公司辦公費用報銷管理辦法

\o"公司辦公費用報銷管理辦法"公司辦公費用報銷管理辦法為規(guī)范公司費用報銷管理，明確費用開支標(biāo)準(zhǔn)和審批審查流程，合理控制費用支出，本著“依法合規(guī)”、“首簽首責(zé)、逐級負(fù)責(zé)”的原則，制定本辦法。第一章票據(jù)管理公司機(jī)關(guān)各部室要根據(jù)發(fā)生的實際業(yè)務(wù)，索取真實、規(guī)范、完整的報銷票據(jù)。提請報銷的經(jīng)辦人員對票據(jù)的真實性、完整性、合法性負(fù)責(zé)，經(jīng)辦人員所在部室對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和報銷票據(jù)負(fù)有監(jiān)督和核實責(zé)任。費用報銷聯(lián)合審查小組對報銷單據(jù)及其反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性、合理性、真實性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審查。（一）外部票據(jù)1.發(fā)票（1）發(fā)票的種類發(fā)票主要包括由國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局統(tǒng)一監(jiān)制的增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、普通發(fā)票等票據(jù)。（2）發(fā)票的取得①經(jīng)辦人員因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)取得各類發(fā)票時，應(yīng)嚴(yán)格審核其真?zhèn)巍?nèi)容開具是否齊全，是否符合有關(guān)規(guī)定。②經(jīng)辦人員取得發(fā)票后必須及時報銷。取得的發(fā)票，自開票之日起2個月內(nèi)報銷。因報銷不及時，造成增值稅進(jìn)項稅額不能抵扣的，進(jìn)項稅額由部門經(jīng)費負(fù)擔(dān)，并由部門落實責(zé)任人，對責(zé)任人按進(jìn)項稅額10%罰款，每筆業(yè)務(wù)最高罰款1000元。在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)月，各部室要及時督促責(zé)任人將罰款上交財務(wù)部門，否則除對責(zé)任人罰款外，將對部室負(fù)責(zé)人同等數(shù)額罰款。③因發(fā)生實際業(yè)務(wù)確需稅務(wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票的，必須附合同、協(xié)議等能證明業(yè)務(wù)真實性的資料，銷售方必須加蓋印章，否則不予報銷。④行政管理部門宣布作廢、失效的票據(jù)，不得作為報銷憑據(jù)。⑤定額發(fā)票必須注明業(yè)務(wù)內(nèi)容或附銷貨方銷貨清單，否則不予報銷。⑥根據(jù)國家“營改增”政策調(diào)整，對外辦理業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員，要按照要求依法取得增值稅專用發(fā)票。銷售方為一般納稅人資格的，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票，銷售方為小規(guī)模納稅人的，對其提供的勞務(wù)應(yīng)要求其到稅務(wù)機(jī)關(guān)代開增值稅專用發(fā)票。⑦購物、修理等大額支出，即單張發(fā)票（連號發(fā)票視為單張發(fā)票）超過2000元的（發(fā)票已注明貨物、勞務(wù)、服務(wù)明細(xì)名稱，數(shù)量單價齊全的除外），必須附銷貨方明細(xì)清單、勞務(wù)方修理清單、協(xié)議合同等能證明業(yè)務(wù)真實性的相關(guān)資料，否則不予報銷。（3）存在以下問題的發(fā)票不得作為報銷憑證：①發(fā)票日期、付款單位、品名、數(shù)量、單價、金額等項目填制不全的發(fā)票。②字跡不清楚或涂改、偽造的發(fā)票。③品名填寫籠統(tǒng)（不附明細(xì)清單的）或以貨號代替品名的發(fā)票。④無收款單位發(fā)票專用章，或不按稅務(wù)部門規(guī)定加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票。⑤單位、數(shù)量、金額不相符或大小寫不相符的發(fā)票。⑥只取得增值稅專用發(fā)票的記賬聯(lián)或抵扣聯(lián)的發(fā)票。⑦經(jīng)驗證查詢，不符合國家稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的假發(fā)票。⑧過期和作廢的發(fā)票，即超過發(fā)票開具時限的發(fā)票。⑨發(fā)票記載內(nèi)容與實際發(fā)生業(yè)務(wù)不相符的發(fā)票，發(fā)票記載內(nèi)容與開具發(fā)票單位營業(yè)范圍不相符的發(fā)票。⑩其他不符合國家規(guī)定的發(fā)票。2.財政部門監(jiān)制收據(jù)（1）由財政部門監(jiān)制的行政收據(jù)、事業(yè)單位收據(jù)、社會團(tuán)體收據(jù)、非稅收收據(jù)、軍隊收據(jù)等可以作為報銷憑據(jù)。