條碼資產(chǎn)實物管理解決方案

條碼資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)解決方案

一、應(yīng)用背景〉〉條碼技術(shù)是在計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來一門容編碼、印刷、識別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體新興技術(shù)，它為物資管理、各國間貿(mào)易往來，提供了簡便共同語言和獨(dú)特交往方式。現(xiàn)在其應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，已經(jīng)普遍滲透到計算機(jī)管理各個角落，如工業(yè)控制、交通運(yùn)輸、安全保衛(wèi)、物資管理、辦公室自動化等項目。但伴隨企業(yè)發(fā)展，企業(yè)固定資產(chǎn)也越來越多，資產(chǎn)在管理方面存在數(shù)據(jù)分散、統(tǒng)計時間長，資產(chǎn)經(jīng)常發(fā)生轉(zhuǎn)移時在帳面上不能及時反應(yīng)，盤點(diǎn)工作量極大、信息反應(yīng)不及時，從而造成資產(chǎn)重復(fù)購置，企業(yè)成本大幅增加，影響企業(yè)工作效率。所以，要改變原來單純財務(wù)核實和低效手工管理狀態(tài)，就有必要建立一套行之有效管理體制和采取對應(yīng)信息化管理系統(tǒng)。XX企業(yè)自主研發(fā)條碼資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)，立足于處理企業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在方方面面問題，全方面實現(xiàn)帳帳相符、帳實相符以預(yù)防資產(chǎn)流失，盤活存量資產(chǎn)，降低資產(chǎn)重置率，建立動態(tài)固定資產(chǎn)全壽命周期系統(tǒng)，并加強(qiáng)專業(yè)資產(chǎn)管理，建立各管理層面協(xié)同工作平臺等很多管理目標(biāo)，最大化固定資產(chǎn)有效利用率。

二、管理問題〉〉1、帳帳不符。通常財務(wù)帳面只反應(yīng)了某固定資產(chǎn)總值，而該固定資產(chǎn)卻對應(yīng)了一批實物，在實物帳中對其分別進(jìn)行管理，但財務(wù)帳和實物帳沒有建立一一對應(yīng)關(guān)系。另首先，實物管理中發(fā)生了各種資產(chǎn)日常變動，這些變動反應(yīng)到了實物帳中，但因為財務(wù)帳和實物帳對帳缺乏規(guī)范和有效提升效率伎倆，造成財務(wù)帳不能反應(yīng)固定資產(chǎn)變動情況，財務(wù)帳信息失真。2、帳實不符。因為固定資產(chǎn)實物變動管理過程不規(guī)范，實物變動沒有及時反應(yīng)到實物帳中。另首先，盤點(diǎn)制度不健全，盤點(diǎn)工作效率不高，造成因為歷史原因沒有入賬或部分入賬固定資產(chǎn)沒有有效納入實物帳管理體系中。3、資產(chǎn)盤點(diǎn)、清查效率低。在沒有利用有效技術(shù)伎倆情況下，資產(chǎn)盤點(diǎn)由管理人員手工進(jìn)行，費(fèi)時費(fèi)勁，效率低下。4、責(zé)任人管理機(jī)制不到位。因為管理未得到徹底落實,固定資產(chǎn)責(zé)任人未得到明確或是保管固定資產(chǎn)責(zé)任人責(zé)任意識微弱,對固定資產(chǎn)管理工作就會不重視,產(chǎn)生更多違規(guī)事件。5、閑置固定資產(chǎn)未得到有效利用。閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn),主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設(shè)備等。