全外來文件管理規(guī)范

外來文件管理規(guī)范一、目的為確?？蛻羝焚|(zhì)/環(huán)境及相關(guān)其他文件輸入公司時，能迅速及正確轉(zhuǎn)為公司內(nèi)部之正式文件，即時反應(yīng)客戶需求。并將客戶要求的機密等級列管，以符合客戶滿意度為目標，并在公司內(nèi)部充分共享外來文件資源。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各部門由外部獲取品質(zhì)/環(huán)境及其他類文件的范圍。三、職責3.1各相關(guān)部門：客戶相關(guān)品質(zhì)/環(huán)境及其他文件的獲取，并交由文控編號管理。3.2文控：外來文件的編號、保存、發(fā)行、回收、作廢等管理。四、定義4.1外來文件指法律法規(guī)及安規(guī)、國際標準、行業(yè)標準、客戶提供的相關(guān)文件。4.2其他如：4.2.1訂單、稽查表等不屬于此范圍；4.2.2若相關(guān)客戶資料所屬案件未成立，由此部分不屬于客戶文件，不在管制范圍內(nèi)。五、工作程序5.1外來文件接收段5.1.1無論營銷管理或品質(zhì)、人事等單位，接收客戶文件，若客戶有附回傳簽收表，須即刻回傳相關(guān)資訊給客戶。若無附回簽表，須主動與客戶聯(lián)絡(luò)，說明已經(jīng)接收相關(guān)文件資訊。5.1.2.接收單位，即審視客戶提供文件內(nèi)容，若涉及工程規(guī)格或變更部份，需轉(zhuǎn)交工程相應(yīng)變更，若只牽涉檢驗規(guī)格或技術(shù)，請將相關(guān)資料交品質(zhì)處理。5.2客戶文件轉(zhuǎn)換作業(yè)5.2.1相關(guān)單位接收到客戶文件時，須就相關(guān)客戶文件，向文控申請編號，并將原稿交由文控員管理，文控員依文件控制進行編號，并列入文件清單管控。5.2.2若客戶文件為書面資料，文控員需加蓋“外來文件管制章”進行管制。若是客戶版以電子媒介等存儲，則無需加蓋此章，需分類進行管理，電子文件存檔檔案名同文件管制規(guī)定的文件全稱。5.2.3若客戶文件以E-MAIL傳輸時，相關(guān)單位需將其附件存為電子檔或列印出書面資料，提交給文控員管理。5.2.4各部門依據(jù)相關(guān)作業(yè)需求，客戶相關(guān)文件內(nèi)容，需轉(zhuǎn)換為公司相關(guān)文件，以作為作業(yè)依據(jù)。5.3外來文件變更5.3.1客戶若有文件變更時，請執(zhí)行5.1及5.2部分作業(yè)，將客戶改版文件提交給文控員管理。5.4外來文件發(fā)行/回收/作廢/申請5.4.1客戶文件發(fā)行，因客戶文件均屬于機密性文件管控，一般情形下不發(fā)放至各部門使用，各部門如需調(diào)閱，可至文控處查閱，如生產(chǎn)作業(yè)需求，可請權(quán)責部門將其轉(zhuǎn)換為公司相關(guān)文件，并由文控處受控發(fā)行后使用。5.4.2各部門如需客戶原稿文件作參考，需填寫申請單到文控員處申請，如客戶有特殊要求，則依客戶要求執(zhí)行。5.4.2客戶文件回收，依文件管制程序執(zhí)行。5.4.4外來文件作廢，若客戶有特別要求，依客戶要求執(zhí)行。若無則由