外貿(mào)部管理制度模板（二篇）

第3頁共3頁外貿(mào)部管理制度模板為了使大家有一個良好的工作環(huán)境，保障業(yè)務(wù)工作有序進行，特制定以下規(guī)章制度，望各同仁照章遵守為盼。一、總體制度1、不斷學(xué)習(xí)，提高個人素質(zhì)與涵養(yǎng)，樹立良好個人形象和工作作風(fēng)。樹立正確的人生觀、愛情觀、價值觀，努力培養(yǎng)自己健康的社會心態(tài)。2、保持辦公環(huán)境安靜、嚴肅，提高工作效率，不得在上班時間過多談?wù)撆c工作無關(guān)的話題，控制說話音量與音調(diào)。3、嚴守公司____，謹言慎行，不得泄露公司有關(guān)產(chǎn)品策劃、技術(shù)、客戶資源等____性信。否則追究法律責(zé)任。4、未經(jīng)批準，不得攜帶任何移動存儲設(shè)備、光盤等進出公司，不得將公司電腦內(nèi)的文件發(fā)送給與公司沒有業(yè)務(wù)往來的機構(gòu)或個人。5、未經(jīng)批準，嚴禁接觸服務(wù)器和他人電腦，公司網(wǎng)絡(luò)配置由專人負責(zé)管理，各人使用的電腦上的登陸名與____設(shè)置由公司統(tǒng)一分配，不得隨意進行增加、刪除、修改操作，有關(guān)操作系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)設(shè)置的修改必須征得主管同意方可進行。6、未經(jīng)允許，嚴禁在公司電腦上____、木馬程序、____等任何程序，如有違反，罰款____元。7、未經(jīng)允許，嚴禁下載及____任何聊天工具，工作及加班時間，嚴禁使用及其它聊天工具進行閑聊。嚴禁瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站信息。8、注意個人衛(wèi)生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環(huán)境。二、客戶管理制度1、各業(yè)務(wù)人員負責(zé)的客戶，資料必須即時登記，老客戶資料在正式使用金錢豹五步法軟件后的一個星期內(nèi)必須全部錄入完成，包括各人原來存放在電子表格、卡片、筆記本等上的所有客戶資料，一個客戶有多個聯(lián)系人，一個聯(lián)系人有多個郵件地址的，必須詳細錄入，不得有漏，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款____元；2、新客戶在接到客戶詢盤的當天必須將客戶資料錄入金錢豹五步法軟件，同時將該次詢盤也保存進金錢豹五步法軟件，明確標記本次詢盤產(chǎn)生的時間、____、客戶來源等，電話或傳真詢盤等手工錄入，郵件詢盤在金錢豹五步法軟件里送入數(shù)據(jù)庫自動歸類，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款____元；3、參加展會各業(yè)務(wù)人員所搜集的客戶名片，展會完成后的三天內(nèi)，必須將所有名片資料錄入金錢豹五步法軟件，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款____元；4、由主管分派下來的客戶資料，當天必須將客戶資料錄入金錢豹五步法軟件，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款____元；5、所有客戶資料的錄入必須盡量詳細，尤其在客戶描述里，進行該客戶的詳細說明，包括產(chǎn)品意向、實力分析，誠意度分析、成交機會分析等；三、郵件管理制度1、各業(yè)務(wù)人員必須使用由公司統(tǒng)一分配的郵箱帳號，不得使用私人郵箱與客戶進行郵件往來，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次罰款____元；2、使用金錢豹五步法系統(tǒng)前所發(fā)生的歷史郵件，在確定已將客戶資料全部錄入金錢豹五步法軟件后的，將所有歷史郵件從outlook或fo____mail里導(dǎo)入到金錢豹五步法軟件。外貿(mào)部管理制度模板（二）為加強公司的規(guī)范管理，完善工作制度，提高部門工作效率，促進公司發(fā)展壯大。根據(jù)有關(guān)法律，法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂如下本公司外貿(mào)部門管理制度。一.管理制度大綱1.外貿(mào)部門全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規(guī)章制度和決定____公司提倡全體員工積極學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)技術(shù)和文化知識，努力提高自身的整體素質(zhì)和水平。____公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，給公司提出合理化建議。鼓勵員工發(fā)揮自己工作上和文娛方面的特長。二.行政管理制度1.外貿(mào)部員工必須自覺遵守工作紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)經(jīng)理同意。____周一至周六為工作日，周日為休息日，工作時間為：8：00-12：00,13：30-17：30兩個時段，（特殊情況，以公司通知為準）3.嚴格請、銷假制度。員工因私事請假應(yīng)寫請假條報經(jīng)理批準。末經(jīng)批準而擅離工作崗位的按曠工處理。事情緊急的需電話聯(lián)系經(jīng)理批準，可事后回公司要補寫請假條。4.工作時間禁止上網(wǎng)打牌，下棋，聊天，玩游戲，聽音樂等與工作無關(guān)的事情。如有違反者每次罰款____元，累犯者依情加重處罰。罰款由受罰人上級領(lǐng)導(dǎo)報公司財務(wù)部執(zhí)行。5辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用6所有員工杜絕浪費，努力降低辦公材料消耗和辦公費用。三.業(yè)務(wù)管理制度1.