閑置固定資產(chǎn)產(chǎn)生,主要源于以下三種原因:一是內(nèi)部整合產(chǎn)生閑置,在進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革過程中,對部分部門進(jìn)行了撤并,造成了撤并后資產(chǎn)閑置;二是科技進(jìn)步造成固定資產(chǎn)無形損耗而產(chǎn)生閑置,這在電子設(shè)備更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出;三是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生閑置。最顯著例子,如無定編車輛、違規(guī)購建房產(chǎn),因產(chǎn)權(quán)問題無法處理而閑置存在于賬外。這些閑置固定資產(chǎn)占用了大量資金,需要主動加以盤活處置。6、資產(chǎn)重復(fù)購置現(xiàn)象嚴(yán)重。因為缺乏合理、有約束力資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，和有效數(shù)據(jù)分析支持，以及資產(chǎn)購建資金起源多樣性，現(xiàn)在我國企業(yè)單位固定資產(chǎn)隨意購置現(xiàn)象和重復(fù)購置現(xiàn)象十分普遍，造成資產(chǎn)配置不合理。如許多企業(yè)單位缺乏健全資產(chǎn)管理制度，購置固定資產(chǎn)時，沒有嚴(yán)格審批制度和監(jiān)管制度，領(lǐng)導(dǎo)在詳細(xì)審批時缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)分析支持，存在購置盲目性和隨意性。7、無法建立動態(tài)固定資產(chǎn)全壽命周期管理體系。因為缺乏必要技術(shù)伎倆，依靠手工加EXCEL方式無法建立一個對資產(chǎn)管理進(jìn)行過程管理，并自動集成固定資產(chǎn)從購置、驗收、建卡、調(diào)撥、運(yùn)維、報廢等全壽命周期檔案管理體系。8、缺乏協(xié)同工作平臺，資產(chǎn)管理各管理層級溝通不暢，效率不高。因為沒有建立一個好信息化工作平臺，資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)分散，無法進(jìn)行有效信息共享，方便進(jìn)行各種查詢和統(tǒng)計分析；資產(chǎn)管理過程采取紙質(zhì)流轉(zhuǎn)過程，審批繁瑣費(fèi)時；缺乏有效工作預(yù)警機(jī)制，造成工作延誤或遺漏。

三、處理方案〉〉3.1管理目標(biāo)3.2管理層級3.3管理思想財務(wù)帳和實物帳統(tǒng)一因為從財務(wù)角度，往往將一批資產(chǎn)作一筆帳，而從實物管理角度來看需要將資產(chǎn)進(jìn)行單臺管理，為確保賬實一致，往往采取下面方法：方法一：資產(chǎn)分解。建立一個資產(chǎn)屬性，分別為資產(chǎn)組，資產(chǎn)，實物。資產(chǎn)組意味著同一個資產(chǎn)對應(yīng)是一組實物。在財務(wù)帳上還是以一個資產(chǎn)來處理，而在實物帳里進(jìn)行拆分到單個實物，每個實物帳都有資產(chǎn)編號欄目，屬于同一資產(chǎn)組實物資產(chǎn)編號相同，依照該資產(chǎn)編號可查詢到該資產(chǎn)對應(yīng)全部實物。資產(chǎn)是指一個資產(chǎn)對應(yīng)一個實物。實物是指在實物管理部門實際管理，但在財務(wù)感念上不計算為資產(chǎn)實物，該部分臺帳由實物管理部門管理即可。方法二：資產(chǎn)重新分拆。該種方法是指對原來一個資產(chǎn)對應(yīng)一組實物資產(chǎn)進(jìn)行分拆，將其拆分成多個資產(chǎn)，與實物建立一一對應(yīng)關(guān)系。對資產(chǎn)進(jìn)行全壽命周期管理，自動集成各階段業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從資產(chǎn)實物管理角度來說，需要按照資產(chǎn)全壽命周期管理理論對資產(chǎn)驗收、立卡、各種變動、運(yùn)維、報廢等進(jìn)行全壽命周期管理。