華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室規(guī)章制度和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院院辦公室規(guī)章制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職責(zé)范圍同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職員崗位職責(zé)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室信息工作制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室信訪工作制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室議事制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室督查工作制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院公文處理辦法同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室用車管理辦法同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室機(jī)要管理制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校友會管理辦法同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校園網(wǎng)管理暫行規(guī)定同濟(jì)醫(yī)學(xué)院檔案室工作制度同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職員服務(wù)守則華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職責(zé)范圍辦公室在黨委書記和院長的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，其職責(zé)范圍是：一、認(rèn)真貫徹黨和政府的路線、方針、政策，執(zhí)行上級有關(guān)文件、指示、規(guī)定。二、努力做好“三服務(wù)”，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾。三、重視調(diào)查研究，深入基層，深入群眾，了解情況，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實可靠的信息，提出合理性、科學(xué)性、可行性的建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。四、根據(jù)黨委書記、院長的指示和黨委常委會、黨政聯(lián)席會、院長辦公會的決議，負(fù)責(zé)組織起草工作計劃、發(fā)展規(guī)劃、報告、總結(jié)、決議等文件；發(fā)布有關(guān)事項的通告、布告、通知等。五、負(fù)責(zé)安排黨委常委會、黨政聯(lián)席會、院長辦公會、干部月會以及其它專門會議，作好記錄，整理紀(jì)要。根據(jù)會議決定、決議，發(fā)出通知書，督促檢查有關(guān)單位執(zhí)行決定、決議，并將落實情況反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)院各部門間的關(guān)系，互相配合完成工作任務(wù)。七、負(fù)責(zé)管理辦公樓的日常事務(wù)。八、受理院內(nèi)各職能部門的請示、報告，及時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示和轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。九、負(fù)責(zé)全院信息收集、上報、通報和信息反饋工作；管理網(wǎng)絡(luò)中心。十、負(fù)責(zé)全院公文、公函的登記、批辦、轉(zhuǎn)送、催辦、歸檔和保密工作及公文的打印、分發(fā)；負(fù)責(zé)督促檢查各部門公文利用和保管情況。十一、負(fù)責(zé)印信工作。保管和使用黨委、行政公章和黨政主要負(fù)責(zé)人印章；開具對外聯(lián)系工作的介紹信。十二、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動的安排和對外聯(lián)絡(luò)工作及接待上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和兄弟院校的領(lǐng)導(dǎo)來校檢查工作及參觀、學(xué)習(xí)、交流。十三、負(fù)責(zé)接待、處理群眾來信來訪和領(lǐng)導(dǎo)交辦的信訪處理工作。十四、負(fù)責(zé)全院（包括附屬醫(yī)院）有關(guān)資料的收集、統(tǒng)計和上報工作。十五、協(xié)助黨委做好教職工思想政治工作，抓好精神文明建設(shè)。十六、協(xié)助院行政做好醫(yī)政工作；管理院志辦、附中、附小、居委會。十七、配合有關(guān)部門做好迎新、軍訓(xùn)、開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮和學(xué)生運(yùn)動會工作。十八、參加計劃生育委員會、愛國衛(wèi)生運(yùn)動委員會、學(xué)生工作委員會、綜合治理委員會等機(jī)構(gòu)工作。十九、負(fù)責(zé)校友會，對口扶貧工作。二十、完成院黨政領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院-----辦公室職員崗位職責(zé)辦公室主任職責(zé)辦公室主任在黨委書記和院長的領(lǐng)導(dǎo)下，按照院辦公室的職責(zé)開展工作，其職責(zé)范圍是：一、主持學(xué)院辦公室的全面工作；二、協(xié)調(diào)學(xué)院各部門的管理工作；三、負(fù)責(zé)學(xué)院規(guī)劃及有關(guān)重要公文、文稿的起草審核；四、負(fù)責(zé)組織調(diào)研工作和各級文件簽閱，請示報告批轉(zhuǎn)；五、負(fù)責(zé)黨委常委會、黨政聯(lián)席會、院長辦公會會議紀(jì)要的審核；六、負(fù)責(zé)黨、政有關(guān)會議決議和領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的督查；七、全面負(fù)責(zé)學(xué)院對外聯(lián)絡(luò)工作，附屬醫(yī)院協(xié)調(diào)工作，校友會工作；八、參加院學(xué)生工作委員會、體育運(yùn)動委員會工作；九、負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)活動安排，完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他重要工作；十、抓好辦公室職員的政治思想工作和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高整體素質(zhì)。