5.3 -質(zhì)量管理體系要求-“5.3 組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料（雷澤佳編制-2023）

質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料系列質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料系列——“5.3組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料GB/T19001-2016IDTGB/T19001-2016IDTISO9001：2015雷澤佳編制微信Le量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料系列“5.3組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文理解與實(shí)施指導(dǎo)材料【標(biāo)準(zhǔn)原文】5.3組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限最高管理者應(yīng)確保組織相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限得到分配、溝通和理解。最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限，以：a）確保質(zhì)量管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)的要求；b）確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出；c）報(bào)告質(zhì)量管理體系的績(jī)效以及改進(jìn)機(jī)會(huì)（見(jiàn)10.1），特別是向最高管理者報(bào)告；d）確保在整個(gè)組織推動(dòng)以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)；e）確保在策劃和實(shí)施質(zhì)量管理體系變更時(shí)保持其完整性?！?.3組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文理解思維導(dǎo)圖與“崗位、職責(zé)和權(quán)限”有關(guān)的定義組織——指為實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，通過(guò)職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系而擁有其自身職能的一個(gè)人或一組人。最高管理者——在最高層指揮和控制組織的一個(gè)人或一組人?！白罡吖芾碚摺笨砂ㄖT如首席執(zhí)行官、總裁、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)、董事會(huì)、執(zhí)行董事、執(zhí)行合伙人、單一所有人、合伙人和高級(jí)管理人員等。注1：最高管理者有權(quán)在組織內(nèi)部授權(quán)并提供資源。注2：若管理體系的范圍僅涵蓋組織的一部分，則最高管理者是指那些指揮并控制組織該部分的人員。組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限的目的本條旨在幫助最高管理者分配質(zhì)量管理體系的相關(guān)崗位,以確保體系的有效性并實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果；最高管理者需要確立各崗位的具體職責(zé)和權(quán)限,并通過(guò)有效的溝通活動(dòng),確保組織人員理解和知曉各自的任務(wù)；職能部門職責(zé)不清、權(quán)限不明，或組織職責(zé)、權(quán)限沒(méi)有在組織內(nèi)得到充分的溝通和一致的理解，不清楚各自分工合作的要求，極易造成部門之間推諉、扯皮現(xiàn)象，影響質(zhì)量管理體系的有效性和效率；如果部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制與項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制并存于同一個(gè)組織，角色、職責(zé)、權(quán)限與溝通的重要性尤為突出，溝通方式需要合理、便捷。最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限本條款明確要求最高管理者應(yīng)對(duì)相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行分派，并確保這些人員及其他相關(guān)人員得以正確理解；相關(guān)職責(zé)和權(quán)限可分配給一人或多人。這些人員在被分配的領(lǐng)域和/或過(guò)程應(yīng)能夠做出決策和有效變更。必需強(qiáng)調(diào),盡管權(quán)限可以分配,但最高管理者仍應(yīng)對(duì)質(zhì)量管理體系承擔(dān)總體責(zé)任；最高管理者應(yīng)在組織內(nèi)分配實(shí)施和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系要求的活動(dòng)與相關(guān)崗位，并通過(guò)有效的溝通確保組織內(nèi)的人員知道他們被期望做什么(職責(zé))，允許他們做什么(權(quán)限)，誰(shuí)對(duì)此負(fù)責(zé)，以及職責(zé)和權(quán)限之間的關(guān)系是什么；在具有相互關(guān)系的崗位之間的職責(zé)和權(quán)限的描述應(yīng)清晰，不能模棱兩可組織需確保每個(gè)崗位的人員知道其職責(zé)權(quán)限的終點(diǎn)和另一個(gè)人的起點(diǎn)。必須強(qiáng)調(diào)的是.盡管職責(zé)和權(quán)限可以分配給組織內(nèi)的相關(guān)人員，但質(zhì)量管理體系的整體職責(zé)和責(zé)任仍然由最高管理者來(lái)承擔(dān)。分配職責(zé)和權(quán)限的主要考慮因素為了清晰闡述職責(zé)權(quán)限，最高管理者應(yīng)負(fù)責(zé)基于以下信息考慮將相關(guān)職責(zé)和權(quán)限分派給履行這些任務(wù)的具體崗位:已確定的過(guò)程和組織結(jié)構(gòu)圖(過(guò)程流程圖有時(shí)可能和組織機(jī)構(gòu)圖不一致)；過(guò)程的職責(zé)和權(quán)限（4.4.1e)要求對(duì)每個(gè)過(guò)程的分工和職責(zé)進(jìn)行確定，對(duì)過(guò)程所有者指定職責(zé)和權(quán)限；現(xiàn)有人員能力及資格狀況，需確保分配的職責(zé)和所需能力及資格力之間的一致性；可用的資源，主要考慮人力資源，同時(shí)也要考慮其他對(duì)職責(zé)分配產(chǎn)生影響的其他資源；組織方針、內(nèi)部規(guī)定、工作描述、作業(yè)指導(dǎo)書等為了確保分配的職責(zé)和相關(guān)成文信息之間的一致性；法律法規(guī)要求，職業(yè)道德規(guī)范，以及所需的能力或資格，以確保相關(guān)要求和職責(zé)分配能得到滿足；通過(guò)績(jī)效目標(biāo)和評(píng)價(jià)結(jié)果，確保適宜的人員履行對(duì)滿足預(yù)期績(jī)效水平的承諾；職責(zé)和權(quán)限的分配應(yīng)能滿足質(zhì)量管理體系的要求。當(dāng)組織同時(shí)采用其他的管理體系時(shí)，應(yīng)確保多個(gè)管理體系之間的職責(zé)分配的一致性；確保組織內(nèi)質(zhì)量部門獨(dú)立行使職責(zé)和權(quán)限，從事對(duì)質(zhì)量有影響的管理、執(zhí)行和評(píng)價(jià)驗(yàn)證工作的人員，需要具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并且其職位和工作具備客觀獨(dú)立性；規(guī)定在組織層級(jí)結(jié)構(gòu)之間的職責(zé)和相互關(guān)系。明確崗位、職責(zé)和權(quán)限的方式通?？山Y(jié)合組織的管理需要，以適當(dāng)?shù)姆绞矫鞔_職位分工、職責(zé)和權(quán)限，如以下達(dá)任命文件、機(jī)構(gòu)圖、部門職能與職責(zé)、崗位說(shuō)明書/崗位描述、責(zé)任制、工作指南、流程圖或流程表、項(xiàng)目計(jì)劃（包括分工）、培訓(xùn)、口頭指導(dǎo)等方式，也可以通過(guò)設(shè)施設(shè)備的使用限制、數(shù)據(jù)訪問(wèn)限制等方式體現(xiàn)；組織各角色的職責(zé)和權(quán)限是否明確并履行，在體系運(yùn)行中要加以監(jiān)視，并在內(nèi)審、外審和管理評(píng)審中進(jìn)行檢查。特別要關(guān)注接口關(guān)系的明確，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)調(diào)整和溝通。