【會議不良現(xiàn)象研究及對策10000字（論文）】

會議不良現(xiàn)象研究及對策—以B縣教育局為例目錄TOC\o"1-3"\h\u5781一、引言 130373二、相關(guān)概念界定與理論概述 117084（一）相關(guān)概念界定 1267701.會議 1112462.會議管理 224803.教育行政部門行政會議 226015（二）相關(guān)理論基礎(chǔ) 2276791.行政效率基本理論 2235242.提高教育行政部門會議管理效率的重要意義 319513三、B縣教育局行政會議的開展現(xiàn)狀 48187（一）B縣教育局簡介 419300（二）B縣教育局行政會議的基本類型 422094（三）B縣教育局行政會議的基本情況 519091四、B縣教育局行政會議存在的問題及原因 814697（一）B縣教育局行政會議存在的問題 8107231.會海現(xiàn)象嚴重 84392.會議效果不明顯 876563.會議質(zhì)量不高 9163824.會議管理制度不健全 94270（一）B縣教育局行政會議存在問題的原因 9268721.科層制管理方式的影響 9295632.會議管理工作得不到重視 106373.會議方式落后 10204284.會議缺少計劃性 109997五、B縣教育局行政會議管理的優(yōu)化建議 116447（一）改變管理方式，優(yōu)化會議組織 1131434（二）重視會風(fēng)建設(shè)，嚴肅會場秩序 113807（三）運用信息技術(shù)，提高會議效率 1217697（四）實行科學(xué)管理，降低會議成本 1213133六、結(jié)論 1315522參考文獻 14一、引言隨著我國西部地區(qū)辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大和開放程度的不斷提高，內(nèi)部事務(wù)也隨之不斷增多，從而導(dǎo)致會議的數(shù)量與日俱增。就B縣教育局而言，2018年全年各級各類會議竟達160次之多，但是會議質(zhì)量和效果卻不十分明顯，普遍存在形式主義的現(xiàn)象，基層單位和部門對此反響比較強烈，因開會耽誤了很多基礎(chǔ)性工作。究其原因，是會議管理工作存在較大的問題。此外，隨著時代的發(fā)展，以及政府職能的逐步轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的會議模式逐漸被淘汰，以信息技術(shù)為為支撐，基于高效電子政務(wù)手段的會議模式逐漸興起，這也是目前我國教育行政部門所面臨的新的機遇與挑戰(zhàn)之一。所以減少會議數(shù)量、縮短會議時間、提高會議質(zhì)量、注重會議效果便成為B縣教育局認真對待加以解決的關(guān)鍵問題，也是擺在托克托縣教育管理者面前的一個重要課題。本文旨在利用秘書學(xué)、管理學(xué)、行政會議學(xué)等理論做理論支撐，以B縣教育局為研究對象，針對B縣教育局會議管理工作存在的函待解決的問題，深入分析B縣教育局會議管理工作的現(xiàn)狀及產(chǎn)生這一現(xiàn)狀的原因，并提出改變現(xiàn)狀的對策與建議，借此推進B縣教育局行政會議管理工作水平的提升，適應(yīng)我國西部教育改革和發(fā)展的需要。二、相關(guān)概念界定與理論概述（一）相關(guān)概念界定1.會議“會”為聚會，“議”為商議。孫中山先生認為：“所有的關(guān)于事物的研究、決策商議，一個人稱之為思考，兩個人稱之為對話，三個人并且遵守一定的規(guī)則進行的商議稱之為會議?！碑?dāng)前，會議已成為當(dāng)今社會各類重要活動的主要開展方式，如政治、軍事、文化、經(jīng)濟等各類活動。以某一確定的程序進行會議是實現(xiàn)其功能的必然基礎(chǔ)，同樣也是維持會議條理秩序的根本方法。