辦公室副主任職責(zé)一、協(xié)助辦公室主任開展工作；二、協(xié)調(diào)院辦公室與其他各部門之間的有關(guān)工作；三、組織調(diào)研工作和參加督辦工作；四、負(fù)責(zé)全院保密工作；五、分管院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)工作；六、負(fù)責(zé)信息工作；七、負(fù)責(zé)附中、附小、居委會的管理；八、完成院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的其他有關(guān)工作；九、參加院綜合治理委員會工作。辦公室副主任職責(zé)一、協(xié)助辦公室主任開展工作；二、協(xié)助院辦公室和其他各部門之間的有關(guān)工作；三、負(fù)責(zé)組織調(diào)研工作；四、負(fù)責(zé)文秘工作、統(tǒng)計工作；五、分管信訪工作；六、負(fù)責(zé)擬定和初審有關(guān)公文和文稿；七、負(fù)責(zé)每周會議安排和領(lǐng)導(dǎo)接待日安排；八、參加院體育運(yùn)動委員會和愛委會工作；九、完成院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的其他有關(guān)工作。機(jī)關(guān)總支副書記兼辦公室工作職責(zé)一、協(xié)助機(jī)關(guān)總支書記，做好總支黨建和思想政治工作；二、負(fù)責(zé)上級文件管理、機(jī)要工作；三、參加院計劃生育委員會工作；四、參加院辦公室督辦工作；五、完成院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的其他有關(guān)工作。職員A崗職責(zé)1、負(fù)責(zé)黨委常委會、黨政聯(lián)席會和院長辦公會的安排、記錄、紀(jì)要及督辦；2、負(fù)責(zé)黨委重要文件起草把關(guān)；3、負(fù)責(zé)院主要領(lǐng)導(dǎo)講話起草；4、參加學(xué)院規(guī)劃的起草工作；5、協(xié)助辦公室主任抓好思想政治工作；6、完成辦公室主任交辦的其他管理工作。職員B崗職責(zé)1、負(fù)責(zé)請示報告的批轉(zhuǎn)和黨政工作決議督辦；2、負(fù)責(zé)文件打印工作；3、負(fù)責(zé)文件的管理和存檔工作；4、負(fù)責(zé)大型會議的組織工作；5、協(xié)助主任協(xié)調(diào)醫(yī)院工作、校友會工作；6、完成辦公室主任交辦的其他管理工作。1、負(fù)責(zé)請示報告的批轉(zhuǎn)和參加黨政會議決議的督辦；2、負(fù)責(zé)文件打印工作；3、負(fù)責(zé)文件的管理和存檔工作；4、負(fù)責(zé)大型會議的組織工作；5、協(xié)助主任協(xié)調(diào)醫(yī)院工作、校友會工作；6、完成辦公室主任交辦的其他管理工作。職員C崗職責(zé)1、負(fù)責(zé)院內(nèi)外接待、協(xié)調(diào)工作和領(lǐng)導(dǎo)差旅報銷工作；2、負(fù)責(zé)全院印章管理、客餐管理和用車安排；3、負(fù)責(zé)信訪工作和院領(lǐng)導(dǎo)接待群眾工作；4、負(fù)責(zé)扶貧工作；5、負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部事務(wù)管理和院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室物資供應(yīng)工作；6、完成辦公室主任交辦的其他工作。職員D崗職責(zé)1、負(fù)責(zé)全院統(tǒng)計工作；2、負(fù)責(zé)接待、協(xié)調(diào)工作；3、協(xié)助信訪工作和院領(lǐng)導(dǎo)接待群眾工作；4、負(fù)責(zé)各級文件及會議安排、通知等的發(fā)放工作；5、完成辦公室主任交辦的其他工作。職員E崗職責(zé)1、負(fù)責(zé)全院信息的收集、整理、打印、分發(fā)工作；2、負(fù)責(zé)校園網(wǎng)的組稿、文稿初審和網(wǎng)頁設(shè)計工作；3、做好全院大事記錄整理工作和辦公室年鑒工作。4、完成辦公室主任交辦的其他工作。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院信息工作制度信息是黨政領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，是宣傳學(xué)院改革、建設(shè)、發(fā)展等各項工作的一種方式，是上情下達(dá)，下情上傳的便捷渠道。為做好信息工作，特制定以下制度：一、成立院信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組，擬出每學(xué)期信息工作方案，定期總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)工作。二、建立和健全以院、系、部、室為基礎(chǔ)的靈敏高效的信息網(wǎng)絡(luò)。三、及時、準(zhǔn)確、全面的反映情況。對重大事件，院辦公室認(rèn)真核實后要當(dāng)天報院領(lǐng)導(dǎo)，并報主校區(qū)。四、信息收集的主要內(nèi)容：各單位貫徹落實黨的方針政策和院黨政決策的思路、安排、部署、措施；院黨政重要決策作出后廣大師生員工的反應(yīng)，包括正反兩方面的意見，以及各種要求和建議；貫徹院黨政決策中出現(xiàn)的新情況、新問題，包括階段性成效、影響決策落實的突出問題和進(jìn)一步修正、完善有關(guān)決策的意見和建議；各單位工作的重要情況和組織的活動；學(xué)院的各方面動態(tài)（包括思想、工作、學(xué)習(xí)、生活、管理、環(huán)境及突發(fā)事件）；校外與學(xué)院相關(guān)的社會動態(tài)等。五、定期收集民情民意。各單位除隨時上報重要的民情民意外，每二個月要報送一次民情民意的綜合信息。六、廣泛收集對決策的反應(yīng)。中央重大決策出臺前后，要及時地、多層次、多渠道、多側(cè)面地不定期收集情況，如實反映。七、認(rèn)真辦好《情況反映》和《信息簡報》?！肚闆r反映》隨時向領(lǐng)導(dǎo)反映重要動態(tài)，重大事件、重大事故；《信息簡報》一般每周一期，信息較多或較重要時，增加刊期。八、信息稿件除各單位送稿外，辦公室負(fù)責(zé)信息工作的同志要到基層組稿，其他同志也要積極撰稿。九、《信息簡報》、《情況反映》由分管信息的副主任從內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，文字表述是否清楚兩方面把關(guān)。重要信息的上報和通報交院辦公室主任審閱。十、做好稿件的統(tǒng)計工作，每學(xué)期按用稿的數(shù)量、質(zhì)量，付給信息員一定的稿酬。十一、每年進(jìn)行一次總結(jié)評比，公布各單位供稿情況，評選“優(yōu)秀信息員”予以表彰。十二、將每年的《情況反映》和《信息簡報》裝訂成冊，存檔備查。