分配職責(zé)和權(quán)限確保質(zhì)量管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)的要求分配過(guò)程的職責(zé)和權(quán)限確保組織的質(zhì)量管理體系符合GB/T19001對(duì)特定崗位(如內(nèi)審員)或?qū)芾碓u(píng)審的要求：為了有效地運(yùn)作質(zhì)量管理體系，最高管理者應(yīng)向履行相關(guān)職能或任務(wù)的崗位分配和溝通職責(zé)和權(quán)限，目的是實(shí)現(xiàn)以下的內(nèi)容，這對(duì)于組織確保職責(zé)和權(quán)限的平衡至關(guān)重要；將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的活動(dòng)要求分配至具體部門或崗位，確保質(zhì)量管理體系符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)的要求。首先要識(shí)別質(zhì)量管理體系的具體要求包括哪些，并把這些要求恰當(dāng)?shù)胤峙浣o相關(guān)的部門或崗位。通?？梢酝ㄟ^(guò)矩陣圖和崗位說(shuō)明書的方式對(duì)實(shí)現(xiàn)這些要求的職責(zé)進(jìn)行分配；本條款與本標(biāo)準(zhǔn)4.4.1e)密切相關(guān)，組織內(nèi)各崗位及其職責(zé)和權(quán)限的安排源于本組織質(zhì)量管理體系過(guò)程的識(shí)別和應(yīng)用。首先確定過(guò)程的活動(dòng),然后確定執(zhí)行這些活動(dòng)的人員,分配這些過(guò)程的職責(zé)和權(quán)限；對(duì)于每一過(guò)程，組織都應(yīng)根據(jù)過(guò)程的性質(zhì)和組織文化，指定一人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)（通常稱為“過(guò)程負(fù)責(zé)人”），按照規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限，確定、保持、控制和改進(jìn)過(guò)程以及與受其影響和對(duì)其有影響的其他過(guò)程的相互作用。組織應(yīng)確保過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé)、權(quán)限和作用在整個(gè)組織中得到認(rèn)可，以及確保各過(guò)程相關(guān)人員具有完成相應(yīng)任務(wù)和活動(dòng)所需的能力。最高管理者職責(zé)和權(quán)限應(yīng)包括（但不限于）：確保建立和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系，對(duì)質(zhì)量管理有效性負(fù)責(zé)，對(duì)質(zhì)量管理體系承擔(dān)總體責(zé)任，確保其實(shí)現(xiàn)預(yù)期的質(zhì)量管理結(jié)果；組織傳達(dá)落實(shí)顧客要求和法律法規(guī)要求，確保在整個(gè)組織中推動(dòng)以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)；組織制定、實(shí)施和保持組織的使命、愿景、價(jià)值觀以及質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，確保其與組織環(huán)境相適應(yīng)，并與戰(zhàn)略方向相一致；組織創(chuàng)建全員積極參與的質(zhì)量文化，培育誠(chéng)信和正直的文化，促使各級(jí)人員積極參與，指導(dǎo)和支持他們?yōu)楣芾眢w系的有效性作出貢獻(xiàn)；確保建立有效溝通機(jī)制，溝通有效的管理和符合管理體系要求的重要性；主持管理評(píng)審會(huì)議，決策組織的重大改進(jìn)措施，確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性致；確保質(zhì)量管理體系所需的資源是可獲得的；確保建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)、鼓勵(lì)和表彰員工的貢獻(xiàn)，推動(dòng)改進(jìn)。管理者代表(分管質(zhì)量或質(zhì)量管理體系的領(lǐng)導(dǎo)）的職責(zé)和權(quán)限最高管理者在組織最高管理層中指定一名成員，能夠在質(zhì)量管理方面代表管理層行使職能，并賦予相應(yīng)的權(quán)限，以確保組織的目標(biāo)和期望能夠?qū)崿F(xiàn)。管理者代表受最高管理者委托，分管質(zhì)量工作，對(duì)質(zhì)量管理體系的建立、實(shí)施和保持負(fù)責(zé)。管理者代表應(yīng)具有解決有關(guān)質(zhì)量管理問(wèn)題上的組織自主權(quán)和不受限制地可接觸到最高管理層。在組織內(nèi)，如果管理者代表有其他的工作職責(zé)，其他的工作職責(zé)和與質(zhì)量管理體系相關(guān)的職責(zé)不宜有利益沖突。管理者代表在質(zhì)量管理體系中可委派相關(guān)職責(zé)給組織中的其他人員。管理者代表職責(zé)和權(quán)應(yīng)包括（但不限于）：完成委托授權(quán)的質(zhì)量管理相關(guān)工作；確保在組織所有適用的層次，建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系；策劃、制定年度質(zhì)量管理目標(biāo)，指導(dǎo)和控制組織內(nèi)部審核；及時(shí)協(xié)調(diào)和處理影響管理體系運(yùn)行的有關(guān)問(wèn)題，就質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜與外部相關(guān)方進(jìn)行聯(lián)系和溝通；確保質(zhì)量管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)的要求，并確保質(zhì)量管理體系要求融入組織的業(yè)務(wù)過(guò)程；建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系所需過(guò)程，并確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出；促進(jìn)使用過(guò)程方法和基于風(fēng)險(xiǎn)的思維；確保在策劃和實(shí)施質(zhì)量管理體系變更時(shí)保持其完整性；向最高管理者報(bào)告質(zhì)量管理體系的績(jī)效以及改進(jìn)機(jī)會(huì)。最高管理者和管理者代表職責(zé)對(duì)應(yīng)關(guān)系最高管理者（單位主要負(fù)責(zé)人）職責(zé)管理者代表（分管體系領(lǐng)導(dǎo)）職責(zé)主持本單位全面工作，確保實(shí)現(xiàn)管理體系實(shí)現(xiàn)本單位總體工作目標(biāo)及其預(yù)期結(jié)果；分管本單位（本部門）管理體系工作，確保確保管理體系所需的過(guò)程得到建立、實(shí)施和保持，確保管理體系符合體系標(biāo)準(zhǔn)的要求；作為是管理體系的最終負(fù)責(zé)人，全力支持管理體系工作，并對(duì)管理體系有效性負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)確保管理體系要求融入本單位（本部門的業(yè)務(wù)過(guò)程，并確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出；報(bào)告質(zhì)量管理體系的績(jī)效以及改進(jìn)機(jī)會(huì))，特別是向最高管理者報(bào)告；負(fù)責(zé)確保本單位（本部門）理解并使用過(guò)程方法和基于風(fēng)險(xiǎn)的思維；負(fù)責(zé)及時(shí)協(xié)調(diào)和處理影響管理體系運(yùn)行的有關(guān)問(wèn)題；組織貫徹執(zhí)行國(guó)家及行業(yè)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)以及上級(jí)主管單位各項(xiàng)要求，確保證實(shí)其以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾；負(fù)責(zé)確保在整個(gè)單位（部門）內(nèi)提高滿足合規(guī)義務(wù)以及相關(guān)方要求的意識(shí)，確保在整個(gè)單位（部門）中推動(dòng)以相關(guān)方為關(guān)注焦點(diǎn)，并組織實(shí)現(xiàn)相關(guān)方滿意；組織制定、實(shí)施和保持本單位使命、愿景、戰(zhàn)略、方針和目標(biāo)，確保其與本單位運(yùn)行環(huán)境相適應(yīng)，并與戰(zhàn)略方向相一致；負(fù)責(zé)審核本單位的使命、愿景、戰(zhàn)略、方針和目標(biāo)；組織創(chuàng)建全員積極參與的組織文化，培育誠(chéng)信和正直的文化，促使各級(jí)人員積極參與，指導(dǎo)和支持他們?yōu)楣芾眢w系的有效性作出貢獻(xiàn)；組織確定各部門職能與職責(zé)，確保整個(gè)相關(guān)部門與崗位職責(zé)、權(quán)限得到分配，并為人員提供拓展必要能力的機(jī)會(huì)；負(fù)責(zé)審核本單位（本部門）各崗位的管理體系相關(guān)職責(zé)、權(quán)限；負(fù)責(zé)組織建立有效溝通機(jī)制，溝通有效的管理和符合管理體系要求的重要性，并定期組織辦公會(huì)，協(xié)調(diào)解決本單位內(nèi)、外部出現(xiàn)或遇到的重大問(wèn)題；負(fù)責(zé)就管理體系有關(guān)事宜與外部相關(guān)方進(jìn)行聯(lián)系和溝通；批準(zhǔn)本單位層面管理體系文件并監(jiān)督貫徹實(shí)施；主持編制本單位（本部門）管理文件；負(fù)責(zé)按照策劃的時(shí)間間隔對(duì)本單位管理體系進(jìn)行評(píng)審，并決定改進(jìn)的機(jī)會(huì)、所需的變更和資源需求，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰(zhàn)略方向保持一致；負(fù)責(zé)確保建立審核方案的目標(biāo)，評(píng)價(jià)內(nèi)審績(jī)效；審批管理評(píng)審計(jì)劃及相關(guān)準(zhǔn)備材料，匯報(bào)本單位（本部門）體系建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)情況與績(jī)效及其任何改進(jìn)的需求；督促和組織驗(yàn)證本單位（本部門）落實(shí)管理評(píng)審重大決議的情況。