同時，需要在資產(chǎn)實物本身發(fā)生各種變動、運(yùn)維、報廢時，統(tǒng)計其相關(guān)情況，并及時反饋到資產(chǎn)臺帳中，系統(tǒng)自動集成資產(chǎn)全壽命周期檔案。結(jié)合條碼技術(shù)提升資產(chǎn)盤點(diǎn)效率及準(zhǔn)確性盤點(diǎn)是個費(fèi)時費(fèi)勁工作，需要單位確定合理盤點(diǎn)制度和盤點(diǎn)計劃，并借助自動識別技術(shù)伎倆，同時將資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)與現(xiàn)在資產(chǎn)清查管理軟件結(jié)合起來，切實提升盤點(diǎn)和資產(chǎn)清查工作效率。資產(chǎn)管理責(zé)任到人對于在用資產(chǎn)，明確其負(fù)責(zé)管理責(zé)任人；對于辦公設(shè)備，進(jìn)行有效使用人管理。努力提升在用資產(chǎn)利用率。管理對象覆蓋資產(chǎn)范圍中全部對象通常資產(chǎn)：系統(tǒng)主要管理對象。低值易耗品：類似資產(chǎn)統(tǒng)一管理，以資產(chǎn)屬性進(jìn)行區(qū)分。3.4應(yīng)用價值1、管理效益（1）為不一樣類型資產(chǎn)提供不一樣資產(chǎn)卡片并輔以唯一條碼“身份證”，建立全方面電子資產(chǎn)臺帳，使資產(chǎn)總量、分布及現(xiàn)實狀況一目了然，從而摸清家底、理順關(guān)系，明細(xì)資產(chǎn)流向，躲避資產(chǎn)流失。建立一個集中資產(chǎn)管控平臺。（2）“屬地管理、責(zé)任到人、誰使用、誰維護(hù)”，完善固定資產(chǎn)管理制度，實現(xiàn)資產(chǎn)精細(xì)管理。（3）及時維護(hù)、延長壽命，降低資產(chǎn)維修費(fèi)用。（4）優(yōu)化盤點(diǎn)流程、時刻監(jiān)控盤點(diǎn)進(jìn)度，顯著提升盤點(diǎn)工作效率。（5）利用條碼技術(shù)實現(xiàn)固定資產(chǎn)實物實時跟蹤。（6）帳實相符率大幅提升。（7）資產(chǎn)日常變動流程規(guī)范化，員工辦理相關(guān)申領(lǐng)手續(xù)方便。（8）填補(bǔ)管理盲點(diǎn)，如在建工程資產(chǎn)管理及車輛、低值易耗品、辦公用具等管理。（9）提供資產(chǎn)系統(tǒng)與其余系統(tǒng)一體化處理。2、經(jīng)濟(jì)效益（1）降低20%重復(fù)采購成本。（2）降低45%資產(chǎn)“失蹤”。（3）提升30%資產(chǎn)使用率。（4）降低資產(chǎn)尋找成本2倍以上。（5）提升資產(chǎn)盤點(diǎn)效率5倍以上?！?.5系統(tǒng)功效1、資產(chǎn)檔案資產(chǎn)檔案管理主要對資產(chǎn)建檔、資產(chǎn)臺帳、資產(chǎn)匯總檔案等資產(chǎn)全壽命周期相關(guān)工作進(jìn)行管理；包含：資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)臺帳、資產(chǎn)檔案等內(nèi)容；詳細(xì)功效以下：資產(chǎn)檔案模塊功效說明資產(chǎn)檔案資產(chǎn)卡片編輯資產(chǎn)卡片基本信息、財務(wù)信息及出廠信息等（打印資產(chǎn)條碼標(biāo)簽）資產(chǎn)臺帳按條件生成各類資產(chǎn)臺帳資產(chǎn)檔案自動形成包含資產(chǎn)基礎(chǔ)信息、變動信息、運(yùn)維信息等涵蓋資產(chǎn)全生命周期管理所需各種檔案信息2、資產(chǎn)變動資產(chǎn)變動管理主要對資產(chǎn)日常變動及維護(hù)相關(guān)工作進(jìn)行管理；包含：資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)狀態(tài)變更、資產(chǎn)交接、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)償還、資產(chǎn)維護(hù)等內(nèi)容；詳細(xì)功效以下：資產(chǎn)變動模塊功效說明資產(chǎn)變動資產(chǎn)