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院信訪工作制度信訪工作對領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾、關(guān)心群眾，幫助群眾解決困難，了解群眾意愿、監(jiān)督干部清正廉潔和宣傳黨的路線、方針、政策和校、院的有關(guān)規(guī)章制度，有著十分重要的作用。為抓好這項工作，特制訂以下制度：一、要認(rèn)真對待群眾來信來訪。嚴(yán)格按照黨和國家的有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)及院黨政的決議處理來信來訪所提及的問題。二、對群眾來信，由綜合科分類、登記。給學(xué)院黨委、行政的信函，由負(fù)責(zé)信訪的同志拆封，根據(jù)內(nèi)容涉及的問題，自己答復(fù)、處理或轉(zhuǎn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)單位；給學(xué)院黨政負(fù)責(zé)人的信函，由辦公室主任拆封，交負(fù)責(zé)信訪的同志答復(fù)、處理或轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；給學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)本人的信函，送領(lǐng)導(dǎo)本人。三、對群眾來信反映的問題，負(fù)責(zé)信訪的同志能夠答復(fù)和處理的，可直接答復(fù)和處理，并將處理結(jié)果記錄、上報。四、對群眾來訪，要熱情接待。能作出解釋處理的，應(yīng)耐心解釋，及時處理。對每次來訪所反映的問題和處理情況要作好記錄備查。五、對群眾來訪，需領(lǐng)導(dǎo)接待的，先與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，并將要談的主要問題告知接待的領(lǐng)導(dǎo)，再安排具體時間。六、每周安排一次領(lǐng)導(dǎo)接待日，按與辦公室聯(lián)系的先后為序，安排接待，負(fù)責(zé)信訪的同志一般應(yīng)參加接待，做好記錄。七、領(lǐng)導(dǎo)接待來訪后，需要有關(guān)部門解決的問題，由負(fù)責(zé)信訪的同志轉(zhuǎn)告有關(guān)部門，并做好督辦和向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作。八、每學(xué)期將來信來訪的記錄（包括反映的問題，處理的結(jié)果或轉(zhuǎn)入紀(jì)委等有關(guān)部門的情況），裝訂成冊備查。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室議事制度一、議事形式1、中層干部會。辦公室主任、副主任、總支副書記參加。2、辦公會。辦公室全體人員參加。二、議事規(guī)則：1、會議由辦公室主任主持，提出每次討論的議題或通報有關(guān)工作。2、一般每周召開一次辦公會或中層干部會。研究問題，通報工作。遇有重要問題可隨時召開。3、堅持民主集中制的原則。討論問題，充分發(fā)表意見，嚴(yán)格論證，再作決定。4、中層干部會研究工作，涉及不應(yīng)公開的問題，任何人不得泄密，違反規(guī)定，追究其責(zé)任。5、中層干部會、辦公會由專人做會議記錄。三、議事程序：1、召開會議前，辦公室主任應(yīng)與副主任溝通討論內(nèi)容，聽取意見。2、對情況不明的問題，應(yīng)先做好調(diào)查研究，了解情況，再提交會議討論。3、會議中，臨時提出的問題，一般不予討論。4、主任會討論重要問題，會前由辦公室主任向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報、征求意見。四、議事范圍：1、辦公室管理、文秘工作、機(jī)要工作、信息工作、信訪工作、接待工作、印信工作；2、網(wǎng)絡(luò)工作、附中、附小工作、居委會工作；3、迎新工作、軍訓(xùn)工作、開學(xué)典禮、學(xué)生運(yùn)動會；4、綜治委、學(xué)工委、計生委、愛委會、體委會、校友會工作；5、人事、福利、考核、評先；6、辦公室工作計劃、總結(jié)。7、其他事項。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室督查工作制度為了使學(xué)院黨委、行政的決定和工作部署得到貫徹落實，促進(jìn)學(xué)院改革、建設(shè)和發(fā)展，根據(jù)上級有關(guān)文件精神，結(jié)合我院實際，特制定本制度。1、學(xué)院各部門、各單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實學(xué)院黨委、行政的決定和工作部署，做到有令則行、有禁則止。各項工作的落實情況由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)督查。2、學(xué)院辦公室對黨委和行政的決定、工作部署進(jìn)行分解立項，對領(lǐng)導(dǎo)指示和交辦的事項進(jìn)行登記，擬定督查工作要點(diǎn)，由辦公室負(fù)責(zé)人審定后發(fā)出督查通知單。督查通知單對承辦單位、任務(wù)、責(zé)任、時限提出明確要求。3、在督查通知單發(fā)出后，辦公室對承辦單位完成任務(wù)的情況進(jìn)行檢查。檢查的內(nèi)容是：承擔(dān)單位落實工作的情況——包括主要措施、效果，基層的反映、意見和要求，影響落實的主要問題以及進(jìn)一步完善決策的建議等。4、在工作落實過程中，由于部門、單位之間因職責(zé)不明或利益關(guān)系而出現(xiàn)互相制約、互相推諉，影響工作進(jìn)度時，由辦公室及時組織協(xié)調(diào)，促進(jìn)落實。辦公室協(xié)調(diào)不了的重大事項，及時向院分管領(lǐng)導(dǎo)報告，由院領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。5、對工作進(jìn)展情況，以及工作進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問題，由辦公室及時綜合分析，向黨委、行政匯報。也可根據(jù)工作需要，向全院通報。6、決議落實情況每學(xué)期公布一次，作為評比先進(jìn)單位和考核干部的依據(jù)之一。7、所督查的工作事項完成后，由辦公室將完成情況形成書面材料，附于原決定之后存檔。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院公文處理辦法為加強(qiáng)公文管理，規(guī)范學(xué)院各單位、各部門的公文處理，不斷提高公文質(zhì)量和工作效率，根據(jù)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2023]23號），結(jié)合我院實際情況，特制訂如下辦法：第一章總則第一條公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復(fù)問題，聯(lián)系工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具，學(xué)院各單位、部門，必須高度重視并認(rèn)真做好公文處理工作。