會議的根本程序包括如下：宣布告知會議相關(guān)程序、報告發(fā)言程序、商討演說程序及結(jié)束會議程序等，各環(huán)節(jié)均具有一定的約定規(guī)則。2.會議管理會議管理是一個動態(tài)的合成詞。從字面含義上講，管理就是充分利用掌握的相關(guān)信息和技能，提前對工作進行預(yù)測和導(dǎo)控，通過制定計劃，執(zhí)行方案，及時預(yù)測和檢查方案，對方案進行修改的一種手段。在日常會議中，會議管理使我們充分考慮了會議的籌備、組織和可能出現(xiàn)的相關(guān)問題，提前做好了相關(guān)工作的協(xié)調(diào)和保障，使會議可以有效、順利、有節(jié)奏、高效率的進行。會議是行政人員進行領(lǐng)導(dǎo)工作必不可缺的方式之一，它可以使得問題順利解決，我們應(yīng)正確運用該手段進行職能和工作的管理，使其為我們提供更大的工作效益。3.教育行政部門行政會議教育行政部門的行政會議是指我國教育行政部門為解決轄區(qū)內(nèi)某一問題而召開的各種會議，即與會者來自我們國家的同一個區(qū)域或代表同一區(qū)域內(nèi)若干單位的會議。以B縣為例，B縣教育局的行政會議就是B縣教育局貫徹民主集中制原則，發(fā)揚民主，實行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要形式，是執(zhí)行中央教育政策、布置上級工作、調(diào)查民情、理論研究、統(tǒng)籌規(guī)劃、溝通協(xié)調(diào)、解決處理地方教育問題的有效手段。本文所討論的行政會議是僅限于教育行政部門召開的各種會議。（二）相關(guān)理論基礎(chǔ)1.行政效率基本理論可以將政府行政效率的要素概括為以下三個方面：行政成本、行政速度和行政行為的準確度。（）行政成本在降低行政成本方面。一是控制會議的規(guī)模。首先，必須明確“哪些人參加會議、哪些人不參加會議、哪些會議不必要開”；其次，會議的程序不能太復(fù)雜，層次不能太多，這樣才能簡化會議。二是對會議的費用進行控制，壓縮會議的成本。三是減少會議的時間，提高會議的效率。四是選擇合適的會議地點。（2）行政行為速度在提高行政行為速度方面。運用高科技和現(xiàn)代信息技術(shù)進行高效會議管理能有效提高行政行為速度，這也是現(xiàn)代信息技術(shù)與會議管理的融合和創(chuàng)新。一是轉(zhuǎn)變“自上而下”的精英決策模式，從而提高參加會議人員的熱情，決策不再由一個人決定，而是集體智慧的結(jié)晶。二是轉(zhuǎn)變政府管理理念，創(chuàng)新管理模式，將效率、服務(wù)理念帶入傳統(tǒng)會議管理方式中，實現(xiàn)教育行政部門會議管理的與時俱進。三是優(yōu)化會議管理的流程，避免舟車勞頓，從會議體系、策劃、主持、監(jiān)督和跟蹤等方面進行統(tǒng)籌。（3）行政行為準確度一是通過技術(shù)手段，提高教育行政部門會議管理的可靠性；二是加強主體間的溝通協(xié)調(diào)，充分提高與會者的參與度；三是充分利用現(xiàn)代信息資源優(yōu)勢，消除地區(qū)間的信息不對稱，實現(xiàn)互聯(lián)互通和交流共享。以上三要素之間存在必然的聯(lián)系，不可獨立開來。當(dāng)前，要在提高行政效率上有所突破，必然要在這三要素之間找出一個平衡點，這也是本文所研究的內(nèi)容之一。2.提高教育行政部門會議管理效率的重要意義地方政府行政效率是教育部門從事政務(wù)活動所耗費的人力、物力、財力和時間、信息的比率。顧名思義，它的主體是教育部門工作人員。行政效率一直是我國各級政府部門矢志不渝努力提高的方向，會議管理是提高行政效率的一個重要內(nèi)容，值得我們深入研究和探討。