活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)（思維篇）

活動(dòng)項(xiàng)目管理|管理思維模型|即學(xué)即用的模板EventsOnsiteExecutiveHandbook活動(dòng)執(zhí)行（思維篇）第一本「成體系」的活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)打破認(rèn)知，讓我們構(gòu)建底層能力什么是底層能力？我們用冰山模型的理論來(lái)簡(jiǎn)單闡述一下。“冰山模型”是美國(guó)著名心理學(xué)家麥克利蘭于1973年提出的，這一理論是將一個(gè)人的不同表現(xiàn)劃分為“冰山上部”和“冰山下部”。冰山上部冰山下部影響度小學(xué)習(xí)難度易可遷移程度低大難高在冰山模型中，我們大部分所掌握的知識(shí)和技能，是可以通過(guò)培訓(xùn)獲得的，例如掌握物理常識(shí)、開車技能等。在活動(dòng)執(zhí)行領(lǐng)域，絕大多數(shù)經(jīng)驗(yàn)豐富的執(zhí)行者表現(xiàn)出的，如Excel的使用、PPT的制作、現(xiàn)場(chǎng)簽到服務(wù)、場(chǎng)地及物料整理等工作都是屬于知識(shí)和技能范圍，只占冰山上層的30%。而冰山底層70%更重要的是能力，能力通常是指我們的溝通協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力等，它的培養(yǎng)周期更長(zhǎng)、可遷移性更高，是屬于通用范圍的。在活動(dòng)領(lǐng)域中，諸如：交流溝通、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、組織管理等這些能力是可以靈活運(yùn)用在任何一場(chǎng)活動(dòng)中的。為什么活動(dòng)執(zhí)行者要構(gòu)建底層能力？因?yàn)橹R(shí)和技能在短期培訓(xùn)就可以迅速獲得，可替代性較強(qiáng)，無(wú)法形成職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壁壘?？赏ㄓ玫牡讓幽芰Σ攀菆?zhí)行者解決問(wèn)題和處理事情的關(guān)鍵因素，并且不限制領(lǐng)域。如果執(zhí)行者沒有可遷移的底層能力，未來(lái)抗風(fēng)險(xiǎn)的能力就會(huì)變差，當(dāng)面臨公司裁員時(shí)，很容易被替代，同時(shí)也無(wú)法晉升管理層。執(zhí)行手冊(cè)說(shuō)明活動(dòng)執(zhí)行人員應(yīng)該怎樣建立系統(tǒng)化的思維模型，形成可通用性的底層能力？在這本電子書中，你將會(huì)系統(tǒng)地了解并掌握，作為一個(gè)活動(dòng)執(zhí)行者應(yīng)該具備的底層能力與思維模型，并且還會(huì)獲得我們附贈(zèng)的活動(dòng)執(zhí)行必備SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作流程）。思維理論+標(biāo)準(zhǔn)流程，助你辦好每一場(chǎng)活動(dòng)/會(huì)議！你可以學(xué)習(xí)到的能力：1)

活動(dòng)規(guī)劃能力：一場(chǎng)活動(dòng)的成功是需要市場(chǎng)總監(jiān)將現(xiàn)有人力、物力資源在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候進(jìn)行合理安排，確保整場(chǎng)活動(dòng)能夠有條不紊地進(jìn)行。2)

任務(wù)拆分能力：一場(chǎng)大型活動(dòng)涉及到很多任務(wù)的安排，市場(chǎng)總監(jiān)需要拆分任務(wù)并讓各組織成員合理地配合，確?；顒?dòng)中所有的工作任務(wù)都能按照規(guī)定的時(shí)間完成。3)

組織管理能力：參與活動(dòng)執(zhí)行的人員越多，活動(dòng)的組織和管理能力就愈發(fā)重要。優(yōu)秀的市場(chǎng)總監(jiān)不僅要對(duì)活動(dòng)任務(wù)進(jìn)行管理，還要學(xué)會(huì)對(duì)活動(dòng)目標(biāo)、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)人員、活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)等九大方面的管理。4）適合學(xué)習(xí)的人群：0-3年活動(dòng)執(zhí)行人員——構(gòu)建底層能力實(shí)現(xiàn)職位的晉升；3-5年市場(chǎng)經(jīng)理——統(tǒng)籌和管理項(xiàng)目，推進(jìn)項(xiàng)目圓滿落地；5年以上市場(chǎng)總監(jiān)——必不可少的活動(dòng)項(xiàng)目管理教材。詳實(shí)的方法論基本的思維模型讓你經(jīng)手的每一場(chǎng)活動(dòng)都能圓滿完成！序言:活動(dòng)執(zhí)行是策劃的延伸環(huán)節(jié)，需要將策劃方案轉(zhuǎn)變成可落地執(zhí)行的方案。在這過(guò)程中，如果缺乏活動(dòng)項(xiàng)目管理的思維，就會(huì)面臨諸多問(wèn)題。例如：活動(dòng)進(jìn)度延期，超出預(yù)算，跨部門溝通困難，成員不配合工作，互相推諉責(zé)任等等。因此，活動(dòng)執(zhí)行者急需在工作中得到有效的提示與指導(dǎo)，打破現(xiàn)有思維僵局，使活動(dòng)執(zhí)行工作變得更高效、輕松。若能了解活動(dòng)管理的思維模型，逐漸形成職業(yè)壁壘，就能向管理層晉升！百格活動(dòng)《活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)》的出現(xiàn)正是基于這樣的一個(gè)目的——探究活動(dòng)執(zhí)行的本質(zhì)并找到解決的辦法，為活動(dòng)會(huì)議行業(yè)執(zhí)行者建立系統(tǒng)化思維方式的同時(shí)，帶來(lái)一份上手即用的活動(dòng)執(zhí)行SOP。4執(zhí)行手冊(cè)目錄關(guān)于活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè).....................................................................56九大活動(dòng)管理知識(shí)體系四大活動(dòng)執(zhí)行周期...................................7一、活動(dòng)啟動(dòng)期....................................................................................8二、活動(dòng)規(guī)劃期20三、活動(dòng)執(zhí)行期&監(jiān)控期四、活動(dòng)收尾期3749活動(dòng)項(xiàng)目管理流程表....................................61附件：活動(dòng)執(zhí)行SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作流程）關(guān)于活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)是屬于《會(huì)議技能地圖》【會(huì)中】板塊的延伸解讀百格活動(dòng)出品的《會(huì)議技能地圖》將辦會(huì)所涉及到的知識(shí)與環(huán)節(jié)融會(huì)貫通、化繁為簡(jiǎn)，通過(guò)簡(jiǎn)單易懂的圖表展現(xiàn)出來(lái)?！