第二條學(xué)院各部門要牢固樹立為教學(xué)、科研、醫(yī)療、產(chǎn)業(yè)和基層服務(wù)的思想，嚴(yán)格遵守辦文規(guī)定，減少不必要的行文，杜絕公文旅行，逐步實行網(wǎng)上辦文，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。第三條公文實行歸口管理，院辦公室是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管并指導(dǎo)全院的公文處理，全院各單位和部門應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管公文處理工作，并有專職或兼職文秘人員負(fù)責(zé)本單位日常公文的處理工作。第四條公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。第二章公文主要種類第五條同濟(jì)醫(yī)學(xué)院的公文種類主要有：1、決定：對重要事項或重大行動做出安排或布置,用“決定”。2、決議：經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。3、請示：向上級機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門請求指示或批準(zhǔn)時用“請示”。4、報告：向上級機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。5、通知：發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。6、通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，用“通報”。7、函：平級或不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。8、會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。9、計劃、要點(diǎn)：對即將進(jìn)行的工作提出目的、任務(wù)、措施、要求的文件。10、簡報：用于反映情況、交流經(jīng)驗、溝通信息時,用“簡報”。第三章公文格式第六條公文格式一般包括：標(biāo)題、發(fā)文字號、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文日期、主題詞、抄報、抄送單位、機(jī)密等級等內(nèi)容。第七條公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。下發(fā)院內(nèi)行政規(guī)章用“發(fā)布”；下發(fā)院產(chǎn)生的其它公文用“印發(fā)”；轉(zhuǎn)發(fā)院內(nèi)部門的公文用“批轉(zhuǎn)”；轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬單位的公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。第八條請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。第九條公文如有附件，應(yīng)在正文之后發(fā)文單位名稱之前，注明附件名稱、順序和件數(shù)。第十條向院外單位行文時，一律以學(xué)院名義，并加蓋學(xué)院印章。第十一條發(fā)文字號，包括機(jī)關(guān)代號、年號、順序號。以學(xué)院或?qū)W院黨委名義發(fā)文由院辦公室統(tǒng)一編號，以機(jī)關(guān)各部門名義發(fā)文，由各部門統(tǒng)一編號，在院辦公室登記。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。第十二條發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。第十三條發(fā)文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)者簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；有關(guān)政策條例性文件，以決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)。第十四條編發(fā)院級公文應(yīng)標(biāo)注主題詞，上報的公文，應(yīng)當(dāng)按照中共中央辦公廳《公文主題詞表》、《國務(wù)院公文主題詞表》的要求標(biāo)注主題詞。第十五條秘密公文應(yīng)根據(jù)密級分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。第十六條除用于張貼的公文外，公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第十七條凡屬學(xué)院行政事項，以行政名義行文；凡屬黨務(wù)事項，以學(xué)院黨組織名義行文。第十八條學(xué)院行政行文時機(jī)關(guān)代字按不同情況分成三類：院字、院某字和某字。凡涉及全院性重要事項，用“院字”。凡屬學(xué)院工作某一方面重要的事項，用“院某字”。以上兩個層次均以學(xué)院名義行文；凡以機(jī)關(guān)各部門名義行文的用“某字”。第十九條院機(jī)關(guān)各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可對平級或下屬單位行文，或與平級單位聯(lián)合行文。第二十條對下級單位的重要行文，應(yīng)抄報直接上級機(jī)關(guān)。第二十一條請示的公文，一般應(yīng)一文一事。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級單位。第五章公文辦理收文辦理程序：第二十二條收文院辦對收進(jìn)的外來文件進(jìn)行啟封、登記，并及時分送主任擬辦。第二十三條擬辦主任提出擬辦意見，辦公室根據(jù)擬辦意見呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦或交有關(guān)部門承辦。第二十四條承辦承辦單位收到公文后，應(yīng)抓緊辦理。急件隨到隨辦。涉及兩個以上單位的公文，由主辦單位會同有關(guān)單位共同辦理，不得推諉、貽誤工作。辦理結(jié)果要記入文件傳閱單，并連同公文及時退回辦公室。第二十五條催辦院辦及時掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況，對承辦單位進(jìn)行督促檢查，以防積壓拖延誤事。第二十六條立卷歸檔院辦對已辦理的公文整理立卷，并按期歸檔。發(fā)文程序：第二十七條擬稿凡由院內(nèi)形成的各類文件，原稿首頁須使用“華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院發(fā)文稿紙”。