《秘書管理制度》

《秘書治理制度》第一章總則為促進學院辦公室秘書工作的標準化、制度化、流程化，提高各院長順暢處理日常事務，現(xiàn)結(jié)合我院實際狀況，制定本制度。其次章治理原則一、雙重治理原則：即秘書受院長及所在學院辦公室主任治理；二、雙重負責原則：即秘書對院長及所在學院辦公室主任負責；三、秘書工作原則。聽從安排原則、溝通協(xié)調(diào)原則、同心合作原則、樂觀主動原則、工作保密原則。第三章秘書工作性質(zhì)的處理，能聽從院長的安排，做好學院各項工作的上傳下達，保證各項信息的有效性和實效性，要成為院長的得力助手。第四章秘書必備素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書的標準：1、正直、公正，堅持既定政策和原則2、懇切守信、實事求是3、以工作為榮，設(shè)定高的工作水準4、不失約、不違約、不食言、不泄密5、勤奮努力工作，不斷學習6、有序利落，有條不齋7、追求效率和效益8、按商定完成工作，保質(zhì)、保量、準時9、客觀正確對待意見與批判10、要有大局觀二、秘書的職業(yè)態(tài)度1、主動性〔initiative〕2、適應性〔flexibility〕3、團隊精神〔teamwork〕5、創(chuàng)精神〔creativity〕6、堅持原則〔unpromisingintegrity〕7、效勞與奉獻〔servicecontribution〕8、認同與共享〔sharing〕第五章秘書的禮儀素養(yǎng)根本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素養(yǎng)的培育。一、要有良好的道德修養(yǎng)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)虛心敬重的態(tài)度。1、公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的凹凸論曲直，提2、忠誠守信。要忠誠狡猾，辦事遵守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。3、擺正站位。秘書確定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要樂觀地協(xié)作工作，又不能干預領(lǐng)導的決策或其它部門的工作。二、要有虛心而敬重落落大方的態(tài)度1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。2、舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出虛心而敬重的態(tài)度。言談中留意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。3、牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。即使遺忘了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我遺忘了”等讓對方犯難。4、培育溫文而雅的儀表風度。秘書正式場合應著干凈得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。三、要有作為領(lǐng)導關(guān)心人員應具備的根本禮儀精力是為院長效勞。一個好的秘書既是領(lǐng)導的助手又是領(lǐng)導的參謀，公眾形象?！惨弧匙骱弥趾蛥⒅\的工作1、參與決策調(diào)研，供給有重量的信息。首先是廣泛收集信息，多供給真實狀況。其次是超前搞好調(diào)研，多供給決策預案。再次是和領(lǐng)導同步思維，多供給有重量的文稿。其中要把握三點：第一，要有觀看力，跟蹤了解院長的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導的思想火花。其次，要站在領(lǐng)導工作的角度思考問題，才有確定的高度、廣度和深度。的思維，在事務處理和文稿撰寫中更好地表達院長的思想。2、參與實踐，幫助院長推開工作。樂觀介入有關(guān)工作，準時把握相關(guān)狀況，適時提出建議。常常了解全局狀況。參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作?！捕酬P(guān)心院長塑造良好的形象1、語言形象院長在正式場合發(fā)表講話，要事先預備好文字材料、發(fā)言提綱。公務活動之前，供給廣泛適用的背景資料〔包括活動內(nèi)容、所要解決的根本問題及與此相關(guān)的人文等學問〕供院長參考預備。2、幫助院長樹立行為形象。要在事務安排中，尤其是學院內(nèi)部活動中，多接觸一般員工和學生，了解狀況，融于基層之中，才能使領(lǐng)導的形象得以升華。