企業(yè)工廠總機管理制度

企業(yè)工廠總機管理制度一、前言為了保證企業(yè)工廠的生產(chǎn)秩序和通訊效率，提高工作效率，規(guī)范總機管理行為，制定本管理制度。二、適用范圍適用于企業(yè)工廠的各部門內(nèi)總機管理的規(guī)范化。三、總機管理職責(zé)1.總機操作人員職責(zé)保證通話的質(zhì)量，準(zhǔn)確接聽來電并進行正確的轉(zhuǎn)接。盡量避免轉(zhuǎn)錯電話，核實電話留言準(zhǔn)確性。維護總機的正常使用并統(tǒng)計每天的通話情況。遇到故障需及時報修，并確保修復(fù)狀態(tài)的公開透明。2.部門管理者職責(zé)通知部門內(nèi)用戶，提取外線時需注明部門名稱和聯(lián)系人。遵守新用戶手冊，并將相應(yīng)政策納入部門內(nèi)部規(guī)定和流程中。對總機使用情況進行監(jiān)管，并及時改進和糾正操作不規(guī)范現(xiàn)象。對員工進行相應(yīng)管理工作，維護企業(yè)良好形象。四、總機操作規(guī)范1.通話禮儀總機工作人員在通話時需禮貌語氣端正，避免使用粗口、俚語等不雅語言，嚴(yán)禁批評他人；2.通話流程總機工作人員在接聽來電后，需要先詢問對方姓名、單位、主要事由等信息，然后再將來電信息準(zhǔn)確無誤地轉(zhuǎn)接到被叫單位或者相應(yīng)主管處。3.來電轉(zhuǎn)接如果通話對象在電腦上有相應(yīng)聯(lián)系方式，可直接進行轉(zhuǎn)接。如果對方在設(shè)備處，則應(yīng)禮貌地詢問對方是否方便，如對方已睡眠，則應(yīng)記錄相關(guān)信息，再進行轉(zhuǎn)接。如果工作期間接到不相關(guān)的電話，應(yīng)及時結(jié)束通話，并告知對方不方便接聽。五、總機應(yīng)答規(guī)范1.按照標(biāo)準(zhǔn)化話術(shù)及準(zhǔn)確的技術(shù)知識進行接聽操作總機工作人員接聽來電時，需要按照標(biāo)準(zhǔn)化話術(shù)進行接聽，并盡量做到反復(fù)確認(rèn)來電信息的準(zhǔn)確性及轉(zhuǎn)接梳理的規(guī)范。關(guān)鍵性客戶的來電應(yīng)盡可能為其留下良好印象。2.錄音、留言制度為了更好的保存來電信息，企業(yè)應(yīng)建立錄音、留言制度，將用戶的來電信息記錄下來。在以后處理時，可以通過留言查找相關(guān)信息。六、總機使用規(guī)定1.禁止私自使用總機進行私人通話總機只能用于企業(yè)工廠、部門間的工作通話，禁止私人通話或私人信息交流；2.妥善保管總機密碼總機密碼只能由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人持有，禁止私自更改，以免造成不必要的麻煩和影響。七、總結(jié)企業(yè)工廠總機管理制度是企業(yè)工廠正常使用、通訊規(guī)范的保證。通過對總機使用規(guī)則