秘書辦公室禮儀(合集8篇)

第10頁共21第10頁共21頁秘書辦公室禮儀(合集8篇)81■通話時(shí)聲音不宜太大，讓對(duì)方聽得清楚就可以，否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服，而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。■接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。■接聽電話時(shí)，要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利?！霎?dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí)，在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。■當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。■在電話中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)?！鋈绻麑?duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對(duì)不起，請(qǐng)問您是哪位"■要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí)，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。方，請(qǐng)對(duì)方給予改善。方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?機(jī)關(guān)單位辦公室禮儀辦公室禮儀是處理辦公室人際關(guān)系的行為規(guī)范。在辦公場(chǎng)所工作人員對(duì)上級(jí)既要尊重、支持、理解，同時(shí)又要保持應(yīng)有的距離，對(duì)同事要真誠合作、公平競(jìng)爭、寬以待人。在辦公場(chǎng)合要公私分明，私人之事私人場(chǎng)所處理，不要把私事帶到辦公室來。不要在辦公室場(chǎng)合長時(shí)間接打私人電話;不要在辦公室場(chǎng)合上網(wǎng)聊天;不要在辦公場(chǎng)合干私活。在辦公公眾場(chǎng)合不議論領(lǐng)導(dǎo)，不談?wù)摳裾{(diào)不高的話題，不談及私人問題，尤其是小道消息及有損國家公務(wù)員形象的話題。秘書接待基本禮儀：1、有人敲門，應(yīng)回答請(qǐng)進(jìn)，或到門口相迎;2、客人進(jìn)來，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;4、吃飯時(shí)來客，要熱情地邀請(qǐng)客人一同進(jìn)餐?？腿顺赃^飯后應(yīng)送上熱毛巾，并另換熱茶;5、接受客人禮品，應(yīng)該道謝;6、向主人或客人介紹對(duì)方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;7、客人來時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;8、客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留;9、送客要到大門外，走在長者后面;10、分手告別時(shí)，應(yīng)說再見或慢走。附：辦公室里不要談?wù)摰脑掝}職場(chǎng)人生風(fēng)云變幻，害人之心不可有，防人不心不可無。千萬別把同事當(dāng)知已，無話不談，把自己的私域圈起來當(dāng)成辦公室話題的禁區(qū)，輕易不讓人涉足，其實(shí)是非常明智的一招，是競(jìng)爭壓力下的自我保護(hù)。一、不要談?wù)撔剿畣栴}同工不同酬是老板常用的手段，但如果用不好，就容易促發(fā)員工之間的矛盾，而且最終會(huì)矛頭直指老板，這當(dāng)然是他所不想見的，所以發(fā)薪時(shí)老板有意單線聯(lián)系，不公開數(shù)額，并叮囑不讓他人知道。如果你碰上喜歡打聽薪水的同事，最好早做打算，當(dāng)他把話題往工資上引時(shí)，你要盡早打斷他，說公司有紀(jì)律不談薪水;如果不幸他語速很快，沒等你攔住就把話都說了，也不要緊，用外交辭令冷處理：對(duì)不起，我不想談這個(gè)問題。有來無回一次，就不會(huì)有下次了。二、不要私人生活問題千萬別聊私人問題，也別議論公司里的是非短長。你以為議論別人沒關(guān)系，用不了幾個(gè)來回就能繞到你自己頭上，引火燒身，那時(shí)再逃跑就顯得被出口的話潑出去的水，再也收不回來了。把同事當(dāng)知己的害處很多，職場(chǎng)是兌技場(chǎng)，每個(gè)人都可能成為你的對(duì)手，即便是合作很好的搭檔，也可能突然變臉，他知道你越來越容易攻擊你，你暴露的越多越容易被擊中。