淺析能源行業(yè)辦事處的規(guī)范化管理

辦事處的規(guī)范化管理管理政策的制定一、區(qū)域與時(shí)間管理二、人事管理三、銷(xiāo)售報(bào)表四、崗位工作職責(zé)2辦事處的作用

層次管理區(qū)域決策學(xué)習(xí)場(chǎng)所培訓(xùn)基地資料貯存

產(chǎn)品倉(cāng)儲(chǔ)財(cái)務(wù)管理客戶溝通衛(wèi)生機(jī)構(gòu)及政府部門(mén)的溝通3區(qū)域管理

--辦事處的設(shè)置市場(chǎng)的預(yù)測(cè)城市、地點(diǎn)（大小、交通、地段、客戶）人員配置管理人員配備辦事處功能辦事處預(yù)算4辦事處的管理建立考勤、作息制度建立財(cái)務(wù)管理制度建立物業(yè)管理制度建立會(huì)議制度建立人員管理制度建立工作分工制度建立工作匯報(bào)制度5區(qū)域管理的主要概念區(qū)域管理協(xié)助我們更有效地運(yùn)用時(shí)間及資源。其中一個(gè)主要概念是基于：《80/20定律》。如：20%的人擁有80%的財(cái)富。20%的客戶會(huì)帶來(lái)80%的銷(xiāo)售額。20%的產(chǎn)品會(huì)帶來(lái)80%的生意。6客戶管理客戶的分類(lèi)、分級(jí)：--醫(yī)藥商業(yè)、醫(yī)院、藥店客戶檔案的建立7銷(xiāo)售客戶的選擇

（一）商業(yè)客戶經(jīng)商年限成長(zhǎng)和盈利的經(jīng)利資信能力合作伙伴的規(guī)模銷(xiāo)售力量的規(guī)模及素質(zhì)客戶關(guān)系/開(kāi)發(fā)能力領(lǐng)導(dǎo)能力經(jīng)營(yíng)范圍企業(yè)性質(zhì)歸屬關(guān)系合作態(tài)度及聲譽(yù)業(yè)務(wù)范圍/網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)品種數(shù)量運(yùn)輸能力8銷(xiāo)售客戶的選擇

（二）醫(yī)院客戶地區(qū)性醫(yī)院的級(jí)別產(chǎn)品的價(jià)格醫(yī)院的特性銷(xiāo)售人員的配置9銷(xiāo)售客戶的選擇

（三）醫(yī)生及藥師醫(yī)生的類(lèi)型醫(yī)生的心態(tài)藥劑科人員的心態(tài)10銷(xiāo)售客戶的選擇四、產(chǎn)品梯隊(duì)的設(shè)置五、拜訪客戶數(shù)量六、每日拜訪客戶人數(shù)11銷(xiāo)售品種的選擇重點(diǎn)推廣產(chǎn)品銷(xiāo)售重點(diǎn)產(chǎn)品的醫(yī)院數(shù)量銷(xiāo)售政策的傾斜12時(shí)間管理一、銷(xiāo)售拜訪頻率二、有效拜訪時(shí)間的選擇三、時(shí)間的個(gè)人管理13時(shí)間管理誤區(qū)（一）一、因工作沒(méi)有計(jì)劃導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)二、不好意思拒絕三、習(xí)慣拖延四、不速之客的干擾五、電話干擾六、會(huì)議過(guò)多、過(guò)長(zhǎng)14時(shí)間管理誤區(qū)（二）七、文件滿桌八、就餐拖延時(shí)間九、事必躬親導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)十、欠缺協(xié)調(diào)十一、上司的干擾15時(shí)間管理技巧不重要也不緊急之事重要亦緊急之事不重要但緊急之事重要但不緊急之事時(shí)間的優(yōu)先管理16事務(wù)分類(lèi)表

