?，也可以以郵件?形式發(fā)出去。郵件合并的應(yīng)?用領(lǐng)域：1、批量打印信封?：按統(tǒng)一的格式?，將電子表格中?的郵編、收件人地址和?收件人打印出?來。2、批量打印信件?：主要是換從電?子表格中調(diào)用?收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本?固定不變。3、批量打印請柬?：同上2。4、批量打印工資?條：從電子表格調(diào)?用數(shù)據(jù)。5、批量打印個人?簡歷：從電子表格中?調(diào)用不同字段?數(shù)據(jù)，每人一頁，對應(yīng)不同信息?。6、批量打印學(xué)生?成績單：從電子表格成?績中取出個人?信息，并設(shè)置評語字?段，編寫不同評語?。7、批量打印各類?獲獎證書：在電子表格中?設(shè)置姓名、獲獎名稱和等?資，在WORD中?設(shè)置打印格式?，可以打印眾多?證書。8、批量打印準考?證、準考證、明信片、信封等個人報?表?？傊?，只要有數(shù)據(jù)源?（電子表格、數(shù)據(jù)庫）等，只要是一個標?準的二維數(shù)表?，就可以很方便?的按一個記錄?一頁的方式從?WROD中用?郵件合并功能?打印出來！[圖解]利用WORD?郵件合并功能?調(diào)動打印EX?CEL數(shù)據(jù)制?作大量獎證、獎狀、準考證、成績單、明信片、信封等個實例：Micros?oftOffice?郵件合并的操?作方法：第一步：準備數(shù)據(jù)源這個數(shù)據(jù)源可?以是Exce?l工作表也可?以是Acce?ss文件，也可以是MS?SQLServer?數(shù)據(jù)庫。一言蔽之：只要能夠被S?QL語句操作?控制的數(shù)據(jù)皆?可作為數(shù)據(jù)源?。因為郵件合并?說白了就是一?個數(shù)據(jù)查詢和?顯示的工作。這里，我以Exce?l為例。下圖是一個E?xcel工作?表文件"DataSo?urce"，里面有一個工?作簿"錄取通知書"，工作簿里面有?三條數(shù)據(jù)記錄?，我們的任務(wù)就?是把這三條記?錄按照指定的?模板打印成錄?取通知書。圖一第二步：準備模板模板文件就是?即將輸出的界?面模板，這里我以Wo?rd文檔為例?。下圖是一個模?板文件"Templa?te"，就是錄取通知?書的大致樣子?（大標題和序列?號我就省了啊?）。圖二第三步：郵件合并打開模板文件?templa?te.doc，從"工具"菜單中依次選?擇"信函和郵件">>"顯示郵件合并?工具欄"，完畢之后工具?欄上會多出一?欄，就是郵件合并?工具欄，如圖，紅色矩形框中?的就是郵件合?并工具欄。圖三下面，stepbystep,follow?me：1.設(shè)置數(shù)據(jù)源點擊郵件合并?工具欄上"設(shè)置數(shù)據(jù)源"的按鈕（圖三中第二個?），選擇"DataSo?urce.xls"文件，單擊打開，然后會再彈出?一個"選擇表格"的窗口，要求指定使用?哪個工作簿，因為只有一個?工作簿"錄取通知書"，直接點擊確定?，完成數(shù)據(jù)源設(shè)?置。2.插入數(shù)據(jù)域這里，我以插入新生?姓名為例。2.a將光標定位到?要插入數(shù)據(jù)的?地方（這里插入新生?姓名，就放在文檔開?頭"同學(xué)："之前）2.b點擊郵件合并?工具欄上"插入域"的按鈕（圖三中第二個?），在彈出的窗口?中選擇"姓名"，然后單擊"插入"，如圖：2.c單擊關(guān)閉（MSOffice?這一點不知道?是什么用意，不能一次插入?多個域，插入完畢又不?自動關(guān)閉彈出?的窗口）重復(fù)上述操作?數(shù)次，依次插入其他?元素（院系，專業(yè)，學(xué)制等）。全部完成之后?，模板是這個樣?子的（為強調(diào)哪些數(shù)?據(jù)是動態(tài)插入?的，我將插入的數(shù)?據(jù)域都用紅色?表示）：3.查看合并數(shù)據(jù)?單擊郵件合并?工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)?"的按鈕（圖三中"插入Word?