（1）有利于提升地方政府行政效率會議管理是教育行政部門運作的一項重要內(nèi)容，隨著信息化平臺的日益增多，教育部門很難孤立開來、不采用網(wǎng)絡(luò)平臺來從事政務(wù)管理工作。電子政務(wù)的迅速發(fā)展，也為各級教育部門提高工作效率指明了方向，如何快速推進新技術(shù)的應(yīng)用，從而提高行政效率，這也是各級教育部門的工作重點和難點之一。（2）有利于實現(xiàn)地方政府的管理目標(biāo)各級教育部門都有各自的工作目標(biāo)，隨著人們?nèi)罕妼逃块T的要求不斷提高，這些目標(biāo)也越來越難以實現(xiàn)。傳統(tǒng)的管理模式根深蒂固，雖然不易出錯，但也效率低下，唯有采用信息技術(shù)手段來對傳統(tǒng)管理模式進行改革和創(chuàng)新，才能進一步推動各級政府部門實行工作目標(biāo)，為社會公眾提供更豐富的政務(wù)產(chǎn)品。（3）有利于樹立高效的地方政府形象會議管理雖然不直接面對群眾，但會議的成果需要與全民共享。高效的會議，給群眾的直觀印象就是親民、干練、有信心。如何樹立教育部門高效的形象，是對當(dāng)前各級教育部門的一個重要挑戰(zhàn)，這也與政府的公信力和權(quán)威性掛鉤，不容小覷。三、B縣教育局行政會議的開展現(xiàn)狀（一）B縣教育局簡介B縣教育局位于呼和浩特托克托縣雙河北路10號，是托克托縣機構(gòu)改革組建的新部門，也是托克托縣人民政府工作部門，該部門統(tǒng)籌B縣教育相關(guān)的基本工作，主要包括以下三個方面：一是全面貫徹黨和國家的教育方針、政策和有關(guān)教育的法律、法規(guī)；二是研究起草教育工作的地方性法規(guī)、規(guī)章，并組織實施；三是研究全市教育發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)全市教育工作。（二）B縣教育局行政會議的基本類型教育行政部門會議眾多，但根據(jù)會議的不同類型、需達成的不同目標(biāo)，可將通常的行政會議分為三大類。按照行政會議的重要性排列如下：行政決策類會議。這類會議目的是作出一個行政決策，在教育行政部門中常見是局常務(wù)會或者需要對某行政職能作出決策。在以決策為目標(biāo)的會議中，在教育行政部門中通常采用的是充分協(xié)商，集體決策的原則，現(xiàn)實中往往由等級最高的領(lǐng)導(dǎo)作出最后決策，或幾位高級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商后作出最后決策。其規(guī)模往往較小。問題協(xié)商類會議。這類會議通常以教育問題類型為主，目的是為了在一定范圍中溝通協(xié)商以期待解決某個特定問題，在教育行政部門中數(shù)量非常多。其中相當(dāng)一部分會議需要跨職能部門來實現(xiàn)溝通協(xié)商的功能。在教育行政部門往往就流于相互扯皮推諉，不了了之的局面。其規(guī)模處于中等水準，一般不超過20人。信息溝通類會議。這類會議在教育行政部門中占到絕大多數(shù)，以教育信息交流為主，用于相關(guān)人員或部門之間溝通協(xié)調(diào)信息。規(guī)模較小的有研討會等等，還有大規(guī)模的報告會、上級信息傳達、講座等。在教育行政部門內(nèi)這類會議數(shù)量卻又是最多的，可以說大部分的行政會議就是屬于這種類型的。（三）B縣教育局行政會議的基本情況從B縣教育局的工作職責(zé)來看，像大部分B縣教育局一樣，大部分的會議是機關(guān)內(nèi)部的常規(guī)的例會和與上級主管部門之間的例會。因為B縣教育局涉及相當(dāng)多的行政審批工作，因此職能交流、審批會也占了相當(dāng)?shù)谋戎亍＝陙?，隨著政府不斷強化信息公開，與社會群眾之間的展示會、說明會數(shù)量增加了不少。