緊急不緊急ⅠⅡ重●危機(jī)●企業(yè)及個(gè)人發(fā)展規(guī)劃要●急迫的問(wèn)題●建立人際關(guān)系，研發(fā)與創(chuàng)新●有期限壓力的計(jì)劃●年度計(jì)劃制定ⅢⅣ●不速之客●繁瑣的工作不●某些電話●某些信件重●某些信件與報(bào)告●某些電話要●某些會(huì)議●浪費(fèi)時(shí)間之事●某些領(lǐng)導(dǎo)交待的事情●有趣的活動(dòng)17辦事處人事管理

人員的招聘是最重要的管理決策面試目的：發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘人員能力、意愿、意向、心態(tài)。面試內(nèi)容：資格：學(xué)歷、培訓(xùn)工作經(jīng)歷：成就、失敗、教訓(xùn)、離職原因工作習(xí)慣：?jiǎn)胃苫驁F(tuán)隊(duì)個(gè)人發(fā)展：金錢(qián)、權(quán)力、成就感、心情愉快。個(gè)人愛(ài)好；運(yùn)動(dòng)、閱讀性格：內(nèi)向、開(kāi)朗健康狀況家庭背景18找出喜歡跳槽者的方法一、求職目的二、履歷表：工作過(guò)的公司，工作時(shí)間的長(zhǎng)短。三、對(duì)過(guò)去工作的熟悉程度四、抨擊過(guò)去的上司五、將所有過(guò)錯(cuò)歸結(jié)于原來(lái)工作過(guò)的公司六、對(duì)以前離職的原因有各種藉口19再次面試了解：此人能做這個(gè)工作嗎？他喜歡做這個(gè)工作嗎？此人和整個(gè)團(tuán)隊(duì)能配合嗎？個(gè)人性格、工作積極性。背景調(diào)查（個(gè)人、家庭）20試用期的考核一、工作態(tài)度二、培訓(xùn)表現(xiàn)三、銷(xiāo)售業(yè)績(jī)四、市場(chǎng)分析報(bào)告五、試用期工作總結(jié)21

業(yè)務(wù)代表離職

——人員辭職與辭退

辭職：辭職手續(xù)財(cái)務(wù)、物品、資料交接客戶檔案移交新人、舊人的現(xiàn)場(chǎng)交接交換意見(jiàn)并祝愿

辭退：按勞動(dòng)合同執(zhí)行正式通知（面談）交接提出建議22辦事處的支出控制為什么要控制支出一、銷(xiāo)售產(chǎn)品應(yīng)該有利潤(rùn)二、銷(xiāo)售產(chǎn)品亦有成本23辦事處的支出項(xiàng)目一、薪資二、銷(xiāo)售產(chǎn)品所得的預(yù)付傭金、紅利、獎(jiǎng)金及其它報(bào)酬三、房屋租金四、辦公費(fèi)用五、交通及通訊費(fèi)用六、差旅費(fèi)七、當(dāng)?shù)卮黉N(xiāo)廣告支出八、其它24如何控制辦事處的支出一、編制預(yù)算二、依核決權(quán)限辦理三、審批手續(xù)四、核銷(xiāo)程序五、備用金制度25辦事處會(huì)議一、周會(huì)或月會(huì)，臨時(shí)會(huì)議二、會(huì)議前的準(zhǔn)備三、腦力激蕩四、會(huì)議中應(yīng)有的表現(xiàn)1.敏銳地傾聽(tīng)2.免除干擾3.控制會(huì)議進(jìn)度4.心平氣和5.總結(jié)與計(jì)劃26報(bào)表管理系統(tǒng)（一）業(yè)務(wù)人員都不喜歡填寫(xiě)報(bào)表A：太花時(shí)間B：填寫(xiě)復(fù)雜C：不愿暴露實(shí)際工作時(shí)間為什么需要填寫(xiě)報(bào)表準(zhǔn)時(shí)的報(bào)告是公司情報(bào)系統(tǒng)的基礎(chǔ)27報(bào)表管理系統(tǒng)（二）

—報(bào)表的主要內(nèi)容一、銷(xiāo)售史記錄二、客戶檔案資料28報(bào)表管理系統(tǒng)（三）

——報(bào)表的主要形式月報(bào)表周報(bào)表日?qǐng)?bào)表客戶檔案表（醫(yī)藥商業(yè)、醫(yī)院、藥店）進(jìn)貨銷(xiāo)售及庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表（醫(yī)藥商業(yè)、醫(yī)院、藥店）29報(bào)表管理系統(tǒng)（四）