稌?huì)議營(yíng)銷電子書》辦會(huì)這件事單憑一張地圖是無(wú)法講述完整的，其背后的本質(zhì)以及龐雜的核心內(nèi)容還需要?jiǎng)兘z抽繭細(xì)細(xì)講解。上圖中《會(huì)議營(yíng)銷電子書》為地圖的第一期解讀內(nèi)容，想獲取可添加格格微信：bagevent2015.6九大活動(dòng)管理知識(shí)體系作為一個(gè)活動(dòng)的執(zhí)行者，首先要具備一種管理思維。這種思維可以幫助執(zhí)行者通過(guò)對(duì)自身環(huán)境、資源的觀察和思考，選擇合適的工具和正確的方法，對(duì)活動(dòng)中涉及到的復(fù)雜事務(wù)進(jìn)行梳理，不斷制定并形成清晰明了的活動(dòng)方案。然后將活動(dòng)方案化整為零，一步步去推進(jìn)執(zhí)行，最終實(shí)現(xiàn)一場(chǎng)活動(dòng)的落地，順利交付活動(dòng)成果。需要謹(jǐn)記的一點(diǎn)是：一切工作任務(wù)都是為了最終的活動(dòng)目標(biāo)服務(wù)，活動(dòng)執(zhí)行工作需要根據(jù)目標(biāo)有章法、有流程地進(jìn)行，執(zhí)行每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)都需要有系統(tǒng)化的管理思維做依托。一個(gè)執(zhí)行者想要管理整場(chǎng)活動(dòng)，便需要建立以下九大活動(dòng)管理體系。一、活動(dòng)目標(biāo)管理二、活動(dòng)人員管理三、活動(dòng)場(chǎng)地管理四、活動(dòng)成本管理五、活動(dòng)任務(wù)管理六、活動(dòng)時(shí)間管理七、活動(dòng)日程管理八、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理九、活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理7活動(dòng)執(zhí)行四大時(shí)間周期了解以上九大活動(dòng)管理體系，有利于讓執(zhí)行者對(duì)一場(chǎng)活動(dòng)有整體的規(guī)劃與管理，能夠?qū)⑹种械幕顒?dòng)策劃方案進(jìn)行考查與分析，并將其變成可落地的執(zhí)行方案。本次手冊(cè)的最終目的，就是想為活動(dòng)執(zhí)行者建立系統(tǒng)化、可通用的活動(dòng)項(xiàng)目管理底層思維，通過(guò)這樣的思維可以高效地執(zhí)行每一場(chǎng)活動(dòng)或會(huì)議。接下來(lái)我們將從活動(dòng)執(zhí)行的四大周期階段“啟動(dòng)期——規(guī)劃期——執(zhí)行、監(jiān)控期——收尾期”來(lái)細(xì)細(xì)講解以上九大活動(dòng)管理知識(shí)體系是如何運(yùn)用在活動(dòng)執(zhí)行中的8CHAPTER一:活動(dòng)啟動(dòng)期1.項(xiàng)目管理鐵三角（前提）在活動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，活動(dòng)往往會(huì)受到很多外部環(huán)境、內(nèi)部因素的影響與制約。活動(dòng)作為一個(gè)整體，執(zhí)行者在管理過(guò)程中要使各方面的資源都能協(xié)調(diào)一致，就要了解項(xiàng)目管理的三角形概念。它強(qiáng)調(diào)的是“時(shí)間”、“成本”、“質(zhì)量”這三方面之間相互影響的緊密關(guān)系，因此在方案執(zhí)行過(guò)程中，需要根據(jù)各要素之間不同的要求不斷調(diào)整計(jì)劃，來(lái)協(xié)調(diào)這三者之間的關(guān)系。9CHAPTER二:活動(dòng)啟動(dòng)期2.啟動(dòng)期內(nèi)四個(gè)基本組成1）目標(biāo)管理思考清楚活動(dòng)的目的明確活動(dòng)項(xiàng)目組成員活動(dòng)場(chǎng)地的管理2）人員管理3）場(chǎng)地管理4）成本管理活動(dòng)成本預(yù)算管理101）目標(biāo)管理（why）思考活動(dòng)的目標(biāo)很多失敗的活動(dòng)，都有一個(gè)共同的毛病，就是沒有明確活動(dòng)目的。本次活動(dòng)的目的，到底是新增用戶、增強(qiáng)用戶活力，還是回饋老用戶、提升用戶粘性？那么，如何才能科學(xué)化、合理化地制定活動(dòng)執(zhí)行的目標(biāo)？針對(duì)這些問(wèn)題，我們經(jīng)過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，世界500強(qiáng)企業(yè)內(nèi)80%的目標(biāo)管理都在使用SMART原則時(shí)限性明確性可衡量性可實(shí)現(xiàn)性相關(guān)性SpecificAttainableTime-bound對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行描述目標(biāo)是可以實(shí)現(xiàn)的指定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)MeasurableRelevant可通過(guò)定性或定量的方式對(duì)目標(biāo)進(jìn)行衡量在各種限制因素下目標(biāo)應(yīng)該具備可行性11SMART法則（S）——明確性擁有明確的目標(biāo)是每場(chǎng)活動(dòng)成功舉辦的核心，所謂目標(biāo)的明確性，就是要用具體的語(yǔ)言，清楚地表明目標(biāo)要達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)。活動(dòng)舉辦過(guò)程中出現(xiàn)分歧的一個(gè)重要原因，就是因?yàn)榛顒?dòng)目標(biāo)制定得模棱兩可，使目標(biāo)無(wú)法傳達(dá)給相關(guān)執(zhí)行者，讓人無(wú)所適從。例如，本次活動(dòng)的目標(biāo)為“提升活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到速度”，這樣的目標(biāo)就顯得很籠統(tǒng)，執(zhí)行者不知道具體該怎么做；若改為“在本次活動(dòng)中，需要提升活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到速度50%，接待4000+參會(huì)者，降低30%預(yù)算成本?！