使用《中檔法》分類標引的幾點看法

使用《中檔法》分類標引的幾點看法

《中國檔案分類法》第一版１９８７年１２月出版一年多后，我院就開始按它進行檔案分類標引了。實踐證明，《中檔法》第一版所設(shè)類目太粗，遠遠不能滿足實際標引需要。１９９７年１２月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的５千條擴展到１０萬條，基本能滿足全國檔案分類標引需要，但我們在使用中仍發(fā)現(xiàn)不少問題有待解決。

我院檔案的分類標引是在著錄時與主題標引同步進行的，至１９９９年底，庫存３萬５千卷文書檔案和科技檔案已全部著錄和標引完畢，并逐步輸入了計算機。我們在分類標引時遇到的難題頗多，這里談幾點看法，以就教于同仁。

一深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標準化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標引和主題標引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有１９８６年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，１９８８年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，１９９８年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，１９９９年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結(jié)果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了Ｒ基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》Ａ至Ｕ１９個基本大類的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中?！蔽覀冊趯嶋H標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個事物或問題設(shè)了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

對分類表欠缺類目號的解決方法

１采用上位類號標引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標ＢＣ４人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計，從ＮＧ冶金類Ｒ和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標ＮＧ６１３３燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

２采用靠類標引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標與其接近的概念類號ＢＣ４３干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計，在ＮＷ６２水泥廠基建類中和Ｒ４建筑工程設(shè)計中均無“車庫”類目號，可靠標ＮＷ６２４３水泥廠運輸基建。

３采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在Ｒ類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標Ｒ４１２１作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標Ｒ４１４２１作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用Ｒ４１９２“其他”建筑設(shè)計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在Ａ黨務(wù)、ＢＣ行政、Ｄ軍事三個類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在５個大類中設(shè)了５個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了１１個類目。Ｒ類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強，用Ｒ類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法

１在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，Ｒ類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用Ｒ４１２１類標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設(shè)計、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計、施工檔案就可能都用Ｒ類標引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

２主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標引。例如：Ｒ４１２４為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細目，而ＨＡ６２“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用ＨＡ６２２標引?？蒲杏梅坎欢嗟膯挝灰部捎茫遥矗保玻醋龃謽艘?。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標引問題。

３一個事物或問題在幾個主題大類中都設(shè)有類目時，應(yīng)視具體情況而定。例如：ＨＢ６３７８為“地震工程與工程地震學(xué)”，ＴＣ５８為“地震工程學(xué)”，Ｒ５３１７為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內(nèi)容，若屬基礎(chǔ)理論研究可用ＨＢ６類號或用ＴＣ５類號標引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用Ｒ５類號標引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標ＴＣ５８２４；例②《唐山地震對京津的影響》調(diào)查報告標ＨＢ６３７９，也可標ＴＣ３４；例③《空間桿系結(jié)構(gòu)抗震計算的研究》標Ｒ５３１７；例④冶金類中的ＮＧ５２２１３２為“耐火材料設(shè)備”研究，建筑材料類中的ＮＷ５５９２為“耐火材料工藝設(shè)備”研究。這兩條類目內(nèi)容完全一樣，標引時冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號。這樣做雖不合理，但是合法。

另外，各工業(yè)類的設(shè)備、標準、環(huán)保等小類與主題類的ＮＪ機械、ＳＡ環(huán)保、ＵＡ標準等的交叉重復(fù)也是難解難分的。涉及相同的類目都要進行分析、比較后才能選定合適的類目號做標引。限于篇幅，本文就不多例舉了。

總之，《中檔法》存在的問題