負(fù)責(zé)確保提供實(shí)現(xiàn)方針和目標(biāo)以及建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)管理體系所需的資源；負(fù)責(zé)組織建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)、鼓勵(lì)和表彰員工的貢獻(xiàn)，推動(dòng)改進(jìn)；領(lǐng)導(dǎo)本單位（本部門）開展各種重大管理體系改進(jìn)活動(dòng)，確保在策劃和實(shí)施管理體系變更時(shí)保持其完整性；監(jiān)督本單位（本部門）管理體系重大改進(jìn)措施的實(shí)施；完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作，支持其他相關(guān)管理者在其職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)與體系相關(guān)的工作，指導(dǎo)體系相關(guān)部門的體系工作。各部門通用質(zhì)量（管理體系）職責(zé)負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)法律法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和上級(jí)要求以及本單位的方針與目標(biāo)；按照本單位體系總體策劃方案，負(fù)責(zé)策劃并管理本部門負(fù)責(zé)的體系過(guò)程或要素；負(fù)責(zé)明確與相關(guān)本部門之間的過(guò)程接口和工作界面，積極參與和配合相關(guān)本部門組織的活動(dòng)；負(fù)責(zé)識(shí)別并描述本部門運(yùn)行環(huán)境信息，對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和控制；堅(jiān)持以服務(wù)對(duì)象為關(guān)注焦點(diǎn)，負(fù)責(zé)識(shí)別并描述主要相關(guān)方的需求與期望，采取措施提高其滿意度；負(fù)責(zé)建立并完善本部門內(nèi)部規(guī)章制度和工作流程，監(jiān)督檢查規(guī)章制度、工作流程的執(zhí)行情況和效果；負(fù)責(zé)編制并履行本部門職能與職責(zé)，組織編寫本部門各崗位《崗位說(shuō)明書》，指導(dǎo)、監(jiān)督和考核本部門所屬員工的各項(xiàng)工作；根據(jù)本單位質(zhì)量目標(biāo)和年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，負(fù)責(zé)編制并實(shí)現(xiàn)本部門年度質(zhì)量目標(biāo)、工作計(jì)劃或?qū)ｍ?xiàng)工作方案；負(fù)責(zé)合理計(jì)劃和安排本部門的工作任務(wù)，必要時(shí)向本部門員工授權(quán)以調(diào)動(dòng)其積極性；負(fù)責(zé)本部門以及由本部門歸口管理的體系成文信息（文件、記錄、資料與檔案）的控制與管理；負(fù)責(zé)策劃和實(shí)施本部門內(nèi)外部溝通；負(fù)責(zé)對(duì)資源的維護(hù)、保養(yǎng)和使用進(jìn)行控制與管理，保護(hù)以及由本部門保管的相關(guān)方的財(cái)產(chǎn)；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和報(bào)告本部門各項(xiàng)工作完成情況；負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的質(zhì)量信息和數(shù)據(jù)的收集、傳遞、統(tǒng)計(jì)、分析等工作，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)本部門反饋；負(fù)責(zé)按照要求提供內(nèi)審和管理評(píng)審所需的文件、記錄等相關(guān)資料，接受審核，匯報(bào)評(píng)審所涉及的相關(guān)工作；負(fù)責(zé)識(shí)別與評(píng)審本部門的不合格（不符合），并制定和實(shí)施本部門不符合的糾正措施；負(fù)責(zé)驗(yàn)證、評(píng)價(jià)本部門糾正措施的有效性；負(fù)責(zé)積極尋求職責(zé)內(nèi)體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)，主動(dòng)開展體系的持續(xù)改進(jìn)，確保體系在本部門有效運(yùn)行。確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出通過(guò)建立過(guò)程績(jī)效目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)的達(dá)成進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出。這些措施可以分配給給多個(gè)承擔(dān)不同職責(zé)的人員，例如:監(jiān)視質(zhì)量目標(biāo)，確定過(guò)程是否實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果或進(jìn)行內(nèi)部審核。最高管理者為確保各過(guò)程獲得其預(yù)期輸出，就必須在分配職責(zé)和工作的同時(shí)，通過(guò)對(duì)過(guò)程的所有者的崗位工作目標(biāo)的量化，以及強(qiáng)化對(duì)崗位職責(zé)績(jī)效的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各過(guò)程的預(yù)期輸出；報(bào)告質(zhì)量管理體系的績(jī)效以及改進(jìn)機(jī)會(huì)（特別是向最高管理者報(bào)告）質(zhì)量管理體系績(jī)效報(bào)告通常作為管理評(píng)審過(guò)程的一部分來(lái)實(shí)施(見(jiàn)9.3),可指派一人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)報(bào)告事宜,其他人員負(fù)責(zé)報(bào)告質(zhì)量管理體系的特定過(guò)程；授權(quán)和分派報(bào)告質(zhì)量管理體系的績(jī)效及改進(jìn)機(jī)會(huì)(見(jiàn)9.3條款)的職責(zé)至具體崗位。組織內(nèi)的每位員工有責(zé)任向其主管報(bào)告過(guò)程的績(jī)效，特別是當(dāng)過(guò)程的績(jī)效產(chǎn)生偏差時(shí)，以便主管采取適當(dāng)?shù)拇胧?，特別是有關(guān)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等高級(jí)的問(wèn)題，一定要向最高管理者匯報(bào)，以便決策。最高管理者可將報(bào)告的職責(zé)分配給某一人而其他人員可以負(fù)責(zé)報(bào)告有關(guān)質(zhì)量管理體系的具體過(guò)程。本標(biāo)準(zhǔn)取消了質(zhì)量管理體系中的“管理者代表”角色，但要求組織確保質(zhì)量管理體系的績(jī)效及其改進(jìn)機(jī)會(huì)在組織內(nèi)得到溝通，特別是向最高管理者報(bào)告，以便能及時(shí)采取措施，糾正質(zhì)量管理體系可能偏離質(zhì)量方針的趨勢(shì)，使質(zhì)量管理體系得到持續(xù)改進(jìn)確保在整個(gè)組織推動(dòng)以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)“顧客的期望和要求”是組織質(zhì)量管理首要關(guān)注的焦點(diǎn)，要在組織、制度和教育培訓(xùn)等各方面給予充分保證。