辦公設(shè)備管理制度辦公設(shè)備管理細(xì)則

辦公設(shè)備管理制度|辦公設(shè)備管理細(xì)則

1.0、目的

為了更有效地治理和使用公司的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備，使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司生產(chǎn)和治理中充分發(fā)揮作用，并進(jìn)一步提高員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，把企業(yè)計(jì)算機(jī)信息治理提到公司戰(zhàn)略治理日程，特制定本制度。

2.0、范圍

計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備。

3.0、職責(zé)

3.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)與保養(yǎng)。

3.2、信息治理課負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的選購、修理與故障排解、報(bào)廢判定、日常治理等工作。

3.3、公司資材治理部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的報(bào)廢處理工作。

3.4、集團(tuán)公司行政治理部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)本制度的編制、培訓(xùn)及落實(shí)執(zhí)行工作。

3.5、集團(tuán)公司企業(yè)治理委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

4.0、作業(yè)內(nèi)容

4.1、相關(guān)作業(yè)流程圖和責(zé)任人、協(xié)作人。（詳見流程圖）

4.2、流程圖相關(guān)事項(xiàng)說明

4.2.1、辦公設(shè)備請購

4.2.1.1、辦公設(shè)備請購，由使用人提出申請，填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備請購單”，經(jīng)部門部長審核確認(rèn)后提交信息治理課（若同一部門多個員工均須請購，則由部門匯總、部長簽字，統(tǒng)一提交信息治理課）。信息治理課依據(jù)詳細(xì)狀況進(jìn)展審核，填寫意見（包括估計(jì)費(fèi)用），依照審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在信息治理課課長審核權(quán)限之內(nèi)的，由課長確認(rèn)簽字直接安排選購（若有庫存貨，則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用）；

在信息治理課長審核權(quán)限之外的，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由信息治理課安排選購（若有庫存貨，則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用）。選購審批權(quán)限參照《財(cái)務(wù)審批制度》。

4.2.2、辦公設(shè)備入庫、驗(yàn)收

4.2.2.1、選購回來的辦公設(shè)備須辦理入庫、驗(yàn)收手續(xù)，信息治理課負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，保管員依據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫單”入庫。

4.2.3、辦公設(shè)備領(lǐng)用與配置

4.2.2.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用，不得挪于非工作之外其它用途。員工領(lǐng)用、配置標(biāo)準(zhǔn)依照《崗位職務(wù)說明書》中辦公設(shè)備配置要求，填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單”，根據(jù)《財(cái)務(wù)審批制度》審批權(quán)限要求進(jìn)展審批后，到信息治理課領(lǐng)用。

4.2.2.2、電話機(jī)、傳真機(jī)的領(lǐng)用與配置，各部門依據(jù)實(shí)際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機(jī)和傳真機(jī)。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真效勞聯(lián)系單”，由本部門部長簽字后，提交到信息治理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真效勞聯(lián)系單”，由本部門部長、分管總監(jiān)簽字，提交人力資源總監(jiān)審核，報(bào)總裁批準(zhǔn)后，交信息治理課負(fù)責(zé)辦理。

4.2.3、辦公設(shè)備使用與維護(hù)

4.2.3.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的使用與維護(hù)

4.2.3.1.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨便搬離辦公地點(diǎn)。若消失人事變動（調(diào)崗、離職等），辦公設(shè)備交接參照公司《員工異動、移交治理制度》執(zhí)行。

4.2.3.1.2、計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于干凈、無灰塵的狀態(tài)。

4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時間內(nèi)不得做與工作無關(guān)事情，制止在計(jì)算機(jī)上安裝各種嬉戲。違反者按公司《獎懲治理制度》執(zhí)行，信息治理課對上述違紀(jì)現(xiàn)象須作定期或不定期抽查，并對違紀(jì)行為作出懲罰建議，交主管部門執(zhí)行。

4.2.3.1.4、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能翻開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

4.2.3.1.5、制止私自更改計(jì)算機(jī)的IP地址，以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計(jì)算機(jī)的正常工作。