边@樣的目標(biāo)就很明確，也更容易取得成功。12SMART法則（M）——可衡量性在制定執(zhí)行目標(biāo)時(shí)，應(yīng)該遵循“能量化的量化，不能量化的質(zhì)化”原則?？珊饬啃灾饕w現(xiàn)在：能讓制定目標(biāo)的管理者與執(zhí)行者有統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、清晰的可衡量標(biāo)準(zhǔn)。制定執(zhí)行目標(biāo)時(shí)切忌使用形容詞等籠統(tǒng)的詞進(jìn)行描述。例如，本次活動(dòng)執(zhí)行目標(biāo)為：“需要對(duì)老客戶進(jìn)行邀約”，如果以此作為執(zhí)行目標(biāo)就會(huì)缺乏可衡量依據(jù)，哪些客戶為老客戶？怎么邀請(qǐng)？都沒有具體的表述。若改為“對(duì)付費(fèi)1年以上的客戶進(jìn)行電話/郵件邀約”就是可衡量性的目標(biāo)。13SMART法則（A）——可實(shí)現(xiàn)的制定執(zhí)行目標(biāo)需要按照策劃方案的需求來(lái)合理制定，切記不要好高騖遠(yuǎn)。如果執(zhí)行目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，不僅會(huì)影響活動(dòng)進(jìn)度，還會(huì)降低團(tuán)隊(duì)士氣。例如制定“本場(chǎng)活動(dòng)全部用全息投影增加活動(dòng)互動(dòng)”這個(gè)目標(biāo)，由于技術(shù)原因不符合實(shí)際。如果改為“本次活動(dòng)采用抽獎(jiǎng)游戲、微信上墻、現(xiàn)場(chǎng)照片墻簽到”等這樣較為合理的互動(dòng)形式，目標(biāo)的可達(dá)成性就會(huì)大大提高。14SMART法則（R）——相關(guān)性活動(dòng)執(zhí)行目標(biāo)的相關(guān)性是指實(shí)現(xiàn)這個(gè)活動(dòng)目標(biāo)與其他目標(biāo)的相關(guān)聯(lián)情況。如果制定的目標(biāo)與本次會(huì)議的目標(biāo)相關(guān)度很低，那么這個(gè)目標(biāo)的制定就沒有太大意義。例如，本次活動(dòng)是專對(duì)老顧客做的一場(chǎng)會(huì)員交流會(huì)，但目標(biāo)如果是在新渠道做推廣，就是在做無(wú)用功。15SMART法則（T）——時(shí)限性時(shí)限性是指制定目標(biāo)是有時(shí)間限制的。若沒有限制時(shí)間，整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度就難以掌握，如果規(guī)定好活動(dòng)是要在一周內(nèi)完成，就會(huì)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。只有遵循這五個(gè)原則，執(zhí)行目標(biāo)才是科學(xué)合理的。但需要注意的是，在活動(dòng)中一定會(huì)同時(shí)存在多個(gè)目標(biāo)，這時(shí)就需要明確好每個(gè)目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)，這樣才能管理好目標(biāo)執(zhí)行的進(jìn)度。對(duì)于一場(chǎng)活動(dòng)來(lái)說(shuō)，除了要定義一個(gè)執(zhí)行目標(biāo)之外，還需要定義好負(fù)責(zé)每一個(gè)目標(biāo)任務(wù)的責(zé)任人。162）人員管理（who）明確活動(dòng)項(xiàng)目組成員一場(chǎng)活動(dòng)項(xiàng)目的成員是從公司各組織部門中抽離出來(lái)的，所以對(duì)這樣一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目組織來(lái)說(shuō)，各成員只有知道各自的能力與職責(zé)后，才能清晰地把握好整場(chǎng)活動(dòng)，對(duì)自己的任務(wù)負(fù)責(zé)，進(jìn)而推動(dòng)項(xiàng)目的落地執(zhí)行。人員管理的目的是為了提高活動(dòng)執(zhí)行的效率，市場(chǎng)總監(jiān)想要讓不同背景、不同職能、不同性格人員之間的相互配合時(shí)，一個(gè)清晰的活動(dòng)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖就會(huì)變得非常重要。活動(dòng)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：①市場(chǎng)總監(jiān)會(huì)對(duì)整場(chǎng)活動(dòng)全權(quán)負(fù)責(zé)，因此他會(huì)全身心地投入到這個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目中。②溝通途徑更加簡(jiǎn)潔，市場(chǎng)總監(jiān)可以避開一個(gè)職能部門直接與高層溝通。③執(zhí)行人員能夠快速明確目標(biāo)并集中精力在這一件事情上，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。17活動(dòng)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖如圖所示，這是一場(chǎng)戶外活動(dòng)的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖，它反映的是一場(chǎng)活動(dòng)中各個(gè)成員的安排情況以及對(duì)目標(biāo)的整體把控。183）場(chǎng)地管理（where）活動(dòng)場(chǎng)地的管理實(shí)施場(chǎng)地管理????????????????????????場(chǎng)地分類：u酒店類：可接納來(lái)賓入住、可提供宴會(huì)廳（可搭建大型舞臺(tái)）、會(huì)議廳、貴賓室等u俱樂部類：可提供宴會(huì)廳（可搭建大型舞臺(tái)）及特色娛樂服務(wù)u劇場(chǎng)類：有大型基礎(chǔ)舞臺(tái)、場(chǎng)地容量大u展覽館類：標(biāo)準(zhǔn)展覽館、會(huì)議中心等u其它類：有足夠的面積、適當(dāng)?shù)南薷?、足額的電量、可搭建大型舞臺(tái)并設(shè)置AV燈光場(chǎng)地排查u場(chǎng)地名稱：地址、負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（電話、手機(jī)、傳真、E-mail）u場(chǎng)地拍照：外景、入口處、停車場(chǎng)、大堂、通道、水牌、簽到處預(yù)想位置、主會(huì)場(chǎng)（舞臺(tái)、座席區(qū)、桌椅、講臺(tái)）、宴會(huì)廳（舞臺(tái)、座席區(qū)、桌椅、講臺(tái)）、VIP室、化妝間、VIP通道、會(huì)議室u各廳日租金、充許施工時(shí)間、訂金支付方式?u場(chǎng)地位置圖、周邊圖u整體平面圖、分層整體平面圖、主會(huì)場(chǎng)、宴會(huì)廳、會(huì)議室、VIP室平面尺寸圖、會(huì)場(chǎng)電量限制及限高?