一般業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)本人擬稿，本人印制，有價值文件由業(yè)務(wù)員本人按類別歸檔，外來的文件由接件人負責(zé)簽收，重要的文件于接件當日報送本部門經(jīng)理。重要的外發(fā)文件由外貿(mào)部經(jīng)理審核后發(fā)送，并由業(yè)務(wù)員本人按類別歸檔。2.所有人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。3.外貿(mào)業(yè)務(wù)中所用的各類工作表格，傳真格式等使用統(tǒng)一制定的模板。所有文件均要到各相關(guān)文件管理表中進行登記并獲得相應(yīng)編號。4.業(yè)務(wù)人員在對客戶的詢價做出報價前，應(yīng)了解客戶基本信息5.對于客戶的郵件、傳真原則上在____小時內(nèi)答復(fù)，特殊情況要延期的，應(yīng)及時向客戶解釋及告知大概需要的時間。6.產(chǎn)品報價，應(yīng)按照開發(fā)工程部的價格，如對開發(fā)工程部的價格有異議，可與開發(fā)工程部進行再度確認，協(xié)商。7.對于定單數(shù)量較大，外商所能接受的價格低于我司開發(fā)工程部所報的價格，業(yè)務(wù)人員應(yīng)先上報部門經(jīng)理批準實施。8.對于需外發(fā)的產(chǎn)品的報價，我司的利潤率不得低于____%，特殊情況需上報本部門經(jīng)理批準。9.對于C&F及CIF報價，需要我方辦理運輸，保險的或需要進行法定檢驗等事項的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先聯(lián)系相關(guān)中介機構(gòu)進行確定，選擇中介機構(gòu)應(yīng)考慮業(yè)務(wù)熟練，服務(wù)效率高及收費合理的。10.對于客戶要求寄樣，原則上要求到付，特殊情況如關(guān)系比較好的老客戶，我方可以預(yù)付，并免收樣品費，但必須先報部門經(jīng)理批準后執(zhí)行，費用較大的，報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后執(zhí)行。11.客戶要打樣的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)和開發(fā)工程部溝通協(xié)調(diào)好，確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求，審核無誤后方可寄出，客戶對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的，在正式包裝或印刷前需經(jīng)客戶確認。12.付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余的出貨前付清，及全部短期、即期信用證，（我公司信用證由保華公司代理，接信用證前一定要跟客戶及保華公司聯(lián)絡(luò)好），業(yè)務(wù)員配合保華公司負責(zé)對信用證做形式和內(nèi)容的檢查，發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時通知客戶修改。信用證審查無誤后，報部門經(jīng)理復(fù)核。13.原則上，公司在收到客戶的全部貨款，部分定金及信用證經(jīng)復(fù)核無誤后，開始安排生產(chǎn)計劃，組織貨源，進行生產(chǎn)。14.在定單生產(chǎn)階段，業(yè)務(wù)人員應(yīng)到生產(chǎn)車間會同生產(chǎn)主管對產(chǎn)品生產(chǎn)進行監(jiān)督，檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，或由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)解決，或部門經(jīng)理上報副總經(jīng)理或總經(jīng)理解決。嚴格把握產(chǎn)品的規(guī)格，質(zhì)量，包裝，生產(chǎn)時間符合客戶的要求。15.對C&F，CIF價格條款的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在生產(chǎn)結(jié)束前一周，安排好貨貸，確定定艙事宜，一般在船期前二日，安排裝箱運輸。對于FOB價格條款的，應(yīng)該提前四天與客戶指定貨貸聯(lián)系出貨事宜。16.需要委托中介機構(gòu)進行報關(guān)，商檢，保險的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時準備相關(guān)資料交中介機構(gòu)辦理，辦理過程中，業(yè)務(wù)人員要協(xié)助。17.收匯方式為信用證的，業(yè)務(wù)人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。四客戶跟進管理辦法1.業(yè)務(wù)員要將自己的客戶記錄到外貿(mào)部公用盤里的客戶登記表中，以免造成不同業(yè)務(wù)員重復(fù)開發(fā)同一客戶的現(xiàn)象。2.要求每個業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進行管理，把每個客戶每次跟進的情況進行記錄，方便自己有效的管理客戶。一周的新客戶必須在當周至少聯(lián)系一次，對于客戶必須進行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯(lián)系系____次（任何形式）客戶等級分類辦法a.已有業(yè)務(wù)來往的客戶，b.未成交客戶按客戶優(yōu)質(zhì)等級分類，并能系統(tǒng)性跟進：A類：寄過樣品，并一直保持跟進B類：有過比較仔細認真的產(chǎn)品詢價C類：新接觸的客戶五工作報告的提交：要求外貿(mào)部人員，每周一交上周工作報表給外貿(mào)部經(jīng)理，同時要求自己建立報告檔案，報表要求如下：1本周工作回顧，2本周重點開發(fā)的客戶以及重點跟進客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人