將近三年能收集到的B縣教育局會議情況數(shù)據(jù)會議數(shù)據(jù)（不完整），加上訪談各位資深同事所得到的估算數(shù)據(jù)，統(tǒng)計后得出三年平均數(shù)據(jù)，基本為筆者單位行政工作人員參與會議的分析，各類會議構(gòu)成見圖3-1。圖3-1B縣教育局會議類型構(gòu)成圖以上是整體性的分析。如根據(jù)不同年份對單一類型會議數(shù)據(jù)的演變，更能體現(xiàn)逐年的變化情況。局級工作會議，參加會議的為局領(lǐng)導(dǎo)、黨組領(lǐng)導(dǎo)、各職能科室科長、年起，后備干部也列席參加。會議主要內(nèi)容為傳達上級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、講話精神；通報本區(qū)各項相關(guān)情況；各科室職能問題交流、情況匯報；及其他相關(guān)議題，詳見表3-1。表3-12018-2020教育局召開局級工作例會情況年份會議次數(shù)平均出席人數(shù)會議時間平均議題數(shù)量20182712半天（約4小時）520192617半天（約4小時）5.520202621半天（約4小時）4.5由表3-1可以看出，局級工作例會的召開是定期的，約定每兩周一次，但每年總有幾次臨時增加的局級工作會議，因此總體看來，會議數(shù)量基本無變化；保持在每年25，26次的數(shù)量。參與會議人數(shù)的不斷增加是因為，第一，2019年起，后備干部被要求列席參加。第二，2020年B縣教育局完成新一輪機構(gòu)改革，與另一部門合并，增加了領(lǐng)導(dǎo)和職能科室。雖然這幾年來也一直談到提高會議效率的問題，但隨著參加人數(shù)的增加每次能有效完成的議題數(shù)量呈下降趨勢。B縣教育局的科級工作例會，由各職能科室科長召集本科室全體成員定期召開?；疽笫蔷止ぷ骼龝笠皶r召開科級工作例會，傳達區(qū)領(lǐng)導(dǎo)講話及領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)指示。同時科室職能審批活動也及時在會上進行交流。有時為了解決職能審批內(nèi)部流程問題，還會臨時召開多科室的聯(lián)合科室職能會。從整體看來，會議數(shù)量有逐步增加的趨勢。詳見表3-2。表3-22018-2020教育局召開科級工作例會情況年份業(yè)務(wù)科室數(shù)量科技會議次數(shù)平均出席人數(shù)會議時間平均議題數(shù)量201851962小時6201951862小時7202082073小時6由表3-2可以看出，科室職能會作為局級職能會的傳聲筒，將上級的指示、精神傳遞下來，同時滿足科室內(nèi)部需要，主要解決職能審批過程中所遇見的問題。2020年科室會議時間的增加，經(jīng)分析為兩個部門合并后，不同的機關(guān)文化磨合所產(chǎn)生的增量?？傮w看來科級職能會因為是承擔(dān)及時傳遞上級信息的任務(wù)，因此在數(shù)量上比局級職能會少不了幾次。但因為參與會議的人數(shù)較少，因此會議長度能控制在2小時左右，所完成的議題也有所增加。局級工作會議與科級職能會同屬內(nèi)部例會。B縣教育局還有個常規(guī)例會是周五的職能學(xué)習(xí)會。職能學(xué)習(xí)會本意是及時更新、追蹤相關(guān)行政審批職能所需的職能知識。按要求為每二周召開一次。同時還有參觀學(xué)習(xí)活動，也是每二周一次，但活動在此就未計入統(tǒng)計。職能學(xué)習(xí)會以學(xué)習(xí)小組為組成單位，B縣教育局2020年前為4個學(xué)習(xí)小組，2020年后位5個學(xué)習(xí)小組。職能學(xué)習(xí)會情況詳見表3-3。