三、不要談涉及家庭財(cái)產(chǎn)之類的話題無論露富還是哭窮，在辦公室里都顯得做作，與其討人嫌，不如知趣一點(diǎn)，不該說的話不說。就算你剛剛新買了別墅或利用假期去歐洲玩了一趟，也沒必要拿到辦公室來炫耀，有些快樂，分享的圈子越小越好。被人妒忌的滋味并不好，因?yàn)槿菀渍腥怂阌?jì)。四、不要講野心勃勃的話野心人人都有，但是位子有限。你公開自己的進(jìn)取心，就等于公開向公司里的同僚挑戰(zhàn)。僧多粥少，樹大招風(fēng)，何苦被人處處提防，被同事或上司看成威脅。做人要低姿態(tài)一點(diǎn)，是自我保護(hù)的好方法。在辦公室里大談人生理想顯然滑稽，打工就安心打工，雄心壯志回去和家人、朋友說。你的價(jià)值體現(xiàn)在做多少事上，在該表現(xiàn)時(shí)表現(xiàn)，不該表現(xiàn)時(shí)就算韜晦一點(diǎn)也沒什么不好，能人能在做大事上，而不在大話上。秘書辦公室禮儀3服飾禮儀秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜;的襯衫;(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。接待禮儀有預(yù)約有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時(shí)注意職位高低，先客方再主方;心，乘坐電梯時(shí)秘書先進(jìn)后出;先將男士介紹給女士(特殊場(chǎng)合除外);遠(yuǎn)去再返回。無預(yù)約(1)熱情問候;(2)了解來意;(3)耐心傾聽;(4)學(xué)會(huì)擋駕。握手禮儀13、4(3)握手時(shí)應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序;(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。秘書辦公室工作的說“三”道“四”“三招”處理事務(wù)是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會(huì)發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來越廣，復(fù)雜性也越來越強(qiáng)。面對(duì)繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當(dāng)、得心第一，下好“一盤棋”。就是要樹立“一盤棋”的意識(shí)，提高站位，凡事講大局、講規(guī)矩。要樹立大局意識(shí)。善于把握大局是做好各項(xiàng)工作的根本要求和重要保證，知道重心在哪里，難點(diǎn)在何處。要注意按規(guī)矩辦事。在處理日常事務(wù)的過程中，特別是接待安排、文件報(bào)送等，要牢記“辦事有遵循，行為有規(guī)范，執(zhí)行有尺度”的原則，說話要有根據(jù)，做事要有依據(jù)。要謹(jǐn)慎走好每一步。在處理任何問題上都必須摒棄雜念、穩(wěn)字當(dāng)頭，考慮周到、服務(wù)得體。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，必須事事有回音、件件有交代。當(dāng)，需要我們學(xué)會(huì)彈鋼琴。要分清輕重緩急。任何工作也都有主次、輕重之能發(fā)現(xiàn)問題，有針對(duì)性地予以改進(jìn)，這是提高工作能力的一條捷徑。第三，當(dāng)好“潤滑劑”。要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，做到尊重而不尊崇，服從而不盲從，在領(lǐng)導(dǎo)面前不能唯唯諾諾。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的正確意見和做法，要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行;不適合的，要有藝術(shù)性地提出來。要處理好與各部門、各單位的關(guān)系，必須謙虛、熱情、低調(diào)，杜絕門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦的現(xiàn)象。“四種關(guān)系”辦事，是每一位工作人員的重要工作內(nèi)容，需要不斷探索、研究。要掌握“辦事的藝術(shù)”，把握好以下幾種關(guān)系：正確處理過程與結(jié)果的關(guān)系功的過程，一般來說也不可能有成功的結(jié)果，很難想象辦一件事過程千瘡百的瑕疵?？氐?、正確的過程，確保得到預(yù)期結(jié)果，達(dá)到“水到渠成，瓜熟蒂落”的狀態(tài)。正確處理獨(dú)立決斷與請(qǐng)示報(bào)告的關(guān)系辦事過程中突然出現(xiàn)新情況，而領(lǐng)導(dǎo)沒有交代應(yīng)對(duì)措施，怎么辦請(qǐng)示報(bào)告是第一選擇，能請(qǐng)示的盡量請(qǐng)示。