會(huì)議組織安排

會(huì)議的組織和安排在一個(gè)企業(yè)中，會(huì)議的組織和安排是必不可少的。以往都是通過(guò)打聯(lián)絡(luò)與會(huì)人，會(huì)議材料及日程等也要通過(guò)郵件的方式來(lái)完成，而且將會(huì)議結(jié)束后的文檔與信息組織起來(lái)也會(huì)比較困難。有了全新的MicrosoftOffice2003，會(huì)議的組織和安排是否可以非常方便呢？現(xiàn)在，來(lái)看看如何使用Outlook2003來(lái)完成這些工作吧。創(chuàng)建會(huì)議請(qǐng)求通過(guò)Outlook2003中的日歷，不但可以安排個(gè)人的時(shí)間安排，也可以為與會(huì)者發(fā)送會(huì)議請(qǐng)求，邀請(qǐng)與會(huì)者參加會(huì)議。（1）運(yùn)行Outlook應(yīng)用程序，在“郵件控制面板”中單擊【日歷】按鈕，打開(kāi)“日歷”視圖窗口。（2）在“常用”工具欄中選擇“新建”下拉菜單中的“會(huì)議要求”命令，打開(kāi)一個(gè)新建的會(huì)議要求對(duì)話框，如圖1所示。在“會(huì)議”對(duì)話框中填寫(xiě)會(huì)議的“主題”、召開(kāi)的“地點(diǎn)”、以及會(huì)議的“開(kāi)始時(shí)間”與“結(jié)束時(shí)間”等信息，然后在“收件人”文本框中輸入邀請(qǐng)的與會(huì)人的電子郵件地址。圖1創(chuàng)建會(huì)議請(qǐng)求（3）單擊“會(huì)議”對(duì)話框中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡，此時(shí)就可以在一個(gè)時(shí)間線上看到邀請(qǐng)的與會(huì)者、甚至包括資源的忙閑狀態(tài)情況，使你能夠更好地掌握會(huì)議安排的時(shí)間和會(huì)議長(zhǎng)度。如果在預(yù)定會(huì)議時(shí)很難確定哪個(gè)時(shí)間段是可以利用的，則可以單擊【自動(dòng)選取下一個(gè)】按鈕，讓Outlook2003智能地幫助我們選擇一個(gè)合適的時(shí)間來(lái)安排會(huì)議，如圖2所示。圖2了解人員狀態(tài)在WSS站點(diǎn)上創(chuàng)建會(huì)議工作區(qū)MicrosoftWindowsSharePointServices站點(diǎn)為企業(yè)部門(mén)以及合作團(tuán)隊(duì)中的同仁們提供了一個(gè)協(xié)同工作的平臺(tái)。團(tuán)隊(duì)成員們只需利用瀏覽器就可以瀏覽信息、發(fā)送信息到共享的站點(diǎn)中，這些數(shù)據(jù)包含了如：相關(guān)事件、布告欄與通知、討論區(qū)、任務(wù)清單及聯(lián)絡(luò)人清單，甚至還包含了一個(gè)文檔庫(kù)來(lái)管理網(wǎng)絡(luò)協(xié)作過(guò)程中的文檔，同時(shí)，WindowsSharePointServices站點(diǎn)還提供了創(chuàng)建文檔工作區(qū)和會(huì)議工作區(qū)的能力，使得團(tuán)隊(duì)成員在網(wǎng)站上可以開(kāi)展進(jìn)一步的溝通與協(xié)作。在WindowsSharePointServices站點(diǎn)中提供了專(zhuān)門(mén)為會(huì)議準(zhǔn)備的會(huì)議工作區(qū)，為任何準(zhǔn)備、引導(dǎo)和跟蹤會(huì)議的人提供相關(guān)的服務(wù)和信息整合。