3要待人熱忱，例如在院長開展某項活動之前，具體了解該項活動所涉及的人員狀況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導把握對方的信息，為開展熱忱友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)悟和把握院長的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提示院長領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。第六章秘書的重要職業(yè)技能一、日常事務處理〔一〕撥打/接聽的程序和技巧1、打前的預備預備好記錄本和筆；把要與對方說明的事情、內(nèi)容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對無遺漏。3〕預備好通話時需要的文件資料。4〕查閱對方號碼，確認無誤，開頭撥打。2、正式撥打撥通后，確認對方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的如需與有關(guān)人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。如告知對方的內(nèi)容較簡潔，應主動提示對方做好記錄。逐一將事情說明，留意語言簡明、準確；通話完畢后，確認對方已放下話筒，然后放。3聲鈴響內(nèi)將接起，平和有禮貌的山西工商學院院長辦公室上級部門及平級部門來電直接記錄留言，記錄聯(lián)系、聯(lián)系人，來電事宜，并給對方復述確認無誤。如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告院長；狀況緊急需轉(zhuǎn)達領(lǐng)導的，要準時匯報院長。遇院長外出參會時，要準時發(fā)信息告知院長。學院內(nèi)部來電要問清事由，如需要要匯報院長；其他可視狀況請示辦公室主任后處理。通話完畢后，確認對方已放下話筒，然后放。對于無關(guān)緊要的人和事，要學會篩選過濾，堅決拒絕。4、通話技巧：并準時告知院長。如對方有事需要傳達，必要時需將對方姓名、單位、號碼以及需要傳達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。如接聽到找院長的，而不能把握院長是否要和對方通下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉完畢通話。假設(shè)對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的如一個未完又來一個，應視內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，整理留言，在院長回來后匯報相關(guān)信息?！捕?、將分類：需要院長本人批閱的，依據(jù)院長授意處理。由秘書來代為處理的：a、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人b、由秘書本人回復的，需要留意一下幾點：遵守公文寫作標準；保密文件需要時，應先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定機上，發(fā)送后再與對方確認；圍；務必在件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。2、必要的分類存檔?！踩赤]件1、依據(jù)郵件類型〔如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、/總結(jié)、聞/通報、私人郵件等等〕或按具體工程設(shè)子文件夾。2、將收件箱中的郵件過濾：需要院長本人批閱的，翻開郵件內(nèi)容請示院長閱示，并將宜。以院長名義回復時，要在語氣上予以留意，編輯好回復內(nèi)容后請示院長無誤方能從院長的信箱發(fā)出。3、由秘書來代為處理的：轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人，并催促其承辦，并將結(jié)果反響給院長;由秘書本人回復的，要將事情匯報院長，請示院長意見后再行回復。以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為院長授意；如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能準時查看，需告知。4、重要郵件內(nèi)容要準時進展存檔?！菜摹澄募卫?、收到文件，首先閱讀文件，推斷是否應由院特長理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。2、需要院長批閱的由學院辦公室辦理來文閱辦卡，再請院長閱示。2、對文件進展分類。待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要〔必要背景資料、審批原由，重點內(nèi)容用彩筆標注，便于院長批閱。