場(chǎng)地勘測(cè)u路線：一般來(lái)賓入場(chǎng)路線、貴賓通道路線、停車場(chǎng)至主會(huì)場(chǎng)路線、會(huì)場(chǎng)至宴會(huì)廳路線化妝室及舞臺(tái)路線u水牌：各條路線設(shè)置水牌的位置、水牌尺寸（黑白＆彩色）u條幅、易拉寶、POP等廣告物位置、可實(shí)施尺寸及形式u停車場(chǎng)預(yù)留車位數(shù)量及位置u主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)、宴會(huì)會(huì)場(chǎng)：舞臺(tái)位置、適用規(guī)格及高度、場(chǎng)燈控制系統(tǒng)、現(xiàn)場(chǎng)遮光系統(tǒng)、回音強(qiáng)弱、AV操控臺(tái)位置預(yù)想、AV燈光系統(tǒng)架設(shè)預(yù)想、電源輸出位置u專訪室：形象背板位置預(yù)想、裝飾預(yù)想、電源形式及位置u演員化妝室：桌椅、衣架、化妝鏡、換裝區(qū)、電源形式及電量uVIP室：裝飾預(yù)想、電源形式及電量u施工入場(chǎng)路線：對(duì)制作物、展品搬入所要經(jīng)過(guò)的各門、通道、電梯等進(jìn)行搬入可行性評(píng)估，如需破拆，應(yīng)提前與場(chǎng)地方溝通。19④成本（Howmuch）活動(dòng)預(yù)算管理活動(dòng)的成本一般來(lái)說(shuō)是由【資源計(jì)劃→成本估算→成本預(yù)算】這三個(gè)方面構(gòu)成的，活動(dòng)預(yù)算管理的過(guò)程就是依次完成這三個(gè)計(jì)劃（活動(dòng)預(yù)算管理）總結(jié)：在以上三個(gè)步驟中資源清單涉及到的是物質(zhì)問(wèn)題，是活動(dòng)中所涉及到的資源類型成本估算涉及的是價(jià)值問(wèn)題，包含物料所需要的數(shù)量和單價(jià)成本預(yù)算是落實(shí)到真金白銀的金錢*具體活動(dòng)情況還需要具體分析20④成本（Howmuch）活動(dòng)預(yù)算管理例如：通過(guò)上述預(yù)算管理思維我們來(lái)制作一張活動(dòng)項(xiàng)目中“場(chǎng)地及設(shè)備租賃”部份的預(yù)算統(tǒng)計(jì)表。（圖為部分預(yù)算統(tǒng)計(jì)參考，詳細(xì)模板請(qǐng)看附件）21CHAPTER2:活動(dòng)規(guī)劃期對(duì)內(nèi)：保證活動(dòng)正常推進(jìn)想要保障活動(dòng)項(xiàng)目的正常推進(jìn)，重點(diǎn)就是要做計(jì)劃中的“拖延掃雷”，只有更好地學(xué)會(huì)管理活動(dòng)任務(wù)與時(shí)間，才能有條不紊地完成執(zhí)行工作。以下將詳細(xì)講解【活動(dòng)任務(wù)管理】與【活動(dòng)時(shí)間管理】方面的內(nèi)容。231）活動(dòng)任務(wù)管理——WBS法一場(chǎng)活動(dòng)中會(huì)涉及很多任務(wù)，拆解活動(dòng)任務(wù)是為了更好地把控和管理。而拆解活動(dòng)任務(wù)往往需要執(zhí)行者對(duì)整場(chǎng)活動(dòng)有全局的把控意識(shí)。換句話說(shuō)，如果你學(xué)會(huì)了如何拆解一場(chǎng)活動(dòng)中所涉及到的全部任務(wù)，那么就可以對(duì)活動(dòng)的脈絡(luò)與活動(dòng)中所涉及到的所有流程有清晰的認(rèn)知，這樣的認(rèn)知會(huì)幫助你快速晉升管理層。一般任務(wù)拆解使用的方法為WBS法，常見的是“自上而下”金字塔拆解任務(wù)的方式，是以工作分解結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，按照一定的層次結(jié)構(gòu)把活動(dòng)中所涉及的工作逐步分解為更小的、更容易操作的工作任務(wù)。Tips：當(dāng)大家沒有理清工作順序、思路的時(shí)候，可以把原來(lái)的一個(gè)工作進(jìn)行分解，越分解，工作內(nèi)容就越清楚，當(dāng)把工作分解到一定大小時(shí)，就能將工作落實(shí)到負(fù)責(zé)人身上；通過(guò)拆分不同層面、不同角度，就可以更好的把執(zhí)行任務(wù)關(guān)聯(lián)起來(lái)。我們不僅要知道這種思維，還需要掌握以下三點(diǎn)方法↓24①自上而下拆解法任務(wù)分解就是從項(xiàng)目的目標(biāo)開始分解，逐層下降，每下降一層，代表對(duì)項(xiàng)目工作有著更詳細(xì)、清晰的定義，直到將任務(wù)分解到不能再分為止。這樣的拆分過(guò)程中，每一個(gè)工作任務(wù)都是唯一的，因此十分明確，且每個(gè)人都可以通過(guò)結(jié)構(gòu)看到工作的成本和進(jìn)度。（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)安排）案例：如上圖所示，將一場(chǎng)大型活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)工作任務(wù)，拆分為一個(gè)個(gè)需要完成的小任務(wù)，這樣自上而下的拆解法可以對(duì)這些任務(wù)和執(zhí)行者進(jìn)行有效的管理。25②思維導(dǎo)圖法思維導(dǎo)圖法是一種從中心目標(biāo)向外輻射出分支的方法，它可以幫助執(zhí)行者的思維結(jié)構(gòu)化，與上述任務(wù)結(jié)構(gòu)拆解法不同的是，思維導(dǎo)圖可以讓活動(dòng)執(zhí)行者用非線性的格式畫出自己的想法。這種方法讓工作的分解更有邏輯，讓思維混亂的清單可以形象地展現(xiàn)在一張導(dǎo)圖上，將思維可視化。這種形象直觀、結(jié)構(gòu)限制少的任務(wù)分解方法可以發(fā)揮個(gè)人的創(chuàng)造性。（某晚會(huì)活動(dòng)執(zhí)行方案節(jié)選）26③漸進(jìn)式規(guī)劃法漸進(jìn)式規(guī)劃法非常適合經(jīng)驗(yàn)尚淺，或舉辦活動(dòng)次數(shù)不多的項(xiàng)目經(jīng)理及總監(jiān)使用。漸進(jìn)式規(guī)劃是指對(duì)近期要完成的工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，而對(duì)遠(yuǎn)期工作則暫時(shí)只是在WBS的較高層次上進(jìn)行粗略規(guī)劃。在活動(dòng)周期的不同階段，工作分解的詳細(xì)程度會(huì)有所不同，比如在信息尚不明確的早期戰(zhàn)略規(guī)劃階段，執(zhí)行任務(wù)就只能分解到第一層，隨著更多信息被了解，近期即將實(shí)施的工作就可以分解成具體的工作任務(wù)。