表3-32018-2020教育局召開職能學(xué)習(xí)會情況年份學(xué)習(xí)小組數(shù)量業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會次數(shù)平均出席人數(shù)會議時間平均議題數(shù)量201841573小時2201941683小時32020518113小時3職能學(xué)習(xí)會是最輕松的會議，基本上職能學(xué)習(xí)會是工作人員輕松交流的茶話會，邊聊天，邊學(xué)習(xí)，在會議上大家都保持輕松狀態(tài)。因此也可由表3.3看出，雖然每次會議出席人數(shù)相比科室職能會略有增加，但是花費的時間就增加了。討論的議題也減少了很多。局級工作例會、科級職能會和職能學(xué)習(xí)會都是在本機關(guān)內(nèi)部的行政會議。這些會議按照性質(zhì)大都屬于“問題協(xié)商類會議”和“信息溝通類會議”。真正的意義上的“行政決策類會議”基本都在局黨委一個層面完成了。會議解決問題的效率多高，從本職能科室中整理出來的部分會議記錄數(shù)據(jù)可一窺究竟。表3-4記錄了需要解決的單個議題涉及的部門及會議次數(shù)的比較。表3-4單個項目協(xié)調(diào)會次數(shù)對比內(nèi)部不同科室外部不同部門會議次數(shù)最終解決XX項目開工協(xié)調(diào)NoYes12YesXXX方案調(diào)整YesYes16NoXX項目信訪答復(fù)YesNo3YesXY項目審批協(xié)調(diào)YesNo6YesXX項目審批協(xié)調(diào)YesNo6YesYY項目審批協(xié)調(diào)YesYes11YesZZ項目整改協(xié)調(diào)NoYes7YesDX項目實施協(xié)調(diào)YesYes13NoAST項目規(guī)劃申報YesNo5Yes由表3-4其他職能部門可見，如項目涉及越多的環(huán)節(jié)的則需要越多的會議來解決。尤其是涉及，且往往最終無法最終解決。四、B縣教育局行政會議存在的問題及原因（一）B縣教育局行政會議存在的問題1.會?，F(xiàn)象嚴重在B縣教育局中，各類會議名稱繁多，比如黨委會、干部會議、專題會議、座談會、慶典性會議、動員會和學(xué)術(shù)會議等等，除此之外，還有各部門以各種名義召開的會議。這些會議，接二連三、層出不窮，讓人應(yīng)接不暇、眼花繚亂，使廣大教師和教育工作者陷入“文山會?！敝校袝r有的同志剛剛開完一個會，又馬不停蹄地轉(zhuǎn)向另一個會場，在一定程度上影響了教師的教學(xué)和科研，影響了行政后勤工作人員做一些紛繁復(fù)雜的具體工作，更好地為教學(xué)服務(wù)為學(xué)生服務(wù)。開會已經(jīng)成為人們的一種負擔(dān)。但有些會議是應(yīng)該召開也是十分必要的，比如年初的工作安排會議，年終的目標(biāo)考核會議，學(xué)生開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等各種會議，對于學(xué)校工作有統(tǒng)領(lǐng)性作用，這樣的會議是十分必要的。然而，例如中層干部會議、綜合部門工作安排和部署會、情況通報會等會議，完全可以通過其他方式將所要傳達的會議精神傳達下去，既節(jié)約經(jīng)濟成本，也節(jié)約時間成本。2.會議效果不明顯召開會議的目的是為了更好地落實各項工作，會議只是促使工作任務(wù)和目標(biāo)更好完成過程中的一個環(huán)節(jié)，會議更應(yīng)該注重效果。然而很多會議只注重形式卻忽視了內(nèi)容，造成會議沒有效果。比如，有些會議只重視召開的規(guī)模、聲勢、影響度，而忽略了內(nèi)容；有些會議是以會議落實會議，以會議傳達會議，將會議作為“收發(fā)室”、“傳聲筒”，有些會議僅有通知的功能，只是單純地傳達文件或者通知事項；等等。