（2）不得混淆行政事業(yè)收費收據(jù)和結(jié)算憑證，結(jié)算憑證只能在其內(nèi)部運作，只是收付款證明，不得作為報銷憑據(jù)。（3）行政事業(yè)等單位的應(yīng)稅收入項目必須開具稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的發(fā)票，對應(yīng)稅項目開具收據(jù)的，不得作為報銷憑據(jù)。3.特殊行業(yè)結(jié)算憑證交通運輸業(yè)正規(guī)結(jié)算憑證允許報銷，如飛機(jī)票、火車票、汽車票等。4.其他符合國家法律法規(guī)的票據(jù)可以作為報銷憑據(jù)。例如境外發(fā)票，一般為自制發(fā)票，部分國家沒有采取發(fā)票的管理方式，屬于負(fù)責(zé)人簽名的自制收費憑證，其鑒別方式主要是通過資金往來結(jié)合業(yè)務(wù)真實性考慮。（二）內(nèi)部自制票據(jù)1.內(nèi)部自制票據(jù)主要包括借款單、差旅費報銷單、交通費結(jié)算單、收款收據(jù)等，由財務(wù)門統(tǒng)一管理，實行專人登記、發(fā)放、保管。2.公司機(jī)關(guān)各部室因業(yè)務(wù)需要開具內(nèi)部結(jié)算單據(jù)的，按規(guī)定到財務(wù)部領(lǐng)取使用，或按照文件規(guī)定的電子版格式填制使用。3.公司內(nèi)部各種收費結(jié)算單據(jù)，應(yīng)事先征得被收費單位（部門）簽章認(rèn)可，否則，財務(wù)部不予辦理相關(guān)手續(xù)。4.內(nèi)部自制票據(jù)審查（1）差旅費報銷單①出差人員部室及姓名（多人出差逐一填寫姓名）、公差事由、起點、終點、時間、出差人、領(lǐng)款人、證明人填寫要齊全。②補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、票據(jù)金額填寫、附件張數(shù)要正確，大小寫要一致，無涂改現(xiàn)象。③不得包含與差旅費無關(guān)的票據(jù)（如招待費、辦公費、修理費、油類等）。（2）其他內(nèi)部自制票據(jù)。對確需使用內(nèi)部自制票據(jù)結(jié)算的業(yè)務(wù)（如交通費、內(nèi)部收據(jù)等），重點審查時間、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容要填制正確齊全。（三）其他規(guī)定1.所有發(fā)生的費用必須在有真實業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，并取得合法憑據(jù)的前提下方可報銷。嚴(yán)禁利用假發(fā)票、假業(yè)務(wù)報銷的方式套取現(xiàn)金；嚴(yán)禁報銷與本單位生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)無關(guān)的費用；嚴(yán)禁以購買私人物品、私人消費等應(yīng)由個人負(fù)擔(dān)的發(fā)票報銷，不得變相為個人承擔(dān)費用。否則，產(chǎn)生的一切后果由經(jīng)辦人和部室負(fù)責(zé)人承擔(dān)。2．所有票據(jù)（包括外部、內(nèi)部票據(jù)）報銷時必須加蓋部室公章，由部室負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人簽字。第二章費用報銷管理（一）組織領(lǐng)導(dǎo)公司成立“費用聯(lián)合審查領(lǐng)導(dǎo)管理小組”，公司總經(jīng)理任組長，財務(wù)部長任副組長，其余班子成員任領(lǐng)導(dǎo)小組成員。成立專門的聯(lián)合審查工作小組，財務(wù)組組長為工作小組組長，成員包括財務(wù)組、各部門主管以及財務(wù)相關(guān)審核人員。審查小組的人員必須相對固定，人員不得隨意變動和無故缺席，確保會審工作的嚴(yán)肅性、完整性和持續(xù)性。通過聯(lián)合審查，形成“指標(biāo)透明、費用公開、審核嚴(yán)格、監(jiān)督到位、報銷及時”的費用管理機(jī)制。（二）費用報銷流程及要求1.費用會審?fù)戤吅?，各單位到財?wù)進(jìn)行確認(rèn)。會審小組簽字通過的，由財務(wù)進(jìn)行掛賬，并告知經(jīng)辦人；未簽字通過的，由經(jīng)辦人取回單據(jù)，進(jìn)行整改。2.材料、設(shè)備、辦公用品采購，因公外出、購買商品等經(jīng)濟(jì)活動，應(yīng)按照國家“營改增”要求取得增值稅專用發(fā)票，對確實不能取得專用發(fā)票的，必須用稅務(wù)統(tǒng)一印制的增值稅普通發(fā)票報銷。3.所有發(fā)票的報銷，必須業(yè)務(wù)內(nèi)容完整，金額計算正確，大小寫相符，字跡清晰，增值稅發(fā)票必須按發(fā)票格式逐欄正確填寫和簽章，任何項目填寫的內(nèi)容與實際不符的一律不予報銷。4.用于公司及地方政府部門來公司檢查方面的接待支出，經(jīng)辦部門提交公共費用申請表，按照公司要求報公司經(jīng)理、財務(wù)部長聯(lián)簽，否則，財務(wù)部門不予受理。5.各部門需指定專職人員負(fù)責(zé)合同流程的簽訂、發(fā)票的整理入賬等業(yè)務(wù)，以上業(yè)務(wù)每月25號提交釘釘審批，由財務(wù)部統(tǒng)一付款。