歸檔格式講解

工程文件歸檔格式講解

內(nèi)容提綱第一部分有關(guān)幾個概念第二部分歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)第三部分文件歸檔格式說明及復(fù)制要求第一部分有關(guān)幾個概念的理解

一、有關(guān)幾個概念的理解歸檔工程文件的概念由互相聯(lián)系的若干工程文件組合而成的一種檔案保管單位（也稱為基本單位）。例如：原始資料（各類施工記錄、隱蔽工程檢查記錄等）；成果資料（各類總結(jié)報告等）；實物資料（巖芯、標(biāo)本等）

一、有關(guān)幾個概念的理解文件級（件）卷內(nèi)目錄是指檔案保管單位的目錄。〔例如：成果報告中的目錄；會議紀(jì)要合訂后編制的目錄；工程開工申請/開工令合訂后編制的目錄等〕一、有關(guān)幾個概念的理解立卷、案卷級卷內(nèi)目錄立卷—應(yīng)遵循防治工程文件自然形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。案卷級卷內(nèi)目錄—是將同一類別的文件材料保存在同一檔案裝具時，依次排列組成的目錄。（一般不超過10件）一、有關(guān)幾個概念的理解工程文件整理的概念

就是將歸檔工程文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等使之有序化的過程。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

六個環(huán)節(jié)：裝訂→分類→排列→編號→編目→裝盒

裝訂：就是把工程文件處理成件的過程。件——基本單位。文件的修整（補）：一是有破損殘缺的；二是很小，用白紙襯上，修復(fù)后基本符合A4紙張；三是去除生銹的金屬物（針）；四是對字跡模糊的底稿（如實驗室的復(fù)寫紙檢驗報告）進行搶救（復(fù)制、建立臺賬等）。文件級卷內(nèi)文件材料題名的填寫要準(zhǔn)確。工程名稱（地名、標(biāo)段）、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容（要突出）如：巴東縣黃土坡滑坡A標(biāo)段施工基槽地質(zhì)素描記錄及位置圖二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

分類遵循三個原則：一是分類方案要細(xì)化；二是類名設(shè)置宜粗不宜細(xì)；三是歸檔條款的設(shè)置要結(jié)合保管期限工程文件的分類（見示例）治理工程項目文件資料歸檔范圍和保管期限表（見指揮部下發(fā)的文件歸檔規(guī)定）二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：1)按重要程度排列。對一組文字材料的排列，可采取重要的在前、次要的排后，即按文字材料內(nèi)容的重要程度進行排列?？傮w性、結(jié)論性、成果性的文字材料都是重要的文字材料，應(yīng)排在前面，如按成果材料原始記錄、中間性材料等順序排列。2)按地區(qū)排列。如果卷內(nèi)科技文件材料屬于若干小區(qū)域，即可按小的行政、自然或?qū)I(yè)區(qū)域排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：3)按時間排列。指形成的時間或文件內(nèi)容所反映的時間順序排列。4)按文件材料之間的固定關(guān)系排列。請示和批復(fù)，批復(fù)在前，請示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。5)按文件材料的客觀形成過程進行排列。6)按文件材料所反映的對象在工作程序上的銜接關(guān)系進行排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)圖文混合材料的排列：文字材料在前、圖樣在后。如果文字材料只是對圖樣材料進行補充或局部性的一般說明，則圖樣在前，文字材料在后。卷（件）內(nèi)圖樣材料的排列：首先按目錄所標(biāo)順序進行排列。對沒有編制圖樣目錄的圖樣排列如下：1)按隸屬關(guān)系進行排列。2)按總體和局部關(guān)系進行排列。3)按比例尺進行排列。從大到小4)按地區(qū)特征排列。如地質(zhì)勘探圖樣等二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：案卷級的卷內(nèi)（分類）目錄排列：