但這個(gè)請(qǐng)示不是簡單地把問題上交，而是在向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況的同時(shí)，拿出自己對(duì)該問題的處理意見。如果因?yàn)榉N種客觀因素?zé)o法即時(shí)請(qǐng)示，可以獨(dú)立決斷，但事后要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告處理情況。有明確制度規(guī)定的，不應(yīng)擅自更改;文字材料中領(lǐng)導(dǎo)親自改動(dòng)的，不應(yīng)擅自更改;領(lǐng)導(dǎo)專門交代的事項(xiàng)，不應(yīng)擅自更改;多年堅(jiān)持的慣例做法，不應(yīng)擅自更改。要堅(jiān)決防止“先斬后奏、斬而不奏”的思想和做法。正確處理規(guī)范性與靈活性的關(guān)系規(guī)范性是評(píng)價(jià)辦事水平的一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)。每一類事經(jīng)過打磨積累，都會(huì)形成相對(duì)穩(wěn)定成熟的內(nèi)容、流程、要求等，也就是規(guī)范。遵守規(guī)范，按照規(guī)矩，事就容易辦得好。有的事是開創(chuàng)性的，沒有舊例可循，但在辦的過程中也會(huì)逐漸形成規(guī)范。規(guī)范不是萬能的，在辦事過程中遇到現(xiàn)有規(guī)范不能解決的問題時(shí)，需要靈活應(yīng)對(duì)，創(chuàng)造性地完成任務(wù)，這就是創(chuàng)新，是對(duì)規(guī)范的豐富和發(fā)展。在規(guī)范性與靈活性的問題上還是應(yīng)當(dāng)做到堅(jiān)持規(guī)范，適當(dāng)靈活。正確處理團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)與單兵能力的關(guān)系當(dāng)前，工作分工日益精細(xì)，任何一個(gè)位置都像是大機(jī)器上的螺絲釘。許多工作任務(wù)，需要多人分工承擔(dān)，講團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)。團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)考驗(yàn)的是合作能力，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)問題：一是明確任務(wù)，勇于擔(dān)當(dāng)。作為領(lǐng)導(dǎo)，布置任務(wù)要不留死角，注意各個(gè)環(huán)節(jié)無縫對(duì)接;作為工作人員，要敢于承擔(dān)重要任務(wù)，不躲不閃，攻堅(jiān)克難。二是積極完成，不拖后腿。對(duì)分配承擔(dān)的任務(wù)，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照規(guī)定要求高質(zhì)量完成，盡可能提前完成，絕不能拖延。如自己承擔(dān)任務(wù)較多實(shí)難完成，不要礙于面子隱瞞不說，要及時(shí)匯報(bào)負(fù)責(zé)同志，適當(dāng)請(qǐng)其他同志分擔(dān)，避免耽誤整項(xiàng)工作的進(jìn)度。三是溝通交流，密切配合。要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，及時(shí)互通情況、交流進(jìn)展，虛心聽取大家的意見建議，以融洽的合作關(guān)系保證任務(wù)圓滿完成。講團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)，并不是否認(rèn)個(gè)人能力，注重團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的同時(shí)，也要積極加強(qiáng)單兵作戰(zhàn)能力，勤于學(xué)習(xí)，勤于思考，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以單兵能力的增強(qiáng)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力的提高。秘書辦公室禮儀4秘書在辦公室著裝的服飾應(yīng)以端莊大方、穩(wěn)重高雅為宜。因?yàn)榭钍教^時(shí)髦，別人光注意看你的服裝，會(huì)忽略了你本人，只有穿著服裝大方得體，別人才會(huì)同事注意到你這個(gè)人。好的服裝質(zhì)地和好的服裝款式，既能夠恰如其分的表現(xiàn)你的身份和地位，還能增加別人對(duì)你的信任和好感。秘書除了準(zhǔn)備幾條頗具品位的深色或淺色長褲，增加一些成熟和干練感覺之外，更多地應(yīng)該選擇穿著裙裝，因?yàn)槿寡b比較精神和優(yōu)雅，行為也方便，而且很有職業(yè)女性的味道。