調(diào)撥編輯資產(chǎn)部門變更調(diào)撥單資產(chǎn)狀態(tài)變更編輯資產(chǎn)狀態(tài)變更情況資產(chǎn)交接編輯資產(chǎn)人員變更交接單資產(chǎn)借用編輯資產(chǎn)借用單資產(chǎn)償還編輯資產(chǎn)償還單資產(chǎn)維護(hù)資產(chǎn)維修編輯資產(chǎn)維修單，包含維修完成情況、維修費(fèi)用等3、資產(chǎn)盤點(diǎn)資產(chǎn)盤點(diǎn)管理主要對資產(chǎn)盤點(diǎn)清查相關(guān)工作進(jìn)行管理；包含：資產(chǎn)盤點(diǎn)任務(wù)、資產(chǎn)盤點(diǎn)分析、資產(chǎn)盤盈、資產(chǎn)盤虧等內(nèi)容；詳細(xì)功效以下：資產(chǎn)變動模塊功效說明資產(chǎn)盤點(diǎn)資產(chǎn)盤點(diǎn)任務(wù)編輯資產(chǎn)盤點(diǎn)任務(wù)，生成任務(wù)盤點(diǎn)清查表，并導(dǎo)出到手持終端PDA采集器資產(chǎn)盤點(diǎn)分析從手持終端導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并進(jìn)行分析，自動生成盤盈盤虧單資產(chǎn)盤盈填寫盤盈單，并自動添加資產(chǎn)統(tǒng)計資產(chǎn)盤虧填寫盤虧單，并標(biāo)志資產(chǎn)狀態(tài)為盤虧4、資產(chǎn)報廢資產(chǎn)報廢管理主要對資產(chǎn)報廢處理相關(guān)工作進(jìn)行管理；包含：資產(chǎn)報廢預(yù)測、資產(chǎn)報廢申請、資產(chǎn)報廢處置、報廢資產(chǎn)查看等內(nèi)容；詳細(xì)功效以下：資產(chǎn)報廢模塊功效說明資產(chǎn)報廢資產(chǎn)報廢預(yù)測提供資產(chǎn)報廢查詢預(yù)測資產(chǎn)報廢申請編輯資產(chǎn)報廢申請單資產(chǎn)報廢處置編輯資產(chǎn)報廢處理結(jié)果報廢資產(chǎn)查看提供報廢資產(chǎn)報表5、系統(tǒng)管理1）、經(jīng)過多級控制系統(tǒng)安全系統(tǒng)安全性主要從五個級別來考慮——管理級、網(wǎng)絡(luò)與硬件級、支撐軟件級、框架級、專業(yè)系統(tǒng)級，以下列圖所表示：本系統(tǒng)主要采取角色/崗位授權(quán)模式，不對數(shù)據(jù)庫授權(quán)，這么即使用戶密碼被盜也能確保系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全，同時提供日志跟蹤，為系統(tǒng)安全運(yùn)行提供了保障。本系統(tǒng)授權(quán)機(jī)制主要有以下幾個：a、功效級授權(quán)：對業(yè)務(wù)功效增/刪/改及其余操作權(quán)限控制，表現(xiàn)為工具欄上按鈕是否屏蔽。b、數(shù)據(jù)級授權(quán)：針對不一樣業(yè)務(wù)邏輯（或崗位職責(zé)），有選擇建立一些與特定字段（如所屬部門、倉庫）相關(guān)統(tǒng)計授權(quán)，即同一業(yè)務(wù)不一樣用戶過濾條件是不一樣。2）、預(yù)警工具無需搜索信息，信息自動發(fā)送——用戶先定義各業(yè)務(wù)通知條件，如任務(wù)信息等，本系統(tǒng)消息引擎將會進(jìn)行實時監(jiān)控，若發(fā)覺條件滿足情況則發(fā)送消息給相關(guān)人員。3）、建立系統(tǒng)日志，能夠隨時監(jiān)控系統(tǒng)安全。詳細(xì)功效以下：系統(tǒng)管理模塊功效說明基礎(chǔ)設(shè)置部門設(shè)置定義組織結(jié)構(gòu)，能夠按分企業(yè)、部門等多級設(shè)置資產(chǎn)類別定義資產(chǎn)各種類別國家省市定義國家、省、市等地域區(qū)域慣用短語對相關(guān)慣用短語進(jìn)行定義系統(tǒng)管理崗位類別定義崗位類別崗位定義定義崗位權(quán)限組，并進(jìn)行授權(quán)操作員授權(quán)對操作人員進(jìn)行權(quán)限管理及其定義系統(tǒng)日志統(tǒng)計系統(tǒng)操作日志，隨時監(jiān)控系統(tǒng)安全預(yù)警管理預(yù)警信息依照條件自動生成預(yù)警信息