由此造成了會而不議、議而不決、決而不行、行而不果的情況，成為名副其實的“空殼”會議。上述會議中的一些不完善之處，必然導(dǎo)致會議的預(yù)期效果無法實現(xiàn)，或議題不明確，或傳達不準確，或理解有偏差，或落實不到位，使得會議的效果事倍功半。3.會議質(zhì)量不高由于會海現(xiàn)象嚴重，導(dǎo)致很多人產(chǎn)生了“厭會”情緒。同時，由于缺乏必要的約束機制，造成與會者遲到早退、不認真聽會、交頭接耳、不做筆一記、溜號睡覺、接打手機、搞小動作等現(xiàn)象嚴重，嚴重影響了會議的正常進行，更無法形成良好的會風(fēng)；有些會議發(fā)言者總想面面俱到，不懂得如何簡潔精練，導(dǎo)致會議拖沓冗長，毫無效率，使會議成了領(lǐng)導(dǎo)者滿足表現(xiàn)欲的工具；更有些內(nèi)容完全可以通過其他途徑傳達，根本無須召開會議。凡此種種都大大降低了會議的質(zhì)量，會上熱熱鬧鬧，會后冷冷清清，我行我素，各行其是，落實會議精神早忘到腦后了。同時低質(zhì)量的會議導(dǎo)致與會人員聽不進去，會后貫徹不到位，工作任務(wù)完成不準確，目標(biāo)無法實現(xiàn)。4.會議管理制度不健全會議管理工作之所以會出現(xiàn)諸多問題，關(guān)鍵的原因就在于沒有一套規(guī)范、健全、科學(xué)的會議管理制度。會議管理制度缺乏和不規(guī)范、不健全可以說是目前B縣教育局行政會議管理中一個很普遍的問題，就開會而開會，出了問題，頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳，很少研究如何進行系統(tǒng)化、正規(guī)化建設(shè)，將會議開得規(guī)范、高效、有質(zhì)量、有效果，對于是不是應(yīng)該開會、采取什么樣的形式開會，也沒有明確的規(guī)定。目前，實踐中B縣教育局對會議的管理不規(guī)范性主要表現(xiàn)在：一是沒有將會議納入規(guī)范管理之中，沒有形成制度，沒有規(guī)范的程序；二是會議的內(nèi)容和性質(zhì)不規(guī)范，沒有將各種不同會議進行有效區(qū)分，不利于會議有規(guī)范管理；三是會議的規(guī)模不規(guī)范，在會議管理中，會議的規(guī)模直接決定會議成本，規(guī)模不規(guī)范必然導(dǎo)致費用支出混亂，浪費與會議無關(guān)緊要參會人員時間成本。（一）B縣教育局行政會議存在問題的原因1.科層制管理方式的影響由于B縣教育局科層制管理的現(xiàn)狀，機關(guān)化行政化嚴重，使得權(quán)力、組織資源都是按照職務(wù)等級下分的，這樣在B縣教育局中必然帶來文山會海的現(xiàn)象，帶來官僚作風(fēng)的情況，帶來大會小會不斷，而且在會上個別領(lǐng)導(dǎo)日若懸河、旁征博引、滔滔不絕，根本沒有時間觀念，不失時機地表現(xiàn)自己的演講才能、演說才能和講話的水平，最后造成會議時間過長，這樣就擠壓了B縣教師教學(xué)與科研的時間，部分教師和院(系)領(lǐng)導(dǎo)對此反映比較強烈。這一問題B縣教育局領(lǐng)導(dǎo)也意識到了，但是轉(zhuǎn)變的速度仍然很緩慢，因為這里有B縣教育局體制機制的深層次原因，因此，在B縣教育局中不適合科層制的管理方式。2.會議管理工作得不到重視B縣教育局領(lǐng)導(dǎo)只重視開會，不太重視會議的管理，對有些違反會議紀律的同志，礙于情面，不批評不教育，沒有有效的懲罰措施，聽之任之，將會風(fēng)整頓工作全部推到辦公室會議管理人員的身上。會議過程中出現(xiàn)問題，頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，不能系統(tǒng)綜合思考，沒有形成規(guī)范、科學(xué)、有效的會議管理制度和規(guī)定，即使有管理制度，也不去執(zhí)行，形同虛設(shè)。