（任務(wù)未拆分前）27（任務(wù)拆分后）④具體人員管理配合分配工作的一個(gè)流程框架包括以下4個(gè)步驟A.確定策劃方案最終目標(biāo)及需求B.定義工作如何完成C.把工作分解為可管理的任務(wù)D.分配工作任務(wù)到個(gè)人*項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員將工作分解為可管理的任務(wù)后，項(xiàng)目經(jīng)理就可以將工作任務(wù)分配到各個(gè)組織中。292）活動(dòng)時(shí)間管理活動(dòng)執(zhí)行中每項(xiàng)任務(wù)都已經(jīng)明確，這時(shí)候需要對(duì)任務(wù)完成的時(shí)間進(jìn)行管理。有效地時(shí)間管理才能高效地推進(jìn)整場(chǎng)活動(dòng)的落地執(zhí)行。影響活動(dòng)執(zhí)行進(jìn)度的往往是執(zhí)行者對(duì)時(shí)間的把握不精準(zhǔn)，時(shí)間進(jìn)度會(huì)牽涉到整場(chǎng)活動(dòng)的成本、效果、資源等各方面，如果活動(dòng)沒有按照規(guī)定的時(shí)間完成，將會(huì)帶來(lái)財(cái)力、物力等多方面的損失。經(jīng)驗(yàn)豐富的執(zhí)行者常用的時(shí)間管理法有以下三種①關(guān)鍵日期表②甘特圖③關(guān)鍵路線法30①關(guān)鍵日期表關(guān)鍵日期表也叫進(jìn)度計(jì)劃表，簡(jiǎn)單易懂，只需要列出關(guān)鍵活動(dòng)和日期即可；缺點(diǎn)是表格所能提供的信息較少，且優(yōu)化細(xì)節(jié)比較難。一般小規(guī)模的活動(dòng)可以采用這種簡(jiǎn)單的進(jìn)度規(guī)劃法（表格僅供參考，附贈(zèng)有表格原版）31②甘特圖甘特圖比起“關(guān)鍵日期表”要更加細(xì)致一些，在甘特圖內(nèi)會(huì)將活動(dòng)涉及到的所有任務(wù)進(jìn)行拆分，并可以直觀地表明這些任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，還能看到任務(wù)實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃的明顯對(duì)比。市場(chǎng)總監(jiān)由此圖可以非常清晰地看到每一項(xiàng)任務(wù)還剩下哪些工作要做，并用來(lái)評(píng)估該工作是提前還是滯后，亦或是正常進(jìn)行。（表格僅供參考，附贈(zèng)有表格原版）使用甘特圖主要優(yōu)點(diǎn)是，提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的形式來(lái)顯示計(jì)劃和實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)度信息，而且很容易理解和創(chuàng)建；缺點(diǎn)是它通常沒有表示任務(wù)之間明顯的依賴關(guān)系。32③關(guān)鍵路徑法關(guān)鍵路徑法是一種管理任務(wù)周期的方法，是找到一場(chǎng)活動(dòng)項(xiàng)目中最長(zhǎng)的路線，即關(guān)鍵路徑，它決定了整場(chǎng)活動(dòng)項(xiàng)目的總計(jì)消耗時(shí)間。一場(chǎng)活動(dòng)中可能同時(shí)存在多個(gè)關(guān)鍵路徑，市場(chǎng)總監(jiān)可以將注意力集中于優(yōu)先等級(jí)高、耗費(fèi)周期長(zhǎng)的關(guān)鍵路徑上，必要時(shí)，市場(chǎng)總監(jiān)可結(jié)合成本、資源、時(shí)間及可行度對(duì)整個(gè)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，將關(guān)鍵路徑所用的時(shí)間進(jìn)行壓縮，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃，以確保能準(zhǔn)時(shí)完成活動(dòng)進(jìn)度。如下圖所示：這是用關(guān)鍵路徑法來(lái)計(jì)算一場(chǎng)活動(dòng)籌備的時(shí)間周期，從圖中標(biāo)粗的黑線可以看出：本次活動(dòng)的關(guān)鍵路徑為市場(chǎng)調(diào)研（3天）+策劃主題（5天）+現(xiàn)場(chǎng)布置（5天）=13天。找到關(guān)鍵路徑后，項(xiàng)目經(jīng)理便可以合理地監(jiān)控時(shí)間，順利推進(jìn)活動(dòng)的籌備工作。（用關(guān)鍵路徑法計(jì)算一場(chǎng)活動(dòng)的籌備周期）以上三種方法各有優(yōu)劣，具體采用哪一種方法可針對(duì)具體的項(xiàng)目做出選擇，總體還是以高效地推進(jìn)活動(dòng)進(jìn)度為主。33CHAPTER2:活動(dòng)規(guī)劃期對(duì)外：對(duì)參會(huì)者與嘉賓展示的活動(dòng)日程如果說(shuō)甘特圖是對(duì)內(nèi)部進(jìn)行時(shí)間的管理，方便活動(dòng)執(zhí)行者或市場(chǎng)總監(jiān)更好的推進(jìn)活動(dòng)實(shí)施，那么“活動(dòng)日程表”則是較為簡(jiǎn)單、清晰的向參會(huì)者與嘉賓展示的表格。34案例（表格僅供參考，附贈(zèng)有表格原版）活動(dòng)日程管理是活動(dòng)展示環(huán)節(jié)較為核心部分，對(duì)參會(huì)者來(lái)說(shuō)就是會(huì)議的導(dǎo)航系統(tǒng)，同時(shí)也是與會(huì)嘉賓的參會(huì)指南。雖說(shuō)日程表是屬于甘特圖的一種展現(xiàn)形式，但它比甘特圖時(shí)間跨度更小、呈現(xiàn)的畫面更簡(jiǎn)潔。一般情況下，如果參會(huì)人數(shù)較多（200人以上）、分會(huì)場(chǎng)或演講分類也比較多的情況下，日程編排、日程邀約確認(rèn)、日程變更情況就會(huì)變得紛繁復(fù)雜。35活動(dòng)日程需要具備以下幾點(diǎn)要素主辦方需要有一個(gè)對(duì)外展示的日程表，可以讓參會(huì)者隨時(shí)隨地在手機(jī)上查看活動(dòng)的日程安排，對(duì)市場(chǎng)總監(jiān)來(lái)說(shuō)，制作一份線上日程表便顯得非常有必要?；顒?dòng)日程需要具備以下幾點(diǎn)要素：①必要元素（時(shí)間、地點(diǎn)、演講嘉賓和主題等）②日程安排合理③演講資料可共享36①必要元素【線上日程安排】這塊，主辦方可通過(guò)線上平臺(tái)設(shè)置會(huì)議專屬的日程。根據(jù)現(xiàn)有的日程模板，主辦方自行添加內(nèi)容后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成日程安排頁(yè)面，主辦方在后臺(tái)直接輸入嘉賓名稱、場(chǎng)地、時(shí)間等信息，就可以自動(dòng)生成一個(gè)對(duì)外展示的日程表。