會(huì)議管理制度（總部）

文件名稱會(huì)議管理制度密級(jí)一般文件層次二層文件文件編號(hào)分發(fā)號(hào)制定審核復(fù)核批準(zhǔn)歸屬部門批準(zhǔn)日期試行日期發(fā)行日期.目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。.制度適用范圍公司總部.部門/崗位職責(zé)職責(zé)部門/崗位職責(zé)各部門行政部會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)填寫《年度會(huì)議行事歷》，報(bào)各部門行政部會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)部分會(huì)議過程前期服務(wù)工作。主導(dǎo)《年度會(huì)議行事歷》收集、統(tǒng)計(jì)、匯總，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。負(fù)責(zé)填寫《會(huì)議通知及議程表》，并提前通知相關(guān)人員與部門。負(fù)責(zé)編寫《會(huì)議紀(jì)要》，并在會(huì)議后48小時(shí)內(nèi)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)責(zé)會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作和會(huì)議結(jié)束后的相關(guān)資料的整理。負(fù)責(zé)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料移交公司檔案室。負(fù)責(zé)對(duì)《會(huì)議紀(jì)要》中決策行動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行追蹤、協(xié)調(diào)。信息部會(huì)議中數(shù)碼設(shè)施的使用和保障。信息部會(huì)議中數(shù)碼設(shè)施的使用和保障。工廠辦公室>協(xié)助在工廠所在地召開的會(huì)議，承擔(dān)相關(guān)的會(huì)務(wù)工作。大區(qū)/辦事處>協(xié)助在大區(qū)或辦事處召開的會(huì)議，承擔(dān)相關(guān)的會(huì)務(wù)工作。參會(huì)部門>根據(jù)《會(huì)議通知及議程表》的準(zhǔn)備工作要求作好相關(guān)配合工作。檔案部 >存檔相關(guān)資料。各部門 :>實(shí)施《會(huì)議紀(jì)要》中與本部門相關(guān)的決策行動(dòng)內(nèi)容。4.工作程序及流程4JL會(huì)議分類內(nèi)外部會(huì)議分類內(nèi)部會(huì)議：全國大區(qū)經(jīng)理銷售會(huì)議；全國性城市經(jīng)理會(huì)議；公司員工大會(huì)等。外部會(huì)議：全國性經(jīng)銷商會(huì)議；公司股東年會(huì)；產(chǎn)品新品發(fā)布會(huì)；一定規(guī)模的研研討會(huì)議；公司對(duì)外合作項(xiàng)目洽談會(huì)等。系統(tǒng)會(huì)議分類系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議：本中心或中心內(nèi)各部門召集的會(huì)議?？缦到y(tǒng)會(huì)議：二個(gè)或二個(gè)以上中心召集的會(huì)議。.會(huì)議規(guī)模分類大型會(huì)議：異地參會(huì)人員達(dá)60人的會(huì)議為大型會(huì)議。中型會(huì)議：異地參會(huì)人員不足60人會(huì)議為中型會(huì)議。42會(huì)議流程421.建立公司《年度會(huì)議行事歷》，公司正常性的會(huì)議一律納入《年度會(huì)議行事歷》，原則上要按預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。每年與預(yù)算同期報(bào)行政部,行政部統(tǒng)計(jì)匯總后，交公司管理層審批執(zhí)行。文件編號(hào)NF02-(08A0)-02 1/3 發(fā)行日期08-12-18422.會(huì)議安排的原則為：局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從行事歷安排的會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。423.會(huì)議流程部門/崗位操作步驟主辦部門服務(wù)部門

參會(huì)部門主辦部門做好會(huì)議通知，會(huì)議通知應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主要議題、參加人員等必要內(nèi)容外，還應(yīng)說明會(huì)議要準(zhǔn)備的工作和會(huì)議議程，詳見《會(huì)議通知及議程表》。主辦部門服務(wù)部門