將確保在整個(gè)組織推動(dòng)以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的工作分配至某一適合的崗位牽頭負(fù)責(zé)，這項(xiàng)職責(zé)通常分配給負(fù)責(zé)與顧客溝通并確保解決問(wèn)題的人員,一般為客服或履行質(zhì)量職能的人員。這個(gè)人員通常是從事顧客服務(wù)或者質(zhì)量功能的部分。組織依存于顧客，顧客的需求和期望就是組織內(nèi)每位員工的努力方向，作為最高管理者應(yīng)授權(quán)相關(guān)崗位的人員通過(guò)7.4條款關(guān)于溝通的機(jī)制，和將以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)納入7.3條款關(guān)于意識(shí)的培養(yǎng)，確保在整個(gè)組織推動(dòng)以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)。確保在策劃和實(shí)施質(zhì)量管理體系變更時(shí)保持其完整性在策劃和實(shí)施質(zhì)量管理體系變更時(shí)，必須從系統(tǒng)的角度考慮更改對(duì)各部門/崗位履職、對(duì)各項(xiàng)過(guò)程運(yùn)行的影響，不應(yīng)出現(xiàn)沖突、重疊、中斷現(xiàn)象，謹(jǐn)防質(zhì)量管理失控的風(fēng)險(xiǎn)；基于風(fēng)險(xiǎn)的思維，最高管理者應(yīng)組織對(duì)質(zhì)量管理體系的變更進(jìn)行策劃，確定變更目的和變更能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，然后有計(jì)劃地實(shí)施變更，并對(duì)變更可能導(dǎo)致的職責(zé)和權(quán)限的變化進(jìn)行分配或重新分配以確保在策劃和實(shí)施質(zhì)量管理體系變更時(shí)保持其完整性；當(dāng)發(fā)生質(zhì)量管理體系的重大變更時(shí)，一定要保持質(zhì)量體系的完整性，不要因?yàn)楦鼡Q領(lǐng)導(dǎo)，變換組織機(jī)構(gòu)，職責(zé)和權(quán)限發(fā)生重大變化之后，質(zhì)量體系就失效了，時(shí)間一長(zhǎng)，體系就運(yùn)行不起來(lái)，從而影響質(zhì)量體系有連續(xù)性；在進(jìn)行諸如實(shí)施新的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)、決定外包設(shè)計(jì)和開發(fā)過(guò)程、基于新市場(chǎng)機(jī)遇的增長(zhǎng)、進(jìn)行組織重組、兼并或收購(gòu)等變更時(shí),保持質(zhì)量管理體系的完整性；這項(xiàng)職責(zé)通常分配給負(fù)責(zé)確保整個(gè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的人員,該人有能力確保在沒(méi)有考慮變更的潛在影響之前,不策劃變更。組織對(duì)職責(zé)和權(quán)限的描述組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與優(yōu)化組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定適宜的組織機(jī)構(gòu)，配置相應(yīng)的崗位和人員。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)：分工清晰、決策高效、信息暢通、應(yīng)變力強(qiáng)；與產(chǎn)品、業(yè)務(wù)相匹配；滿足產(chǎn)品和服務(wù)的需求；適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。最高管理者應(yīng)開展以下活動(dòng)，優(yōu)化和調(diào)整組織機(jī)構(gòu)與分支或下屬機(jī)構(gòu)：定期評(píng)審組織機(jī)構(gòu)，確保組織機(jī)構(gòu)職責(zé)清晰、決策高效、信息暢通、應(yīng)變力強(qiáng)；定期評(píng)審分支或下屬機(jī)構(gòu)，確保分支機(jī)構(gòu)布局結(jié)構(gòu)合理；分支或下屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人具有相應(yīng)的管理能力和業(yè)務(wù)能力；明確分支機(jī)構(gòu)與各職能管理的接口關(guān)系。組織對(duì)職責(zé)和權(quán)限的描述不必詳盡復(fù)雜，重要的是這種描述應(yīng)清晰地反映實(shí)際情況和具有靈活性；職責(zé)和權(quán)限可在成文信息中予以規(guī)定,如組織結(jié)構(gòu)圖、成文程序、操作規(guī)范和崗位說(shuō)明,或使用更加簡(jiǎn)單的用言語(yǔ)指示的方式。職責(zé)和權(quán)限的描述也可以出現(xiàn)在組織的過(guò)程文件中或程序文件中，或是適用于組織的其他方法，使相關(guān)人員理解并有關(guān)信息的處理規(guī)定等。溝通職責(zé)和權(quán)限最高管理者應(yīng)確定如何溝通相關(guān)的崗位、職責(zé)和權(quán)限。這可通過(guò)使用相關(guān)成文信息實(shí)現(xiàn),如崗位說(shuō)明、作業(yè)指導(dǎo)書、責(zé)任聲明、組織結(jié)構(gòu)圖、手冊(cè)、程序等。附件A：職能與職責(zé)類文件編寫要點(diǎn)部門組織機(jī)構(gòu)圖與崗位機(jī)構(gòu)圖業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖設(shè)計(jì)要點(diǎn)各單位需要繪制行政組織機(jī)構(gòu)圖和崗位機(jī)構(gòu)圖，機(jī)構(gòu)圖從上至下繪制；下一業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖與上一單元行政機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；組織機(jī)構(gòu)設(shè)置完整合理，排列與表述規(guī)范，建議用VISO繪制，用實(shí)方框體現(xiàn)；垂直實(shí)連接線表示指揮與報(bào)告關(guān)系，橫實(shí)連接線表示并列關(guān)系；組織架構(gòu)圖要清晰明了，布局合理美觀；可以直接看清組織架構(gòu)圖中的業(yè)務(wù)單元名稱（全稱）；體現(xiàn)業(yè)務(wù)單元領(lǐng)導(dǎo)分管的部門；明確區(qū)分架構(gòu)的層次，要注意并平衡部門的平行關(guān)系和職位的平行關(guān)系，相同職責(zé)權(quán)限的部門需要繪制在同一水平線上；確保架構(gòu)框的規(guī)格一致。文本框內(nèi)的內(nèi)容應(yīng)包含：部門名稱、單位負(fù)責(zé)人，為主非常設(shè)機(jī)構(gòu)或不在體系范圍內(nèi)可用虛線方框表示如有特別說(shuō)明的（如無(wú)法用圖體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)分管部門），需在左下角備注框內(nèi)備注）；下一業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖與上一單元行政機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致。崗位機(jī)構(gòu)圖設(shè)計(jì)要點(diǎn)在行政組織機(jī)構(gòu)圖基礎(chǔ)上用VISO繪制，并與其保持協(xié)調(diào)一致；崗位機(jī)構(gòu)圖的從上至下是垂直指揮線，體現(xiàn)上下級(jí)之間關(guān)系；崗位機(jī)構(gòu)圖從下至上是報(bào)告關(guān)系；該圖體現(xiàn)崗位間關(guān)聯(lián)關(guān)系-系統(tǒng)性，要協(xié)調(diào)一致，不能相互矛盾；體現(xiàn)相應(yīng)各崗位名稱（全稱），且名稱與崗位說(shuō)明書中崗位名稱保持一致；下一業(yè)務(wù)單元崗位機(jī)構(gòu)圖與上一單元崗位機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；崗位機(jī)構(gòu)圖中沒(méi)有通過(guò)指揮線連接上下級(jí)，需要提供一份科室領(lǐng)導(dǎo)分工表，用文字補(bǔ)充說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)分工；對(duì)兼職崗位(如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員、信息管理員、安全管理員、備件管理員等)，崗位機(jī)構(gòu)圖中不體現(xiàn)兼職崗位，但為了確保這些工作有連續(xù)性有穩(wěn)定的專人負(fù)責(zé)，兼職崗位的崗位職責(zé)應(yīng)當(dāng)分解到實(shí)際履職人員的崗位說(shuō)明書里。部門與科室職能與職責(zé)編寫職能與職責(zé)的關(guān)系理解寬與窄（大專業(yè)與小專業(yè)，大范圍與小范圍）。