信息的開發(fā)利用

《秘書實務(wù)》國家精品課程課程負(fù)責(zé)人：禹明華課程主講人：周妮、劉婕項目四

秘書信息工作

模塊二秘書辦事模塊[知識目標(biāo)]1、信息開發(fā)的類型、形式、方法和要求；2、信息利用的方法與要求；3、信息反饋的形式、方法與要求[能力目標(biāo)]1、能夠加工、編寫信息材料；2、能夠提供并利用信息；3、能夠反饋信息[教學(xué)重點]1、能夠加工、編寫信息材料；2、能夠提供并利用信息；3、能夠反饋信息任務(wù)三信息的開發(fā)、利用及反饋任務(wù)導(dǎo)入

天地公司作為一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)家電產(chǎn)品，公司資產(chǎn)雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)10%以上的家電市場，在國外也影響很大。2012年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機、電視等多個項目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，國內(nèi)市場份額達(dá)15%。由于秘書高山在前一個案例中所傳遞的信息的精確度、可信度不高，這些信息資料在決策中并沒有發(fā)揮實質(zhì)的參考價值，張偉總經(jīng)理責(zé)成秘書高山對前面所傳遞的信息進(jìn)行開發(fā)，再提供利用，并重點有效地提供反饋信息。假設(shè)你是秘書高山，應(yīng)該怎么做呢？任務(wù)分析

信息的收集、整理、傳遞僅僅是信息工作的程序的前奏，要完整地完成信息工作，還必須做好信息的開發(fā)、信息的提供利用和信息的反饋。秘書高山必須先熟悉信息開發(fā)的主要形式、信息編寫的類型、信息提供利用和反饋的相關(guān)知識，才能夠完成上司的使命。一、信息開發(fā)的內(nèi)涵

信息開發(fā)是對信息進(jìn)行全面發(fā)掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。信息開發(fā)具有多次性。由于信息資源具有共享性和可加工性，因此，信息可以被多次傳輸利用，能夠不斷地補充、完善和擴散，可以進(jìn)行多次綜合歸納，成為不斷增殖的資源。

二、信息開發(fā)的類型一次信息開發(fā)，主要是將原始無序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，提高信息的利用率，如剪報、文獻(xiàn)編譯等。二次信息開發(fā)，是對一次信息進(jìn)行加工整理后形成的信息的過程。三次信息開發(fā)，是在一、二次信息開發(fā)的基礎(chǔ)上，通過分析概括而形成更深層次的信息的過程。

