ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定

年4月19日ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定文檔僅供參考版本：AERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定

(試用版)

(范圍:供應鏈+財務)制定/日期審核/日期核準/日期劉振林2 1.0目的規(guī)范系統(tǒng)工作流程，明確責任，保證ERP系統(tǒng)的順利運行！

2.0適用范圍適用于XXXXXX實業(yè)有限公司！3.0定義3.1ERP：（EnterpriseResourcePlanning）ERP是建立在信息技術基礎上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺，簡稱企業(yè)資源計劃。4.0職責4.1項目經(jīng)理：全面督導、指導和管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)順利運行。4.2網(wǎng)絡管理員：對系統(tǒng)硬件和軟件的維護安裝，保證系統(tǒng)網(wǎng)絡工作正常。4.3系統(tǒng)管理員：負責軟件所有公共參數(shù)的設置修改、月末結帳、以及培訓系統(tǒng)操作，解決系統(tǒng)操作過程中出現(xiàn)的問題。4.4操作用戶：及時、正確地操作系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確。5.0內(nèi)容5.1系統(tǒng)站點管理5.1.1每個站點由專人管理,業(yè)務上面的操作只允許一個人具有編輯功能,其它人只有查詢作用!5.1.2系統(tǒng)管理處建立一份<站點分布管理表>.5.2軟件安裝與授予用戶權限：5.2.1部門需安裝ERP系統(tǒng)軟件,首先填寫一份<ERP軟件安裝申請表>,經(jīng)部門經(jīng)理核準,而且項目經(jīng)理根據(jù)申請表內(nèi)容,決定安裝模塊管理以及操作權限,然后交付給網(wǎng)絡管理員進行軟件安裝;5.2.2項目經(jīng)理同時將相關人員資料錄入到<ERP系統(tǒng)操作員權限一覽表>里面，如有權限變更，各部門需經(jīng)過《聯(lián)絡單》進行變更處理！5.3系統(tǒng)日常操作維護：5.3.1嚴格按照有關規(guī)定進行操作、不越權操作、不做違規(guī)業(yè)務。5.3.2保證自己密碼不泄密，定期性更改密碼。5.3.3如果由于各種原因，不能上班的時間超過一天，需要事先把自己未處理的原始單據(jù)交接給相關指定人員。5.3.4業(yè)務單據(jù)需及錄入，業(yè)務操作完畢或離開座位請及時關閉窗口。5.3.5凡有違以上所規(guī)定操作者，造成系統(tǒng)業(yè)務不能正常操作者，將處予10-30元的罰款.5.4系統(tǒng)業(yè)務操作管理規(guī)定5.4.1權限管理1）用友ERP系統(tǒng)劃分不同模塊受權分級管理，其目的是明確工作職責、劃分工作權限及范圍，實施更專業(yè)的管理。2）系統(tǒng)權限的分配由系統(tǒng)主管和系統(tǒng)管理員負責，系統(tǒng)權限一經(jīng)設定后不可隨意變更。如需變更使用權限，需部門提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)簽字同意，報系統(tǒng)主管核準方可變更。未經(jīng)批準不可隨意變更。3）未能達成權限更改協(xié)議，可申請總經(jīng)理室仲裁。5.4.2系統(tǒng)編碼管理規(guī)定1)系統(tǒng)編碼是根據(jù)公司實際工作的需要，綜合分析各種需求的前提下制定的編碼規(guī)則，系統(tǒng)的編碼包括：客戶編碼、供應商編碼、原材料編碼、半成品編碼、產(chǎn)成品編碼、委外加工材料編碼。2)系統(tǒng)編碼規(guī)則：采用阿拉伯數(shù)據(jù)編寫，客戶、供應商6位編碼，存貨11位編碼，編碼不得重復使用，不得同一種物料有二個編碼。3)系統(tǒng)編碼為公司共用資源，未經(jīng)批準不可隨意更改。如編碼不適合管理需要，需更改時，由需求部門或人員提出申請報系統(tǒng)主管，經(jīng)系統(tǒng)主管爭得相關人員同意方可修改，如有一方不同意，則不得擅自改動。4)系統(tǒng)編碼的日常維護由功能模塊操作人員自行維護，在編碼時要遵守以上編碼規(guī)則。例如：客戶編碼為100001，即可在100001，100002。。。。。。199999內(nèi)不重復編碼。注明:以上都必須建立規(guī)范的編碼規(guī)則文件進行管控.5.4.3