但是，在選擇裙裝時(shí)，一定要特別注意裙子的長度，裙子的長度是視你自己的腿型與膝蓋的勻稱好看與否決定的。當(dāng)然，過短的裙裝絕不合適在辦公室內(nèi)穿，因?yàn)榧炔环奖阌植谎庞^。辦公室內(nèi)著裝色彩不能太艷，否則會(huì)影響別人的注意力，明晃晃的容易給人不安定的感覺，影響工作。適宜的色彩是柔和雅淡的顏色如灰色，這會(huì)給人一種舒適穩(wěn)重容易接近的感覺，而且和目前國際流行的辦公家具的顏色也較協(xié)調(diào)。辦公室的服飾還有根據(jù)當(dāng)天的天氣情況、個(gè)人的情緒、當(dāng)天的約會(huì)安排來設(shè)計(jì)搭配或選擇合適的上班服裝。一件質(zhì)地精良、手感良好、設(shè)計(jì)大方的上衣配一條垂墜的長褲，或是配一條做工考究的裙子;顏色可以是單色，也可以是同色系，但全身上下以三色為限，色彩應(yīng)協(xié)調(diào)，款式應(yīng)明快，質(zhì)地應(yīng)柔軟滑爽或有垂墜感。對(duì)于秘書來講，好的服裝是個(gè)人及企業(yè)形象的標(biāo)志，是必需品。他能顯示出權(quán)威性和親和力，便于和客戶之間的溝通，更便于創(chuàng)造與調(diào)節(jié)辦公室內(nèi)的氛圍。秘書辦公室服飾著裝禁忌1、服飾著裝不能體現(xiàn)個(gè)性。對(duì)策，人們戲言"鞋合不合適，只有腳知道"，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會(huì)產(chǎn)生不同的效果，這是因?yàn)椴煌娜诵愿駳赓|(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個(gè)人的特點(diǎn)而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應(yīng)，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個(gè)性特征相吻合才是得體的。如果在著裝上不顧個(gè)人的特點(diǎn)和自身?xiàng)l件，一味地趕時(shí)髦，就不僅不能展示自己的良好氣質(zhì)還會(huì)鬧出東施效顰的笑話來。2、選擇服飾不懂的揚(yáng)長避短。對(duì)策，秘書人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場(chǎng)合。服飾著裝還要體現(xiàn)民族特色。改革開放以來，我國各個(gè)領(lǐng)域的對(duì)外交往日益擴(kuò)大，秘書人員在各種對(duì)外交往活動(dòng)中與其穿西式服裝，還不如穿民族服裝，這樣既不落谷套又易于引起對(duì)方注意。在每年召開的亞太經(jīng)濟(jì)合作組織非正式會(huì)議上，與會(huì)各國領(lǐng)導(dǎo)都穿戴舉辦國的民族服裝，這表明民族服飾是受人歡迎和尊重的。3、選擇服飾過于華麗或隆重。還會(huì)讓人當(dāng)做"花瓶""擺設(shè)"看待。而簡潔的服飾則會(huì)給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。秘書服飾禮儀規(guī)范秘書正式著裝在正式和非正式社交場(chǎng)合，秘書應(yīng)穿黑色高跟皮鞋，鞋跟不要太高太細(xì)，100p則，被視為不懂禮儀。穿裙子應(yīng)當(dāng)配彈性好的連褲襪，顏色以肉色、淺灰色和淺黑色為常用。缺乏彈性的襪子不要穿，因?yàn)闀?huì)在腳腕處形成皺著不雅觀。最好不穿長筒襪，因?yàn)椴缓象w時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在公共場(chǎng)所用手往上啦襪跟的現(xiàn)象，很是失禮。襪口不能露在裙擺或褲腳下邊，會(huì)讓人感覺你的下半身分隔了幾段，很不舒服，挑絲、有洞或用線補(bǔ)過的襪子都不能穿，最好是在手袋里隨身帶有備用絲襪。秘書外出公務(wù)著裝外出公務(wù)與辦公室內(nèi)工作不同，前者比較多的暴露在日光下，與他人距離不是很近，又在行動(dòng)中，而且代表著企業(yè)的形象，因此著裝要求與做法也有所不同。外出公務(wù)的服裝款式應(yīng)得體，不要太緊身，也不宜過分寬松，以舒適大方為宜。服裝質(zhì)地要好，飄逸或挺拔，使你站里行走時(shí)透出一種魅力。穿長裙、西裝褲或長至掩蓋高跟鞋的懸垂性好的長褲，也會(huì)是你散發(fā)出一種亭亭玉必須協(xié)調(diào)統(tǒng)一。秘書飾品的選擇與佩戴選擇好服裝后，還應(yīng)選擇搭配合適的飾品，首先，飾品的色彩與服裝的色彩要協(xié)調(diào)統(tǒng)一;其次，飾品的風(fēng)格也要和服裝的風(fēng)格相匹配。在辦公室佩戴的飾品不要太顯眼，也不要太繁瑣復(fù)雜，太顯眼往往會(huì)分散別人的注意力而影響工作;太繁瑣負(fù)責(zé)也會(huì)給你造成尷尬，影響工作效率。