只重視會前準備、會間服務(wù)、會議接待，而忽視了會后的落實、總結(jié)和評估，“會前忙、會中緊、會后松”的現(xiàn)象比較嚴重，領(lǐng)導(dǎo)會上講的“會后一定要落實”幾乎成了一句空話、套話，主持人會上講的“本次大會是一次成功的大會、勝利的大會”成功在哪里勝利在哪里會后幾乎不去總結(jié)，更是忽略了會議召開過程中存在的問題。3.會議方式落后B縣教育局目前的會議還主要以傳統(tǒng)的圓桌會議、會場會議為主。現(xiàn)代化信息手段的網(wǎng)絡(luò)會議、視頻會議、電視電話會議很少，導(dǎo)致成本較高，浪費費時間和精力，導(dǎo)致效率較低，影響了日常工作，擠占了一線調(diào)查研究的時間。很多的會議變成領(lǐng)導(dǎo)會，都是領(lǐng)導(dǎo)在講文件、講政策、談感想，都是領(lǐng)導(dǎo)意圖、學(xué)校精神的傳達會，很多人都為會議所累，關(guān)心教師、學(xué)生，以教師、學(xué)生為主的會議不多，民主會不多，深層次有價值的學(xué)術(shù)會議不多。4.會議缺少計劃性B縣教育局會議的召開目前還處于“臨時動意”的狀態(tài)，也就是有工作要布置了、有會議精神要傳達了刁’會臨時組織召開會議，而不是在年初就有會議計劃，更沒有黨政部門、各職能部門年度會議計劃，而各部門之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)，有很多部門就同一個事情分別召開會議，極大地浪費了人、財、物力資源，而且還會出現(xiàn)政出多頭的現(xiàn)象，讓與會者不知以哪個部門的會議要求為主了。筆者作為B縣教育局的辦公室主任深受其害，計劃好的會議由于領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙和有關(guān)職能部門準備不充分一推再推，有些會議在毫不知情的情況下說開就開，根本沒有充足的會議籌備、會議策劃、會議安排的時間，可想而知這樣的會議會是一個什么樣的質(zhì)量和效果。五、B縣教育局行政會議管理的優(yōu)化建議（一）改變管理方式，優(yōu)化會議組織針對目前B縣教育局機關(guān)化行政化色彩比較嚴重的現(xiàn)實，要想改變B縣教育局“文山會?！?、政令性會議較多、學(xué)術(shù)權(quán)力得不到充分發(fā)揮、影響教育教學(xué)和科研健康發(fā)展的現(xiàn)狀，必須從根本上對B縣教育局的管理體制和機制進行有效的改革，改變科層制管理方式，一切以培養(yǎng)的人才是否適應(yīng)經(jīng)濟社會的需要為根本出發(fā)點，以人才培養(yǎng)為目標(biāo)、以就業(yè)為導(dǎo)向、以學(xué)科和專業(yè)建設(shè)為龍頭，以課程建設(shè)為保障，正確處理行政權(quán)力和學(xué)術(shù)權(quán)力的關(guān)系，注意發(fā)揮B縣教育局的學(xué)術(shù)權(quán)力。改變縱向的垂直管理，賦予二級職能部門一定的自主權(quán)，加強二級職能部門之間橫向的聯(lián)系，黨政綜合部門要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，弱化行政指揮，強化保障服務(wù)，盡量“少開會、開短會、少說話，多做事”，有些會議可以由二級職能部門自己組織召開，到教育局備案就行了。（二）重視會風(fēng)建設(shè)，嚴肅會場秩序會風(fēng)不正是影響會議質(zhì)量的一個重要原因，必須加強會風(fēng)建設(shè)以提高會議質(zhì)量。加強會風(fēng)建設(shè)，可以從控制會議時間和嚴格會場紀律方面入手。