—從報(bào)表可發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題一、報(bào)表上每次都列出相同的拜訪客戶二、報(bào)表中很少有具體的拜訪記錄三、報(bào)表中拜訪客戶人數(shù)太多或太少四、報(bào)表中很少記錄人名及電話等五、報(bào)表中銷(xiāo)售的動(dòng)態(tài)變化六、競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品情況七、存在的問(wèn)題及建議八、下一步工作計(jì)劃30《化妝品術(shù)語(yǔ)》起草情況匯報(bào)中國(guó)疾病預(yù)防控制中心環(huán)境與健康相關(guān)產(chǎn)品安全所一、標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)和下達(dá)時(shí)間2006年衛(wèi)生部政法司要求各標(biāo)委會(huì)都要建立自己的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)。1ONE二、標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)研制經(jīng)費(fèi)：3.8萬(wàn)三、標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)意義術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)有利于行業(yè)間技術(shù)交流、提高標(biāo)準(zhǔn)一致性、消除貿(mào)易誤差，作為標(biāo)準(zhǔn)體系中的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)在各個(gè)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系中均起著重要的作用。隨著我國(guó)化妝品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)逐步加快，所涉及的術(shù)語(yǔ)和定義的數(shù)量也在迅速增長(zhǎng)，在此情形下，化妝品術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)的制定就顯得尤為重要。四、標(biāo)準(zhǔn)的制訂原則1.合法性遵守《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例實(shí)施細(xì)則》中關(guān)于化妝品的定義。2.協(xié)調(diào)性直接引用或修改采用的方式，與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語(yǔ)和定義相協(xié)調(diào)。3.科學(xué)性對(duì)于沒(méi)有國(guó)標(biāo)或定義不統(tǒng)一的術(shù)語(yǔ)，在定義時(shí)體現(xiàn)科學(xué)性的原則。4.實(shí)用性在標(biāo)準(zhǔn)體系中出現(xiàn)頻率較高，與行業(yè)聯(lián)系較緊密的術(shù)語(yǔ)優(yōu)先選用。五、標(biāo)準(zhǔn)的起草經(jīng)過(guò)

第一階段：資料搜集

搜集國(guó)內(nèi)外相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)并對(duì)國(guó)外文獻(xiàn)如美國(guó)21CFR進(jìn)行翻譯。第二階段：2007年末形成初稿