在最小單元活動(dòng)的基礎(chǔ)上，若以專業(yè)論，職能是基于過(guò)程對(duì)活動(dòng)進(jìn)行分解的，大專業(yè)，職責(zé)是小專業(yè)；若以范圍論，職能是大范圍，職責(zé)是小范圍；若以類論，職能是大類，職責(zé)是小類。?職能大項(xiàng)，職責(zé)小項(xiàng)，職責(zé)加起來(lái)=職能，職能至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上職責(zé)，數(shù)量上不能相同。職能是所有活動(dòng)的濃縮，是組織中最大的活動(dòng)，其增值職能可構(gòu)成組織的核心流程；強(qiáng)與弱。活動(dòng)對(duì)應(yīng)過(guò)程，職責(zé)對(duì)應(yīng)崗位，職能對(duì)應(yīng)部門；活動(dòng)強(qiáng)化會(huì)成為職責(zé)，職責(zé)強(qiáng)化會(huì)成為職能，職能強(qiáng)化會(huì)成為部門，部門強(qiáng)化會(huì)成為組織。反之亦然；外與內(nèi)。職能對(duì)外具有功能。職責(zé)對(duì)內(nèi)外都具有功能，但對(duì)外功能弱，當(dāng)職責(zé)歸類疊加后就必然增加對(duì)外的功能，成為職能，故當(dāng)職責(zé)增多時(shí)相應(yīng)的職能就會(huì)產(chǎn)生；高與低、上與下。各崗位的活動(dòng)存在共性且明顯時(shí)應(yīng)上升為職責(zé)，各部門的職責(zé)存在共性且明顯時(shí)應(yīng)上升為職能；反之，職責(zé)降為活動(dòng)，職能降為職責(zé)；相對(duì)唯一性。職能針對(duì)的是部門，而部門是唯一的，所以職能在組織范圍內(nèi)是唯一的；職責(zé)在部門范圍內(nèi)部是唯一的；活動(dòng)在崗位的范圍內(nèi)是唯一的。職能與職責(zé)編制的主要依據(jù)“三定”文件中規(guī)定的職責(zé)（通常是職能，三定職責(zé)80%以上可以考慮作為職能，這就是為什么先使用三定的原因，三定可以把大范圍(工作大的專業(yè)類別，也就是職能)確定下來(lái)）；相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)對(duì)某項(xiàng)工作職責(zé)的規(guī)定；某項(xiàng)工作的總流程（依據(jù)對(duì)復(fù)雜工作的流程分解，先分解和描述流程，再確定對(duì)應(yīng)流程涉及的職責(zé)，職能職責(zé)體現(xiàn)主要流程活動(dòng)，流程活動(dòng)接口和展開職能職責(zé)）；來(lái)自于實(shí)際或?qū)嵺`處理好部門與科室的職能與職責(zé)關(guān)系部門職能與職責(zé)是總，科室職能與職責(zé)是分，前者包含后者，兩者是從屬關(guān)系，彼此存在密切對(duì)應(yīng)關(guān)系；部門職能與職責(zé)需要分解到下屬所有科室，科室職能與職責(zé)在考慮適用性與相關(guān)性前提下，在部門職能與職責(zé)指導(dǎo)下，對(duì)應(yīng)進(jìn)行展開；先策劃和描述部門職能與職責(zé)，再展開描述科室職能與職責(zé)，科室職能與職責(zé)編寫時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)和追溯至部門職能與職責(zé)。部門職能和職責(zé)的梳理梳理職能職責(zé)的目的是：理清工作關(guān)系，規(guī)范工作程序，確保解決缺位、錯(cuò)位、越位和不作為的問(wèn)題。梳理時(shí)，可以制定一份“業(yè)務(wù)單元職能職責(zé)梳理表”，內(nèi)容包括：梳理職責(zé)是否有越位的（做了職責(zé)以外的工作）情況、是否有缺位（沒(méi)有做的）的情況。如有，聽(tīng)取本業(yè)務(wù)單元對(duì)此項(xiàng)工作今后如何處理與是否進(jìn)入管理體系的意見(jiàn)；梳理現(xiàn)有的、成文的內(nèi)部規(guī)章制度，重點(diǎn)是以下兩種情況：已有的，是否需要重新修訂；沒(méi)有的，是否需要制定完善；梳理履行職責(zé)的接口情況：在哪一環(huán)節(jié)需要與哪一部門有接口（包括：上級(jí)部門、平行部門、內(nèi)部各部室等）？以誰(shuí)為主？有無(wú)不清楚的？不順利的？怎么解決？梳理工作事項(xiàng)的實(shí)現(xiàn)流程，包括實(shí)際工作中的薄弱環(huán)節(jié)/影響工作質(zhì)量和工作效率的因素、接口與時(shí)限要求和分包過(guò)程等。在識(shí)別工作事項(xiàng)范圍可以包括但不限于：日常履職所涉及的工作事項(xiàng)（專業(yè)業(yè)務(wù)職責(zé)）；內(nèi)部管理工作事項(xiàng)（日常管理職責(zé)）；可能存在的委托工作事項(xiàng)（外包職責(zé)）；臨時(shí)開展的階段性工作事項(xiàng)；應(yīng)對(duì)突發(fā)情況所需開展的工作事項(xiàng)；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦以及配合其他業(yè)務(wù)單元或崗位的相關(guān)工作事項(xiàng)。根據(jù)法律法規(guī)、”三定”規(guī)定（定職責(zé)，定內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和定人員編制）及上級(jí)授權(quán)等相關(guān)規(guī)定，梳理和明確本業(yè)務(wù)單元履行每一項(xiàng)職責(zé)所需要在內(nèi)的工作事項(xiàng)，包括內(nèi)部管理工作事項(xiàng)和可能存在的外包工作事項(xiàng)；通過(guò)職能與職責(zé)梳理，可以明確各業(yè)務(wù)單元的工作范圍與職責(zé)權(quán)限，各業(yè)務(wù)單元工作上的關(guān)聯(lián)，減少工作上的重復(fù)、冗余及盲區(qū)等；對(duì)于職能部門以及業(yè)務(wù)管理部門在職能職責(zé)梳理時(shí)，應(yīng)兼顧管理體系標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)重要管理標(biāo)準(zhǔn)的要素或主要工作內(nèi)容要求；若依照職能職責(zé)梳理結(jié)果，出現(xiàn)工作事項(xiàng)的重新界定時(shí)，應(yīng)需要考慮的主要原則如下：匹配：與各職能部門現(xiàn)有資源情況相匹配，避免工作負(fù)荷不飽滿或過(guò)度的情況；與各職能部門所被賦予的行政權(quán)限相匹配，防止行政履職越位或錯(cuò)位；優(yōu)化：從效果和效率出發(fā)，明確定義所需的工作事項(xiàng)；可管理：所確定的這些工作事項(xiàng)應(yīng)具有明確的責(zé)任人。部門職能與職責(zé)文件內(nèi)容編制要點(diǎn)提示分為三個(gè)部分：專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)、安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)三大部分（或三個(gè)子章節(jié)）；對(duì)接與職責(zé)相關(guān)的文件：對(duì)接“三定”職責(zé)、對(duì)接與上級(jí)部門職能職責(zé)、對(duì)接對(duì)應(yīng)文件“職責(zé)”章節(jié)的內(nèi)容，“管理體系過(guò)程清單”中的過(guò)程以及對(duì)接所策劃的文件名稱；先確定職能后確定職責(zé)，職能統(tǒng)領(lǐng)職責(zé)、職責(zé)支持職能；職能至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上職責(zé)（否則該職能不存在，或者放到“其他工作”中）；分類有序表述，先后順序排列合理（描述順序先核心、重要或關(guān)鍵業(yè)務(wù)，后日常運(yùn)行管理，然后專項(xiàng)運(yùn)行或服務(wù)提供，再應(yīng)急管理；最后是其他支持過(guò)程職責(zé)）；遵循“MECE”原則，各職能職責(zé)之間相對(duì)獨(dú)立，每項(xiàng)描述完整無(wú)缺漏，各項(xiàng)之間不存在重疊、交叉、缺項(xiàng)等；文件描述簡(jiǎn)練清晰無(wú)歧義，文字篇幅不宜過(guò)多，不具體描述如何做；每一項(xiàng)職能職責(zé)對(duì)文件的策劃（文件名稱）與文件中的職責(zé)或核心主流程要點(diǎn)描述具有指導(dǎo)作用；每項(xiàng)職能與職責(zé)中盡量不描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項(xiàng)“其他工作”來(lái)描述)；職能職責(zé)最后一項(xiàng)為“其他工作”，包括：不方便歸納到某項(xiàng)職能職責(zé)中去的事項(xiàng);b)完成上級(jí)交辦的工作；c)配合、參與或協(xié)助其他部門完成相關(guān)工作。