會(huì)議工作區(qū)提供了一個(gè)安全的聯(lián)機(jī)站點(diǎn)用于集中管理所有與會(huì)議有關(guān)的通訊、文檔和后勤，這使得它成為組織、共享和獲取所有與會(huì)議有關(guān)的事情的絕好的地方。會(huì)議工作區(qū)的設(shè)計(jì)目標(biāo)是使會(huì)議處理更加直覺(jué)化、流水線化和有效，以便節(jié)省客戶的時(shí)間和提高會(huì)議的工作效率。使用Outlook2003創(chuàng)建會(huì)議工作區(qū)的方法如下：（1）在“會(huì)議”對(duì)話框中單擊【會(huì)議工作區(qū)】按鈕，打開(kāi)“會(huì)議工作區(qū)”任務(wù)窗格，如圖3所示。圖3創(chuàng)建會(huì)議工作區(qū)亞（2溪）在染“會(huì)青議工撫作區(qū)射”任擔(dān)務(wù)窗寫(xiě)格中房單擊驗(yàn)“更歐改設(shè)私置”砌鏈接涼，打需開(kāi)會(huì)里議工愈作區(qū)群的配漁置頁(yè)間面，火如圖幟4所片示。俘在此縮可以瓦選擇松會(huì)議具工作荷區(qū)的妖創(chuàng)建米位置伐，以切及會(huì)得議工答作區(qū)謹(jǐn)所使美用的妖模板并語(yǔ)言晨和模贊板類(lèi)桶型等酷。萍提示旁：不姻同的奔模版嗚類(lèi)型勝針對(duì)至不同綿的會(huì)株議類(lèi)聞型，徐所包氧含的渡列表累也不薯同。繳圖4這配定置會(huì)床議工蝴作區(qū)剛（3懶）單月?lián)簟臼酱_定給】按擔(dān)鈕返級(jí)回“汪會(huì)議蜂工作拔區(qū)”月任務(wù)誦窗格氏，單鹿擊【汁創(chuàng)建開(kāi)】按瘦鈕，鏟此時(shí)瞞Ou榜tl告oo漠k敲20朗03航開(kāi)始厚向W禁in莖do用ws惜S抵ha蜂re板Po偏in近t初Se璃rv損ic號(hào)es豆工作邁組站膝點(diǎn)中脂創(chuàng)建釋新的梨會(huì)議內(nèi)工作啞區(qū)，躲創(chuàng)建劍完成策后如期圖5體所示旨。廳圖5危加悠入會(huì)廳議工旗作區(qū)啟的會(huì)兼議安絨排燃（4逝）保吸存并姑關(guān)閉魔此會(huì)夾議安手排，累系統(tǒng)饅會(huì)詢陸問(wèn)“嫁‘中葬國(guó)互害聯(lián)網(wǎng)鄰政策梅與發(fā)梁展研鞋討會(huì)筆’尚食未發(fā)滾送，竊是否權(quán)發(fā)送智？”輸，單與擊【普確定確】按弱鈕后炸，O論ut傻lo離ok刮會(huì)開(kāi)棄始給殼設(shè)定唯的與貓會(huì)人腰員發(fā)風(fēng)送會(huì)瀉議請(qǐng)凡求。竊（5巡）再搞次打森開(kāi)此凝會(huì)議盟對(duì)話盲框，籃可以意發(fā)現(xiàn)娘增加經(jīng)了一腎個(gè)“留跟蹤遠(yuǎn)”標(biāo)別簽，喂打開(kāi)炮“跟撿蹤”漁選項(xiàng)鴨卡，學(xué)會(huì)發(fā)犬現(xiàn)所結(jié)有與后會(huì)人貼的響耕應(yīng)都束已顯膊示在劫此選傻項(xiàng)卡變中了驚，同隔時(shí)，盡在對(duì)泳話框短的標(biāo)耳簽項(xiàng)伏與編南輯框歷之間患也有劍與會(huì)吃人的楊響應(yīng)假信息壺顯示曾。（煙有的槳與會(huì)懲人暫伶時(shí)沒(méi)桃有響毫應(yīng)，破今后健只要霉發(fā)送弓了響激應(yīng)，察就會(huì)經(jīng)在此粱體現(xiàn)議出來(lái)咬）單仍擊會(huì)靜議工偉作區(qū)鮮標(biāo)題面鏈接墓，打毀開(kāi)該健會(huì)議暫工作任區(qū)，蝦如圖論6所午示。瞇圖6顧創(chuàng)例建完講成的澡會(huì)議漸工作限區(qū)皆可以愉看到如，所閑有邀膏請(qǐng)的激與會(huì)仰者都密已列花入了飛“與被會(huì)者精”區(qū)效域中怪。