電話禮儀電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接；表的是單位形象，注意用語文明，待對(duì)方掛線后再輕輕放下聽筒；接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話；6名、來電號(hào)碼、來電內(nèi)容、記錄署名，重要內(nèi)容記得復(fù)述一遍。接待禮儀有預(yù)約有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好；從客人右方奉上；如果來賓兩人以上，上茶時(shí)注意職位高低，先客方再主方；心，乘坐電梯時(shí)秘書先進(jìn)后出；先將男士介紹給女士(特殊場(chǎng)合除外)；遠(yuǎn)去再返回。無預(yù)約(1)熱情問候；(2)了解來意；(3)耐心傾聽；(4)學(xué)會(huì)擋駕。握手禮儀13、4(3)握手時(shí)應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序；(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。名片禮儀(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑?2)接到對(duì)方名片應(yīng)致謝，認(rèn)真看一遍，念出對(duì)方的姓名職務(wù)；職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片；服飾禮儀秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜；的襯衫；(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。交談禮儀辦公室里對(duì)上司和同事都要講禮貌，多用敬語；(3)不給同事取外號(hào)，不在大庭廣眾下開玩笑；(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題；(5)同事交往盡量不涉及到金錢。日常行為禮儀注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應(yīng)去專用的吸煙室；女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補(bǔ)妝，可去洗手間補(bǔ)妝；工作時(shí)間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡；私人電話不要沒完沒了的接，必須接時(shí)放低音量走到洗手間或茶水間接聽，避免打擾同事工作。辦公室秘書要注意的辦公室語言1)要學(xué)會(huì)發(fā)出自己的聲音老板們賞識(shí)那些有自己頭腦和主見的職員。如果你總習(xí)慣“鸚鵡學(xué)舌”的話，那么你在辦公室里就很容易被忽視了，你在辦公室里的地位也不會(huì)很高。有自己的頭腦，不管你在公司的職位如何，你都應(yīng)該發(fā)出自己的聲音，應(yīng)該敢于說出自己的想法。有話好好說，切忌把交談當(dāng)成辯論在辦公室里與人相處要友善，說話態(tài)度要和氣，要讓人覺得有親切感，即使是有了一定的級(jí)別，也不能用命令的口吻與別人說話。更不能用手指著對(duì)方，這樣會(huì)讓人覺得沒有禮貌，讓人有受到侮辱的感覺。雖然有時(shí)候，大家的意見不能夠統(tǒng)一，但是有意見可以保留，一些原則性并不很強(qiáng)的問題，也往往沒必要爭得你死我活比如，在有些客戶的談判上，如果一味好辯逞強(qiáng)，不僅和客戶沒結(jié)果，也會(huì)讓同事們敬而遠(yuǎn)之，久而久之，你不知不覺就成了不受歡迎的人。不要當(dāng)眾炫耀自己如果你是辦公室里的紅人，如果老板非常賞識(shí)你，也不應(yīng)該把這些當(dāng)作炫耀的資本。其實(shí)再有能耐，也應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，天外有天，強(qiáng)中更有強(qiáng)中手，假如哪天來了個(gè)更加能干的職員，你將馬上成為別人的笑料。如果你得了一筆額外的獎(jiǎng)金，你就更不能在辦公室炫耀，也許別人在一邊恭喜你的同時(shí)，也在嫉恨你。不要在辦公室互訴心事我們身邊總有這樣一些人，她們特別愛侃，性子又特別直，喜歡和別人傾吐苦水，把辦公室當(dāng)作互訴心事的場(chǎng)所。雖然這樣的交談能夠很快拉近人與人1%嚴(yán)守秘密。所以，當(dāng)你的生活出現(xiàn)個(gè)人危機(jī)，最好還是不要在辦公室里隨便找人傾訴；當(dāng)你的工作出現(xiàn)危機(jī)，比如工作上不順利，對(duì)老板、同事有意見有看法，更不要在辦公室里向人袒露胸襟。只要你和其中的一、兩個(gè)人說了，相信一周以后，全公司的人都知道了。這種宣傳效果就和在公司全體大會(huì)上公布一樣。