崗位說(shuō)明書編寫針對(duì)機(jī)構(gòu)圖中的每個(gè)崗位需要單獨(dú)編寫一份崗位說(shuō)明書,要素齊全；填寫和利用《____運(yùn)行部門（科室）運(yùn)行手冊(cè)文件與崗位職責(zé)對(duì)應(yīng)關(guān)系表》，策劃職責(zé)與工作任務(wù)（活動(dòng)）（該表應(yīng)按每個(gè)崗位填寫或體現(xiàn)每個(gè)崗位，不能用一個(gè)科室職能與職責(zé)來(lái)籠統(tǒng)對(duì)照）；利用《崗位說(shuō)明書》規(guī)范表式描述，確保要素與項(xiàng)目齊全；利用部門（科室）各項(xiàng)職能與職責(zé)對(duì)應(yīng)分解到相應(yīng)崗位的職責(zé)，兩者為展開與支持關(guān)系，后者比前者更具體，崗位職責(zé)可追溯，兩者對(duì)應(yīng)關(guān)系明確，保持協(xié)調(diào)一致；職責(zé)范圍應(yīng)包括該崗位所從事所有工作事項(xiàng)，完整內(nèi)容，各崗位共性職責(zé)可利用通用職責(zé)文件描述與引用；職責(zé)與工作任務(wù)或活動(dòng)為展開與支持關(guān)系，職責(zé)至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上工作任務(wù)（活動(dòng)）（否則該職責(zé)不存在，或者放在“其他工作”中）；分類有序表述，先后順序排列合理，遵循“MECE”原則，各職責(zé)之間相對(duì)獨(dú)立，每項(xiàng)描述完整無(wú)缺漏，各項(xiàng)之間不存在重疊、交叉、缺項(xiàng)等等文件描述簡(jiǎn)練，文字篇幅不宜過(guò)多，不具體描述如何做；崗位職責(zé)應(yīng)更詳細(xì)和具體，不能完全照抄部門（科室）職能與職責(zé)；在相應(yīng)文件編寫過(guò)程中，凡涉及到崗位“職責(zé)”描述的，都應(yīng)與相應(yīng)崗位說(shuō)明中中職責(zé)保持相互對(duì)應(yīng)關(guān)系；每項(xiàng)職責(zé)中盡量不描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項(xiàng)“其他工作”來(lái)描述；每項(xiàng)職責(zé)有對(duì)應(yīng)文件支持；崗位職責(zé)描述指導(dǎo)對(duì)應(yīng)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述，兩者保持協(xié)調(diào)一致；對(duì)兼職崗位（例如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員等），可以不編寫崗位說(shuō)明書，但其職責(zé)需要在相應(yīng)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述。附錄B：機(jī)構(gòu)圖和職能職責(zé)文件評(píng)審要點(diǎn)提示單B.1單位、部門（科室）機(jī)構(gòu)（圖）描述評(píng)審要點(diǎn)：組織機(jī)構(gòu)設(shè)置完整合理，排列與表述規(guī)范；行政機(jī)構(gòu)圖與崗位機(jī)構(gòu)圖配套協(xié)調(diào)；部門機(jī)構(gòu)圖與單位總冊(cè)機(jī)構(gòu)圖協(xié)調(diào)一致；部門機(jī)構(gòu)圖與科室機(jī)構(gòu)圖協(xié)調(diào)一致；臨時(shí)機(jī)構(gòu)、專門機(jī)構(gòu)與兼職崗位在圖中不體現(xiàn)；黨群機(jī)構(gòu)（如黨組織、團(tuán)組織、工會(huì)組織)機(jī)構(gòu)圖另單獨(dú)體現(xiàn)，不體現(xiàn)在行政機(jī)構(gòu)圖中；機(jī)構(gòu)圖的部門（科室）名稱排列有序，按分管領(lǐng)導(dǎo)分管部門排列，或分職能與運(yùn)行部門（科室）排列機(jī)構(gòu)圖中科室名稱與崗位名稱與文件中涉及對(duì)應(yīng)名稱保持一致；機(jī)構(gòu)圖中應(yīng)體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)分工（如不方便體現(xiàn)，則另圖分工表或文字另單獨(dú)說(shuō)明）。B.2單位、部門（科室）職能職責(zé)來(lái)源、依據(jù)與關(guān)系表述評(píng)審要點(diǎn)填寫和利用《____部門（科室）職能職責(zé)梳理情況對(duì)照表》進(jìn)行職能職責(zé)的策劃；科室職能職責(zé)來(lái)源于部門職能職責(zé)，兩者保持協(xié)調(diào)一致；部門（科室）職能職責(zé)對(duì)崗位職責(zé)描述具有指導(dǎo)作用，兩者保持協(xié)調(diào)一致；部門/科室項(xiàng)職能職責(zé)指導(dǎo)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述，兩者保持協(xié)調(diào)一致;職能職責(zé)對(duì)文件的策劃（文件名稱）與文件中的職責(zé)或核心主流程要點(diǎn)描述具有指導(dǎo)作用。B.3單位、部門（科室）職能職責(zé)評(píng)審要點(diǎn)分為三個(gè)部分：專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)、安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)三大部分（或三個(gè)子章節(jié)）；對(duì)接與職責(zé)相關(guān)的文件：對(duì)接“三定”職責(zé)、對(duì)接與上級(jí)部門職能職責(zé)、對(duì)接對(duì)應(yīng)文件“職責(zé)”章節(jié)的內(nèi)容，“4.3部門質(zhì)量管理體系過(guò)程”的過(guò)程以及對(duì)接所策劃的文件名稱；先確定職能后確定職責(zé)，職能統(tǒng)領(lǐng)職責(zé)、職責(zé)支持職能；職能至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上職責(zé)（否則該職能不存在，或者放到“其他工作”中）；分類有序表述，先后順序排列合理（描述順序先核心、重要或關(guān)鍵業(yè)務(wù)，后日常運(yùn)行管理，然后專項(xiàng)運(yùn)行或服務(wù)提供，再應(yīng)急管理；最后是其他支持過(guò)程職責(zé)）；遵循“MECE”原則，各職能職責(zé)之間相對(duì)獨(dú)立，每項(xiàng)描述完整無(wú)缺漏，各項(xiàng)之間不存在重疊、交叉、缺項(xiàng)等；文件描述簡(jiǎn)練清晰無(wú)歧義，文字篇幅不宜過(guò)多，不具體描述如何做；每一項(xiàng)職能職責(zé)對(duì)文件的策劃（文件名稱）與文件中的職責(zé)或核心主流程要點(diǎn)描述具有指導(dǎo)作用；每項(xiàng)職能與職責(zé)中盡量不描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項(xiàng)“其他工作”來(lái)描述（見(jiàn)9);職能職責(zé)最后一項(xiàng)為“其他工作”，包括：不方便歸納到某項(xiàng)職能職責(zé)中去的事項(xiàng);b)完成上級(jí)交辦的工作；c)配合、參與或協(xié)助其他部門完成相關(guān)工作B.4部門/科室崗位說(shuō)明書評(píng)審要點(diǎn)針對(duì)機(jī)構(gòu)圖中的每個(gè)崗位需要單獨(dú)編寫一份崗位說(shuō)明書,要素齊全；填寫和利用《___運(yùn)行科室運(yùn)行手冊(cè)文件與崗位職責(zé)對(duì)應(yīng)關(guān)系表》，策劃職責(zé)與工作任務(wù)（活動(dòng)）（該表應(yīng)按每個(gè)崗位填寫或體現(xiàn)每個(gè)崗位，不能用一個(gè)科室職能與職責(zé)來(lái)籠統(tǒng)對(duì)照）；利用《崗位說(shuō)明書》規(guī)范表式描述，確保要素與項(xiàng)目齊全；利用部門（科室）各項(xiàng)職能與職責(zé)對(duì)應(yīng)分解到相應(yīng)崗位的職責(zé)，兩者為展開與支持關(guān)系，后者比前者更具體，崗位職責(zé)可追溯，兩者對(duì)應(yīng)關(guān)系明確，保持協(xié)調(diào)一致；職責(zé)范圍應(yīng)包括該崗位所從事所有工作事項(xiàng)，完整內(nèi)容，各崗位共性職責(zé)可利用通用職責(zé)文件描述與引用；職責(zé)與工作任務(wù)或活動(dòng)為展開與支持關(guān)系，職責(zé)至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上工作任務(wù)（活動(dòng)）（否則該職責(zé)不存在，或者放在“其他工作”中）；分類有序表述，先后順序排列合理。根據(jù)工作事項(xiàng)（職責(zé)）的分類評(píng)審職責(zé)內(nèi)容的描述；質(zhì)量/業(yè)務(wù)職責(zé)、安全職責(zé)、行政/綜合職責(zé)（專項(xiàng)職責(zé)與通用職責(zé)）；可能存在的委托工作事項(xiàng)（與外部合作或外包委托工作職責(zé)）；長(zhǎng)期/常規(guī)/例行/重復(fù)性工作與臨時(shí)或階段性開展的工作事項(xiàng)、外部來(lái)源的工作（上級(jí)交辦事項(xiàng)）、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦以及配合其他業(yè)務(wù)單元或崗位的相關(guān)工作事項(xiàng)；應(yīng)對(duì)突發(fā)情況所需開展的工作事項(xiàng)。