初稿內(nèi)容包括一般術(shù)語(yǔ)、衛(wèi)生化學(xué)術(shù)語(yǔ)、毒理學(xué)術(shù)語(yǔ)、微生物術(shù)語(yǔ)、產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)、人體安全和功效評(píng)價(jià)術(shù)語(yǔ)，常用英文成份術(shù)語(yǔ)等７部分。第三階段：專(zhuān)家統(tǒng)稿1.2007年12月第一次專(zhuān)家統(tǒng)稿會(huì)（修訂情況：1.在結(jié)構(gòu)上增加原料功能術(shù)語(yǔ)、相關(guān)國(guó)際組織和科研機(jī)構(gòu)等內(nèi)容；2.在內(nèi)容上增加一般術(shù)語(yǔ)、產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)的種類(lèi)，將化妝品行業(yè)的新產(chǎn)品類(lèi)別納入本標(biāo)準(zhǔn)；3.對(duì)于毒理學(xué)、衛(wèi)生化學(xué)、微生物學(xué)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行修改；4.刪除與化妝品聯(lián)系不緊密、無(wú)存在必要的常用英文成分術(shù)語(yǔ)。2.2009年1月第二次專(zhuān)家統(tǒng)稿會(huì)會(huì)議意見(jiàn)：1.修改能引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的盡量引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)存在歧義的個(gè)別用詞進(jìn)行修改。2.刪除由于本標(biāo)準(zhǔn)中的“產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)”一章和香化協(xié)會(huì)所制定的某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)存在重復(fù)，因此刪除“產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)”一章的內(nèi)容；對(duì)“原料功能術(shù)語(yǔ)”的內(nèi)容進(jìn)行梳理，刪除了20余條內(nèi)容。3.增加專(zhuān)家建議增加“化妝品限用物質(zhì)”等若干項(xiàng)術(shù)語(yǔ)。第四階段：征求意見(jiàn)2009年2月面向全國(guó)公開(kāi)征求意見(jiàn)。第五階段：征求意見(jiàn)的處理與形成送審稿。在征求意見(jiàn)的處理階段再次征求了相關(guān)專(zhuān)家的意見(jiàn)。六、標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容依據(jù)1.《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例實(shí)施細(xì)則》;2.《化妝品衛(wèi)生規(guī)范》;3.美國(guó)21CFR；4.相關(guān)領(lǐng)域國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)如：GB5296.3-2008消費(fèi)品使用說(shuō)明化妝品通用標(biāo)簽，GB/T14666-2003分析化學(xué)術(shù)語(yǔ)等；5.國(guó)內(nèi)外化妝品的相關(guān)文獻(xiàn)，如《化妝品監(jiān)督管理及安全性評(píng)價(jià)》等。七、標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容（一）結(jié)構(gòu)：1.范圍2.一般術(shù)語(yǔ)3.毒理學(xué)試驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)4.衛(wèi)生化學(xué)檢驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)5.微生物檢驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)6.人體安全性和功效性評(píng)價(jià)術(shù)語(yǔ)7.常用原料術(shù)語(yǔ)8.縮寫(xiě)9.中英文索引（二）主要內(nèi)容：1).一般術(shù)語(yǔ)39條涉及化妝品的基本定義、化妝品生產(chǎn)和監(jiān)督管理中出現(xiàn)頻率較高的術(shù)語(yǔ)。2).毒理學(xué)試驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)40條收錄了《化妝品衛(wèi)生規(guī)范》中涉及的術(shù)語(yǔ)，以及在毒理學(xué)領(lǐng)域出現(xiàn)頻率較高、與化妝品毒理學(xué)試驗(yàn)方法聯(lián)系較密切的術(shù)語(yǔ)。3).衛(wèi)生化學(xué)檢驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)22條收錄了化妝品的衛(wèi)生化學(xué)檢驗(yàn)方法中較常用的術(shù)語(yǔ)。

4).微生物檢驗(yàn)方法術(shù)語(yǔ)6條收錄了《化妝品衛(wèi)生規(guī)范》中所涉及的術(shù)語(yǔ)。5).人體安全性和功效性評(píng)價(jià)術(shù)語(yǔ)38條收錄了人體安全性和功效性評(píng)價(jià)的常用術(shù)語(yǔ)。6).常用原料術(shù)語(yǔ)55條收錄了常用原料術(shù)語(yǔ)，與《化妝品管理及安全性和功效性評(píng)價(jià)》保持一致，并根據(jù)企業(yè)、專(zhuān)家的意見(jiàn)進(jìn)行了適當(dāng)修改。7).縮寫(xiě)涉及國(guó)際機(jī)構(gòu)縮寫(xiě)以及化妝品毒理學(xué)、化學(xué)、人體安全性和功效評(píng)價(jià)等領(lǐng)域?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)的縮寫(xiě)34條。七、征求意見(jiàn)處理情況2009年2月20日，《化妝品術(shù)語(yǔ)》在全國(guó)公開(kāi)范圍內(nèi)公開(kāi)征求意見(jiàn)，截止到2009年3月末共收到來(lái)自企業(yè)、和社會(huì)各界的意見(jiàn)和建議共146條，分布情況如下：征求意見(jiàn)來(lái)源統(tǒng)計(jì)圖二一般術(shù)語(yǔ)三毒理學(xué)四化學(xué)五微生物六人體七原料八縮寫(xiě)各部分征求意見(jiàn)采納情況統(tǒng)計(jì)圖二一般術(shù)語(yǔ)