3、按院長批改意見復印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送，必要的事情進展追蹤，反響結(jié)果。4、必要文件進展存檔。注。、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應準時譯出。〔五〕名片及相關(guān)通訊錄1、分類：可依據(jù)實際狀況分類，如類型、地域等；2、存放：名片盒；錄入到電子名片檔中〔更易查找，但需要錄入時間〕3、應預備一名片夾，存放與院長聯(lián)系嚴密且重要的人員名片，并保證查找時便利快捷。4、院長常用通訊錄要歸類放置，保證是最更的。舊通訊錄分類放置歸檔，以便隨時翻閱。二、日程安排“日程安排”是指時間排定的領(lǐng)導工作打算，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間治理藝術(shù)的集中表達。秘書的領(lǐng)導實施?！惨弧晨傮w原則：1、把握院長的日常工作、近期工作重點、作息習慣、身體狀況，2、優(yōu)化工作方法，細心觀看院長工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；3、了解學院的進展狀況，留意近期的工作興奮點；4、對打算內(nèi)事情預先寫入院長日程表；準時整理日程表，以免安排沖突；重點事情要特別標記；5、明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時留意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6、留意日程安排的時間松緊，適當安排?！捕抽啔v與技巧1、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；2、在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給院長留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；3、依據(jù)院長習慣留出適當固定時間健身、閱讀報刊資料及其他信息；4、對于院長的各項安排熟記于心，準時提示已定下來的安排，無更改；5、不要代替領(lǐng)導做打算，在院長的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；6、把握約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；必要時候要用合理的方式提示領(lǐng)導；7、把握近期要回避的人物；8、秘書可依據(jù)院長習慣，制作秘書工作日程表。三、出差安排1、出差前：確定出差目的和日期；確認航班、酒店，是否有接送機；選擇好的航空公司、航班；盡量在出差目的地四周選擇院長生疏的酒店；明確接送機人的聯(lián)系方式；確認出差伴隨人；如有具體對接人，要與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排〔明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。做出完善細致周到的日程表〔時間、地點、對方參會人、議程等〕2、出差中依據(jù)院長日程安排，隨時匯報學院各項工作及院長關(guān)心事宜的進展狀況；與各部門加強溝通，準時把握學院各部門的相關(guān)信息。依據(jù)狀況準時院長溝通，準時調(diào)整日程安排。3、出差后準時向院長匯報出差期間學院各項工作進展；出差后資料整理存檔；出差后相關(guān)會議精神傳達或召開專題會議。四、會議及接見〔一〕院務委員會1、與院長確認會議時間及參會人員，是否為院務擴大會議；2、擬定會議議題，報請院長閱示；3、通知相關(guān)人員參會，并告知會議議題；4、預備會議資料；5、預備會議室相關(guān)設(shè)備，保證會議室干凈、設(shè)備功能正常；6、做好會議記錄；7、形成會議紀要；8、對于會中安排的事宜要依據(jù)時間節(jié)點逐項督辦，并將督辦結(jié)果反響院長?！捕吃洪L辦公會1、與院長確認會議時間；2、通知各部門負責人參與會議，并告知預備各部門匯報工作；3、預備會議資料；4、預備會議室相關(guān)設(shè)備，保證會議室干凈、設(shè)備功能正常；5、做好會議記錄；6、形成會議紀要；7、對于會中安排的事宜要依據(jù)時間節(jié)點逐項督辦，并將督辦結(jié)果反響院長?！