自己的生活或工作有了問題，應(yīng)該盡量避免在工作的場(chǎng)所里議論，下班以后不妨找?guī)讉€(gè)知心朋友好好地傾訴。秘書辦公室禮儀6一、做好親切迎客(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)要求做好親切迎客，對(duì)于事先預(yù)約的或未預(yù)約來訪者都應(yīng)該親切歡迎，給來訪者以良好的第一印象。(二)做好親切迎客當(dāng)你看見來訪者進(jìn)來時(shí)，應(yīng)馬上放下手中的工作，站起來，禮貌地招呼一過來，你要順其自然，最好能立即確定對(duì)方從何處來，叫什么名字。當(dāng)來訪者應(yīng)約而來時(shí)，要熱情地將其引入會(huì)客室，立即向上司通報(bào)。遇到事先你并不知道的預(yù)約來訪者時(shí)，當(dāng)你問客人："事先約好時(shí)間了嗎"來訪者答："約好兩點(diǎn)鐘見面。"你才知道這是已約好的客人，這時(shí)你一定要趕緊道歉："啊，真對(duì)不起，失禮了。"因?yàn)檎驹诳腿说牧?chǎng)來說，既是約好時(shí)間才來的，卻被問有沒有約好，內(nèi)心一定感到不太高興，而且也顯示出公司本身信息傳達(dá)沒做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。有些來訪者事先并未預(yù)約面談時(shí)間，而臨時(shí)來訪，作為秘書人員，也應(yīng)熱情友好，讓客人感覺是受歡迎的。然后詢問客人的來意，再依當(dāng)時(shí)的情況，判斷適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)方法。如果需要上司接待，要先問清你的上司是否愿意和是否有時(shí)間接待。假如上司正在開會(huì)或正在會(huì)客，并同意見客，你便可以對(duì)臨時(shí)來訪者說："抱歉，經(jīng)理正在開會(huì)，您可等一會(huì)兒。"如果上司沒時(shí)間接待，你要記下對(duì)方的要求，日后予以答復(fù)，不能推諉、拖延或敷衍了事。來訪者沒有預(yù)先約定會(huì)談時(shí)間，卻突然來訪，你向上司匯報(bào)，上司說不能會(huì)見，并請(qǐng)你找借口打發(fā)來訪者，這時(shí)你的應(yīng)對(duì)方式可以有兩種情形：一種是，請(qǐng)示上司可否派人代理接見來客，如果上司同意派人代理，你可以告訴來訪者"不巧，經(jīng)理正在會(huì)客(或開會(huì))，我請(qǐng)×科長來與你談，好嗎"另一種是以既熱情又堅(jiān)定的態(tài)度回答上司確實(shí)無法接待的來客，幫助上司擋駕。秘書人員還要學(xué)會(huì)在上司受到來訪者糾纏不休時(shí)代為解圍。如果接待的是已確定好的來訪團(tuán)組，則通常應(yīng)根據(jù)上司的意圖擬定接待工作方案，它包括來訪客商的基本狀況(公司名稱、來客人數(shù)、日期、來訪目的、要求);公司接待的詳細(xì)安排(接待日程、各類接待人員名單、主要活動(dòng)、日常迎送往來事務(wù)性工作)，經(jīng)上司批準(zhǔn)后，分頭布置各方面按接待方案落實(shí)。接待結(jié)束，秘書人員應(yīng)將整個(gè)接待工作進(jìn)行總結(jié)，寫成報(bào)告，作為存檔資料。(三)相應(yīng)知識(shí)禮貌與禮節(jié)禮貌是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為，它體現(xiàn)了時(shí)代的風(fēng)尚與人們的道德品質(zhì)，體現(xiàn)了人們的文化層次和文明程度。禮貌是一個(gè)人在待人接物時(shí)的外在表現(xiàn)。這種表現(xiàn)是通過儀表、儀容、儀態(tài)以及語言動(dòng)作來體現(xiàn)的。一個(gè)人傲氣十足、出言不雅、動(dòng)作粗俗、衣冠不整就是對(duì)他人沒有禮貌。有禮貌的人待人恭敬，熱情大方，行為舉止顯得很有教養(yǎng)。禮節(jié)是人們?cè)谌粘Ｉ钪?，特別是在交際場(chǎng)合中，相互問候、致意、祝愿以及表示相互尊重的慣用形式，禮節(jié)是禮貌的具體表現(xiàn)。禮貌、禮節(jié)之間是相互聯(lián)系、相互制約、相輔相成的。有禮貌而不懂禮人交往時(shí)卻顯得手足無措，或因禮節(jié)不周而使人覺得尷尬;還有一種人雖懂禮統(tǒng)一。(四)注意事項(xiàng)一、注意接待中的問候和稱謂禮節(jié)。問候禮節(jié)。問候禮節(jié)主要是指在接待來賓時(shí)使用規(guī)范化的問候用語。面則說："您好嗎很久未見了。"來訪者來到時(shí)，除第一句話按不同時(shí)間問候外，接著應(yīng)問："您有什么事需要我?guī)兔崮浅醮蝸磉@里嗎路上辛苦了。"平時(shí)遇到來賓，應(yīng)道好問安，一般說："你好。"對(duì)于較熟悉的客人可以路順風(fēng)，請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)我們對(duì)您家屬的問候"等。