第一，提倡開短會、說短話，減少會議報告的篇幅，明確每一個發(fā)言者的發(fā)言時間，并且在適當(dāng)?shù)臅r候提醒發(fā)言者嚴格控制發(fā)言時間。這就要求辦公室文秘人員有較強的理論功底、寫作能力以及掌握政策的水平，辦公室在為領(lǐng)導(dǎo)準備發(fā)言稿和審查典型經(jīng)驗材料時，就應(yīng)該根據(jù)時間要求控制好文章長短。在會議期間，如果有發(fā)臺者超出預(yù)期時間過長，辦公室人員應(yīng)及時予以提醒，以使會議計劃如期完成。第二，建立簽到、簽離制度。應(yīng)該嚴格執(zhí)行簽到程序，由辦公室專人負責(zé)簽到、簽離，簽到要注意做到公平、公正。要求與會者不得無故缺席，嚴禁遲到早退、交頭接耳、會場睡覺、隨意走動、接打電話等現(xiàn)象。形成相應(yīng)的獎懲機制，將參加會議情況納入全年工作考核，與年終考評獎勵相掛鉤，以制度化的管理提高會議質(zhì)量。（三）運用信息技術(shù)，提高會議效率在網(wǎng)絡(luò)普及的現(xiàn)代化社會，B縣教育局更應(yīng)重視現(xiàn)代化會議形式，倡導(dǎo)現(xiàn)代化、高科技的應(yīng)用。B縣教育局的會議應(yīng)該本著節(jié)儉、務(wù)實、高效的原則進行，充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，多召開一些網(wǎng)絡(luò)會議、視頻會議、電話會議等，加快實現(xiàn)辦公自動化的步伐，建立功能相對完備的視頻會議室，利用電子智能簽到系統(tǒng)提高大型會議簽到的準確性和時效性，不但可以降低會議成本，還有利于提高會議效率。除非有特別要求的重要會議，一般性會議都可以通過視頻網(wǎng)絡(luò)的方式組織召開。這是現(xiàn)代會議管理的一個必然趨勢，包括一些研討會和論壇都可以通過視頻會議、電視電話會議的形式召開，這樣在會議成本上將大大降低。（四）實行科學(xué)管理，降低會議成本成本的控制是B縣教育局辦公室會議管理的一項重要內(nèi)容。節(jié)儉高效的良好會風(fēng)不僅僅會體現(xiàn)一所學(xué)校的教育和管理風(fēng)格，而且會為學(xué)生樹立良好的榜樣作用。為有效控制會議成本，要做到以下幾個方面：一是從制度上控制成本。對會議成本的控制，最源頭上就是要建立會議經(jīng)費的預(yù)決算制度，根據(jù)不同會議規(guī)模和類型制定相應(yīng)的會費支出標(biāo)準，必要時審計、紀檢監(jiān)察均可介入經(jīng)費的使用與管理。同時，要用制度規(guī)范減少不必要會議的召開，用制度約束召開會議就“講排場，擺闊氣”，制止和遏制鋪張浪費。二是從形式上控制成本。盡量召開網(wǎng)絡(luò)和視頻會議以及電視電話會議，如必須召開“會場式”的會議，也應(yīng)該盡量利用學(xué)校的現(xiàn)有條件在學(xué)校內(nèi)部召開，盡量避免到高級賓館或旅游度假區(qū)、風(fēng)景名勝區(qū)開會，會后盡量不要安排宴請，即便確實要安排宴請，也要厲行節(jié)約，絕不能大吃二喝，美其名曰加深感情溝通思想。三是從會務(wù)安排上控制成本。嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模、會期和參加會議的人數(shù)，可開可不開的會就不開，能開小規(guī)模的會就不開大規(guī)模的會，半天或兩個小時能開完得會絕不能開一天，能不安排參觀考察就不安排參觀考察，能開小會的絕不能開大會，并在實踐中嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，不超標(biāo)準使用會議經(jīng)費。浙江省就曾規(guī)定：省委、省政府召開的省性會議會期一般不超過一天，這樣的規(guī)定對效控制會議成本