文件控制程序QHEOP

1.目的對管理體系文件進行控制，確保公司內(nèi)各有關(guān)場所使用的文件為有效版本，使文件和資料處于受控狀態(tài)。.范圍適用于與體系要求有關(guān)的文件和資料的編制、評審、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收（包括適當范圍的外來文件）。.術(shù)語受控文件：被控制使用或控制更改使用的，并蓋有“受控文件”紅色章的管理體系有效文件。非受控文件：指不跟蹤更改并蓋有“非受控文件”藍色章的文件。非受控文件一般是提供給顧客的文件或國家標準、法規(guī)。.職責總經(jīng)理負責批準《綜合管理手冊》及管理體系方針、目標等。管理者代表組織編制《綜合管理手冊》、程序文件，批準程序文件。品管部負責體系文件的綜合管理?？偨?jīng)辦負責文件和資料的標識、發(fā)放、回收、歸檔工作。各職能部門負責本部門工作范圍內(nèi)與管理體系有關(guān)的文件編寫、審核（支持性文件負責審批）、存檔和管理。.工作程序文件的分類1.1《綜合管理手冊》包括方針、目標、職能等；1.2程序文件，包括文件、記錄等控制程序；1.3HACCP計劃書，包括食品安全小組、產(chǎn)品特性和預期用途等；5.1.4支持性文件，包括：操作規(guī)程、技術(shù)規(guī)范、檢驗作業(yè)指導書、生產(chǎn)作業(yè)指導書等技術(shù)類文件和管理制度、管理辦法等管理類文件；5.1.5前提方案，包括原材料采購、運輸、貯藏的衛(wèi)生等；5.1.6記錄表單；5.1.7外來文件和資料：如國家標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)；5.1.8影視、動畫、PPT等。5.2文件編制2.1手冊和程序文件由管理者代表組織編寫，支持性文件由各部門負責編寫。5.3文件審批5.3.1手冊由管理者代表組織編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。程序文件由相關(guān)部門負責人編制，填寫《文件會簽表》，品管部負責人審核，管理者代表批準。支持性文件由各責任部門、車間編制，編制部門負責人批準（涉及公司重要管理類文件由相關(guān)部門編制，編制部門負責人審核，總經(jīng)理批準）。5.3.3前提方案和HACCP計劃書由食品安全小組組長組織編制，品管部負責人審核，食品安全小組組長批準。外來文件和資料，如標準和法規(guī)性文件等，由相關(guān)部門（如：技術(shù)部、品管部等）識別其實用性，經(jīng)管理者代表確認后控制并分發(fā)至相關(guān)使用部門，同時向總經(jīng)辦報備，行政機關(guān)單位業(yè)務項目性文件由業(yè)務部門（如：總經(jīng)辦、技術(shù)部）識別其適用性，報總經(jīng)辦登記，總經(jīng)辦檔案管理員在《外來文件登記表》中登記，并且填寫《文件流轉(zhuǎn)單》，送總經(jīng)辦、相關(guān)部門、總經(jīng)理、承辦人簽署意見后存檔。5.4文件編號與編寫規(guī)則5.4.1手冊：FM-QHEOHS-XXXXFM公司代碼QHEOMS——《綜合管理手冊》代碼XXXX年代碼5.4.2程序文件FM-XXXXX-XXX公司代碼程序文件代碼程序文件序列號QHEOP：質(zhì)量、HACCP、環(huán)境、職業(yè)健康安全通用程序文件代碼5.4.3支持性文件：FM-XX-ZC-XXFM公司代碼XX——部門ZC——支持性文件代碼XX——支持性文件序列號5.4.4記錄:FM-XX-JL-XXFM公司代碼XX 部門JL記錄代碼XX 記錄序列號5.4.5HACCP計劃書：FM-HACCP-JH-XXXXFM公司代碼HACCP——危害分析與關(guān)鍵控制點川——計劃書代碼XXXX年代碼5.4.6前提方案：FM-HACCP-QT-XXXXFM公司代碼HACCP——危害分析與關(guān)鍵控制點QT——前提方案代碼XXXX年代碼5.4.7各部門及特殊代碼對照表(大寫字母表示)：(a)總經(jīng)辦［ZB］,技術(shù)部［JS］,品管部［PG］,生產(chǎn)部［SC］,釀造部［NZ］,采購部［CG］,物控部［WK］,財務部［CW］,黃酒項目部［HJ］、營銷部［YX］。