域"右邊那個按鈕?），即可看到郵件?合并之后的數(shù)?據(jù)，工具欄上還有?一些按鈕和輸?入框可以查看?前一條、下一條和指定?的記錄。第四步：完成合并到此，郵件合并的工?作就基本結(jié)束?了，可以直接打印?了，你可以選擇"合并到新文檔?"（適用于只有幾?十上百條記錄?）來把這些信息?輸出到一個D?oc文檔里面?，以后直接打印?這個文檔就可?以了，也可以選擇"合并到打印機?"（適用于成百上?千條記錄），并不生成Do?c文檔，而是直接打印?出來。下面是合并到?新文檔之后，新文檔的效果?圖：兩條記錄之間?的黑線是分頁?標記。當(dāng)然，如果打印成通?知書還要調(diào)整?版式，這個是排版的?基本功，我只是演示怎?么進行郵件合?并，排版的咚咚我?就不贅述了。在學(xué)校工作，難免會遇到各?種證書打印。有很多證書是?同類的，比如運行會的?獎證，三好學(xué)生等等?。這不2007?年的全縣三教?征文結(jié)果出來?了，一看550人?的龐大隊伍，這要是寫或者?人工排版，不定要劃好長?時間，對我這樣的懶?人來說寧肯劃?一天時間來研?究一下偷懶的?辦法來完成半?天的工作的，好在這次劃的?時間并沒那么?久，欣喜之余拿出?來分享一下！設(shè)計思路：建立兩個文件?一個Exce?l電子表格存?放姓名和獲獎?等次等信息，一個WORD?文件作為證書?樣版調(diào)用電子?表格中的姓名?和獲獎信息，保持打印的格?式一致！采用的方法：WORD的郵?件合并功能實施步驟：1、創(chuàng)建電子表格?，因為我的電子?表格是從長陽?教育網(wǎng)下載的?結(jié)果公示，已包含了獲獎?者的姓名、論文題目以及?獲獎等次等信?息，因為要調(diào)用，標題以及不規(guī)?范的非獲獎記?錄行都要刪除?整理一下如圖?所示。以上只列出了?Sheet1?工作表部分名?單，在整理過程中?要刪除空白行?或無意義的行?，以免出錯！以上文件整理?好以后以bo?ok1為名保?存到桌面?zhèn)溆?。2、打開WORD?2003文字?處理軟件（2000版可?能有所不一樣?），在“工具”菜單中選擇----“信函與郵件”菜單----“郵件合并”3、出現(xiàn)郵件合并?向?qū)В哼x擇右邊向?qū)?中的“信函”復(fù)選框，下一步“正在啟動文檔?”----默認的“當(dāng)前文檔”----下一步“選取候選人”----默認“使用現(xiàn)有列表?”----下一步：“撰寫信件”，到這里一直是?下一步，到了這里，要選取數(shù)據(jù)源?了，出來一個瀏覽?窗口。找到桌面上這?個備用的電子?表格文件，“打開”：因為我們整理?的數(shù)據(jù)在工作?表1中，所以就選擇第?一個表：選擇表1所，我們要打印的?數(shù)據(jù)出來了，“全選”后確定。這個數(shù)據(jù)表就?可以使用了，下面接著講如?何安排這些數(shù)?據(jù)到WORD?中。4、設(shè)計WROD?中的格式：接上面，點選數(shù)據(jù)源以?后，繼續(xù)下一步“撰寫郵件”，這時是在WO?RD中編輯，有的文字是固?定的，我們可以直接?打上去，有的是變化的?，比如姓名和論?文題目，是要打一張變?一個的，就要用到右邊?的“其他項目”插進去。點擊其他項目?插入姓名、論文題目和獲?獎等次變量：選擇姓名，點插入，文中就出現(xiàn)了?一個帶符號的?<<姓名>>，“獲獎證書”這幾個字是固?定的，就直接打上去?，繼續(xù)插入<<題目>>、<<獲獎等級>>和中間固定的?串詞：下一步，預(yù)覽信件，證書上的字體?和大小也可以?調(diào)整一下先，如果合適就可?以打印一張出?來比對一下位?置：5、后續(xù)調(diào)整：因為證書不是?標準的A4大?小，在紙張設(shè)置上?進一步調(diào)整，有的證書上面?有固定文字的?，還要進一步設(shè)?計填空的位置?和大小。等一張做成熟?之后，點擊“完成合并”這時直接打印?WORD還是?只能打印一份?的，如果全順次打?印出來，還要點選右邊?的合并項中“打印...”或者“編輯個人信件?”前面是直接合?并到打印機，一個一個打印?出來，如上圖，后面一個是把?電子表格中的?所有記錄生成?一