電子文檔管理規(guī)定1)系統(tǒng)中各種參數(shù)的設置任何人不可隨意改動，如需改動，由需求部門或人員提出申請報項目經(jīng)理，經(jīng)項目經(jīng)理爭得相關人員同意后方可修改，如有一方不同意，則不得擅自改動。2)系統(tǒng)文件每天關機前，要求系統(tǒng)管理員備份一次。每月系統(tǒng)結賬后，系統(tǒng)網(wǎng)絡員將本月系統(tǒng)文件備份，并刻錄光盤。光盤由財務部負責存檔。3)總經(jīng)理室可查閱全部系統(tǒng)資料，其它人員可查閱所轄范圍內(nèi)的資料，如需查閱她部門資料，需經(jīng)相關部門負責人同意方可查閱。4)系統(tǒng)資料屬公司機密文件，未經(jīng)總經(jīng)理同意任何人不可向外提供。如有違犯者按公司制度處理。5.4.4模塊管理總賬1)

總賬一用戶，財務部使用并負責維護。2)填制、審核、記賬、打印憑證、憑證裝訂、紙制憑證的管理歸檔，由財務負責人安排完成。3)財務負責人每月10日前安排結賬、出報表。5.4.5模塊管理應收賬款1)應收賬款由財務部專人使用并負責維護，經(jīng)過銷售管理模塊提供財務部作應收賬款所需的資料。2)銷售管理模塊新增客戶檔案必須在各業(yè)務小組賬套內(nèi)新增，新增檔案要求內(nèi)容完整，如客戶編號、客戶全稱、聯(lián)系人、電話、傳真、詳細地址、所屬業(yè)務員小組及主營業(yè)務員。3)新客戶，在下生產(chǎn)工程單、開送貨單、收款之前，必須按要求先填寫客戶檔案，否則，系統(tǒng)拒絕操作。4)銷售管理模塊開具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴格執(zhí)行（開具單據(jù)要求在銷售管理模塊作詳細說明），如不按規(guī)定開單出現(xiàn)錯誤，本著“誰開單誰負責修正”的原則，發(fā)現(xiàn)錯誤，要求在當天修正完畢。5)銷售管理模塊開具的各種單據(jù)要求當天處理完畢（包括需打印的），打印出的各種單據(jù)要求在三天內(nèi)返回到相關部門。6)每月3日下班前向財務部交齊上月的送貨單、退貨單、樣品單等，同時出納員開具已到賬款項收據(jù)。7)

每月4日下班前會計向銷售人員提供應收賬款明細賬對賬初稿，5日下班前將核對后的應收賬款對賬明細交給財務部，財務部6日下班前將正確的應收賬款明細表及相關的報表報送銷售售人員。8)7日應收賬款管理模塊結賬。5.4.6模塊管理應付賬款1)應付賬款由財務部專人使用并負責維護，經(jīng)過采購管理、存貨核算模塊提供財務部作應付賬款所需的資料。2)采購管理模塊新增供應商檔案必須按規(guī)定材料類別劃分，新增檔案要求內(nèi)容完整，如供應商編號、供應商全稱、采購員、供應商聯(lián)系人、電話、傳真及詳細地址。3)新供應商，在下生產(chǎn)工程單、開入倉單、付款之前，必須按要求先填寫供應商檔案。否則，系統(tǒng)拒絕操作。4)采購管理模塊開具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴格執(zhí)行（開具單據(jù)要求在采購管理模塊作詳細說明），如不按規(guī)定開單出現(xiàn)錯誤，本著“誰開單誰負責修正”的原則，發(fā)現(xiàn)錯誤，要求在當天修正完畢。5)采購訂單的原材料單價、數(shù)量、品名必須與材料入倉單一致，如有不一致采購人員要及時改正。6)開具的原材料入倉單、退貨單要按照系統(tǒng)要求嚴格執(zhí)行（開具單據(jù)要求在存貨管理模塊作詳細說明），入倉單和退貨單以單據(jù)日期為準三日內(nèi)上交財務部，單據(jù)不可跨月。7)采購員應要求供應商每月5日前將對賬單傳到財務部，如5日前不能對賬，本月貨款推遲支付，7日財務部處理完全部應付賬款業(yè)務。8)現(xiàn)款購物設立一個現(xiàn)款購物供應商，并給予編碼，購進貨物均經(jīng)過應付賬款核算，同時作付款業(yè)務。5.4.7模塊管理銷售管理1)

銷售管理模塊由銷售部、財務部專人使用，由銷售部管理與維護。2)凡與客戶有業(yè)務發(fā)生時，首先增加客戶檔案，按照系統(tǒng)建立檔案規(guī)則編寫客戶編碼、客戶全稱、簡稱、聯(lián)系人、客戶電話、傳真、詳細地址、所屬業(yè)務員小組及主營業(yè)務員（聯(lián)系人、客戶電話、傳真及詳細地址），檔案一經(jīng)輸入確認，不可隨意改動，并保持年度內(nèi)不變。3)銷售人員在下生產(chǎn)工程單時，必須輸入客戶編碼、銷售部門、業(yè)務員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期，如有特殊要求的需在訂單要求欄中注明。如訂單輸入錯誤，可在系統(tǒng)中更改，在紙制生產(chǎn)工程單上更改無效。如系統(tǒng)生產(chǎn)工程單無法更改，可先作廢再重新輸入。更改生產(chǎn)工程單對其它部門產(chǎn)生影響的要協(xié)商處理。4)