遵循“MECE”原則，各職責(zé)之間相對(duì)獨(dú)立，每項(xiàng)描述完整無(wú)缺漏，各項(xiàng)之間不存在重疊、交叉、缺項(xiàng)等等文件描述簡(jiǎn)練，文字篇幅不宜過(guò)多，不具體描述如何做；崗位職責(zé)應(yīng)更詳細(xì)和具體，不能完全照抄部門（科室）職能與職責(zé)；在相應(yīng)文件編寫過(guò)程中，凡涉及到崗位“職責(zé)”描述的，都應(yīng)與相應(yīng)崗位說(shuō)明中中職責(zé)保持相互對(duì)應(yīng)關(guān)系；每項(xiàng)職責(zé)中盡量不描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項(xiàng)“其他工作”來(lái)描述。每項(xiàng)職責(zé)有對(duì)應(yīng)文件支持；崗位職責(zé)描述指導(dǎo)對(duì)應(yīng)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述，兩者保持協(xié)調(diào)一致對(duì)兼職崗位（例如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員等），可以不編寫崗位說(shuō)明書，但其職責(zé)需要在相應(yīng)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述。附錄C：崗位說(shuō)明書編制指導(dǎo)手冊(cè)崗位說(shuō)明書的編制是規(guī)范本單位各崗位工作職責(zé)、實(shí)現(xiàn)人力資源科學(xué)管理的重要工作，將為本單位崗位評(píng)價(jià)和績(jī)效考核管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為使崗位說(shuō)明書的編制統(tǒng)一規(guī)范、高效有序，特編寫本指導(dǎo)手冊(cè)，請(qǐng)有關(guān)人員在正式編制前仔細(xì)閱讀，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)要求填寫。C.1概述C.1.1崗位說(shuō)明書的基本概念崗位說(shuō)明書是對(duì)崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作環(huán)境和條件，以及本崗位人員任職資格條件等所做的成文信息。崗位說(shuō)明書的編制是在工作分析的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)崗位諸要素（如崗位描述、任職資格等）加以整合而成。一份完整的崗位說(shuō)明書包括崗位識(shí)別（崗位基本信息）、崗位職責(zé)權(quán)限描述和任職資格條件等三部分內(nèi)容。崗位說(shuō)明書是工作分析后形成的重要人事文件之一。從編制的直接目的來(lái)看，崗位說(shuō)明書是以“事”為中心，對(duì)崗位進(jìn)行全面、系統(tǒng)、深入的描述，為崗位評(píng)價(jià)、崗位分類以及本單位人力資源管理提供依據(jù)，側(cè)重于說(shuō)明崗位“做什么”，同時(shí)也說(shuō)明崗位工作做到什么程度和什么人來(lái)做。從其內(nèi)容涉及的范圍來(lái)看，崗位說(shuō)明書內(nèi)容廣泛，既包括對(duì)崗位各有關(guān)事項(xiàng)的性質(zhì)、特征、程序、方法和要求的說(shuō)明，也包括對(duì)承擔(dān)本崗位工作人員的資格條件的說(shuō)明。從具體的形式上看，崗位說(shuō)明書一般不受標(biāo)準(zhǔn)化原則的制約，內(nèi)容繁簡(jiǎn)程度不一，形式多樣化，企業(yè)一般根據(jù)實(shí)際需要編制。C.1.2編制崗位說(shuō)明書的意義崗位說(shuō)明書的編制是人力資源管理（包括人力資源獲取、整合、保持與激勵(lì)、控制與調(diào)整、開發(fā)等職能工作）的基礎(chǔ)和前提。崗位說(shuō)明書將為以下人力資源管理工作提供有效的支持和幫助：制定人力資源規(guī)劃，核定人力資源成本，并提出相關(guān)的管理決策；使所有員工明確各自的工作職責(zé)和工作范圍；組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；制定合理的員工培訓(xùn)、發(fā)展規(guī)劃；制定考核標(biāo)準(zhǔn)及方案，科學(xué)開展績(jī)效考核工作；設(shè)計(jì)出公平合理的薪酬福利及獎(jiǎng)勵(lì)制度方案；為員工提供科學(xué)的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；設(shè)計(jì)、制定高效運(yùn)行的組織結(jié)構(gòu)；提供開展人力資源管理自我診斷的科學(xué)根據(jù)等工作。因此編制好崗位說(shuō)明書對(duì)于貫徹落實(shí)本單位發(fā)展戰(zhàn)略、構(gòu)建人力資源管理基礎(chǔ)平臺(tái)具有十分重要的意義。C.2崗位說(shuō)明書編制的基本步驟C.2.1成立崗位說(shuō)明書編寫小組各部門、科室在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的直接指揮下組織崗位說(shuō)明書編寫小組，小組成員為崗位管理者和崗位人員代表。小組成員的選拔條件是：熟悉本部門、科室各崗位的基本情況、有較好的編寫能力、有一定的時(shí)間保證、工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)。C.2.2培訓(xùn)人力資源部門制定并下發(fā)《崗位說(shuō)明書編制指導(dǎo)手冊(cè)》，對(duì)崗位進(jìn)行說(shuō)明書編制的指導(dǎo)培訓(xùn)。C.2.3編制崗位說(shuō)明書的編制工作由各單位、各部門的編寫小組在人力資源部和咨詢專家的指導(dǎo)下完成。編制工作貴在參與，編制的過(guò)程是崗位管理者和任職者更加系統(tǒng)地認(rèn)識(shí)崗位的職責(zé)和任職資格的過(guò)程。一方面，為崗位管理者加強(qiáng)管理、提供崗位管理效能提供參考和借鑒；另一方面，也為任職者加強(qiáng)自律和不斷開發(fā)技能提供努力方向和目標(biāo)。崗位說(shuō)明書編制工作可分為以下幾個(gè)具體步驟：崗位管理者先將本部門崗位進(jìn)行梳理，然后對(duì)各個(gè)崗位進(jìn)行基本分析，分析內(nèi)容主要是基本的崗位信息內(nèi)容。分析后填寫崗位識(shí)別的各項(xiàng)內(nèi)容；崗位管理者與崗位人員代表共同對(duì)崗位的職責(zé)進(jìn)行認(rèn)真梳理、歸納總結(jié)，然后按照培訓(xùn)要求逐項(xiàng)填寫崗位描述的有關(guān)內(nèi)容；崗位管理者在編制前兩部分內(nèi)容的基礎(chǔ)上對(duì)任職資格各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。編制本部分時(shí)，特別需要注意的是“對(duì)崗不對(duì)人”。任職資格的編制依據(jù)，一是根據(jù)規(guī)章要求、行業(yè)慣例以及本單位發(fā)展需要確定任職資格條件；二是根據(jù)崗位職責(zé)確定任職資格條件；編制工作完成后，將崗位說(shuō)明書上交本部門、科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。本部門、科室領(lǐng)導(dǎo)主要審核：（1）崗位數(shù)量和崗位名稱。（2）編制內(nèi)容。如職責(zé)是否符合該崗位在部門整體流程中的需要；資格是否符合該崗位的要求；職責(zé)描述與資格確認(rèn)是否相互匹配等。（3）格式規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)化）。需要注意的是：在編制中要廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。一個(gè)崗位牽涉到數(shù)名任職者而由一個(gè)任職者編制完成的崗位說(shuō)明書，崗位管理者或本部門、科室領(lǐng)導(dǎo)要召集所有任職人員對(duì)本崗位的崗位說(shuō)明書初稿進(jìn)行討論，提出修改意見(jiàn)；要進(jìn)一步明確職責(zé)邊界。崗位職責(zé)在部門內(nèi)的實(shí)際流程運(yùn)行中有交叉和重疊現(xiàn)象的，或在部門外的實(shí)際流程運(yùn)行中有交叉和重疊現(xiàn)象的，本部門、科室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召集相關(guān)人員進(jìn)行討論，明確崗位職責(zé)邊界；在崗位說(shuō)明書審核工作完成后，各單位、各部門領(lǐng)導(dǎo)要在崗位說(shuō)明書的相關(guān)位置署名。C.2.4上報(bào)審核、匯編成冊(cè)各部門、科室將崗位說(shuō)明書上報(bào)人力資源部門。人力資源部門匯總后組織進(jìn)行審核。