公文自動(dòng)生成管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

公文自動(dòng)生成管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)摘要：隨著電子政務(wù)的快速發(fā)展，對(duì)公文進(jìn)行電子化管理成為必須解決的問題。本文首先對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了分析，給出了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和開發(fā)手段，然后對(duì)關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了闡述，包括公文的自動(dòng)生成、數(shù)據(jù)庫的存取操作和基于內(nèi)容的查詢；最后給出了系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)例，證明了系統(tǒng)的可行性。關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)公文管理引言公文是政府、行政機(jī)關(guān)等各類部門請(qǐng)示匯報(bào)、命令下達(dá)等工作中的重要部分。目前，傳統(tǒng)的公文管理以紙質(zhì)原件為主，一般存放在檔案室。但當(dāng)公文數(shù)目逐漸增多時(shí)，公文的查找等管理就存在效率較低等缺點(diǎn)［1］。本文利用Delphi技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，設(shè)計(jì)了一個(gè)公文自動(dòng)管理系統(tǒng)，在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成了電子公文的自動(dòng)生成、歸檔和查詢等主要功能，大大提高了管理和辦公的效率。系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)采用C/S(Client/Server)兩層結(jié)構(gòu)。C/S模式能夠充分發(fā)揮客戶端PC的處理能力，客戶端響應(yīng)速度快。采用C/S模式開發(fā)的系統(tǒng)擴(kuò)展性和適應(yīng)性好，可以方便地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的拓展和工作內(nèi)容的變更［2］。系統(tǒng)開發(fā)工具采用Delphi7.0，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器操作系統(tǒng)為Window2003Server，數(shù)據(jù)庫管理軟件為SQL2005，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主要完成公文信息的存儲(chǔ)和訪問，同時(shí)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)也在服務(wù)器端直接完成?？蛻舳酥饕菍?duì)服務(wù)器的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行顯示，形成友好的用戶交互界面，通過圖形界面提供給用戶對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、查詢等操作［3］。根據(jù)水利工作管理的需要，系統(tǒng)功能包括公文的自動(dòng)生成、公文存檔、公文查詢、系統(tǒng)設(shè)置四個(gè)主要模塊（圖1）。關(guān)鍵技術(shù)系統(tǒng)中關(guān)鍵部分的實(shí)現(xiàn)主要包括以下內(nèi)容：（1）公文的自動(dòng)生成；（2）公文在數(shù)據(jù)庫中的存取操作；（3）基于內(nèi)容的公文檢索功能。3.1公文自動(dòng)生成功能公文的自動(dòng)生成主要是利用各種現(xiàn)有的模板模板自動(dòng)生成符合要求的各種文檔。目前現(xiàn)有的各種模板主要是水政執(zhí)法管理的各種文件，比如征收水土保持補(bǔ)償費(fèi)的通知、水行政處罰告知書等。該功能的實(shí)現(xiàn)主要是利用Delphi中OLE技術(shù)來控制WORD軟件［4］，包括WORD軟件的啟動(dòng)、模板的調(diào)用、格式的控制和內(nèi)容的插入，實(shí)現(xiàn)的步驟為：（1） 在WORD軟件中生成相關(guān)公文的模板文件并存儲(chǔ)。比如河道采砂管理費(fèi)通知書可命名保存為hedaoc.dot。（2） 在WORD中對(duì)模版文件中需要插入內(nèi)容的地方設(shè)置書簽。比如hedaoc.dot中有個(gè)地方需要插入發(fā)文的字號(hào)，可在插入的位置設(shè)置書簽名稱為heddaocwho（3） 打開模板文件，在書簽處插入填寫的內(nèi)容。主要代碼如下：// 初始化 varwordapp:Variant;trywordapp:二GetActiveOleObject(〃word.Application〃)；e某ceptwordapp:二CreateOleObject(〃word.Application〃)；end;// 對(duì)模板中書簽處插入內(nèi)容 forI:=1towordApp.ActiveDocument.Bookmark.CountdobeginItemInde某:=I;vBookMark:二wordApp.ActiveDocument.Bookmark.Item(ItemInde某)；ifLowerCae(vBookMark.Name)=〃hedaocnd〃thenbeginvBookMark.Select();wordApp.Selection.InertAfter(trim(edit1.te某t));//edit1中的內(nèi)容為發(fā)文的字號(hào)end;〃依次使用以上方法對(duì)其它書簽位置進(jìn)行插入操作3.2公文在數(shù)據(jù)庫中的存取系統(tǒng)將公文的主要關(guān)鍵字部分以記錄形式保存在數(shù)據(jù)庫中同時(shí)，對(duì)公文正文部分以二進(jìn)制數(shù)據(jù)流的方式存入數(shù)據(jù)庫。這樣即有利于公文的瀏覽和恢復(fù)，又有利于公文的查詢。公文的正文內(nèi)容在SQL數(shù)據(jù)庫中對(duì)應(yīng)的字段為BLOB類型。在delphi中對(duì)數(shù)據(jù)流的操作基類是TStream類，TStream還有其他的派生類，其中最常用的是TFileStream(文件流)、TMemoryStream(內(nèi)存流)、TblobStream(字段流)。這里使用TMemoryStream和TBlobStream。將公文正文內(nèi)容存入數(shù)據(jù)庫的主要實(shí)現(xiàn)部分如下：varMS:TMemoryStream;tr:tring;beginMS:二TMemoryStream.Create;//生成TMemoryStream對(duì)象editl.te某t.avetotream(MS);//把editl.te某t的內(nèi)容(正文內(nèi)容)保存到數(shù)據(jù)流中tr.avetotream(MS)ADOQuery2.SQL.Add(〃inertinto公文value(:tr)");ADOQuery2.parameter.parambyname(〃tr〃).value.loadfromtream(MS);3.3基于內(nèi)容的公文查詢通過公文的關(guān)鍵字對(duì)公文進(jìn)行檢索，相對(duì)來說實(shí)現(xiàn)較為簡(jiǎn)單。有時(shí)，當(dāng)用戶只記得公文的大致內(nèi)容，比如正文中的一些關(guān)鍵詞。對(duì)于其它一些基本關(guān)鍵字信息已經(jīng)忘記了，比如標(biāo)題，發(fā)文時(shí)間等，這是就需要進(jìn)行基于內(nèi)容的查詢操作［5］。首先讀取數(shù)據(jù)庫中公文的記錄信息，然后使用Delphi中的TWordDocument類打開恢復(fù)的公文，調(diào)用TWordDocument類中Content的find.e某ecute()方法，就可以在文檔范圍內(nèi)進(jìn)行內(nèi)容查找。在查找的時(shí)候還可以通過參數(shù)控制實(shí)現(xiàn)在查找過程中是否區(qū)別大小寫、是否使用通配符等。匹配成功以后，結(jié)果返回True，系統(tǒng)為該條記錄做好標(biāo)記，將查詢結(jié)果進(jìn)行顯示。當(dāng)數(shù)據(jù)庫中所有的記錄都處理完后，所有被標(biāo)記的記錄均為滿足