2023采購控制制度

Word第第頁2023采購控制制度第1章總則

第1條目的

明確選購方式、選購數(shù)量、選購訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保選購過程透亮化。

第2條責(zé)權(quán)單位

1.選購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。

2.總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。

第2章選購方式掌握

第3條選購方式分類

1.訂單選購方式

(1)選購部依據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的詳細(xì)項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，送交供應(yīng)商并說明購置意愿。

(2)供應(yīng)商根據(jù)訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。

(3)訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財(cái)務(wù)部門檢查訂單的合理性。

2.合同訂貨方式

(1)選購部與供應(yīng)商通過談判就選購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成全都，并且以購銷合同的形式確定下來。

(2)供應(yīng)商按合同供應(yīng)貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗(yàn)收貨物并支付款項(xiàng)。

3.直接選購方式

選購人員依據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購置的一種選購方式。

4.比質(zhì)比價(jià)選購方式

選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行對比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。

5.緊急選購方式

因緊急狀況，需要以最快的速度使選購商品或勞務(wù)到位。緊急選購方式一般只有在臨時(shí)性、突發(fā)性需要時(shí)方可采納。

第4條選購方式選擇

1.依據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)狀況確定選購方式。

2.一般商品或勞務(wù)的選購應(yīng)采納選購訂單或合同訂貨等方式。

3.小額零星商品或勞務(wù)等的選購可以采納直接購置等方式。

4.重要的商品或勞務(wù)以及政策性選購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特別的審批程序后，采納訂單或合同方式或者比質(zhì)比價(jià)方式。

5.大宗原料、然料和輔料的選購、基建或技改項(xiàng)目主要物資的選購以及其他金額較大的大宗物資選購采納比質(zhì)比價(jià)選購方式。

第3章選購數(shù)量掌握

第5條選購數(shù)量應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)選購打算進(jìn)行確定。

第6條選購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在掌握限額的范圍內(nèi)。

第7條檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。

第8條對于需大量選購的原材料、零配件等，必需做各種選購數(shù)量對本錢影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算本錢。

第9條對于請購數(shù)量不大，或者零星選購的商品，選購批量的本錢分析掌握可對比資金預(yù)算來執(zhí)行。

第4章選購時(shí)間掌握

第10條選購時(shí)間包括請購單的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等。

第11條依據(jù)請購性質(zhì)和選購方式確定詳細(xì)的選購時(shí)間。

1.現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)

從實(shí)際使用或需要日期算起，倒算出合理的選購時(shí)間。

2.以最正確本錢為原則確定最經(jīng)濟(jì)的`訂貨方式

選購時(shí)間通常是根據(jù)庫存量掌握的方法確定選購時(shí)間。

3.保險(xiǎn)儲備量和定量

當(dāng)某一商品到達(dá)訂貨點(diǎn)時(shí)就是選購時(shí)間。

第12條對選購時(shí)間的掌握是防止正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)被推延，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。

第13條選購時(shí)間的掌握由倉庫管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，選購員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理請購單，并將處理結(jié)果準(zhǔn)時(shí)通知倉庫管理部門。

第5章供應(yīng)商選擇

第14條供應(yīng)商初步評價(jià)

1.選購部與使用部門依據(jù)企業(yè)實(shí)際需求查找適合的供應(yīng)商，同時(shí)收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價(jià)格作為篩選的根據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。

2.選購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價(jià)，選擇出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交選購經(jīng)理審核。

3.選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)

(1)供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營答應(yīng)證，應(yīng)有必要的資金力量。

(2)供應(yīng)商按國家(國際)標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。

(3)有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。

(4)具有足夠的生產(chǎn)力量，能滿意本企業(yè)經(jīng)營需要。

(5)同等價(jià)格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價(jià)同質(zhì)擇其近。

4.選購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時(shí)，需確定選購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和平安要求，對于危急品，需要求供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)證明文件。

第15條供應(yīng)商現(xiàn)場評審

1.選購部會(huì)同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的看法和建議。

2.供應(yīng)商評價(jià)內(nèi)容

(1)選購部主要負(fù)責(zé)評價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信譽(yù)等級及服務(wù)等方面。

(2)財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價(jià)供應(yīng)商要求的付款條件等。

(3)使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價(jià)供應(yīng)商供應(yīng)商品的質(zhì)量。

(4)上述全部部門共同對選購的價(jià)格、交貨時(shí)間進(jìn)行評價(jià)。

3.適用范圍

(1)依據(jù)所選購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將選購的商品分為關(guān)鍵、重要、一般三個(gè)級別，不同級別實(shí)行不同的等級掌握。

(2)必需對供應(yīng)關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。

(3)對于一般物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審。

(4)緊急、小額零星的選購，由使用部門直接提出申請，選購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)選購經(jīng)理審批后，進(jìn)行選購。

第16條“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定

1.選購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和一般物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。

2.“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商供應(yīng)合格物資的一種契約。

第17條樣品需求與供應(yīng)商送樣

1.如有樣品需求，由選購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出具體的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。

2.樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營狀況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。

第18條樣品確認(rèn)

1.樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗(yàn)收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗(yàn)，并填寫“樣品簽樣試用回單”。

2.經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標(biāo)簽”，并注明合格或不合格，標(biāo)識檢驗(yàn)狀態(tài)。

3.合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在選購部作為今后檢驗(yàn)的根據(jù)。

第19條確定合格供應(yīng)商名單

1.選購員依據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交選購經(jīng)理審核。

2.選購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。

3.原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供選購時(shí)選擇。

4.唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。

第6章訂單的掌握

第20條選定合格的供應(yīng)商后，選購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行選購。

第21條選購價(jià)格審核

1.財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核選購價(jià)格，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。

2.對全部超過規(guī)定價(jià)格的訂單必需經(jīng)過總裁特別審批。

第22條條款審核

財(cái)務(wù)部門對選購訂單進(jìn)行審核，特別條款必需由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。

第23條合同審批

依據(jù)《選購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報(bào)相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。

第24條登記選購訂單

1.選購員應(yīng)當(dāng)按編號編制選購訂單。一式四聯(lián)。

(1)一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗(yàn)證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。

(2)一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。

(3)一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部，作為入賬憑