原則上以保管期限表條目為準(zhǔn)，對號入座，同一類或同一保管期限的文件盡量放在一起。注意結(jié)合工程實際情況，工程沒有的條款跳過，繼續(xù)排下面的條款。注意案卷題名填寫要寫文件材料標(biāo)題的全稱。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號：編制工程文件材料的頁號卷內(nèi)成套的圖樣、說明書、概算書等已編制有統(tǒng)一頁號，可不另行編號。其它凡是有書寫內(nèi)容的頁面，沒有統(tǒng)一編頁號，或編號順序不連貫，且案卷采用裝訂形式的檔案材料都需重新按排列順序編頁號。裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料頁號編寫位置：單面在右下角；雙面正面在右下角，背面在左下角。圖樣材料正面無空白位置可在背面編寫頁號。案卷內(nèi)的卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號：編制工程文件材料的件號不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁右上角加蓋“檔號章”并逐件編件號。這時每件材料可用原來編制的頁號，不必重新編統(tǒng)一的頁號。檔號章式樣如下：檔案號分類代字件號總卷號案卷號電子文件號001SG管11電－12cm1cm二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編目：就是把案卷級目錄裝訂成冊，建立檔案總帳（明細(xì)帳）〔式樣〕。填寫案卷級卷內(nèi)（分類）目錄卷內(nèi)目錄，放在卷內(nèi)文件材料首頁之前，是卷內(nèi)文件材料的“明細(xì)表”。各項內(nèi)容填寫要求如下：1）件號－－按卷內(nèi)文件材料排列的先后順序，從“1”起依次排列。（文件級叫序號）2）文件材料題名－－填寫文件材料標(biāo)題的全稱，圖樣材料填寫圖標(biāo)的正式圖名。二、課歸檔瘋工程草文件涼整理益步驟關(guān)的環(huán)吹節(jié)編目餃：填寫售案卷躁級卷別內(nèi)（發(fā)分類金）目3）文件編蜘號－刺－填市寫文執(zhí)件的遣文號殲或圖俘樣的代圖號擦。4）握責(zé)任獎?wù)撸兀畈鑼懼迸鼋泳庩愔撇棵T或蜂主要遲責(zé)任霧者。到設(shè)計生圖應(yīng)匠填寫析蓋出無圖章閥的設(shè)擁計單譜位，丟竣工艙圖填囑寫施滔工單農(nóng)位。5）鄙日期拉－－稼填寫姑編制售文件射的年煮、月遷、日蓬（2扯00獨4.百01籠.2造8）二、罷歸檔旬工程錯文件詞整理嫌步驟任的環(huán)威節(jié)編目心：填寫贏案卷售級卷丑內(nèi)（悅分類音）目6）挽頁數(shù)裁/張蛛－－件填寫沫每件逗文件運材料巨的總鐮頁數(shù)害或圖愁的張啊數(shù)（捉文件銀級卷貼內(nèi)目贈錄為角“頁梁次”帳－－票填寫姓每份率文件夸首頁汪標(biāo)注線的頁齒號。換最后珠一份頑文件濫的起敢止頁光號。遲）7）河備注會－－淺無特非殊說厚明的搶不填刊寫，邁有需聰說明責(zé)的可幻玉簡要陣填寫稱。二、諒歸檔束工程會文件坐整理灣步驟鞋的環(huán)須節(jié)編目鏟：填寫綢案卷記級卷向內(nèi)（介分類匙）目注意凡：文背字材購料應(yīng)路逐件暫登錄店，圖喪樣材往料一糾般逐的張登法錄，響即每客張圖氧紙應(yīng)青作為猛一件門對待院，不幅能將澡一組破圖作獅為一猴件登設(shè)錄。串出圖括時已沫匯編赴成冊固并編惠有正貓式題烏名的雪圖，霉可作竿為一外件登刻錄。填寫擦案卷乓封面盛：采遍用案票卷外躲封和攀案卷棟內(nèi)封芹兩種晌形式五。外悅封面背印制速在卷她皮的櫻正表疤面，絡(luò)內(nèi)封邪面排燥列在皆卷內(nèi)仆目錄隔之前編。上交分類毅案卷件數(shù)卷數(shù)總卷號保管期限二、戲歸檔嶺工程瘦文件少整理定步驟裙的環(huán)辮節(jié)裝盒配：①無害酸紙狀做成清的裝幣具；②操椅作過柔程：第一島步是譜把歸鴿檔文即件材中料按重件號旬裝入搭盒內(nèi)垂，同街類別大代字妙，同壓一保于管期烤限下昏件號銀連續(xù)軌，根筒據(jù)文縫件材治料多藝少選售擇裝晚具大討??；第二按步是掩填寫痛檔案求盒封舊面及孫脊背嫁項目廟。第三里部分文件芽歸檔遲格式渾說明晃及復(fù)努制要妄求格式牌說明睛：封面酸項目愿的填倒寫：1）板檔號鉛：SD梁－指系湖北兄省地僅質(zhì)災(zāi)洞害防芳治中為心；譽00革1介XG挨－指擠給的依檔號暑、指貢項目蜜管理食；批姻－類液別代彼字；房誠－1柏指批銀字類皂的件快號。2）蛇案卷騰題名宮：擬寫蹦應(yīng)簡灘明、起準(zhǔn)確歲揭示景卷內(nèi)笨檔案鞠材料原的內(nèi)拐容。億主要海包括橡：項舊目名眨稱+內(nèi)容天特征+檔案老材料術(shù)名稱逮（文揪件名發(fā)稱）因。項目果名稱與－－歪應(yīng)采稅用規(guī)術(shù)范的徒全稱票，要泳與任隆務(wù)書州、說未明書床及有騾關(guān)設(shè)米計文押件所孝載明留的項船目名遍稱一貪致。第三磚部分文件竿歸檔盈格式緩說明偶及復(fù)房誠制要暮求格式問說明渴：2）起案卷望題名訊：內(nèi)容時特征溫－－抽如果懲某方耽面的寬全部玩檔案停材料版組在憑同一什案卷幫，其沾內(nèi)容模特征蹄用上胸位概標(biāo)念標(biāo)朽明。姥（如排“抗關(guān)滑樁班施工暢記錄址”這仔一上額位概磁念來莊概括輝1.智3.猶1、箭1.駐3.材2、假1.急3.旦3、覺1.卻3.歡4）檔案分材料日名稱醒（文毯件名笑稱）厚－－托即卷仗內(nèi)文各件名隔稱，糟如說情明書電、計找算書振、施蒙工圖即、竣從工圖脈等。注意忌：不熱要套瘋用文靈書檔冷案案烈卷題亞名的掀結(jié)構(gòu)媽（責(zé)稻任者+問題+文件智名稱笑）。撐項目背名稱耗可用掀代字素或代涉號反多應(yīng)。第三柏部分文件寸歸檔后格式矛說明陶及復(fù)偷制要獅求格式拐說明父：3）裁編制接日期鞏：填寫途卷內(nèi)族文件償材料籃起止