房地產(chǎn)公司檔案管理制度

/房地產(chǎn)公司檔案管理制度一、前言本文件為房地產(chǎn)公司檔案管理制度，旨在規(guī)范公司檔案管理流程，保證檔案的規(guī)范性、權(quán)威性、安全性，保護(hù)公司重要信息的保密性。二、適用范圍本文件適用于房地產(chǎn)公司的所有部門及職員，包括但不限于公司內(nèi)部所有紙質(zhì)、電子檔案。三、檔案管理職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)層公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)整個檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，包括制定檔案管理規(guī)定、指導(dǎo)檔案管理人員、審批檔案安全及保管等。2.檔案管理部門公司建立專門的檔案管理部門，全面負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。檔案管理部門主要職責(zé)包括：制定檔案管理規(guī)定，保證檔案的規(guī)范性和安全性；指導(dǎo)各部門檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案移交、毀損、借閱等工作；負(fù)責(zé)公司檔案的安全保管工作，建立健全檔案管理記錄。3.各部門各部門負(fù)責(zé)各自檔案的整理、歸檔、管理等工作，并積極配合檔案管理部門的工作，實現(xiàn)檔案的及時準(zhǔn)確管理。四、整理歸檔1.文字類檔案文字類檔案按時間順序排列，每一件歸入合適的類別中，分別編號并進(jìn)行錄入。同時為每一件紙質(zhì)檔案配備電子檔案備份。2.圖紙類檔案所有的圖紙檔案都應(yīng)該歸檔，分別編號并進(jìn)行錄入。在存儲和管理時，必須使用一視同仁的標(biāo)準(zhǔn)，以確保圖紙可以隨時得到保護(hù)并得到回收。3.檔案歸檔所有歸檔工作應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案管理部門審核并頒布編號。編號應(yīng)當(dāng)簡明扼要，內(nèi)容清晰，并符合檔案管理部門的規(guī)定。五、檔案存取1.防止檔案遺失對于有意或無意遺失或錯誤處理檔案的員工，公司將視情節(jié)對其作出批評、行政處分甚至涉嫌刑事責(zé)任的處理。2.檔案瀏覽公司組織內(nèi)部審閱或出借檔案時，必須經(jīng)過檔案管理部門的同意。出借檔案的審批申請應(yīng)當(dāng)通過規(guī)定的表格，并由公司領(lǐng)導(dǎo)按照程序簽字批準(zhǔn)。3.檔案出庫在極其特殊的情境下，公司領(lǐng)導(dǎo)可以出借檔案給涉及到的機(jī)構(gòu)。只有得到了檔案管理部門同意，公司領(lǐng)導(dǎo)才可以下達(dá)出借檔案的命令。六、檔案暫存檔案暫時存儲應(yīng)該在特定場地中進(jìn)行，僅限于原材料、零箱件及部分配件。七、檔案管理的種類1.書面文件包括公函、證書、報告、備忘、說明書等書面材料，一定要及時存檔、歸類并完成電子備份。2.資料庫公司建立資料庫，將公司的各類文檔以電子數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行歸檔管理。通過內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和底層密碼保護(hù)的方式，保證檔案電子化存儲的安全和穩(wěn)定。八、檔案復(fù)制和借閱1.復(fù)印考慮到保密性、安全性、管理便利性和經(jīng)濟(jì)實惠性等因素，在保持一定的檔案安全水平的前提下，規(guī)定檔案可在復(fù)印機(jī)上翻錄，并使用特殊的印章加以限制。2.借閱檔案在檔案管理部門的同意下，可以為瀏覽、復(fù)制、檢索個人的資料借出，應(yīng)當(dāng)有正式的借出訂單、押金和財務(wù)簽字的規(guī)定，并應(yīng)當(dāng)有明確的借閱時間。拒絕給調(diào)閱者查看資料的前提是根據(jù)公司保密要求或法律規(guī)定。九、檔案保護(hù)檔案的保護(hù)是檔案管理重點工作，所有員工和管理人員必須對此加以認(rèn)真對待。十、檔案審計、檢查和識別1.審計和檢查在年底時，公司需要對整個檔案庫進(jìn)行徹底審計和核查，以消除所有可能出現(xiàn)的錯誤和違規(guī)現(xiàn)象。同時，公司進(jìn)行特定的檔案檢查，保證檔案能夠按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行存檔，以便檔案管理部門可以跟進(jìn)相應(yīng)的操作。2.檔案識別公司在進(jìn)行檔案歸檔、借閱管理時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格進(jìn)行檔案識別，確認(rèn)文件內(nèi)容的真實性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可靠性。所有的檔案成文記錄、存儲方式和管理程序必須要有嚴(yán)格的保密程序。十一、檔案銷毀檔案的銷毀是檔案管理的最后一項議題。在限制范圍內(nèi)，將公司內(nèi)部的無用、舊的和過時的資料進(jìn)行銷毀和拆除。十二、風(fēng)險和責(zé)任為保證檔案管理工作的全面實施，公司應(yīng)加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理的權(quán)威性，然后有效解決檔案管理過程中的風(fēng)險和責(zé)任問題。十三、總結(jié)房地產(chǎn)公司取得成功的關(guān)鍵之一是公司內(nèi)部流程穩(wěn)定可靠，并且順暢執(zhí)行。建立一套完善的