第三章有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定（一）差旅費由財務(wù)組嚴(yán)格按照文件規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)審核辦理，費用由個人和部門經(jīng)費指標(biāo)中列支。1.交通費：（1）副經(jīng)理及以上人員，因工作需要可購買軟席車票和飛機(jī)票，其他人員可購買硬席車票，其他人員原則上不允許乘坐飛機(jī)和購買軟席車票，因特殊情況確需乘坐飛機(jī)和購買軟席車票，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）城市間交通費，出差人員要按照規(guī)定等級乘坐交通工具，憑據(jù)報銷城市間交通費。出差人員符合乘坐硬、軟臥規(guī)定而改乘硬座的，按照本人實際乘坐火車硬座票價的80%計發(fā)補(bǔ)助費；符合乘坐軟臥規(guī)定而改乘軟座的，按照本人實際乘坐火車軟座票價的40%計發(fā)補(bǔ)助費；其他情況不予補(bǔ)助。（3）市內(nèi)交通費出差人員的市內(nèi)交通費按出差自然（日歷）天數(shù)計算每人每天標(biāo)準(zhǔn)不超60元，憑市內(nèi)公交、地鐵、出租車等發(fā)票報銷。乘坐本單位公務(wù)用車、自帶交通工具出差的，不得報銷市內(nèi)交通費。出差人員乘坐交通工具等級標(biāo)準(zhǔn)：2.住宿費：因公出差時，國內(nèi)一級城市（包括直轄市、省會城市）住宿費，部門主管最高300元，其余人員最高240元；其他城市，部門主管最高240元，其余人員最高180元；超支部分自行負(fù)擔(dān)。公司來人一般由辦公室統(tǒng)一安排，因特殊原因需要在外（銀川等）安排住宿的，須報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安排。3.伙食補(bǔ)助費出差人員（包括參加會議、外出培訓(xùn)、部門駐外常設(shè)機(jī)構(gòu)人員）的伙食補(bǔ)助費，按出差自然（日歷）天數(shù)實行標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑據(jù)報銷的辦法，每人每天補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為50元。4.會議費：工作人員外出參加會議，會議統(tǒng)一安排食宿的，會議期間的住宿費、伙食補(bǔ)助費和公雜費，由會議主辦單位按會議費規(guī)定統(tǒng)一開支；會議規(guī)定食宿自理又不交納會務(wù)費的，會議期間的食宿、公雜費，按正常差旅費執(zhí)行；會議規(guī)定交納會務(wù)費的（包括食宿的），住宿費、伙食補(bǔ)助費不再報銷，公雜費按正常差旅費執(zhí)行；外出參加會議在途期間的交通、食宿、公雜費，按正常差旅費執(zhí)行。4.差旅費報銷要求：（1）因公出差人員必須認(rèn)真填制“差旅費報銷單”，不按照規(guī)定據(jù)實、完整填制“差旅費報銷單”的，不得報銷出差的相關(guān)費用。（2）差旅費中的住宿費、會議費、培訓(xùn)費必須取得增值稅專用發(fā)票，否則不予報銷。（3）因公外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和參加會議，必須后附“會議邀請函”、“通知”部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見等資料，否則不予報銷。（二）電話費根據(jù)實際工作需要、業(yè)務(wù)范圍等，由公司將移動電話費、固定電話費進(jìn)行分解。移動電話費實行限額報銷，超出部分自負(fù)。移動電話費每月限額報銷標(biāo)準(zhǔn)：（1）各部室主任移動電話費限額100元。確因?qū)ν夤ぷ髁枯^大，造成移動電話費用不足的，由個人提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后送財務(wù)備案，按照新標(biāo)準(zhǔn)予以報銷。（2）其他機(jī)關(guān)部室管理人員移動電話費限額60元。（三）招待費公司來人安排招待的必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理，業(yè)務(wù)招待費發(fā)生后要及時取得合法的票據(jù)，禁止“化整為零”將一餐的開支拆分成多張限額內(nèi)發(fā)票。以連號發(fā)票報銷的，視同為一張發(fā)票對待，餐飲費開支標(biāo)準(zhǔn)為每餐不超過1000元。（四）辦公費各部門發(fā)生的辦公用品、印刷費、微機(jī)耗材、打印費用等低值易耗品必須取得增值稅專用發(fā)票，否則不予報銷。各部門提交的勞保用品及辦公用品計劃，在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意才能進(jìn)行采購；事后，辦公用品的發(fā)放，要建立嚴(yán)格的登記臺賬。第四章其他規(guī)定（一）根據(jù)上級文件精神，嚴(yán)禁煙花爆竹、賀年卡、明信片、掛歷、臺歷、集郵冊等物品或紀(jì)念品報銷；嚴(yán)禁香煙、高檔酒水發(fā)票報銷；嚴(yán)禁禮品、面值卡、購物卡等禮品性質(zhì)的發(fā)票報銷。（二）稅務(wù)部門公布的已作廢普通發(fā)票及定額發(fā)票、交通部門已停止使用的長條汽車票及包車車票、購買私人物品發(fā)票等不予報銷。（三）車輛