擬稿人根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示和要求按期完成擬稿任務(wù),并嚴(yán)格掌握文件格式、規(guī)則和注意事項，按照發(fā)文稿紙上的要求，填寫清楚全部有關(guān)事項。第二十八條文稿審核擬稿人擬好公文草稿后，須交有關(guān)單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。涉及兩個或兩個以上部門的文稿,主辦單位要主動與有關(guān)部門協(xié)商會簽。部門審核和會簽后，送交院辦核稿。核稿的重點(diǎn)是：有無必要行文、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定等。凡以院機(jī)關(guān)部門名義行文的，由各部門自行核稿。第二十九條簽發(fā)以學(xué)院和黨委名義發(fā)文,文稿經(jīng)院辦負(fù)責(zé)人審核后，按領(lǐng)導(dǎo)分工送請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并據(jù)此打印成文。以各部門名義發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。除非特別緊急，各部門不得將未經(jīng)辦公室核稿的文稿直接送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第三十條打印、校對領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿由院辦打字室打印，擬稿單位負(fù)責(zé)校對。校對人若發(fā)現(xiàn)原稿有不妥之處，應(yīng)及時與撰稿人聯(lián)系或請示領(lǐng)導(dǎo)解決，禁止自行加改原稿內(nèi)容。經(jīng)校對無誤后，由打字室印刷、裝訂。第三十一條用印、分發(fā)以學(xué)院和黨委名義的發(fā)文，如須往院外寄發(fā)，由擬稿單位帶文件底稿和形成文到院辦加蓋印章后由擬稿單位向外寄發(fā)。對院內(nèi)發(fā)文，除注明由擬稿單位發(fā)放外，一律由院辦統(tǒng)一發(fā)放。以各部門名義的發(fā)文，由各部門自行用印、發(fā)放。第三十二條立卷、歸檔對于按發(fā)文程序處理完畢的文件，一律由院辦打字室將底稿和三份印制件收集整理，立卷歸檔。其他公文由撰稿單位負(fù)責(zé)整理，立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)存檔的公文。第六章附則第三十三條公文在擬稿、修改、簽發(fā)的全過程中，必須使用鋼筆或毛筆，禁止使用其他書寫工具。第三十四條公文必須按收文或發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)，不得越級辦理。第三十五條本辦法自發(fā)布之日起施行。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院院辦公室用車管理辦法為加強(qiáng)辦公室用車管理，特制訂本辦法：一、用車范圍：學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、原校級領(lǐng)導(dǎo)、對外接待、參加主校區(qū)大型會議、辦公室負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員。二、派車程序：1、黨政領(lǐng)導(dǎo)、原校級領(lǐng)導(dǎo)用車可直接通知綜合科負(fù)責(zé)人。2、對外接待用車，由辦公室負(fù)責(zé)接待的人員會同綜合科安排。3、參加校黨委、行政召開的大型會議，由綜合科安排車輛。4、辦公室主任、副主任、總支副書記用車由綜合科統(tǒng)一安排，其他職員用車應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。5、綜合科每次聯(lián)系派車，均應(yīng)登記，以便每月與車隊結(jié)帳查對。三、有關(guān)事項：1、領(lǐng)導(dǎo)因私用車應(yīng)按上級規(guī)定支付有關(guān)費(fèi)用。2、辦公室副主任、其他職員因私用車，需經(jīng)辦公室主任同意，主任因私用車，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，均按上級規(guī)定支付有關(guān)費(fèi)用。3、各單位參加主校區(qū)召開的會議，一律由各單位支付車費(fèi)。4、用車情況由綜合科統(tǒng)計每月上報一次，以便發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室機(jī)要管理制度1、辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)及保密員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《國家保密法》、《湖北省實施〈國家保密法〉細(xì)則》和學(xué)校保密工作規(guī)則，并在保密工作中堅決貫徹、認(rèn)真落實。2、保密員由政治素質(zhì)高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、保密意識強(qiáng)的同志擔(dān)任。在保密工作中要切實做到不該說的機(jī)密，絕對不說，不該問的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)密，絕對不看；不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；嚴(yán)禁將密級文件帶至家中、公共場所或其他不適宜的地方。保密室按保密規(guī)定建設(shè)并加強(qiáng)安全措施。3、收文要認(rèn)真，秘密、機(jī)密、絕密文件均由保密員拆封，特殊情況可由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)拆封；登文要規(guī)范，切實按黨政文件的內(nèi)容分類登記；辦文要及時，盡快將文件送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)及各單位；定期清理文件，年終全面檢查、清退全部文件。4、保密員去省直機(jī)關(guān)領(lǐng)送機(jī)要文電，學(xué)校派專車接送；發(fā)往本市或外地的機(jī)要文件，應(yīng)交機(jī)要通信部門遞送。5、嚴(yán)禁將秘密文件當(dāng)廢紙出售。凡需銷毀帶密級的文件，均需登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，派2名保密人員護(hù)送至省委指定的造紙廠監(jiān)銷。6、中央及國務(wù)院文件，除注明可翻印的外，均不得擅自翻??；翻印省委、省政府文件，絕密文件需請示發(fā)文單位批準(zhǔn)；機(jī)密、秘密文件需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；保密室機(jī)由保密員專人使用管理，收發(fā)必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。