剪報索引目錄編制文摘信息資料冊簡訊調(diào)研報告三、信息開發(fā)的主要形式1、剪報是指根據(jù)需求選擇專題，確定時間周期，對報刊資料中有價值的信息進(jìn)行選取、組合、編輯、傳遞等工作。剪報是一次信息開發(fā)產(chǎn)品，開發(fā)成本相對較低，獲得信息量較多，但較零散，有時缺乏時效性和可靠性。2、索引是指查找信息題名、出處等有關(guān)事項的檢索工具。索引的編寫屬于二次信息開發(fā)。3、目錄編制是指根據(jù)信息的題名編制的查找信息的工具，是對相關(guān)信息的系統(tǒng)化記載及內(nèi)容的提示，有分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、產(chǎn)品目錄等。目錄編制屬于二次信息開發(fā)。4、文摘是指根據(jù)信息內(nèi)容而進(jìn)行的簡明摘錄重要信息，以全面提示整個信息內(nèi)容的信息編研產(chǎn)品，是二次信息開發(fā)產(chǎn)品，文摘短小精悍，但必須忠實原信息內(nèi)容，編擬者不能作任何評價和補充解釋。文摘類書刊5、信息資料冊是一種二次信息開發(fā)產(chǎn)品，包括歷史信息和現(xiàn)行信息資料，便于人們了解歷史和現(xiàn)實性的信息。6、簡訊是一種三次信息產(chǎn)品，是用簡明扼要的語言報道最新動態(tài)信息的信息加工產(chǎn)品。簡訊內(nèi)容精煉準(zhǔn)確、文字簡明、篇幅短小。四、眠信息困開發(fā)朗的要羊求要注姨重調(diào)構(gòu)查研太究，還信息爸開發(fā)竿力求編全面換、及舍時。開發(fā)令的信監(jiān)息產(chǎn)竄品要嶺有特灣色、征有價右值、肅可信薯度高玻。信息閘開發(fā)姻手段贏要先形進(jìn)，絕重視敢現(xiàn)代膨化高恢效信站息開懲發(fā)系言統(tǒng)的窩建立芹。信息沙工作登者通蛾過有善效科尖學(xué)的芹方式蒸將信達(dá)息和艘信息辟產(chǎn)品介提供穗給利盒用者宅，使酬信息寇發(fā)揮掠其價沉值的百工作才。信敘息提住供利漆用具圾有周健期性嘉、經(jīng)旅常性踩、廣葉泛性執(zhí)和實舊效性繼等特相點。五、很信息誰的利胖用含揮義與萬要求六、橋信息尤利用申的要樓求1、遵蘇守信咐息法喝規(guī)。2、維輔護信靠息安狹全。3、最鳳大限掛度地復(fù)滿足危信息灶需求飲。4、注拾意對渣日常狹信息王的積黃累。1、信仰息檢口索服尊務(wù)2、信提息加榆工服止務(wù)3、信肚息查黨詢服搬務(wù)4、信拉息咨蹈詢服聚務(wù)5、網(wǎng)我絡(luò)信廈息服笛務(wù)七、閑信息堆提供舒利用飛的常零用途克徑八、龜信息必反饋沙的內(nèi)懇涵：是指造將信擇息使灑用過繩程中遼產(chǎn)生獎的效柳應(yīng)和卻新信脾息進(jìn)鼠行再劉收集翅、再女處理拴、再患傳輸碧的過錦程。么目的換是要津檢驗轟信息幸的真罪實性射和可載行性盾；對連信息丈傳遞距進(jìn)行拒檢驗割和調(diào)來整；頭為決慚策提事供依醬據(jù)。反饋胸具有艱針對蠻性、般及時刊性、撥連續(xù)枯性等科特點訂。1、信屯息反裁饋的倉形式(1圾)正反成饋和的負(fù)反錄饋：礙正反仔饋是詠指反誰饋決些策執(zhí)時行中刑的成參績、侍經(jīng)驗非方面父的信樹息；兔負(fù)反半饋是撐指反躬饋決伸策執(zhí)唉行中股的問交題、馬失誤牲方面舟的信破息。(2姐)縱向挺反饋絲式和橫狹向反描饋縱向右反饋哭是指簡向上冒級管祝理部鈴門和急決策各層反攜映執(zhí)霞行指張令情汁況的壤反饋守形式此；橫吊向反暗饋是慌同級浴組織蘿之間渣的信錯息反究饋。3、前質(zhì)反饋敬和后趙反饋前反坡饋是蝦指信燙息發(fā)毫出前距，信餅息接言受者掩向信寒息發(fā)君出者萌表示躁的要梢求和寄愿望新；后磁反饋欲是指吳信息綱發(fā)出百后，扮信息扒接受糞者對捐信息赴作出極的反襲映。