在掩“與圓會(huì)者左”區(qū)貝域中椒可以劃對(duì)與球會(huì)者留進(jìn)行愚進(jìn)一掩步的剪編輯例。例禁如說(shuō)聯(lián)，名境為c處or峰e(cuò)n擴(kuò)@b師o(wú)o匙ky葛ar退d.咳co喜m的盯與會(huì)羅者是抓被邀袋請(qǐng)的型重要村發(fā)言陽(yáng)人，河希望勺在這糾里將盼其職科務(wù)體瘡現(xiàn)出針來(lái)，蘭以使高其他拍與會(huì)呀人在肥工作推區(qū)了六解到各重要奮發(fā)言徑人的盼信息讀。單吹擊“概管理雨與會(huì)燭者”灑鏈接丟，打包開(kāi)“夏與會(huì)沉者”簡(jiǎn)頁(yè)面斯，在于“名蜂稱(chēng)”傭列表販中單暑擊名誤為c麥or傳en貧@b綠oo搖ky繁ar炭d.賢co綱m的?！熬幹贻嫛蹦貓D標(biāo)潔，打串開(kāi)此鐮與會(huì)悠者的規(guī)編輯科對(duì)話?cǎi)樋?，她在“盈備注抱”文脆本框嗓中輸閑入與記會(huì)者們的身扛份等娛信息怒，如儀圖7谷所示憐。該圖7烘編雕輯與種會(huì)人值信息置單擊秩【保伏存并鑒關(guān)閉索】按棟鈕，馳回到示會(huì)議幟工作碰區(qū)主遣頁(yè)，票在“馳與會(huì)恭者”舊區(qū)域氣中就鋪顯示固出剛將剛編讀輯過(guò)座的與亂會(huì)人檢信息惡。晃依此蘭方法幸，編間輯其典他需勝要注辦明的玉與會(huì)延者信暖息。甜如果趴此時(shí)炸想增拴加新革的與魄會(huì)人妙，不竭必回予到O纖ut鑼lo塌ok分中添傍加，握再次細(xì)單擊邀“管離理與抱會(huì)者少”鏈巡接，孫打開(kāi)佩“與電會(huì)者屆”頁(yè)退面，允單擊音【添泛加與娃會(huì)者漢】按薯鈕，者打開(kāi)桃新建腳與會(huì)炒者頁(yè)兄面，移輸入錄新增悔與會(huì)剛者的龜個(gè)人才信息優(yōu)，單霜擊【云保存澇并關(guān)朋閉】鋪按鈕拳后，勸新的血與會(huì)中者即嘩添加柳成功挎。扒對(duì)于萬(wàn)一個(gè)己會(huì)議優(yōu)，應(yīng)融該有萄明確柜的目鏈標(biāo)，絮以確跳定會(huì)野議召課開(kāi)的殊目的興。單雹擊主我頁(yè)上該的“邀目標(biāo)帳”區(qū)縮域中適的“怎添加石新目點(diǎn)標(biāo)”荷鏈接伶，打盟開(kāi)“英新建哈目標(biāo)源”頁(yè)險(xiǎn)面，凝在“鳥(niǎo)目標(biāo)厭”中貢輸入腎會(huì)議適的目滔標(biāo)，代也可鴉以單津擊【疊附加翁文件消】按族鈕，棒為目林標(biāo)添糾加有未關(guān)的鎖文件椒內(nèi)容譽(yù)。新為與代會(huì)者狂提供躁會(huì)議棚議程臭，使培與會(huì)廊人掌辭握大鄭會(huì)的弟主要匙內(nèi)容飄和時(shí)間間安和排，競(jìng)對(duì)會(huì)念議的襖安排娘人員獸來(lái)講姑是必晨不可釘少的泛環(huán)節(jié)臥。在徑“主渡頁(yè)”膝的“刃議程田”區(qū)歐域單妨擊“騾添加貼新議桂程”涉鏈接幼，打銀開(kāi)“狡新建筋議程朝”頁(yè)棕面，予輸入盜會(huì)議拳的“湖主題陪”，斬議程鹽的“潤(rùn)所有升者”施，議葛程的繼“時(shí)蓄間”界以及獸議程昏內(nèi)容唯等信訴息，毒同樣殘可以疫向議慧程中列附加裹文件洋。輸途入完貍畢后察，單譯擊【屈保存扔并關(guān)蕩閉】建按鈕溝，回妄到主耀頁(yè)，桑此時(shí)烏，在預(yù)主頁(yè)刪的“細(xì)議程恢”區(qū)犬域中哈會(huì)顯辰示出品剛剛奴新建走的議烈程，宗與會(huì)死人員蓮可以含單擊媽該議布程鏈助接，減瀏覽抵會(huì)議辭議程肯，如倦圖8才所示尋。賊圖8座在踏工作沖區(qū)中是瀏覽康會(huì)議側(cè)議程艘確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