2記錄管理程序

記錄管理程序QH/CX-C/0-02-2011記錄管理程序QH/CX-C/0-02-2011第1頁(yè)共4頁(yè)1目的為了規(guī)范記錄的管理，確保與QHSE管理體系運(yùn)行相關(guān)的記錄（以下簡(jiǎn)稱(chēng)記錄）得到有效控制，滿(mǎn)足可追溯性要求，制定本程序。本程序規(guī)定了記錄的建立、標(biāo)識(shí)、填寫(xiě)、收集、編目、查閱、保管和處置等過(guò)程的控制要求，適用于QHSE管理體系運(yùn)行過(guò)程中涉及到的相關(guān)記錄（包括電子文檔記錄）的管理和控制。3管理流程（見(jiàn)流程圖）4工作程序記錄設(shè)置及標(biāo)識(shí)1.1質(zhì)量安全環(huán)保處是本程序的歸口管理部門(mén)，機(jī)關(guān)處室、直屬、附屬單位，根據(jù)QHSE標(biāo)準(zhǔn)的要求和《HSE管理手冊(cè)》、《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》規(guī)定，確定受控范圍后，明確記錄的名稱(chēng)、編碼、保存期限等自行進(jìn)行控制。油田公司機(jī)關(guān)處室、直屬單位依據(jù)本部門(mén)/單位所管理業(yè)務(wù)確定本部門(mén)/單位所需設(shè)置的記錄，建立本部門(mén)《記錄清單》進(jìn)行管理。二級(jí)單位主管部門(mén)依據(jù)油田公司QHSE管理體系的總體要求，確定本單位QHSE管理體系運(yùn)行的相關(guān)記錄范圍，建立本單位QHSE《記錄》。基層站隊(duì)按要求建立本單位QHSE《記錄清單》。HSE信息系統(tǒng)要求填報(bào)的相關(guān)記錄，不再建立紙質(zhì)記錄，各單位應(yīng)按時(shí)、按要求如實(shí)填報(bào)。但特殊要求必須建立紙質(zhì)記錄的，按規(guī)定要求執(zhí)行。所有QHSE記錄應(yīng)標(biāo)明記錄的名稱(chēng)、編碼等便于識(shí)別。記錄的編碼執(zhí)行油田公司QHSE體系《文件管理程序》的規(guī)定。當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，沿用原記錄格式。a）使用外部記錄時(shí)，如法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定的記錄。b）使用上級(jí)部門(mén)記錄時(shí)。c）使用內(nèi)控體系和ERP體系設(shè)立的記錄時(shí)。QH/CX-C/0-02-2011第2頁(yè)共4頁(yè)4.2記錄填寫(xiě)要求記錄填寫(xiě)要做到真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、填寫(xiě)及時(shí)、內(nèi)容完整、簽字齊全，使用法定計(jì)量單位。4.2.2記錄填寫(xiě)有誤時(shí)，不允許刮改或涂改，應(yīng)在錯(cuò)誤內(nèi)容上劃“一”橫線(xiàn)，并在備注欄或適當(dāng)位置由填寫(xiě)人員寫(xiě)上正確的內(nèi)容。4.2.3受控記錄應(yīng)由填表人本人簽名，注明填表日期，需要時(shí)由審核人簽字。填寫(xiě)受控文本記錄用鋼筆、簽字筆填寫(xiě)，不允許使用圓珠筆、鉛筆填寫(xiě)。4.3記錄收集、保管和歸檔3.1油田公司機(jī)關(guān)處室、直屬單位負(fù)責(zé)本部門(mén)/單位所管轄專(zhuān)業(yè)記錄格式的設(shè)計(jì)與審批。二級(jí)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要QHSE記錄由二級(jí)單位專(zhuān)業(yè)主管職能部門(mén)審批、匯總與備案。3.2記錄由使用單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、審查、管理與控制并滿(mǎn)足證實(shí)和可追溯性需要。記錄表中的內(nèi)容與格式由使用部門(mén)/單位設(shè)計(jì)與解釋?zhuān)枰獋鬟f時(shí)由產(chǎn)生記錄的使用部門(mén)/單位傳遞到相關(guān)單位。3.3使用記錄的部門(mén)/單位每年對(duì)記錄的適用性評(píng)審后，對(duì)修訂的記錄，報(bào)各級(jí)記錄歸口管理部門(mén)備案。3.4當(dāng)記錄發(fā)生變更（增、減、修訂）時(shí)，由記錄的設(shè)計(jì)部門(mén)報(bào)記錄主管部門(mén)審定與備案。3.5記錄（包括紙張，計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合）貯存環(huán)境要符合相關(guān)要求，應(yīng)由使用記錄的單位妥善保管，防止損壞或丟失，記錄整理與匯總要便于檢索、查閱，符合可追溯性的要求。3.6檢驗(yàn)、試驗(yàn)部門(mén)應(yīng)妥善保管檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告和QHSE管理體系要求的各種報(bào)告。3.7生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的主管部門(mén)/單位應(yīng)在設(shè)計(jì)、工程施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收、服務(wù)過(guò)程或產(chǎn)品形成后做好相關(guān)記錄的整理、裝訂、上報(bào)和歸檔工作，需要時(shí)可用復(fù)印件、文字材料、電子文件、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。3.8反映重大QHSE活動(dòng)或質(zhì)量、職業(yè)健康、安全、環(huán)保事故調(diào)查處理的現(xiàn)場(chǎng)錄像、照片等記錄，應(yīng)由事故調(diào)查組織部門(mén)整理后交檔案管理部門(mén)存檔，必要時(shí),事故調(diào)查組織部門(mén)可復(fù)制一份保存。3.9需歸檔和定期、永久保存的記錄，由檔案管理部門(mén)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各級(jí)檔案管理部門(mén)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定對(duì)記錄進(jìn)行歸檔。檔案管理的條件要符合國(guó)家檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等要求。4記錄查閱/借閱1油田公司部門(mén)/單位要建立記錄的借閱/查閱登記表。涉及到經(jīng)濟(jì)和技術(shù)機(jī)密的記錄借閱/查閱由相關(guān)部門(mén)或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照油田公司保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。.4.3如果合同有要求，在商定期內(nèi)，記錄要保證可提供評(píng)價(jià)時(shí)查閱、證實(shí)和可追溯性需要。.4.4反映重大QHSE活動(dòng)或事故調(diào)查的現(xiàn)場(chǎng)錄像、照片等存檔后，需查閱或借閱時(shí)，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。記錄的保存期限5.1記錄保存期限應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)、產(chǎn)品的特點(diǎn)、合同、法律法規(guī)及其他要求、可追溯性和管理的需要由專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)依據(jù)相關(guān)要求確定。產(chǎn)品和服務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的記錄，保存期為定期保存。管理評(píng)審、內(nèi)部審核、外部審核、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、測(cè)量和監(jiān)測(cè)的記錄保存期限不少于3年。職業(yè)健康監(jiān)測(cè)原始記錄為定期保存，但保存期限不少于3年；凡國(guó)家規(guī)定統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要資料按規(guī)定設(shè)定保存期限。5.4重大QHSE活動(dòng)、重大變更并對(duì)追溯跟蹤有重要證實(shí)作用的記錄、事故檔案要永久保存。5.5勘探開(kāi)發(fā)過(guò)程、工程建設(shè)項(xiàng)目、技改技措、油氣科研和開(kāi)發(fā)中的方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工方案、階段審查記錄、設(shè)計(jì)變更單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等記錄永久保存。記錄格式設(shè)計(jì)部門(mén)要制定記錄保存的具體時(shí)間，若上級(jí)管理部門(mén)對(duì)記錄保存期限有要求時(shí)，按照上級(jí)的要求執(zhí)行。超過(guò)保存期的記錄，無(wú)查考價(jià)值時(shí)，由記錄保管部門(mén)/單位銷(xiāo)毀。記錄的媒介形式QH/CX-C/0-02-2011第QH/CX-C/0-02-2011第4頁(yè)共4頁(yè)記錄的媒介形式有文本、磁帶、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等電子媒介。由記錄格式的審批部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)記錄的填寫(xiě)、保存、借閱、銷(xiāo)毀進(jìn)行檢查和考核。5支持性文件1《文件管理程序》6記錄1記錄清單2記錄借閱/查閱登記表7附流程圖本程序起草部門(mén)：質(zhì)量安全環(huán)保處主要起草人：李鳴鴻賈春暉青海油田公司QHSE管理體系