4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼，以免被他人給破壞。

4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定，電腦信息屬公司機(jī)密，不得向公司外部人員泄露。

4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備，若經(jīng)發(fā)覺、核實(shí)后，照原價3倍進(jìn)展賠償。

4.2.3.1.9、電腦使用人在關(guān)機(jī)時，不得強(qiáng)行切斷電源進(jìn)展關(guān)機(jī)，應(yīng)按操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展關(guān)機(jī)。

4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息治理課確認(rèn)上崗資級，不具備操作資格者，須經(jīng)事先培訓(xùn)上崗（參見《員工培訓(xùn)治理制度》）。非計(jì)算機(jī)使用人不得上機(jī)操作，如有發(fā)覺或造成計(jì)算機(jī)無法正常使用者，按制度懲罰外，一切后果自負(fù)。

4.2.3.1.11、計(jì)算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作，堅(jiān)持做到數(shù)據(jù)雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特別要求，可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。

4.2.3.1.12、打印機(jī)的日常使用中，色帶、墨合用完需準(zhǔn)時更換，更換時須嚴(yán)格按操作說明操作。

4.2.3.2、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等辦公設(shè)備的使用與維護(hù)

4.2.3.2.1、以上辦公設(shè)備操作，詳見《使用說明書》，消失故障須叫專業(yè)人員修理。

4.2.3.2.2、若使用過程中消失人為損壞，經(jīng)發(fā)覺、核實(shí)后，照原價3倍進(jìn)展賠償。

4.2.4、辦公設(shè)備的修理

4.2.4.1、計(jì)算機(jī)及附設(shè)備的修理：計(jì)算機(jī)使用者在使用過程中消失軟、硬件問題時，使用人需填寫“修理效勞聯(lián)系單”提交到信息治理課，信息治理課憑“修理效勞聯(lián)系單”安排技術(shù)人員進(jìn)展修理。修好后，使用人須在“修理效勞聯(lián)系單”上簽字、確認(rèn)。

4.2.4.2、其它辦公設(shè)備的修理：一般特別，由信息治理課技術(shù)人員排解，填寫“修理記錄表”；

若涉及更換配件，使用人須填寫“修理效勞聯(lián)系單”提交信息治理課報(bào)修，信息治理課依據(jù)“修理效勞聯(lián)系單”安排相關(guān)技術(shù)人員修理，修好后，使用人須在“修理效勞聯(lián)系單”確認(rèn)、簽字。

4.2.4.3、全部辦公設(shè)備，在保修期內(nèi)，參照《設(shè)備保修協(xié)議》執(zhí)行，保修期外，由信息治理課依實(shí)際狀況安排相關(guān)技術(shù)人員（可以外請，涉及費(fèi)用須事先上報(bào)核準(zhǔn)）進(jìn)展修理。

4.2.5、辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定與處理

4.2.5.1、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品，由于故障而無法修復(fù)或無修理價值需要報(bào)廢的，設(shè)備使用部門須填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”，交信息治理課進(jìn)展審核，按審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”及待報(bào)廢辦公設(shè)備交公司資材治理部處置。

4.2.5.2、資材治理部確認(rèn)無誤后，填寫“待報(bào)廢物品入庫單”入庫。資材治理部出售或報(bào)廢處理物品時，須填寫“報(bào)廢物品處理確認(rèn)單”。附上“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”一起交給信息治理課進(jìn)展審核，按審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)展出售或報(bào)廢處理。

4.2.5.3、資材治理部出售或報(bào)廢處理的辦公設(shè)備，其現(xiàn)金上交財(cái)務(wù)部入帳，同時，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對出售或報(bào)廢處理的辦公設(shè)備進(jìn)展銷帳。

5、本制度相關(guān)支持文件及表單

（1）、《財(cái)務(wù)審批制度》

（2）、《選購物資驗(yàn)收入庫治理制度》

（3）、《員工異動、移交治理制度》

（4）、《公司獎懲治理制度》

（5）、《員工培訓(xùn)治理制度》

（6）、《辦公設(shè)備操作說明書》

（7）、《設(shè)