（百格活動(dòng)線上日程管理）37②日程安排合理（百格活動(dòng)日程自動(dòng)彈出日程沖突提示）充分利用百格活動(dòng)的“日程安排”功能，主辦方可以輕松管理活動(dòng)的日程安排、嘉賓演講及在線演講征集等多項(xiàng)紛繁復(fù)雜的工作任務(wù)。除此之外，百格活動(dòng)“日程安排”功能的合理性主要還體現(xiàn)在，主辦方無(wú)需肉眼審查日程安排是否沖突，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈窗阻止有沖突的日程安排。38③演講資料可共享*百格活動(dòng)后臺(tái)“嘉賓與日程項(xiàng)”管理百格活動(dòng)系統(tǒng)中的“嘉賓與日程項(xiàng)”功能可以讓演講嘉賓在線提交演講稿，主辦方可在線管理演講嘉賓和演講稿。在這個(gè)過(guò)程中，主辦方可根據(jù)自身需要隨時(shí)添加、修改或刪除日程，無(wú)需在excel中修改整理，線上的日程管理可幫助執(zhí)行市場(chǎng)總監(jiān)高效管理對(duì)外展示的日程。39CHAPTER3:活動(dòng)執(zhí)行期&監(jiān)控期1）活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理打造服務(wù)品質(zhì)，科學(xué)高效地執(zhí)行活動(dòng)當(dāng)了解到活動(dòng)會(huì)議的目標(biāo)，清楚了手頭的資源，制定好一系列關(guān)于人員、任務(wù)、資金、物料的準(zhǔn)備策略，編制好項(xiàng)目的整體計(jì)劃，完成了前期的所有準(zhǔn)備工作后，活動(dòng)正式進(jìn)入執(zhí)行階段。一份全面的活動(dòng)執(zhí)行SOP，可以讓市場(chǎng)總監(jiān)有可落地執(zhí)行的規(guī)范與模板，只有按照這樣標(biāo)準(zhǔn)化的模式去執(zhí)行，不斷提高對(duì)活動(dòng)項(xiàng)目管理的成熟度，每場(chǎng)活動(dòng)才能順利推進(jìn)，圓滿完成。（附件贈(zèng)送活動(dòng)執(zhí)行SOP）401）活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理（時(shí)間推進(jìn)表）到了執(zhí)行階段，每個(gè)活動(dòng)執(zhí)行者手上都應(yīng)該有一個(gè)時(shí)間推進(jìn)表。時(shí)間推進(jìn)表是對(duì)整個(gè)活動(dòng)從開始到結(jié)束的任務(wù)推進(jìn)。在這個(gè)表格中，所有關(guān)于活動(dòng)的相關(guān)項(xiàng)都需要列進(jìn)去，簡(jiǎn)潔有重點(diǎn)的表格可以告知客戶方與執(zhí)行人員活動(dòng)相關(guān)任務(wù)及完成時(shí)間。（活動(dòng)時(shí)間推進(jìn)表案例，附件贈(zèng)送模板）*執(zhí)行者可根據(jù)活動(dòng)的具體情況進(jìn)行補(bǔ)充和延伸412）活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到簽到，是用記錄的方式表明參會(huì)者出席或參加過(guò)某一場(chǎng)活動(dòng)，也是參會(huì)者與主辦方雙方驗(yàn)證身份的一項(xiàng)過(guò)程。傳統(tǒng)的簽到方式是參會(huì)者用表格自主填寫姓名，這樣的方式耗費(fèi)時(shí)間，如遇參會(huì)高峰期簽到臺(tái)必然一片混亂，并且表格容易丟失、不易保存。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，參會(huì)者的訴求也隨之發(fā)生改變，高品質(zhì)、高互動(dòng)、高效率的簽到形式成為一種趨勢(shì)。對(duì)于活動(dòng)執(zhí)行人員來(lái)說(shuō)，現(xiàn)場(chǎng)簽到同樣是執(zhí)行環(huán)節(jié)中不可缺少的一環(huán)。首先是簽到方式的選擇：如何選擇簽到方式？42①傳統(tǒng)簽到形式正常情況下，簽到方式的選擇有以下14種常見形式，活動(dòng)執(zhí)行者可根據(jù)自己活動(dòng)的需求來(lái)進(jìn)行選擇。（會(huì)議技能地圖節(jié)選）43②創(chuàng)意簽到形式由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，不少活動(dòng)策劃開始在簽到設(shè)計(jì)上獨(dú)具創(chuàng)新，以下是幾種創(chuàng)意簽到的形式可供參考和選擇。（按手印簽到）（創(chuàng)意表情包簽到）（創(chuàng)意拼圖簽到）44②創(chuàng)意簽到形式（簽名墻簽到）（自助取卡簽到）（創(chuàng)意卡片簽到）45CHAPTER三:活動(dòng)執(zhí)行期&監(jiān)控期2）活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理良好的風(fēng)險(xiǎn)管理有助于降低決策錯(cuò)誤的概率、避免企業(yè)損失。真正的風(fēng)險(xiǎn)管理不是一次性的管理，而是應(yīng)該有規(guī)律地貫穿在項(xiàng)目的全過(guò)程中。那么如何將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，讓活動(dòng)中容易出現(xiàn)的問(wèn)題在一開始就得到很好的處理？47A.風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程示意圖（風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程示意圖）48B.成本的不確定因素除了容易發(fā)生的意外情況，每一項(xiàng)活動(dòng)的成本都是存在不確定性因素的，也就是不確定性成本。這種因素存在的概率和發(fā)生情況我們都無(wú)法判斷，因此，了解導(dǎo)致項(xiàng)目成本不確定的原因并對(duì)其施加全面的管理和控制是非常必要的。①預(yù)測(cè)導(dǎo)致的不確定性人們往往希望成本預(yù)算能夠反映出市場(chǎng)中社會(huì)必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間的正常情況，但實(shí)際預(yù)測(cè)的科學(xué)性和確定性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。這是因?yàn)轭A(yù)測(cè)是對(duì)人行為或后果的估算，而人的行為會(huì)由于預(yù)測(cè)而改變，這是預(yù)算出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)重要因素。