程序文件流程圖《記錄管理程序》流程圖編碼：QH/CX-C/0-02-20i1管理層/主管領(lǐng)導(dǎo)—No-歸口部門(mén)/QHSE體系辦公

室01記錄管理范圍02記錄收集/建立?03建立/修訂油III公

司記錄A05油田公司記錄11主管部門(mén)備案相關(guān)部門(mén)/單位V16歸檔過(guò)程描述01油田公司QHSE體系辦公室負(fù)責(zé)確定質(zhì)量、健康、安全與環(huán)境管理體系建立和運(yùn)行記錄的范圍。02記錄的建立、標(biāo)識(shí)、填寫(xiě)、收集、編目、查閱、保管和處置。03油田公司QHSE體系辦公室負(fù)責(zé)建立油田公司記錄。04管理者代表審核油田公司建立的記錄。05、06機(jī)關(guān)處室、直屬單位、二級(jí)單位根據(jù)油田公司記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)本部門(mén)/本單位記錄的設(shè)計(jì)，并建立《記錄》《記錄清單》。07記錄主管部門(mén)或?qū)I(yè)主管職能部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、審定。08二級(jí)單位形成的記錄樣本報(bào)送本單位記錄主管部門(mén)備案。09機(jī)關(guān)處室、直屬單位、二級(jí)單位負(fù)責(zé)記錄的填寫(xiě)。10、11油田公司QHSE體系辦公室負(fù)貢對(duì)機(jī)關(guān)處室、直屬單位記錄格式進(jìn)行備案。12機(jī)關(guān)處室、直屬單位、二級(jí)單位負(fù)責(zé)記錄變更或新增記錄的編制。填寫(xiě)“記錄增減申請(qǐng)