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文檔簡介

市場部對外郵件發(fā)送流程因市場部為公司與客戶方業(yè)務(wù)聯(lián)系的重要樞紐，日常工作中常需對外發(fā)送郵件，為了繼續(xù)維護(hù)我們公司的本質(zhì)形象，進(jìn)一步規(guī)范我部對外部郵件的發(fā)送流程，根據(jù)公司經(jīng)營特點(diǎn)及目前郵件處理的實(shí)際情況，特制定重要類、普通類郵件的擬寫要求，及重要類郵件發(fā)送流程。一、對外郵件類別對外發(fā)送郵件的可大致分為兩大類別：㈠重要類對外郵件反饋投訴、整改單類客戶更改配餐要求或我司申請調(diào)整餐譜類協(xié)調(diào)合同、餐價變更類㈡普通類對外郵件1.申請調(diào)撥物資類2．訂單及相關(guān)咨詢業(yè)務(wù)類二、擬寫郵件要求擬寫郵件時應(yīng)充分考慮是否對我司的收益、商譽(yù)、形象有所影響，特別是對于客戶提出我司較難接受的要求時，應(yīng)充分從客戶方面著想，逐條列明因由，并向客戶請求諒解。對于郵件格式等的擬寫要求如下：㈠語義清楚向客戶發(fā)送郵件的語氣應(yīng)表現(xiàn)出我司積極為客戶著想，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。㈡避免情緒化用詞在情緒不好時應(yīng)調(diào)整心態(tài)，以避免語意的表達(dá)較激烈，對雙方關(guān)系造成傷害。因每人背景不同，對于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會有所不同，所以在文字的使用上，需小心斟酌。㈢引言及署名在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊?，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的話，則可能會造成對方的困擾。對不同的收信對象，可能會有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對對方的尊重。㈣大綱歸類郵件編寫前應(yīng)編排大綱，以大綱及主要內(nèi)容為中心進(jìn)行編寫，注意章與節(jié)之間序號的順序。㈤文法/錯別字/標(biāo)點(diǎn)符號檢查在郵件發(fā)送前，必須從頭到尾先檢查一遍，是否有文法錯誤、錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號使用不當(dāng)，特別注意核對客戶名、網(wǎng)站地址是否準(zhǔn)確。?三、重要郵件發(fā)送流程：對于各類重要郵件如：投訴及整改單類、客戶更改配餐要求

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