7、現(xiàn)職領(lǐng)導(dǎo)閱文，要求3日內(nèi)將文件送還保密室；確保周一上午原老校領(lǐng)導(dǎo)閱文時間，確保周三上午離退休干部閱文時間。8、保密員工作變動時，要徹底清理所保管的文件，辦好交接手續(xù)。同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校友會管理辦法1、在黨委和校友總會的領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照校友會《章程》辦事，重要事情及時向黨委匯報、請示。2、辦公室負(fù)責(zé)人分管校友會，由辦公室有關(guān)同志具體做校友會工作。3、逐步建立各地校友會分會，加強(qiáng)聯(lián)系，互通信息，促進(jìn)工作。4、加強(qiáng)校友會資料管理，建立各類文檔和數(shù)據(jù)庫。5、辦好校友會“通訊”，報道各地活動情況，宣傳學(xué)院改革、建設(shè)和發(fā)展。6、支持校友會積極開展工作，幫助校友會解決工作中的困難，使之更好地為學(xué)校中心工作服務(wù)。7、建立健全有關(guān)制度，定期考核工作人員，根據(jù)工作業(yè)績情況，實施獎懲。8、年初審核年度計劃，年中定期召開會議，督促檢查，給予指導(dǎo)；年末聽取工作總結(jié)匯報。9、認(rèn)真完成大學(xué)校友總會交給的各項任務(wù)。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校園網(wǎng)管理暫行規(guī)定華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校園網(wǎng)是全院性教育和科研計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，是CERNET網(wǎng)的接入單位，其目的是利用先進(jìn)實用的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，實現(xiàn)校園內(nèi)計算機(jī)連網(wǎng)、信息資源共享，并通過CERNET網(wǎng)與國際學(xué)術(shù)計算機(jī)網(wǎng)互連，其主要服務(wù)對象是我院的各級教學(xué)、科研、行政單位及廣大教職工和學(xué)生。校園網(wǎng)的所有用戶必須遵守學(xué)校有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定。第一章總則第一條為了保護(hù)華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、促進(jìn)學(xué)院計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展、保證校園網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，根據(jù)《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》和其他法律、行政法規(guī)的規(guī)定，制定本管理規(guī)定。第二條本管理制度所稱的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，是指由校園網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、配套的網(wǎng)絡(luò)線纜設(shè)施及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、工作站所構(gòu)成，為校園網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用目標(biāo)及規(guī)則服務(wù)的硬件、軟件的集成系統(tǒng)。第三條任何單位和個人，未經(jīng)校園網(wǎng)負(fù)責(zé)單位同意、不得擅自安裝、拆卸或改變網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其相應(yīng)連線。第四條任何單位和個人、不得利用連網(wǎng)計算機(jī)從事危害校園網(wǎng)及本地局域網(wǎng)服務(wù)器、工作站的活動。第五條校園網(wǎng)的所有工作人員及用戶必須遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)以及本規(guī)定。第二章網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理第六條在校園網(wǎng)上不允許進(jìn)行任何干擾網(wǎng)絡(luò)用戶，破壞網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和破壞網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的活動，這些活動還包括在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布不真實的信息、進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)使用的計算機(jī)、不以真實身份使用網(wǎng)絡(luò)資源等。第七條校園網(wǎng)絡(luò)主節(jié)點(diǎn)及二級節(jié)點(diǎn)單位必須保證節(jié)點(diǎn)設(shè)備24小時正常運(yùn)行，不得以任何理由關(guān)閉有關(guān)設(shè)備。第八條未辦理入網(wǎng)手續(xù)，任何單位和個人不得非法私自將計算機(jī)接入校園網(wǎng)。計算機(jī)無論以何種方式入網(wǎng)（IP地址直接連入，通過局域網(wǎng)連入、連入）均必須辦理入網(wǎng)手續(xù)。第九條未經(jīng)學(xué)院校園網(wǎng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，校內(nèi)任何單位不得將本單位的局域網(wǎng)以任何方式(如：ISDN、撥號等)直接接入其他網(wǎng)站和通信服務(wù)機(jī)構(gòu)。第十條任何單位及個人不得盜用IP地址及用戶帳號。第十一條網(wǎng)絡(luò)用戶必須遵守校園網(wǎng)制定的有關(guān)規(guī)定和制度，按時交納有關(guān)費(fèi)用。逾期不交者，網(wǎng)絡(luò)中心將停止其網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)，并將欠費(fèi)名單交財務(wù)部，扣除該單位或用戶的相應(yīng)費(fèi)用并處以相應(yīng)的罰款。第十二條網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，發(fā)生事故立即采取措施，分析原因，及時上報。對于違反本條例第二十二條的，追查責(zé)任人，學(xué)院將視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。