踩秤兄匾腿藚⑴c的會議留意事項：1、綜合考慮各種因素，選擇適宜的會面地點、預定會議室；2激光筆；3、如有外賓參會，會前與對方溝通是否需預備翻譯，如需要，提前確認；4、依據(jù)來訪人員的身份級別，請示領(lǐng)導是否預備紀念品；5、在與來訪單位溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要留意把握接送時間，并通知對方精準的會面時間及地點；6、考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前通知相關(guān)人員預備；7、如需安排參觀，提前與各參觀點人員聯(lián)系，安排參觀伴隨人；8、如有需要會前給院長供給相關(guān)背景材料；9、給院長預備足量名片，并提示會面時攜帶；1040分鐘再次進展設(shè)備調(diào)試，擺放材料，迎接客人，留意對待客人謙和有禮的態(tài)度；11ppt，并關(guān)注會場內(nèi)狀況，隨機應變，靈敏處理各種狀況；12設(shè)備?！菜摹硡⑴c外部會議1、收到會議邀請；2、確認時間、地點、內(nèi)容、主辦單位、邀請其他人員都分別是誰〔如會議有座次表，了解院長具體座位；3、是否會產(chǎn)生相關(guān)費用；4、查看既定日程，請示院長確認是否參與；5、給對方發(fā)參會回執(zhí)，并列入院長日程表；6、依據(jù)文件要求，如需發(fā)言，安排文書室擬定發(fā)言稿；7、將發(fā)言稿初稿提請院長批閱修改后再行定稿；8、參會前給院長預備背景資料；9、提示院長參會；10、預備好相關(guān)資料參與會議；11、會議完畢，整理資料歸檔?！参濉趁襟w采訪1、收到采訪邀請；2、由宣傳處長與媒體對接，鑒別是否為正規(guī)媒體的采訪，采訪主題、是否產(chǎn)生費用、采訪時間、地點，報紙版面大小或電視播放時段等具體事宜；3、宣傳處長請示院長是否同意采訪；4、宣傳處長與媒體對接落實采訪記者的具體信息，并請示是否需要其他伴隨采訪人員；5、媒體供給采訪提綱，宣傳處長負責把關(guān)，與院長碰頭擬出提綱答案；6、提前了解記者需求，為記者供給背景材料，盡量讓領(lǐng)導在采訪過程中少做解釋；7、接待記者；8、按時采訪；10、與記者落實見報或播出時間；11院長意見修改完畢后再定稿公布；12、到時通知院長及各部門收看，并將報紙〔原件、復印件〕或視頻存檔；13、學校內(nèi)外網(wǎng)公布聞，并上傳各網(wǎng)站相關(guān)鏈接。〔六〕伴隨院長參與的大型活動：1、承受活動邀請及活動議程，推斷重要程度，征詢院長意見；2、對于院長同意參與的活動事先安排日程；3、了解活動議程，參與人員、著裝需求，征求院長意見；4、提示院長應參與哪幾項活動；5、帶好活動議程、名片等資料；6、活動中關(guān)注院長的需要，留意保持在院長的視線內(nèi)；7、會后整理業(yè)務資料和名片。〔七〕突發(fā)來訪接待1、問清對方來訪目的；2、詢問是否與院長有預約，如有人推舉見院長，確定問清楚誰介紹、什么事情后先通報院長再做安排；3、對于院長生疏且格外重要的客人，可直接通報院長是否當下拒絕但，假設(shè)自己不能確定，確定要征詢相關(guān)負責人的意見；4、如需要等待，禮貌告知客人請稍等，院長正在處理緊急公務；5、重要客人要為對方預備茶水，同時禮貌地示意對方院長的下一個約會何時開頭，請對方留意時間；6、對于院長生疏且格外重要的客人，假設(shè)院長當時不愿接待或歡送，同時征詢來訪者意見，或幫助他安排和相關(guān)負責人見面；留下后續(xù)安排；7、對于與其它部門業(yè)務相關(guān)的來訪，可以告知對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；8、留意事項。有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著出建議。五、溝通協(xié)調(diào)〔一〕內(nèi)部溝通1、秘書要與院長建立常常性的溝通，了解院長近期的工作重點及治理方面的思想。準確理解院長的授意、做好上情下達的工作；2、要與各部門建立良性溝通，隨時把握各部門工作進展狀況；3、要關(guān)注學校各項活動開展時間、進展狀況；4、要催促各部門在工作完成后準時向院長匯報。〔二〕外部溝通外部溝通會大量使用、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別意圖、幫助進展有效的溝通與傳達。六、文字支持〔一〕秘書文字支持應到達的要求：1提出意見和方法。2、具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。3、條理性強——文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。4、時限性強——要寫得準時，否則會延誤時機。5、要有固定的格式。〔二〕秘書文字支持的種類：1、和郵件〔具體處理流程見前〕2、業(yè)務類文檔〔正式文件、講話稿、報告、總結(jié)、ppt制作等〕3、一般信件、感謝信、邀請函等〔三〕程序：預備——撰擬——審核修改、公布1、預備明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、說明政策中所表述的根本觀點和主見。要留意選擇正確的文種。調(diào)查爭論收集材料。