反饋撿方法1、調(diào)施查問輕卷2、手五機電鬧話3、電寫報4、電赴子郵乓件5、當(dāng)肉面反譽饋信息鎖反饋朱的要播求信息受反饋艦要準(zhǔn)送確真與實。盡量索縮短尸信息奇反饋慘時間勞。信息泊反饋旅要全梅面，貨力求困多信城源、洋多通快道反塑饋任務(wù)閘回顧構(gòu)：天地仍公司同作為吹一家汁中外鉤合資伴企業(yè)窗，主泄要生脹產(chǎn)家刺電產(chǎn)汽品，睡公司保資產(chǎn)列雄厚飄，員少工近20偉00人，尚著名把科技策人員怠和高順層管套理人減員云虹集。擇最近旅幾年拋，公鴉司推餡出了賞一系梨列新它產(chǎn)品喂，占油領(lǐng)了匹國內(nèi)10枝%以上灰的家棕電市羽場，超在國想外也飼影響苦很大桂。20煌12年，州公司舅加大際管理桌和研棒發(fā)力封度，凱在電煮腦、廳手機喇、電露視等唱多個溫項目藏上研揚制生級產(chǎn)出缺新型粱、新籃款產(chǎn)爺品，吩國內(nèi)認(rèn)市場燥份額夏達(dá)15紫%。由于李秘書揪高山互在前沖一個折案例常中所精傳遞仔的信舅息的偏精確嶼度、壯可信慣度不厘高，憶這些拖信息習(xí)資料筋在決癥策中柏并沒肝有發(fā)攀揮實售質(zhì)的民參考滑價值爹，張或偉總蒜經(jīng)理廉責(zé)成吵秘書坑高山雀對前煩面所躺傳遞宮的信香息進(jìn)罷行開深發(fā)，押再提仙供利僑用，手并重勺點有糟效地抽提供笛反饋命信息諸。假設(shè)素你是柜秘書叢高山迷，應(yīng)失該怎亂么做拐呢？一、膊信息健開發(fā)首先貝，高娘山應(yīng)裂該確貞定信偵息開缸發(fā)的雀主題革。主題書一般房誠可以嘴從三核方面趕確定籍：一思是上能司下金達(dá)的廚任務(wù)奴。二曉是利映用者雹提出艱的需芬求。馳三是賠根據(jù)塞工作禮需要光自主貼選擇桶。其次挽，高悠山秘婦書應(yīng)鴿該將仰以前槽提交成的信落息進(jìn)排行細(xì)怨致認(rèn)春真地懼熟悉敏和分綁析，易圍繞保公司礦科研吩促品池牌、框擴大糾本公層司產(chǎn)攻品的嗎市場綿份額縣的主寒題，綁對已普占有壩的信者息材株料進(jìn)弓行分餅析、康梳理尚，剔炮除無軌用材京料。再次繩，就昏是選柳擇好嫂信息虹開發(fā)冰的方星法，浸本次鋒信息識開發(fā)見可以惹將匯刺集法犧、歸曠納法釋、縱居深法緊、連精橫法緩、濃鑰縮法引、轉(zhuǎn)亂換法咬、圖但表法句等常語用方揚法進(jìn)蔑行綜挖合運掠用。最后谷，高禮山可嫁以將覽這些盒信息展編輯球成調(diào)船研報裂告、品簡訊竟等形損式的祝高層庸次的鄉(xiāng)豐信息但產(chǎn)品稅。任務(wù)溪實施二、扔信息雀提供躁利用提供威給決屯策層跡利用疫時，束高山聲要做畢好以綠下工戒作：1、建繞立專枝題信臣息產(chǎn)虜品資霧料庫容，供夸上司總隨時籮查詢漆。2、建肚議上刊司舉足行專念題會久議，罷秘書袖進(jìn)行割專題榜信息喂匯報煮，將懸所開屑發(fā)的腰信息頁進(jìn)行炊提供3、建繁立上榆司專笨用的葉信息售查詢魂網(wǎng)絡(luò)蒼。三、熊信息縱反饋信息載反饋摩工作崇中，曉高山芹要做把到；首先揪，明堤確信貫息反緞饋的狀目標(biāo)剛?cè)蝿?wù)副；其次吃要建肌立多矩角度添的信襖息反哀饋的漿渠道君；再次倦要對租收到兼的反梨饋信令息進(jìn)累行加狗工分盜析；最后捉是要躁及時通傳遞例反饋正信息鍛。案例袖分析某企笨業(yè)決販定調(diào)盼整企巖業(yè)員嬸工工半資福起利待桿遇，慶公司徒下達(dá)匹了員高工工霜資福奶利待槽遇改劈燕革方很案。膊在此凝方案福的初沉步執(zhí)吵行中者，你獄作為竭該企斃業(yè)秘扒書，譜如何裹進(jìn)行棚信息棗反饋么？參考歌答案智：明確詳信息柿反饋黑的目腥標(biāo)任涂務(wù)建立商相關(guān)句信息陵反饋鑄制度制作橫信息墓反饋鴨表對收青集到陪的反