對于外部的黑客入侵，網(wǎng)絡(luò)中心應(yīng)立即上報院校園網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組和保衛(wèi)部。第十三條校內(nèi)接入單位應(yīng)當(dāng)建立健全管理制度，負(fù)責(zé)本單位計算機(jī)及信息的安全性。第三章信息管理第十四條校園網(wǎng)實行統(tǒng)一管理、分層負(fù)責(zé)制。學(xué)院校園網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組擔(dān)負(fù)校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全和信息安全。網(wǎng)絡(luò)中心對校園網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)和信息安全。并定期對網(wǎng)絡(luò)安全員和用戶進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)。各院、系、部、室要明確一名行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和信息工作，指定網(wǎng)絡(luò)安全員負(fù)責(zé)對本部門的網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行安全管理，各單位計算機(jī)管理人員負(fù)責(zé)對本單位計算機(jī)軟、硬件的維護(hù)和管理。第十五條校園網(wǎng)所有工作人員和用戶必須對所有提供的信息負(fù)責(zé)，不得利用計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)從事危害國家安全、泄露國家機(jī)密等犯罪活動，不得制作、查閱、復(fù)制和傳播有礙社會治安和不健康的、有傷風(fēng)化的信息。第十六條學(xué)院各院、系、部、室對上網(wǎng)信息進(jìn)行審查，嚴(yán)格把關(guān)，由各主管部門負(fù)責(zé)人審核并簽字，然后報院辦公室復(fù)核，確定信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性、政治性和安全性。上校園網(wǎng)主頁的內(nèi)容要經(jīng)過學(xué)院信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組的審查，并由主任簽字后送網(wǎng)絡(luò)中心安排上網(wǎng)。凡涉及國家及學(xué)院機(jī)密的信息嚴(yán)禁上網(wǎng)。第十七條學(xué)院保衛(wèi)部負(fù)責(zé)網(wǎng)上信息的日常檢查，并對違反信息安全管理的事件和案件進(jìn)行處理。網(wǎng)絡(luò)中心工作人員做好網(wǎng)上信息的日志管理，每天檢查網(wǎng)上信息，做好工作記錄，配合保衛(wèi)部做好網(wǎng)上信息的安全檢查。第十八條校園網(wǎng)的所有用戶有義務(wù)向網(wǎng)絡(luò)管理員和有關(guān)部門報告違法犯罪行為和有害的、不健康的信息，如發(fā)現(xiàn)此種情況，網(wǎng)絡(luò)安全員或用戶必須在24小時內(nèi)報告學(xué)院信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組、保衛(wèi)部或網(wǎng)絡(luò)中心。第十九條校園網(wǎng)接入單位和用戶必須遵守知識產(chǎn)權(quán)的有關(guān)法律法規(guī)。第二十條信息系統(tǒng)實行安全等級保護(hù)（指訪問、瀏覽、更新、修改等操作權(quán)限和范圍）。第二十一條嚴(yán)禁制造和輸入計算機(jī)病毒以及其他有害數(shù)據(jù)危害計算機(jī)信息系統(tǒng)的安全。第四章行政與法律責(zé)任第二十二條違反本條例規(guī)定，有下列行為之一者，由學(xué)院對其提出警告，停止其使用網(wǎng)絡(luò)，并視情況給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者，提交行政部門直至司法部門處理。(一)利用國際聯(lián)網(wǎng)制作、復(fù)制、查閱和傳播下列信息：1、煽動抗拒、破壞憲法和法律、行政法規(guī)實施的；2、煽動顛覆國家政權(quán)，推翻社會主義制度的；3、煽動分裂國家、破壞國家統(tǒng)一的；4、煽動民族仇恨、民族歧視，破壞民族團(tuán)結(jié)的；5、捏造或者歪曲事實，散布謠言，擾亂社會秩序的；6、宣揚(yáng)封建迷信、淫穢色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖，教唆犯罪的；7、公然侮辱他人或者捏造事實誹謗他人的；8、損害國家機(jī)關(guān)信譽(yù)的；9、其他違反憲法和法律、行政法規(guī)的。(二)破壞、盜用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的信息資源和進(jìn)行危害計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的活動。(三)盜用他人IP地址或帳號。(四)私自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓用戶帳號造成危害。(五)故意制作、傳播計算機(jī)病毒等破壞性程序。(六)不按國家和學(xué)院有關(guān)規(guī)定擅自接納網(wǎng)絡(luò)用戶。(七)上網(wǎng)信息審查不嚴(yán)，造成嚴(yán)重后果。(八)其它違反網(wǎng)絡(luò)安全管理的行為。第二十三條違反本辦法規(guī)定，給國家、集體或者他人財產(chǎn)造成損失的應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)民事責(zé)任。同時觸犯其他有關(guān)法律、行政法規(guī)的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)定予以處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第五章附則第二十四條本辦法規(guī)定由校計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息中心負(fù)責(zé)解釋。第二十五條本管理制度自學(xué)院發(fā)布之日起施行。檔案工作制度一、為實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，使檔案工作更好地為學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《湖北省檔案管理條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我院實際，特制定本制度。