人事檔案管理培訓課件

如何提高人事檔案管理工作及制作水平2013年7月23日管理體制、機構與職責檔案的內(nèi)容和分類檔案材料的收集、鑒別與歸檔檔案的整理檔案的保管與保護檔案的查（借）閱檔案的轉遞處罰《中華人民共和國檔案法》中組部/國家檔案局《人事檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號）勞動部/國家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號）中組部《人事檔案材料收集規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組字通〔2012〕28號）人事檔案管理工作，是干部管理、人力資源管理工作的重要組成部分，主要包括人事檔案的收集、鑒別、歸檔和整理、利用、保管、轉遞等工作。按照黨和國家有關政策法規(guī)及相關規(guī)定，在錄用、培養(yǎng)、考核、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務技術水平、學識水平、工作實績、工作變動及薪酬福利等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確使用干部的重要依據(jù)，是干部、職工享受各項待遇、參加社會保障的重要憑證。按照人事管理權限，人事檔案由專人負責管理。配備專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員。人事檔案管理部門的職責(一)收集、鑒別、整理、保管人事檔案材料；(二)辦理人事檔案的查閱和借閱；(三)根據(jù)工作需要，及時做好人事檔案接收和轉出工作；(四)熟悉人事檔案材料，做好檔案統(tǒng)計分析工作，為人力資源工作提供檔案信息；(五)認真做好人事檔案的安全、保密、保護工作；(六)積極開展檔案業(yè)務研究工作，推廣、應用人事檔案先進管理技術；(七)辦理其他涉及人事檔案的有關事項。檔案管理的內(nèi)容和分類人事檔案分正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。人事檔案副本由檔案正本主要材料的復印件構成。按照干部管理權限，處級管理人員人事檔案正本由上一級單位管理，工作單位留存副本。人事檔案由歷史地、全面地反映職工個人情況的材料構成。按照《人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案的內(nèi)容和分類如下：第一類：履歷材料（干部、職工履歷表，登記表等）。第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。第三類：考察、考核、鑒定材料：在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；審計材料；定期考核材料；年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉業(yè)等鑒定材料。第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間；計算連續(xù)工齡審批材料等材料第六類：參加中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團及民主黨派的材料。第七類：獎勵材料。第八類：涉法違紀材料。第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類：其他有較大參考價值的材料，畢業(yè)生就業(yè)報到證、派遣證、就業(yè)報到通知書；健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；人事檔案報送、審核工作材料；特殊工種審批表、依據(jù)文件；買斷工齡、就業(yè)登記卡、失業(yè)登記表等材料；其他可供組織上參考的材料。檔案材料的收集、鑒別與歸檔單位所屬各部門人事檔案工作聯(lián)絡員,應與形成人事檔案材料的各部門建立聯(lián)系制度,隨時收集干部和職工任免、調(diào)動、考察、考核、培訓、獎懲、工資、經(jīng)濟責任審計等工作中新形成的反映干部和職工德、知、能、愿、績的材料，充實檔案內(nèi)容?！度耸聶n案材料收集范圍》。各部門人事檔案工作聯(lián)絡員，應在本部門有關人事檔案材料形成完畢之日起30個工作日內(nèi),按要求送交人事檔案管理部門歸檔，并填寫《移交人事檔案材料清單》，交接雙方清點無誤后，履行交接手續(xù)。檔案材料歸檔前，按照《人事檔案材料鑒別標準》進行鑒別，保證歸檔材料真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查或本人簽字的蓋章簽字后方能歸入檔案，人事檔案材料歸檔應符合《人事檔案材料歸檔要求》。發(fā)現(xiàn)與檔案記載不一致的歸檔材料，應及時通知形成材料的部門重新制作，或請具有職工人事管理權限的組織、人力資源部門審核后予以標注。人事檔案管理部門要在接收檔案材料后15個工作日內(nèi)將檔案材料審核完畢，符合歸檔要求的材料，在接收之日起30個工作日內(nèi)將材料歸入本人檔案。收到材料后，要按收到的時間順序登記在《歸檔材料登記簿》上。經(jīng)過鑒別，不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。下列情況的材料不得歸檔：涂改、偽造的材料；未辦理完畢的材料；涉及違法違紀或其他重要問題，需要查清而未查清的材料；來源、時間不明且未查清或對象不明確的材料。檔案的整理人事檔案按照"一人一卷"的原則進行整理。根據(jù)《人事檔案整理工作細則》要求，整理檔案材料應材料分類準確，排列有序，編號規(guī)范，目錄清楚，案卷裝訂整齊。檔案材料的排序（一）按材料形成的時間排序。第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料，按檔案材料形成時間排序。（二）按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。第五類、第六類、第八類材料，按檔案材料內(nèi)容的主次關系排序。第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列；第六類材料，入團志愿書排在入團的其他材料之前；入黨志愿書排在入黨的其他材料之前，黨員登記表可按時間先后依次排序。編目（一）卷內(nèi)目錄：每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄按類編制。具體要求：1.按照類內(nèi)文件排列順序逐份逐項地編目。檔案目錄不能粘貼涂改。2.卷內(nèi)目錄設置：序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注項。3.每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。4.序號：填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的"一"至"十"，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數(shù)字。5.材料名稱：根據(jù)材料題目填寫。無題目或標題不規(guī)范，應另擬標題。材料的標題過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。6.材料形成時間：一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。7.頁數(shù)：按已經(jīng)編制的頁碼填制。登記目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。8.備注：填寫需要說明的情況。（二）每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。人事檔案必須裝訂成卷。后續(xù)零散材料應至少一年集中裝訂一次。對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。裝訂好的案卷裝入檔案盒（袋），填寫盒（袋）面、脊背編號、姓名及籍貫。人事檔案要求統(tǒng)一樣式檔案盒，并打印檔案盒脊背編號、姓名和籍貫。檔案的轉遞按照人事檔案管理權限，人事檔案管理部門可以直接轉遞本單位人事檔案。職工因工作調(diào)動或職務調(diào)整（指本系統(tǒng)提拔或平級調(diào)動）的，檔案轉出單位要在職工辦結人事關系的30個工作日內(nèi)，完成其檔案的整理，及時轉給新的主管單位。職工與公司解除或終止勞動合同，檔案管理部門應在其辦結人事關系的15個工作日內(nèi)將其檔案轉出。轉遞人事檔案應遵守下列規(guī)定：（一）轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“人事檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封，加蓋印章；（二）轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；（三）接收單位的組織、人力資源部門確認人事檔案材料齊全、完整情況，經(jīng)核對無誤后，在檔案轉遞通知單回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。對不符合標準的檔案，接收單位有權提出接收要求或拒收。（四）轉出單位必須對存在問題進行及時整改，直至合格，并將整改后的檔案及時轉給接收單位。（五）檔案轉出單位將人事檔案轉出后，要負責將調(diào)檔函、檔案轉遞通知單存根和回執(zhí)單等一并歸入文書檔案存檔。（六）轉遞人事檔案應派專人送達或通過機要交通方式轉遞，嚴禁郵寄或交本人自帶；通過機要交通方式轉遞的，檔案轉遞通知單要一同轉遞，不準郵寄或交本人自帶，逾期一個月未接到回執(zhí)者，檔案轉出單位應及時催問，以防丟失。（七）為使人事檔案能隨著職工調(diào)動或職務的調(diào)整而及時轉遞，人事檔案管理部門要與職工調(diào)配、任免等工作部門建立必要的聯(lián)系制度。處罰人事檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家有關檔案管理和保密工作的政策法規(guī)及公司的相關規(guī)定。有下列行為之一的，根據(jù)政策