對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行認(rèn)真審查，在內(nèi)容綜合平衡和格式規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和完善，匯編整理成冊(cè)，經(jīng)最終確定后頒布實(shí)施。C.2.5崗位工作職責(zé)與工作任務(wù)編寫注意事項(xiàng)職責(zé)填寫本崗位所負(fù)的責(zé)任，不是具體的工作內(nèi)容；崗位職責(zé)按重要程度依次填寫；不應(yīng)包含模糊、不確定的內(nèi)容，如臨時(shí)工作等；崗位職責(zé)要根據(jù)本崗位的要求來(lái)制定，不能就自己現(xiàn)在的工作內(nèi)容或自己能不能完成來(lái)制定；每一句話只完整表達(dá)一項(xiàng)基本職責(zé)，語(yǔ)言要求規(guī)范、準(zhǔn)確，不可模棱兩可；不要對(duì)每條職責(zé)采取負(fù)責(zé)……，負(fù)責(zé)……，負(fù)責(zé)……的累贅重復(fù)提法，應(yīng)直接寫責(zé)任內(nèi)容；職責(zé)描述句式采用動(dòng)賓短語(yǔ)形式，即“動(dòng)詞（做）+賓語(yǔ)（什么）”，如撰寫……報(bào)告、制訂……計(jì)劃等。C.2.6崗位說(shuō)明書編制中常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題編制崗位說(shuō)明書是一項(xiàng)看似容易，做起來(lái)很難的工作，在編制過(guò)程中，編制人和審核人常常會(huì)出現(xiàn)一些認(rèn)識(shí)上和操作上的問(wèn)題，概括起來(lái)有以下幾個(gè)方面：見(jiàn)人不見(jiàn)崗；崗位說(shuō)明書僅描述崗位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此崗位工作的具體人員無(wú)關(guān)。但在實(shí)際編寫過(guò)程中，編制人或?qū)徍巳送鶎徫缓同F(xiàn)任崗位的具體人員聯(lián)系起來(lái)，把對(duì)崗位的要求和現(xiàn)在崗位上工作的任職者混為一談。這是編寫崗位說(shuō)明書時(shí)最常見(jiàn)的問(wèn)題。語(yǔ)言不規(guī)范；對(duì)崗位描述的語(yǔ)言比較模糊，或者語(yǔ)言比較空洞，讓任職者不知所以然。崗位說(shuō)明書缺乏明確而具體的描述，容易造成員工對(duì)自身角色和工作內(nèi)容的誤解。過(guò)簡(jiǎn)或過(guò)繁。突出表現(xiàn)在崗位職責(zé)的描述中，有的過(guò)于簡(jiǎn)略，沒(méi)有將本崗位的職責(zé)描述窮盡；或者過(guò)于繁鎖，將無(wú)關(guān)緊要的工作和不經(jīng)常做的工作都寫進(jìn)去。C.2.7工作職責(zé)或任務(wù)描述常用動(dòng)詞提示管理崗位管理職責(zé)的描述動(dòng)詞中高級(jí)管理崗位管理職責(zé)的描述用詞有：組織計(jì)劃、主持、制定、籌劃；指揮控制職責(zé)的描述用詞有：指導(dǎo)、聽(tīng)取、協(xié)調(diào)、控制、掌握；人事行政職責(zé)有：授權(quán)、委派、檢查、考核、交辦、調(diào)配；業(yè)務(wù)職責(zé)的描述用詞有：審核、審批、審定、審閱、批準(zhǔn)；執(zhí)行職責(zé)的描述用詞有：貫徹執(zhí)行、完成等。一般管理崗位管理職責(zé)的描述用詞有：提出、協(xié)調(diào)、參與、編制；業(yè)務(wù)、執(zhí)行職責(zé)的描述用詞有：依照、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、填報(bào)、履行、核對(duì)、辦理、解答、維護(hù)、遵守、維修、記錄、發(fā)送、呈報(bào)、接待、保管、核算、匯總、登記、安裝、打印、校對(duì)、編寫、調(diào)試。PDCA循環(huán)相關(guān)動(dòng)詞P相關(guān)動(dòng)詞：策劃、規(guī)劃、計(jì)劃、建立、確定、規(guī)定、識(shí)別、組織、編制、草擬、指揮、指導(dǎo)D相關(guān)動(dòng)詞：實(shí)施、執(zhí)行、實(shí)施、落實(shí)、完成C相關(guān)動(dòng)詞：監(jiān)控、監(jiān)視、監(jiān)測(cè)、評(píng)審、評(píng)價(jià)、評(píng)估、督導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、分析A相關(guān)動(dòng)詞：解決、糾正、改進(jìn)、改良、改善其它角度的動(dòng)詞思考行為：研究、分析、評(píng)估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計(jì)劃直接行動(dòng)：組織、實(shí)行、執(zhí)行、指導(dǎo)、帶領(lǐng)、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助管理行為：達(dá)到、評(píng)估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評(píng)估、評(píng)價(jià)上級(jí)行為：許可、批準(zhǔn)、定義、確定、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定、主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負(fù)責(zé)、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、評(píng)估下級(jí)行為：檢查、核對(duì)、收集、獲得、提交、制作針對(duì)制度、方案、計(jì)劃等文件：編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報(bào)、下達(dá)、備案、存檔、提出意見(jiàn)針對(duì)信息、資料：調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報(bào)、反饋、轉(zhuǎn)達(dá)、通知、發(fā)布、維護(hù)管理C.3崗位說(shuō)明書編制的基本內(nèi)容崗位說(shuō)明書共分為兩大類，即管理技術(shù)類崗位說(shuō)明書和運(yùn)行操作服務(wù)類崗位說(shuō)明書。不同類型崗位分別編制不同類型的崗位說(shuō)明書。具體編制內(nèi)容如下：C.3.1崗位識(shí)別（基礎(chǔ)信息）崗位識(shí)別是對(duì)擬分析崗位的基本情況的概括和說(shuō)明，主要包括以下8項(xiàng)編制內(nèi)容：崗位名稱；凡屬于社會(huì)通用崗位名稱，按國(guó)家或行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫；凡屬本單位專用崗位名稱，按目前通行標(biāo)準(zhǔn)或習(xí)慣稱謂填寫；非標(biāo)準(zhǔn)崗位按人力資源部的要求填寫。崗位名稱為崗位機(jī)構(gòu)圖中所規(guī)范的名稱。兼崗人員所兼崗位工作職責(zé)列入本崗位職責(zé)中，崗位名稱應(yīng)反映其主要工作職責(zé)，簡(jiǎn)單精練。兼職崗位中，國(guó)家或行業(yè)法規(guī)政策或本單位文件要求必須設(shè)立專職崗位從事相關(guān)工作的，應(yīng)另行設(shè)置相應(yīng)崗位，并分別編制崗位說(shuō)明書。如黨委書記兼工會(huì)主席，應(yīng)分別填寫“黨委書記”和“工會(huì)主席”兩份崗位說(shuō)明書。所屬部門/科室 所屬部門填寫部門/科室的名稱。崗位類別崗位類別分為管理技術(shù)和運(yùn)行操作服務(wù)二類。管理技術(shù)類崗位是指從事計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等管理職能的崗位，包括機(jī)關(guān)職能部室中從事職能管理、運(yùn)行管理、安全管理、技術(shù)或業(yè)務(wù)管理等工作的崗位。運(yùn)行操作服務(wù)崗位是指在工作現(xiàn)場(chǎng)具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)或設(shè)備運(yùn)行、操作、指控、維護(hù)、監(jiān)控等崗位以及在工作現(xiàn)場(chǎng)以外從事服務(wù)的崗位。定員定員是指本崗位的人數(shù)，應(yīng)根據(jù)本單位定編定員規(guī)定填寫。尚未明確定員人數(shù)的，本項(xiàng)內(nèi)容填寫各崗位現(xiàn)實(shí)有人數(shù)。崗位等級(jí)暫不填寫。直接上級(jí)崗位直接上級(jí)崗位是本崗位的直接主管崗位，是指在工作中對(duì)本崗位具有指揮權(quán)并對(duì)本崗位工作結(jié)果承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)和管理責(zé)任的上一級(jí)崗位。一般情況下直接上級(jí)只能有一個(gè)，即工作指令只能有一個(gè)來(lái)源。對(duì)于多個(gè)上級(jí)情況要進(jìn)行梳理調(diào)整，對(duì)于本崗位所承擔(dān)的不同工作由不同上級(jí)指揮的情況，如暫時(shí)無(wú)法調(diào)整，可按照上級(jí)崗位對(duì)本崗位工作