②決策導(dǎo)致的不確定性每一項(xiàng)決策過(guò)程，都是依據(jù)目前所掌握的成本信息提出充分的備選方案，最后在備選方案中選取最優(yōu)，然而美國(guó)管理學(xué)家赫伯特·西蒙對(duì)此就提出了質(zhì)疑，他認(rèn)為人所具有的有效理性不允許決策者掌握足夠多的信息，也就沒有足夠多的時(shí)間做出最優(yōu)選擇。因此，我們要確定的是在做選擇之前一定要掌握足夠多的信息。③整場(chǎng)活動(dòng)管理的不確定性整場(chǎng)活動(dòng)開始執(zhí)行的過(guò)程，一直都會(huì)處于很多組織的管理之下，同時(shí)還會(huì)受到媒體訊息、熱點(diǎn)變化、市場(chǎng)等方面的制約，必然會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成本的不確定性。雖然成本不確定性是存在的，但了解到這樣的情況后就可以幫助我們盡量減少不確定因素的發(fā)生并控制成本的超支。49C.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施①減輕風(fēng)險(xiǎn)實(shí)踐證明，在活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中若不按規(guī)范辦事就容易犯錯(cuò)，造成項(xiàng)目資源的浪費(fèi)和損失，想從戰(zhàn)略上減輕活動(dòng)執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)就必須要遵守基本程序，不可圖省事、走捷徑。②預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)在制定組織結(jié)構(gòu)方案時(shí)就需要合理地設(shè)計(jì)，這樣才能有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。在資金、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、管理、人員分配與資源分配方面都應(yīng)做好一定的預(yù)防。③轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的目的不是降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和不利后果的大小，而是在活動(dòng)中有風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后，將損失的一部分轉(zhuǎn)移到活動(dòng)以外的第三方。一般在資源有限，不能實(shí)行減輕或預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的策略，但潛在損害很大時(shí)可采用此策略。④回避風(fēng)險(xiǎn)主動(dòng)放棄一些難以完成的活動(dòng)目標(biāo)與執(zhí)行方案，認(rèn)為是回避風(fēng)險(xiǎn)的一種策略。50D.活動(dòng)公司10大風(fēng)險(xiǎn)把控清單①知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題例如在會(huì)議的設(shè)計(jì)制作之中有很多設(shè)計(jì)稿、平面海報(bào)、視頻、logo、口號(hào)等，在使用之前，要核實(shí)一下知識(shí)產(chǎn)權(quán)。②廣告法規(guī)問(wèn)題廣告法有相應(yīng)的規(guī)定，在營(yíng)銷的時(shí)候不能使用最大，全球最大，亞洲最大這樣的“最高級(jí)”形式。③客戶的隱私或商業(yè)行為的宣傳作為服務(wù)商在各渠道宣傳自己的客戶時(shí)，必須事前征得客戶同意。④審批和報(bào)批問(wèn)題舉辦活動(dòng)還有很多審批與報(bào)批問(wèn)題需要法規(guī)和法令進(jìn)行約束。例如：境外非營(yíng)利組織舉辦活動(dòng)要報(bào)備；體制內(nèi)單位舉辦國(guó)際會(huì)議要向外事部門申報(bào)；體制內(nèi)單位舉辦會(huì)議活動(dòng)要向上級(jí)主管部門請(qǐng)示；大型活動(dòng)不管是室內(nèi)還是室外，要向公安報(bào)批；大型活動(dòng)涉及到外賣食物的要請(qǐng)有外賣資質(zhì)的餐飲服務(wù)等。⑤政治和外事風(fēng)險(xiǎn)例如會(huì)議中涉及到臺(tái)灣嘉賓要寫臺(tái)辦，通常容易被忽視；會(huì)議中若涉及到兩個(gè)中國(guó)問(wèn)題，要嚴(yán)格審查，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；會(huì)議議題涉及疫情問(wèn)題的，要衛(wèi)生部門把關(guān)能否公布；注冊(cè)網(wǎng)站之中在嘉賓勾選國(guó)籍的時(shí)候，注意最好不要是“國(guó)家”，而應(yīng)該是“國(guó)家/地區(qū)”，這樣就可以把很多有爭(zhēng)議的主權(quán)問(wèn)題規(guī)避了。51D.活動(dòng)公司10大風(fēng)險(xiǎn)把控清單⑥安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)場(chǎng)的搭建和運(yùn)營(yíng)安全很重要，叮囑搭建商購(gòu)買保險(xiǎn)，并簽訂免責(zé)條款。請(qǐng)安全巡視員或者監(jiān)理公司規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。⑦合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)紀(jì)念品的金額一旦超額就變成了商業(yè)賄賂，發(fā)放時(shí)要有記錄備查；勞務(wù)費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)和講課費(fèi)的發(fā)放要合規(guī)合法；消費(fèi)清單要盡可能清晰明了可查詢，餐飲住宿接待標(biāo)準(zhǔn)都要合規(guī)。⑧人力資源風(fēng)險(xiǎn)請(qǐng)志愿者時(shí)，要核查身份證求證是否滿18歲，不要想當(dāng)然以為大學(xué)生都是18歲，未成年人用工是有違法風(fēng)險(xiǎn)的。員工連續(xù)通宵加班，路上出現(xiàn)交通意外也不是小事，所以要多關(guān)心員工，合理安排作息和人員崗位。⑨信息安全問(wèn)題客戶把聯(lián)系人信息不僅當(dāng)成專有信息，還當(dāng)成信息資產(chǎn)。作為服務(wù)方，在服務(wù)過(guò)程之中獲取的任何與項(xiàng)目有關(guān)的信息均要保密守信，使用前要告知客戶，對(duì)離職員工也要做好保密承諾書。⑩違約風(fēng)險(xiǎn)會(huì)議經(jīng)營(yíng)涉及到很多人與人，機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)的交往，其行為都要規(guī)范起來(lái)。