資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

/資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度1.背景資料檔案作為單位珍貴的信息資產(chǎn)，其管理與保護(hù)顯得尤為重要。為了規(guī)范資料檔案的管理流程，強(qiáng)化保密措施，防止信息泄露，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)際工作需要，制定本制度。2.資料檔案的定義資料檔案是指單位工作中所產(chǎn)生的文件、書籍、報(bào)刊、磁盤、光盤、照片、錄音、電影、圖片等有關(guān)資料的集合體。3.資料檔案管理的原則緊急原則。即需要時(shí)立即取出，無須征得上級(jí)同意；安全原則。必須做到安全保密，不得外泄；經(jīng)濟(jì)原則。對(duì)損毀、遺失的檔案，應(yīng)追究責(zé)任；利用原則。以利用為目的，盡可能地挖掘檔案的歷史價(jià)值。4.資料檔案的歸檔4.1歸檔標(biāo)準(zhǔn)檔案密集的單位：按年度歸檔；檔案分散的單位：按業(yè)務(wù)、工程、項(xiàng)目、科研、行政等歸檔。4.2歸檔程序建立檔案目錄，編制案卷目錄表或名冊(cè)；初步整理檔案，判斷并來復(fù)制文件；制作卷內(nèi)目錄表及其它內(nèi)部管理表，并標(biāo)明檔案歸屬和歸檔年度；歸入檔案柜或某個(gè)檔案室，并貼上正面卷標(biāo)；檔案歸檔時(shí)，應(yīng)制定歸檔登記表，；4.3卷內(nèi)目錄表編制卷內(nèi)目錄表是檔案最基本的內(nèi)部管理表，應(yīng)列清案卷內(nèi)檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、說明、出處等內(nèi)容，并于檔案歸檔后立刻編制。5.資料檔案的保管5.1選派保管員保管員是指為資料檔案保管及管理，承擔(dān)保密責(zé)任，并保障資料檔案的安全、完整和可追溯性的人員。5.2保管措施安全鎖具完整，并擁有一定的防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施；細(xì)心查閱文件，注意不得翻頁、折痕；未備案的文件要及時(shí)歸檔，未蓋章的文件要及時(shí)管理和認(rèn)真審核；對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期備份并保存在安全的服務(wù)器上，同時(shí)設(shè)置權(quán)限控制，嚴(yán)格限制查閱人員。5.3檔案借閱借閱者必須經(jīng)過書記或主管老師以下級(jí)別批準(zhǔn)，簽名并填寫借閱登記查詢卡或電子借閱證；借閱者借閱前要簽署保密責(zé)任認(rèn)證書，并對(duì)所借文件必須親身提取及領(lǐng)還，避免儲(chǔ)存在工作室等地方，確保機(jī)密安全。6.資料檔案的保密6.1安全管理措施保證資料室處于一個(gè)安全、封閉的環(huán)境中；未備案的檔案必須存放在檔案室中，然后統(tǒng)一登記保管；為了保證檔案室的安全，應(yīng)監(jiān)控檔案室出入口；6.2保密意識(shí)培訓(xùn)為確保資料檔案的安全、保密，需要對(duì)全體工作人員進(jìn)行教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高保密意識(shí)和保密能力，加強(qiáng)機(jī)密工作。7.資料檔案的登記與銷毀7.1登記制度制訂檔案借閱、歸還、銷毀的查閱登記表，以便了解檔案的使用情況，及時(shí)及準(zhǔn)確地注銷、追繳歸還了檔案。7.2銷毀制度對(duì)于過期、不合法的文件，應(yīng)及時(shí)銷毀，同時(shí)作好檔案的注銷備案工作；在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有專人出席并簽字，防止誤刪檔案。8.總結(jié)資料檔案工作是一個(gè)細(xì)致而繁瑣的工作，必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)執(zhí)行。必須加強(qiáng)資料檔案的管理，注意保密，合理利用信息資產(chǎn)，確