如知客人身體不好，應(yīng)關(guān)心地說："請(qǐng)多保重。"當(dāng)氣候變化的時(shí)候應(yīng)告誡客人"請(qǐng)多加一些衣服，當(dāng)心感冒。"如遇客人的生日或節(jié)日期間，應(yīng)向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等?？腿思磳㈦x去時(shí)，應(yīng)主動(dòng)對(duì)客人說："請(qǐng)對(duì)我們的工作提出寶貴意見。"其名?？煞Q："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時(shí)，在一定場(chǎng)合也可稱職務(wù)，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經(jīng)理"。二、做好熱忱待客(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。(二)做好熱忱待客在帶領(lǐng)來訪者時(shí)，要配合對(duì)方的步幅，在客人左側(cè)前一米處引導(dǎo)?？蛇呑哌呄騺碓L者介紹環(huán)境。要轉(zhuǎn)彎或上樓梯時(shí)，先要有所動(dòng)作，讓對(duì)方明白所往何處。側(cè)身轉(zhuǎn)向來訪者不僅僅是禮貌的，同時(shí)還可觀察留心來訪者的意愿，及時(shí)為來訪者提供滿意的服務(wù)。到達(dá)會(huì)客室前要指明"這是會(huì)客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進(jìn)入，如果門往內(nèi)開，自己先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)客人進(jìn)入。一般右手開門，再轉(zhuǎn)到左手扶住門，面對(duì)客人，請(qǐng)客人進(jìn)入后再關(guān)上門，通常叫做外開門客先入，內(nèi)開門己先入。坐位的行動(dòng)是有必要的。便再次來訪時(shí)主動(dòng)送上。熱忱待客，看似簡單，實(shí)則不然，秘書人員熱情周到待客所表現(xiàn)出來的形象，就是整個(gè)單位形象的縮影。(三)相應(yīng)知識(shí)交際心理基本原則就是要從心理上真誠地尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎(chǔ)上還要注意以下幾項(xiàng)原則自尊與尊人的原則自尊是指一個(gè)人對(duì)自身的一種態(tài)度，它是自我意識(shí)的一種表現(xiàn)形式。一個(gè)人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴(yán)，就叫做自尊。格、感情、愛好、職業(yè)、習(xí)慣、社會(huì)價(jià)值以及所應(yīng)享有的權(quán)力和利益。尊人，從社會(huì)角度來說，它是一個(gè)重要的道德規(guī)范;對(duì)個(gè)人來說，則是一種良好的道德品質(zhì)。尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當(dāng)我們使用"請(qǐng)、您、謝上，也是尊人的表現(xiàn)。內(nèi)在美與外在美的原則外在美主要是指一個(gè)人外部形態(tài)的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現(xiàn)出來的美。內(nèi)在美主要是指一個(gè)人內(nèi)心世界的美，是其在文化素養(yǎng)、道德品質(zhì)和思想境界等方面所具有的美。交際禮儀就是表現(xiàn)人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個(gè)有機(jī)的整體，使人們?cè)诮浑H活動(dòng)中能夠充分展現(xiàn)出自己美的風(fēng)采。自信大方與適應(yīng)環(huán)境的原則自信大方和適應(yīng)環(huán)境是一種互補(bǔ)的關(guān)系。一個(gè)自信的人保持著一種積極主動(dòng)的心理狀態(tài)，因此面對(duì)一些意外的情的諒解，從而安然過關(guān)。我們強(qiáng)調(diào)適應(yīng)環(huán)境的原則并不意味著人們?cè)诮浑H活動(dòng)中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當(dāng)會(huì)引起對(duì)方的不快。如是這樣，容易引起對(duì)方的猜疑。適應(yīng)環(huán)境與自信大方應(yīng)當(dāng)和諧地統(tǒng)一起來。言行適度與交往目的原則人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。人的行為總是為了達(dá)到一定的目的、獲得某項(xiàng)具體結(jié)果的。