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淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘要:傳統(tǒng)的檔案管理模式是物本管理,檔案員工作重點(diǎn)在于整理、保管檔案和日常利用工作,而在建設(shè)和諧社會(huì)的今天,檔案工作的核心應(yīng)該轉(zhuǎn)到服務(wù)上來,其目標(biāo)是讓利用者滿意,確立以人為本的服務(wù)理念,更新服務(wù)觀念,最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務(wù)的內(nèi)涵出發(fā),人性化要求符合人的需求的行為,人事檔案人性化管理與服務(wù)是上級(jí)和下級(jí)之間,檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動(dòng)形式。一方面,以尊重、關(guān)懷使用者為宗旨,與使用者進(jìn)行心貼心地溝通、交流,建立相容、平等、互利的關(guān)系,創(chuàng)造和諧、溫馨的文化氛圍;另一方面,任何一個(gè)組織都是一個(gè)有機(jī)的整體,組織中各個(gè)部門之間相互協(xié)作、配合才能正常運(yùn)轉(zhuǎn),檔案工作中的人性化管理與服務(wù)能夠在組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮潤滑作用,使組織的正常功能得到高效發(fā)揮。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案工作;人性化;管理方法
前言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,人們的活動(dòng)領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)展,檔案種類在增加,這也給檔案的管理提出了新的要求,現(xiàn)代管理體制的出現(xiàn)給了檔案管理一些好的建議,要不斷的改善檔案工作者的工作環(huán)境與設(shè)施建設(shè),這樣檔案管理工作人員才能夠提高工作效率,也能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的順利發(fā)展,在事業(yè)單位中有很多比較重要的文件與資料,這些資料都需要進(jìn)行很好的管理,如果出現(xiàn)了丟失的現(xiàn)象,那么就會(huì)造成重大的損失,因此政府以及各個(gè)部門都要高度的重視,本文就對(duì)事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。
1檔案工作中的人性化管理分析
人性化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程,也是由科學(xué)演變而來的一種新的管理理念,主要是不斷的挖掘出和調(diào)動(dòng)人的積極性,這是最主要的任務(wù)之一,檔案工作要建立在充分的信任人、尊重人的基礎(chǔ)上,具體可以體現(xiàn)在三個(gè)方面,包括檔案人員的素質(zhì)比較低、服務(wù)質(zhì)量差、獎(jiǎng)懲制度等,還包括要改善檔案工作環(huán)境以及進(jìn)行更加基礎(chǔ)化的工作建設(shè)。利用人性化的管理模式能夠正確的處理人與其他生產(chǎn)要素之間的關(guān)系,也更加重視人的智慧與能力,這對(duì)人們以后的發(fā)展有著決定性的作用,將人的發(fā)展作為關(guān)于人的科學(xué)理念,這是一個(gè)將個(gè)體作為關(guān)注中心、控制、調(diào)整與管理整個(gè)組織的關(guān)鍵,還能夠調(diào)整人的積極性,這是整個(gè)管理工作的根本所在。首先需要注意的就是管理方式的改變。傳統(tǒng)的管理方式是將人作為經(jīng)營的方式,但是在人性化的管理中,應(yīng)該是讓人來實(shí)現(xiàn)管理目的,不斷的進(jìn)行自我實(shí)現(xiàn),將人的需求作為管理的核心部分,能夠不斷的促進(jìn)人進(jìn)行學(xué)習(xí)與發(fā)展,讓人們都能夠擁有更多的知識(shí)。管理制度的柔化。柔性的管理方式主要是依靠員工的心理特點(diǎn),這些員工從內(nèi)心深處就具有創(chuàng)造性,因此也會(huì)有明確的驅(qū)動(dòng)性,工作開展的靈活度更高,那么就能夠?qū)⒇?zé)任劃分的更加清晰,也應(yīng)該發(fā)揮出高效的優(yōu)勢(shì),從而為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。管理人員的素質(zhì)提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的,檔案人員的素質(zhì)應(yīng)該要進(jìn)行不斷的提升,可以通過崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方式來提高,讓檔案人員都能夠擁有一定的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)禮儀,在對(duì)待用戶以及待人接物上也要足夠禮貌、說話要和氣、態(tài)度要和藹,這些內(nèi)容也能夠從很大程度上提升服務(wù)的價(jià)值,直接反映出職員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平。
2淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理策略
2.1對(duì)管理理念進(jìn)行改變