例如邀請(qǐng)嘉賓時(shí)，最好對(duì)接待標(biāo)準(zhǔn)、待遇、出席什么活動(dòng)，是否接受采訪，是否接受合影、簽名等均簽好違約協(xié)議，如遇到活動(dòng)撞期或違約也有法律保障。52CHAPTER4:活動(dòng)收尾期驗(yàn)收與總結(jié)匯報(bào)活動(dòng)收尾期是要結(jié)束這場(chǎng)活動(dòng)項(xiàng)目的所有任務(wù)，是正式結(jié)束活動(dòng)階段的過(guò)程。在結(jié)束后，市場(chǎng)總監(jiān)需要審查各階段的收尾信息，確保所有項(xiàng)目工作已完成。如果完成一場(chǎng)活動(dòng)后，沒有對(duì)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收就盲目開始下一階段工作，會(huì)很容易對(duì)下一場(chǎng)活動(dòng)造成隱患。收尾期工作主要為市場(chǎng)總監(jiān)提供以下三點(diǎn)內(nèi)容指導(dǎo)：531）驗(yàn)收清單在這里給大家提供一個(gè)驗(yàn)收清單，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)，需要處理好以下清單內(nèi)容，確保整場(chǎng)活動(dòng)圓滿完成。獲得客戶/領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可這一步應(yīng)該在結(jié)束活動(dòng)前就完成，這通常會(huì)作為領(lǐng)導(dǎo)考核或客戶驗(yàn)收成果的一項(xiàng)重要指標(biāo)。所以市場(chǎng)總監(jiān)需要獲得客戶與領(lǐng)導(dǎo)的滿意。將可交付成果及數(shù)據(jù)反饋給客戶/領(lǐng)導(dǎo)在領(lǐng)導(dǎo)/客戶驗(yàn)收活動(dòng)成果后，必須將整場(chǎng)活動(dòng)所涉及到的數(shù)據(jù)以及各種指標(biāo)完成情況反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)/客戶。注意：尤其是有合作方、贊助方的活動(dòng)，一定要將必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)反饋，這是每一位做活動(dòng)執(zhí)行者應(yīng)盡的義務(wù)。合同中的義務(wù)完結(jié)活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)一切該交付的成果進(jìn)行了反饋和交付后，合同也應(yīng)該相繼完結(jié)。這時(shí)應(yīng)與財(cái)務(wù)、審計(jì)、合作方、采購(gòu)等涉及到合同的人員對(duì)接溝通，確保履行了合同關(guān)系中的所有義務(wù)，可以宣布活動(dòng)完成。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)不管是整場(chǎng)活動(dòng)中好的方面還是不好的方面，都要做相應(yīng)的總結(jié)。只有經(jīng)歷過(guò)一場(chǎng)活動(dòng)后，寶貴的經(jīng)驗(yàn)才能為以后的活動(dòng)提供富有建設(shè)性的意見，同時(shí)還能避免再犯類似的錯(cuò)誤。541）驗(yàn)收清單活動(dòng)資料匯總并歸檔活動(dòng)前后涉及到文件材料及數(shù)據(jù)資料要及時(shí)保存和歸檔。這些資料可為將來(lái)的活動(dòng)儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)和資料模板。具體方式：收集——整理——分類——提交——統(tǒng)計(jì)——?dú)w檔具體分類：策劃方案、參會(huì)人員名單、會(huì)議物料清單、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿件、演講嘉賓PPT、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議記錄文稿、會(huì)議新聞、會(huì)議總結(jié)報(bào)告......資金結(jié)算并公布財(cái)務(wù)狀況同會(huì)計(jì)人員、采購(gòu)人員對(duì)接，確保完成所有的財(cái)務(wù)交易，如：開具發(fā)票、尾款結(jié)算等。有時(shí)還需要制定一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)報(bào)告，分析預(yù)算與實(shí)際的偏差?？?jī)效評(píng)估雖然整個(gè)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中都需要對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員進(jìn)行績(jī)效考核，但在項(xiàng)目正式結(jié)束時(shí)，市場(chǎng)總監(jiān)應(yīng)該完成對(duì)活動(dòng)執(zhí)行者的正式績(jī)效評(píng)估表格和流程，這事關(guān)各成員的職業(yè)發(fā)展。征求意見無(wú)論做什么活動(dòng)，參會(huì)者的反饋都是每場(chǎng)活動(dòng)最寶貴的意見。慶祝勝利正式的慶祝是最好的活動(dòng)結(jié)束形式，這個(gè)環(huán)節(jié)看似微不足道難登大雅之堂，實(shí)則是對(duì)團(tuán)隊(duì)成員和活動(dòng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)最好的認(rèn)可。如果活動(dòng)比較大，涉及人員眾多，要一開始就計(jì)劃好慶?；顒?dòng)。552）活動(dòng)復(fù)盤復(fù)盤是最寶貴的一次成長(zhǎng)機(jī)會(huì)，只有真正復(fù)盤時(shí)，活動(dòng)執(zhí)行者才會(huì)意識(shí)到自己的問(wèn)題和過(guò)程中的差錯(cuò)?；顒?dòng)結(jié)束后及時(shí)復(fù)盤，將整個(gè)活動(dòng)過(guò)程再整體演練一遍，從每一個(gè)環(huán)節(jié)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，保證本次活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，下一次可以提前做好問(wèn)題規(guī)避和預(yù)防，如果再面臨同樣的問(wèn)題時(shí)，可以更加妥善及合理地處理。563）總結(jié)匯報(bào)匯報(bào)和復(fù)盤有著本質(zhì)的區(qū)別，匯報(bào)不是一股腦將整個(gè)活動(dòng)流程講述，而是要有重點(diǎn)的匯報(bào)工作。站在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)/客戶的角度，自然希望看到的是言簡(jiǎn)意賅又整體概況全覽的匯報(bào)。那么如何能在短時(shí)間內(nèi)將一場(chǎng)活