內(nèi)部文件編號規(guī)則

內(nèi)部文件編號規(guī)則

廣東攜手物流科技有限公司文件編號：XS-RR-2017【0402】號為了加強公司文件的標準化管理，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉，廣東攜手物流科技有限公司制定了公司內(nèi)部文件編號規(guī)則。該規(guī)則適用于廣東攜手物流科技有限公司總部各部門文件的編號管理和控制，包括技術類文件和其他文件，紙介文件以及電子文件。為了方便識別，公司全稱為廣東攜手物流科技有限公司，簡稱為攜手科技、攜手或XS。日期表示格式為yyyy-mm-dd或yyyymmdd，其中yyyy表示公元年份，mm表示月份，dd表示當日。在文件版本進行編號時，起草版本的編號為0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本編號可以根據(jù)項目需要延伸到若干層，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。一旦文件版本得以確認后，即正式版本編號應該始自1.0，版本編號不斷變化為：1.0,1.1,1.2,...,1.10。項目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1,2.2等。對于技術文件，命名格式為XS-AA-NN-YYYYMM，其中XS為公司名稱縮寫，AA為項目名稱，NN為版本號，YYYYMM為年月。而對于公司規(guī)章制度和管理文件，編號格式為XS(-DN)-TT-YY【nnnn】號dd，其中DN為大寫英文字母，表示部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略。如果該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應標記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應的部門代號為總裁辦：ZG，財務部：CW，技術部：JS，人事部：HR，運營中心：OP。廣東攜手物流科技有限公司的文件類型包括規(guī)章制度（RR）和質(zhì)量管理文件（QS）。其中，RR是指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度，而QS是指公司運轉過程中的各類文件和記錄。這些文件都有特定的編號，例如考勤管理制度的文件編號為：XS-RR-17【0404】號-2.0，表示2017年4月發(fā)布的第四份文件：考勤管理制度2.0版，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。公司的合同協(xié)議編號遵循“公司合同分類編號規(guī)則”，傳真的編號結構為：XS-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnn，其中R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真，BB表示傳真的主題（不超過15個漢字），yyyymmdd表示日期，nnn表示傳真流水號。傳真屬于臨時文件，一般不做長期保存，如需保存，則應對其復印，并以外來文件的命名規(guī)則進行命名，并與外來文件一起管理。電子郵件的命名規(guī)則與傳真相同，需要歸檔管理時，也按傳真的命名規(guī)則命名。外來文件的結構為：XS-AA-BB-yyyymmdd-nnn，其中AA表示項目名稱，BB表示文件來源，yyyymmdd表示發(fā)文年月日，nnn表示文件流水號。對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等，其格式為：yyyymmddXS（外）文字第nnn號。會議紀要是指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式為：XS-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn，其中DN表示部門（若為公司全體部門參加的，則可省略），AB表示會議主題（不超過15個漢字），nnn表示文件流水號。除此