(b)體系［TX］,通知［TZ］,紀要［JY］,通用［TY］。5.4.8文件名稱字體統(tǒng)一采用黑體、四號加粗；文件編號、版本、修改人/日期、實施日期、編制、審核、核準字體統(tǒng)一采用黑體、五號加粗；文件中大條款號字體統(tǒng)一采用黑體、小四號加粗，段前段后間距0.5行；文件中小條款號及正文字體統(tǒng)一用宋體、小四；文件第一個數(shù)字與內(nèi)容相隔7個英文字符；設(shè)置行距固定值20磅。文件記錄等表述時需帶《》符號。5文件分發(fā).1手冊分發(fā)范圍由編制部門/人填寫《文件印發(fā)審核批準單》、提交管理者代表審核、總經(jīng)理批準，程序文件、支持性文件分發(fā)范圍由部門管理人員填寫《文件印發(fā)審核批準單》、提交各部門負責人審核，管理者代表批準；涉及公司重要的管理制度類支持性文件分發(fā)范圍由編制部門/人填寫《文件印發(fā)審核批準單》，編制部門負責人審核、總經(jīng)理批準。.2文件管理員在文件分發(fā)前，應編上“分發(fā)號”，蓋上受控狀態(tài)印章，填寫《文件領(lǐng)用登記表》，由領(lǐng)用部門負責人簽收。文件分受控文件和非受控文件，受控文件蓋“受控文件”紅色印章，非受控文件蓋“非受控文件”藍色印章。5.5.3文件資料損壞、丟失和要求增發(fā)時，由領(lǐng)用人填寫《文件領(lǐng)用申請審批表》申請增發(fā)文件應按5.5.1規(guī)定審批后，由文件管理員按5.5.2條規(guī)定發(fā)放，并在原文件領(lǐng)用登記表上注明原因。對丟失的文件，公布文件編號和分發(fā)號，宣布該文件失效。5.5.4作廢文件資料銷毀前，文件管理員應對作廢文件資料進行鑒定，填寫《文件資料銷毀申請表》，報原審批人或相關(guān)人員審批后實施。5.6文件和資料更改5.6.1受控文件需要更改時，由更改部門/人提出，填寫《文件更改申請審批表》，報該文件原審批部門或相關(guān)部門審批后，由文件管理員實施更改。5.6.2個別、少量更改，可在文件上劃改，在劃改處加蓋“文件更改專用章”，并注明更改日期。較多的更改采用換頁方式進行，在所換新頁的右上角蓋在“換頁”章,注上換頁日期，并在更改處文字下方劃上“一一”符號；文件需作大幅度更改或管理體系標準換版時，應換版，在新版文件上注明新的版號。5.6.3文件更改或大幅度更改換版應按原文件分發(fā)范圍進行換發(fā)，由文件管理員填寫《文件更改記錄表》，并在發(fā)放新頁/新文件的同時收回作廢頁和作廢文件，加蓋“作廢”章，并按5.5.4的規(guī)定銷毀處理。因管理體系標準換版而進行文件換版的，按5.5.1、5.5.2規(guī)定審批和分發(fā)。5.6.4需作資料保留的作廢文件，申請人應填寫《文件留用申請單》，經(jīng)管理者代表批準后，由文件管理員加蓋“留用文件”印章方可留用。5.7文件管理5.7.1文件打印后,應將底稿和正文以及有關(guān)審批單移交歸檔,文件管理員應填寫《文件資料歸檔登記表》。所有歸檔文件應蓋上“歸檔專用章”，并注明歸檔日期。用于復印的母本文件或電子文本也應移交文件管理員保管，并蓋上“受控文件”章，隨文件的更改而更改。所有生產(chǎn)用配方、工藝操作規(guī)程和新產(chǎn)品開發(fā)資料等屬公司技術(shù)機密文件，均應歸公司文件管理員作為保密文件進行歸檔保存。5.7.3所有受控文件使用部門和個人不得對受控文件進行復印或任何形式的復制，不得擅自外借和外送，根據(jù)分發(fā)號追查、追責。需查閱或借閱文件資料的人員，應填寫《文件、資料查/借閱登記表》。涉及本公司技術(shù)機密的文件、資料，須報總經(jīng)理批準后方可查/借閱文件。查/借閱者應按指定日期歸還文件資料，到期不歸還，由文件管理員強制收回。原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。7.5各部門文件管理員應對本部門公用文件進行登記,并按5.7.3、5.7.4、5.7.6進行保