四、系統(tǒng)構(gòu)架〉〉4.1系統(tǒng)特點(diǎn)1、平臺特點(diǎn)靈活自定義平臺自定義查詢方案——依照用戶使用習(xí)慣，定制單個條件或組合條件查方案，隨時快捷得到想要信息自定義統(tǒng)計方案——依照工作需要，定制多個統(tǒng)計方案，能夠EXCEL報表、柱形圖、餅形圖、線形圖等方式輸出統(tǒng)計結(jié)果。您“工作秘書”：信息中心預(yù)警信息——系統(tǒng)設(shè)定工作預(yù)警信息，如辦公用具庫存預(yù)警等。任務(wù)提醒——分配給相關(guān)人員任務(wù)，系統(tǒng)會自動發(fā)送關(guān)于任務(wù)提醒。健壯、開放系統(tǒng)構(gòu)架B/S構(gòu)架——成熟、領(lǐng)先B/S構(gòu)架，健壯三層體系結(jié)構(gòu)，方面系統(tǒng)使用和維護(hù)。良好開放性——系統(tǒng)可方面依照需要與其余信息系統(tǒng)如財務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)清查系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等進(jìn)行集成，防止成為“信息孤島”。2、功效特點(diǎn)全方面管理目標(biāo)依據(jù)先進(jìn)固定資產(chǎn)管理理念和管理方法，采取適宜技術(shù)伎倆，全方面實現(xiàn)企業(yè)固定資產(chǎn)管理管理目標(biāo)。與財務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)清查系統(tǒng)無縫銜接能夠擴(kuò)展與財務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)清查系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)“財務(wù)帳、實物帳、實物管理”統(tǒng)一。引入條碼技術(shù)提升效率利用條碼技術(shù)，快速提升資產(chǎn)盤點(diǎn)、清查工作效率。全壽命周期管理對資產(chǎn)管理全過程實現(xiàn)監(jiān)控和管理，建立固定資產(chǎn)動態(tài)全壽命周期管理體系。4.2系統(tǒng)應(yīng)用構(gòu)架系統(tǒng)采取代表國際先進(jìn)水平B/S技術(shù)體系和JAVA技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)被設(shè)計為包含用戶接口層、用戶服務(wù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、基礎(chǔ)框架服務(wù)層和數(shù)據(jù)服務(wù)層等多層體系。在一個多層結(jié)構(gòu)軟件系統(tǒng)中，除了用戶接口層和表示邏輯層不能重用外，其它組件都能夠被不一樣軟件系統(tǒng)調(diào)用。

五、服務(wù)支持〉〉XX從項目實施中積累了豐富開發(fā)、管理及售后服務(wù)經(jīng)驗，并不停汲取合作搭檔先進(jìn)成熟技術(shù)和管理方法，為客戶提供專業(yè)化服務(wù)。1、項目規(guī)劃：對客戶管理目標(biāo)以及對現(xiàn)有信息系統(tǒng)情況進(jìn)行分析和對未來系統(tǒng)需求進(jìn)行整體規(guī)劃；2、項目實施：①了解客戶資產(chǎn)管理模式、操作習(xí)慣；②制訂編碼規(guī)則、規(guī)范報表格式；③軟硬件安裝調(diào)試；④基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理并導(dǎo)入系統(tǒng)；⑤制作條碼標(biāo)簽并配置采集工具；⑥系統(tǒng)培訓(xùn)，試運(yùn)行。3、服務(wù)方式：①電話與傳真支持