特別是在今的時(shí)間觀念。那些沒有實(shí)際意義的"虛禮"已日益失去了市場(chǎng)。因此，我們?cè)谶M(jìn)行一項(xiàng)交際活動(dòng)之前，都應(yīng)認(rèn)真地思考一番，此番交際活動(dòng)的目標(biāo)究竟是什么可以采取哪些最省時(shí)、最簡便的禮儀形式達(dá)到這一目標(biāo)。與來訪者言談的禮節(jié)了做到言簡意明，我們還應(yīng)力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節(jié)。直接言談即聽者與言者在同一場(chǎng)所進(jìn)行的面對(duì)面交流。在直接言談中，有以下幾點(diǎn)須多加注意的：談吐的儀態(tài)。不論言者還是聽者，交談時(shí)雙方必須保持精神的飽滿;表對(duì)方，以示尊重;兩人之間的距離可視雙方關(guān)系的親疏而定。位的高低。選擇一個(gè)好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預(yù)示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談?wù)呦猜剺芬姷脑掝}。如天氣狀況、風(fēng)土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌生活習(xí)慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后，不宜談?wù)撟约翰簧跏煜さ脑掝}。作幅度過大卻會(huì)有輕浮、欠穩(wěn)重之感，甚至產(chǎn)生畫蛇添足之效果。聽者的反應(yīng)。與言者相比，聽者在交談中處于相對(duì)被動(dòng)的地位，全神貫注，認(rèn)真聆聽是其首要任務(wù)。在聆聽時(shí)要適時(shí)作出積極的反應(yīng)，以表明你聆聽的誠意。如點(diǎn)頭、微笑或簡單重復(fù)對(duì)方的談話要點(diǎn)等。同時(shí)恰如其分的贊美不可缺少，它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對(duì)方的講話或隨意插話，是聽者的忌諱，因?yàn)檫@對(duì)言者有不敬、失禮之嫌，故應(yīng)盡量避免。當(dāng)然，在交談中做"永遠(yuǎn)"的聽眾，一言不發(fā)也是會(huì)令眾人掃興的。言談過程中，目光應(yīng)以溫和、大方、親切為宜，應(yīng)多用平視的目光語，雙目注視對(duì)方的眼鼻之間，表明重視對(duì)方或?qū)ζ浒l(fā)言頗感興趣，同時(shí)也體現(xiàn)出自己的坦城。那種故意回避對(duì)方或閃爍不定的目光語，均會(huì)形成交談?wù)系K，應(yīng)該摒棄。但當(dāng)雙方緘默不語，或別人失言時(shí)，不應(yīng)再看著對(duì)方，以免使已有的尷尬加劇。(四)注意事項(xiàng)在接待工作中，要注意會(huì)用交際常用禮貌用語。1.問候語關(guān)系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了，不受場(chǎng)合約束而且聽來親切自然。不論是在何種場(chǎng)合，問候時(shí)表情應(yīng)該自然、和藹、親切，臉上應(yīng)帶有溫和的微笑。2.感謝語當(dāng)別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙，都應(yīng)該說"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈(zèng)物或款待時(shí)，應(yīng)該說："好，謝謝!"拒絕時(shí)應(yīng)該說："不，謝謝"，而不應(yīng)該說："我不要!"或是"我不愛吃!"感謝的時(shí)候還應(yīng)該以熱情的目光注視對(duì)方。3.道歉語做了不當(dāng)?shù)氖?，?yīng)及時(shí)道歉說："對(duì)不起，實(shí)在抱歉。"、"真過意不去。對(duì)不起，打擾了。""對(duì)不起，打斷一下。"在公共場(chǎng)合不小心碰了別人，應(yīng)該說："真對(duì)不起。"在服務(wù)對(duì)象面前應(yīng)該學(xué)會(huì)說："對(duì)不起，讓您久等了。"征詢語："您有什么事情嗎""我能為您做些什么嗎""您需要我?guī)湍鲂┦裁磫?"您還有什么別的事情嗎""這樣會(huì)不會(huì)打擾您"應(yīng)答話："您不必客氣。""沒有關(guān)系，這是我應(yīng)該做的。""照顧不周的地方請(qǐng)您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"慰問語："你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實(shí)際上能讓對(duì)方感到溫暖，于是也就換來對(duì)方