在原有的檔案管理過程中,檔案的價(jià)值往往不能夠得到體現(xiàn),人們對(duì)檔案的關(guān)注度也不高,而這種現(xiàn)象一直都影響著檔案管理工作的進(jìn)行,在人性化管理的過程中,應(yīng)該將重心朝著人的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)移,在檔案管理工作中需要注意,體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值,并將其應(yīng)用到實(shí)際中,為此檔案工作人員要將人性化的特點(diǎn)融入到管理工作中,服務(wù)導(dǎo)向也要求檔案人員將現(xiàn)實(shí)的需求作為最主要的部分,能夠不斷的發(fā)掘現(xiàn)實(shí)服務(wù)對(duì)象需要的是什么,同時(shí)作為檔案管理人員應(yīng)該憑借自身的專業(yè)知識(shí),來幫助使用者準(zhǔn)確的表達(dá)自己的需求,例如在事業(yè)單位職工的人事檔案中就保存著上級(jí)的相關(guān)資料,這樣不是很方便于隨時(shí)的查閱,這時(shí)候事業(yè)單位應(yīng)該與人事單位進(jìn)行一定的溝通與連接,不斷的為技術(shù)人員建立檔案、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)懲等信息資料,或者可以保存一份人事檔案材料以及復(fù)印件,能夠及時(shí)的提供信息查詢服務(wù)[1]。
2.2發(fā)展空間的不斷拓展
單位內(nèi)部成熟的員工可以有一定的自我管理空間,管理界有句名言:“最好的管理就是不管理”,如果檔案管理員的工作能力水平到了管理者無需操心的水平,很多事可以信任放手去做?,F(xiàn)在歐美的企業(yè)都講彈性工作時(shí)間,更加自由的工作空間,像微軟的辦公室設(shè)計(jì)居然有自上而下的滑梯,給員工自由自在創(chuàng)造空間,當(dāng)然我們的科室不可能像企業(yè)那樣風(fēng)格靈活,但是辦公環(huán)境,人文環(huán)境都可以更人性化一些,這也是提高效率的手段之一。
2.3歸檔方法的改進(jìn)
檔案信息的類型與種類是多種多樣的,在檔案工作中主要就是為了將這些內(nèi)容進(jìn)行記錄與管理,還要將這些依據(jù)都保存下來,這樣產(chǎn)生的價(jià)值才是最大的,也能夠在進(jìn)行歸檔的時(shí)候從人性化的角度上來對(duì)具體的方法進(jìn)行處理,例如在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候,要多收集個(gè)人的信息,收集的方式也要讓當(dāng)事人知道,或者利用其它的方式來告知當(dāng)事人,及時(shí)的建立起人事檔案的主要內(nèi)容與程序,當(dāng)事人應(yīng)該明確的知道個(gè)人檔案的建立、利用情況,如果當(dāng)事人有任何的需求就可以及時(shí)的進(jìn)行查詢,這樣就消除了使用者對(duì)人事檔案的神秘感,能夠更好的發(fā)揮出人事檔案的具體作用,對(duì)以后的檔案管理也有很好的作用。
2.4運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,文檔檔案管理工作的重要性逐漸被淡化,機(jī)械化產(chǎn)生的機(jī)器依賴,使得原有工作人員不能很好適應(yīng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。因此,人性化服務(wù)落于空談[2]。同時(shí),現(xiàn)在的科學(xué)研究工作也存在急于求成的現(xiàn)象,對(duì)于資料的查詢不夠重視,由此導(dǎo)致檔案管理工作的氛圍淡漠,工作弱化,管理方式不易更新,在整個(gè)社會(huì)工作中出現(xiàn)邊緣化危險(xiǎn)。隨著全球化的擴(kuò)展,人們的社會(huì)生活和活動(dòng)領(lǐng)域也越來越大,檔案的種類和數(shù)量急劇增多,這就要求檔案管理重新審視自身的價(jià)值和作用,增強(qiáng)自信和管理自信,不斷改善檔案工作者的工作環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案管理工作者的工作效率,推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。人性化管理作為一種嶄新的、合理的管理形式必將在檔案工作中開花結(jié)果。
2.5工作環(huán)境的優(yōu)化
優(yōu)化檔案管理工作的工作環(huán)境是十分有必要的,讓工作人員能夠在舒適、健康的環(huán)境中工作,這樣工作的效率也會(huì)更高。在工作環(huán)境的優(yōu)化方面,主要是可以分為兩個(gè)部分,即內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化以及外部環(huán)境的優(yōu)化,外部環(huán)境優(yōu)化主要是對(duì)工作環(huán)境的改善,這樣能夠形成更加人性化的氛圍,也能夠在外部環(huán)境上進(jìn)行及時(shí)的增添,或者加入一些較為人性化的設(shè)施,檔案管理人員的工作效率也要進(jìn)行提高,在內(nèi)部的環(huán)境主要是指精神范圍,能夠在具體的工作中加入更多人性化的部分,讓檔案管理工作中的查詢、借閱制度都有個(gè)性化的特點(diǎn),也能夠更加的如何當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。
總結(jié)
綜上所述,主要對(duì)事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法進(jìn)行分析,可以看出,信息時(shí)代下檔案管理工作與人們生活更加緊密,檔案的形式與種類是多種多樣的,在這
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