銷售人員在填寫送貨單時，必須輸入客戶編碼、銷售部門、聯(lián)系人、銷售類型（國內(nèi)、國外、退貨）、匯率、稅率、生產(chǎn)批號（和生產(chǎn)工程單編號一致）、存貨編碼、數(shù)量、單價，退補標志選擇正常。5)發(fā)生稅金、運費、返利、調賬（調金額）調整時，調增用送貨單，調減用退貨單，銷售類型選擇“其它”，其它填寫同上。6)送貨單開錯單價時，應按產(chǎn)品規(guī)格（分別）填寫應調整的單價，銷售類型選擇其它，其它填寫方法不變，退補標志選擇正常。7)送貨單一經(jīng)確認不可隨意刪除，如必須刪除要登記送貨單編號及刪除原因，并于月未將刪除的送貨單編號交財務部。8)送貨單等填寫后，銷售人員自行審核，財務部審核后并負責打印一式五聯(lián)送貨單。送貨單等填寫后，要求當天處理完送退貨等業(yè)務，否則將影響存貨數(shù)量。如開單后卻實因某種原因不能出貨，可申請暫存?zhèn)}庫二天（從開單之日算起）。9)開具的送退貨單等要求三天內(nèi)返回財務部，其它與財務部業(yè)務交接關系詳見應收賬款有關條款。5.4.8模塊管理庫存管理1)庫存管理模塊由PMC部、生產(chǎn)部、財務部使用，由PMC部負責管理與維護。2)PMC部要隨時對系統(tǒng)中的BOM資料進行修改、增加等。3)庫存管理的各種單據(jù)由PMC部輸入，單據(jù)包括：產(chǎn)成品入庫單、材料出庫單、采購入庫單、調撥單等。4)PMC部填寫入庫單、出庫單、退貨單、調撥單單據(jù)時，必須填寫入庫類別、生產(chǎn)批號、領用部門、倉庫名稱、入庫單號、供應商名稱、廠商編碼、供應商送貨單號、采購單號、存貨編碼、數(shù)量、單價。5)由PMC部安排專人對單據(jù)的正確性、合理性進行審核，當天輸入的單據(jù)當天審核完畢，有錯誤的單據(jù)要求最遲第二天更改完畢，審核完畢的單據(jù)發(fā)現(xiàn)錯誤，要求在當天更正。6)當天的單據(jù)最晚要在第二天10點鐘前，按單據(jù)要求交到相關部門。5.49模塊管理存貨管理1)存貨管理模塊由財務部使用，并負責管理與維護。2)存貨管理包括：原材料、自制半成品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品。3)財務部負責審核購進原材料、塑膠件正確性、合理性、合法性。審核無誤后，按系統(tǒng)要求記賬、制作憑證。如審核發(fā)現(xiàn)有錯誤的單據(jù)，要及時書面通知相關人員當天內(nèi)更改完畢，如系統(tǒng)功能暫時達不到的項目，如：金額方面由財務部協(xié)調處理，數(shù)量方面由PMC部相關人員協(xié)調處理。4)購進的材料要求每三天記賬一次，有特殊情況可與相關人員協(xié)商解決。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯誤，由記賬人員組織協(xié)調解決，并要求在發(fā)現(xiàn)的當天處理完畢。5)財務部成本員負責審核原材料、自制半成品、塑膠件、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品發(fā)出的正確性、合理性、合法性，同時審核外委加工、自制半成品、產(chǎn)成品入倉的正確性、合理性、合法性。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)錯誤，要通知相關部門或人員及時更改（兩天內(nèi)）。6)由成本員負責審核的內(nèi)容要求三天記賬一次，有特殊情況可與相關人員協(xié)商解決。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯誤，由記賬人員組織協(xié)調解決，并要求在發(fā)現(xiàn)的當天處理完畢。5.4.10模塊管理采購管理1)采購管理模塊由采購部、PMC、財務部設專人使用，由采購部負責管理和維護。2)凡與供應商有業(yè)務發(fā)生時，首先增加供應商檔案，按照系統(tǒng)規(guī)則建立檔案：編寫供應商編碼、供應商全稱、簡稱、采購員、聯(lián)系人、供應商電話、傳真及詳細地址，檔案一經(jīng)輸入確認，不可隨意改動，并保持年度內(nèi)不變。3)采購人員在下采購通知單時，必須輸入供應商編碼、業(yè)務員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期，如有特殊要求的需在訂單要求