在承受院長授意后，秘書應進展深入的調(diào)查爭論，收集標志材料。2、撰擬文稿合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后連接嚴密，便利收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者留意，引導閱讀?！?〕文內(nèi)使用簡稱時，一般應領(lǐng)先用全稱，再注明簡稱。3、審核修改、公布文檔擬好后，應認真、嚴峻地反復進展審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織爭論，最終提交院長審核批準、公布。其次篇：秘書室治理制度辦公室治理制度做好文件、講稿、紀要等公文起草工作，做好事務，搞好效勞。二、工作例會制度。堅持周碰頭、月小結(jié)、季總結(jié)等形式，溝通信息，加強學習，溝通思想，布置任務。三、內(nèi)務治理制度。每個工作日確定一名值班人員，負責秘書室任。四、公文處理制度。文字材料在送審、送簽和送印前，必需由秘書室有關(guān)秘書人員進展初審，否則不行進入下一個程序。五、首問責任制度。作為首問者，對領(lǐng)導交辦的工作和基層要求解決的問題，屬工作職責范圍內(nèi)的，必需準時、準確、保質(zhì)保量地完成；非職責范圍內(nèi)的，要樂觀主動地進展協(xié)調(diào)溝通，確保落實到位；嚴禁推諉扯皮、推卸責任。xx公司崗位說明書單位名稱：公司經(jīng)理辦崗位名稱：秘書崗位編碼：所在部門：秘書科薪酬等級：崗位定員：2崗位類別：治理工作時間：不定時工作制崗位任職者〔代表〕簽名：上級主管簽名：擬定時間：批準時間：崗位目的根據(jù)公司行政中心工作的需要，做好辦理公文、籌辦會務、處理日常事務及信息傳遞等工作，發(fā)揮效勞和參謀助手作用崗位關(guān)系經(jīng)理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責與績效考核指標〔4-8項應負工作職責，并按其重要性進展排序，〕序號工作職責〔描述〕績效考核指標參與行政工作的調(diào)查爭論和督辦、落實，提出工作意見和建議準時完成起草公司行政工作報告，決議打算和領(lǐng)導講話及匯報等文稿到達要求承辦公司黨政聯(lián)席會，經(jīng)理辦公會及綜合性行政會議會務工作準時通知，做好記錄擔當信息的上傳下達，記錄公司重大大事，整理史〔志〕資料作息傳遞和記錄準確、準時擔當與上級主管機關(guān)的聯(lián)絡(luò)溝通，請示匯報溝通聯(lián)絡(luò)暢通參與公司重大活動的承辦，參與公司對外接待工作。有禮、有節(jié)、有序負責安排公司領(lǐng)導工作日程〔月度和臨時出差打算〕安排周密合理擔當承辦公司領(lǐng)導外出活動有關(guān)事宜，完成領(lǐng)導臨時交辦事宜完成，到達要求led電子公告屏的編輯、制作、播放。正常播出范圍聯(lián)系的對象頻率聯(lián)系的內(nèi)容內(nèi)部機關(guān)各部門常常會議及活動安排，收集反響信息，協(xié)調(diào)協(xié)作各二級單位省國資委、市委市政府辦公室常常請示匯報、報送材料、溝通聯(lián)絡(luò)，信息上傳下達中鋁辦公廳常常請示匯報、報送材料、溝通聯(lián)絡(luò)，信息上傳下達工作環(huán)境工作場所：辦公室職業(yè)風險：危害源種類：危害頻率：工作工具與使用設(shè)備電腦、、錄音筆、led電子顯示屏、投影儀等任職要求[本職位需要的最低任職資格〔含學歷、資格、技能、素養(yǎng)和閱歷等〕]1、學歷及學問背景：專科以上學歷或具有中級以上職稱，承受過企業(yè)治理，公文寫作，計算機應用等方面的教育培訓2、工作閱歷：從事辦公室工作二年以上3、根本學問與技能。有較好的寫作根底，具備較強的辦事、辦協(xié)調(diào)力氣，能獨立處理科室業(yè)務；生疏接待禮儀，能較好處理一般性4、素養(yǎng)要求。嚴謹細致，責任心強，有較強的保密意識；待人熱忱，有良好的效勞意識；擅長協(xié)調(diào)、溝通。5、其他要求：性別：年齡：其他：xx公司崗位說明書崗位名稱：秘書崗位編碼：所在部門：秘書科薪酬等級：崗位定員：1崗位類別：治理工作時間：不定時工作制崗位任職者〔代表〕簽名：上級主管簽名：擬定時間：批準時間：崗位目的依據(jù)公司行政中心工作的需要，做好辦理公文、籌辦會務、處理日常事務及信息傳遞等工作，發(fā)揮效勞和參謀作用?？偨?jīng)理經(jīng)理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責與績效考核指標〔4-8項應負工作職責，并按其重要性進展排序，〕序號工作職責〔描述〕績效考核指標負責辦公室季度考核報表的報送準時性負責每月領(lǐng)導工作安排的收集、打印、下發(fā)標準性負責公司外來客人的接待、效勞工作滿足度負責領(lǐng)導辦公室資料、文件的整理、歸類標準、干凈性