參會(huì)部門主辦部門通知應(yīng)提前一天以上，異地會(huì)議一般應(yīng)提前三天以上通知，一般為電子郵件的方式進(jìn)行通知。提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作。做好會(huì)議相關(guān)的服務(wù)工作，具體見4.鼻鼻根據(jù)《會(huì)議通知及議程表》的準(zhǔn)備工作要求作好相關(guān)配合工作。確定專人負(fù)責(zé)作好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄遵照“誰主辦，誰記錄”的原則；并由會(huì)議主辦部門形成《會(huì)議紀(jì)要》，會(huì)后48小時(shí)內(nèi)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo),抄送相關(guān)部門。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)整理完整的會(huì)議文件,保存《會(huì)議通知及議程表和級(jí)覲按規(guī)定時(shí)間將相關(guān)資料移交公司檔案室。公司檔案室>存檔相關(guān)資料。負(fù)責(zé)對(duì)《會(huì)議紀(jì)會(huì)》中決策行動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行追蹤、協(xié)調(diào)。公司檔案室>存檔相關(guān)資料。相應(yīng)責(zé)任部門I>實(shí)施《會(huì)議紀(jì)要》中與本部門相關(guān)的決策行動(dòng)內(nèi)容j>《會(huì)議紀(jì)要》中決策行動(dòng)內(nèi)容由相關(guān)責(zé)任部門簽字確認(rèn),作為其上司對(duì)其工作評(píng),價(jià)的依據(jù)。4A會(huì)務(wù)管理.會(huì)務(wù)服務(wù)部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。.會(huì)務(wù)管理參考工具：《會(huì)務(wù)工作檢核表》.總部會(huì)議會(huì)務(wù)分工跨系統(tǒng)會(huì)議，由主辦部門和行政部共同承擔(dān)會(huì)務(wù)，負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)務(wù)組織和工作，分工如下：部門/崗位~I ~提供跟會(huì)服務(wù)，根據(jù)主辦方的會(huì)場(chǎng)布置要求，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置。行政部 聯(lián)系尋找會(huì)址、提供票務(wù)服務(wù)，執(zhí)行主辦方確認(rèn)的餐飲標(biāo)準(zhǔn)及住宿標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)絡(luò)車輛，準(zhǔn)備會(huì)議室相關(guān)設(shè)施確定會(huì)務(wù)人員并擔(dān)任會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)；確認(rèn)會(huì)址、會(huì)場(chǎng)布置、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)，提出主辦方會(huì)議室相關(guān)設(shè)施要求信息部 會(huì)議中數(shù)碼設(shè)施的使用和保障系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議：由主辦部門承擔(dān)會(huì)務(wù)，行政部提供協(xié)助，分工如下：部門/崗位 ~聯(lián)系尋找會(huì)址、提供票務(wù)服務(wù)，執(zhí)行主辦方確認(rèn)的餐飲標(biāo)準(zhǔn)及住宿標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)絡(luò)車輛行政部異地參會(huì)人員達(dá)60人以上的大型會(huì)議，行政部派人參與會(huì)務(wù)。主辦方 確認(rèn)會(huì)址、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)，提出和準(zhǔn)備會(huì)議室相關(guān)設(shè)施要求信息部 會(huì)議中數(shù)碼設(shè)施的使用和保障434.如在各工廠舉行會(huì)議,則由行政部協(xié)調(diào)相關(guān)工廠辦公室聯(lián)合承辦會(huì)務(wù),如在各大區(qū)或辦事處舉行會(huì)議,則由行政部協(xié)調(diào)相關(guān)大區(qū)或辦事處聯(lián)合承辦會(huì)務(wù)。4A會(huì)議紀(jì)律4.4.1.與會(huì)人員應(yīng)做到不遲到，不早退，因故不能參加會(huì)議應(yīng)提前向主辦會(huì)議部門請(qǐng)假;有事離開會(huì)場(chǎng)需向會(huì)議組織者請(qǐng)假;會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不做與會(huì)議主題不相關(guān)的事。442.會(huì)議內(nèi)容有保密事項(xiàng)時(shí)，與會(huì)者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。.相關(guān)程序及文件序號(hào)制度編號(hào)制度名稱歸屬部門.相關(guān)表單序號(hào)表單編號(hào)表單名稱保管部門保存期限1NF04-02(08A0)-08《年度會(huì)議行事歷》行政部十年2NF04-02(08A0)-09《會(huì)議通知及議程表》主辦部門五年3NF04-02(08A0)-10I《會(huì)議紀(jì)要》主辦部門五年4NF04-02(08A0)-11《會(huì)務(wù)工作檢核表》主辦部門五年會(huì)議通知及議程表日期:會(huì)議名稱會(huì)議主持人時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議議題參加人員列席人員會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備準(zhǔn)備部門會(huì)議記錄/會(huì)議紀(jì)要整理部門是否需要錄像簽發(fā)人聯(lián)系人聯(lián)系電話第一部分準(zhǔn)備工作要求編號(hào)內(nèi)容負(fù)責(zé)人時(shí)間要求第二部分會(huì)議需要解決的內(nèi)容編號(hào)內(nèi)容決策人期望的結(jié)果第三部分會(huì)議議程編號(hào)議程項(xiàng)目主持人方式分配時(shí)間會(huì)議紀(jì)要TOC\