二、建立與工作相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和體制。根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案工作原則，學(xué)院及附屬協(xié)和、同濟(jì)、梨園醫(yī)院，均應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，分別管理本單位的各類檔案。綜合檔案室隸屬于院辦公室，業(yè)務(wù)上接受上級檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)。院內(nèi)各單位要明確一名負(fù)責(zé)同志分管檔案工作，配備相應(yīng)的專兼職檔案人員，形成以院綜合檔案室為中心的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并在此基礎(chǔ)上，建立學(xué)院檔案工作委員會，以加強(qiáng)對檔案工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)。三、學(xué)院綜合檔案室要全面履行檔案事業(yè)行政管理和檔案保管、利用兩種職能：(一)上傳下達(dá)、統(tǒng)籌建章立制、研究創(chuàng)新以及對全院(含附屬單位)的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)；(二)對學(xué)院的檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計檢索、編研、利用。四、檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識。五、綜合檔案室對本單位黨群行政、外事、教學(xué)、科研、基3窿、設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、出版物、財會、聲像、干部等各種門類和載體的檔案進(jìn)行集中，實行統(tǒng)—管理。六、大力推行文書處理部門和課題組立卷歸檔制度，改變把零散文件隨辦隨歸檔和成堆歸檔的錯誤作法。七、接收移交的檔案務(wù)必做到齊全完整，符合案卷的質(zhì)量要求。八、整理檔案要遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。九、庫房內(nèi)應(yīng)有“八防”(防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光)設(shè)施；要把溫度控制在14—24℃之間，相對濕度控制在45—的％之間。十、對達(dá)到保管期限的檔案，檔案部門和業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，共同進(jìn)行鑒定，把確實無保存價值的檔案剔除出來，進(jìn)行登記，報領(lǐng)導(dǎo)審批后，派兩人到指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷；對其中仍需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行重新整理編目。十一、建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握學(xué)院每年及歷年檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀等各種情況數(shù)據(jù)，按上級有關(guān)要求，及時上報，并要對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn)措施。十二、根據(jù)工作需要，編制全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、著錄卡片等各種配套的檢索工具和參考資料。以便迅速、準(zhǔn)確地提供檔案利用。十三、對檔案進(jìn)行加工匯編工作，編制全宗介紹、年鑒、學(xué)院大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。十四、綜合檔案室保管的檔案，除少數(shù)有規(guī)定的外，一般自形成之日起滿30年向社會開放。十五、中華人民共和國公民和組織持介紹信、工作證、身份證等合法證明，可以利用我院已經(jīng)開放的檔案，根據(jù)工作需要，經(jīng)綜合檔案室主任或院辦主任、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，也可使用本院未開放的檔案。外國組織和個人利用綜合檔案室已開放的檔案，按國家有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。十六、利用檔案，原則上應(yīng)在閱覽室查閱。如因特殊情況需要借出時，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意。借出的檔案，一般應(yīng)在一周內(nèi)退還檔案室。檔案人員收到退還的檔案，應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)，檢查有無缺損。十七、干部檔案的管理，嚴(yán)格按中組部、國家檔案局的《干部檔案工作條例》執(zhí)行。十八、檔案人員要嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，對于涉密檔案，要嚴(yán)格按《保密法》、《保密法實施辦法》的規(guī)定管理。檔案人員無論是失職泄密還是有意泄密，均按情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理。特別要注意管好絕密檔案。絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷，并由經(jīng)主管部門批準(zhǔn)的人員前采查閱利用。絕密檔案不出檔案室。十九、每年寒暑假前，要檢查檔案的安全和保密情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，切實采取措施，以維護(hù)檔案和國家機(jī)密的安全。二十、對檔案工作做出突出成績的單位和個人予以獎勵，對不按時歸檔或造成檔案損失的人員給予批評或處分。綜合檔案室同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職員服務(wù)守則為進(jìn)一步改善工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，特制定《同濟(jì)醫(yī)學(xué)院辦公室職員服務(wù)守則》。辦公室全體職員要認(rèn)真履行，對照自查，相互勉勵，努力成為機(jī)關(guān)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的形象代表。一、要求接待——主動熱情、文明禮貌、以誠待人、有禮有節(jié)服務(wù)——考慮全面、細(xì)致周密、安排得當(dāng)、上下一致信訪——認(rèn)真接待、答復(fù)負(fù)責(zé)、及時處理、積極解決調(diào)研——統(tǒng)籌全局