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文檔簡介
公司公文處理管理制度一、概述為規(guī)范公司內(nèi)部公文處理流程,提高公文處理效率和質(zhì)量,制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于公司內(nèi)所有部門和員工。三、公文的定義公司公文是指反映公務(wù)活動的文件、公告、通知、函件等書面材料。四、公文的分類公司公文按照內(nèi)容和形式分為以下幾類:文件:對公司部門、員工等做出具有明確要求、規(guī)定的文書,如:通知、指示、決議、公告等;函件:公司內(nèi)部或公司間發(fā)送正式文書(如:議案、報告、合同條款等)。分為來函和復(fù)函兩種形式;會議文件:會議紀(jì)要、議程、決議等。五、公文的處理流程公文發(fā)起人應(yīng)按照公司公文格式撰寫公文,并在公文上注明簽發(fā)人和簽發(fā)時間等必要信息。公文發(fā)起人將起草好的公文提交到所在部門的主管領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)仔細(xì)評審公文,如需修改應(yīng)及時與公文發(fā)起人溝通。主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后將公文提交公司辦公室,辦公室根據(jù)公文性質(zhì)和要求進(jìn)行分類處理,確定公文流轉(zhuǎn)途徑和歸檔方式。公文流轉(zhuǎn)途徑有兩種,一種是電子流轉(zhuǎn),公文以電子文件形式發(fā)送,流轉(zhuǎn)過程中通過電腦或其他電子設(shè)備進(jìn)行處理。另一種是紙質(zhì)流轉(zhuǎn),公文以紙質(zhì)文件形式發(fā)送,流轉(zhuǎn)過程中通過部門或公司內(nèi)部郵件,快遞等形式傳遞。電子公文流轉(zhuǎn)方式的處理步驟:公文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后,由公文發(fā)起人在公司公文處理系統(tǒng)中填寫公文相關(guān)信息;公文在系統(tǒng)中進(jìn)行審批,則流轉(zhuǎn)到下一位審批人,下一位審批人審核通過后,則流轉(zhuǎn)到下一位審批人;全部審批通過后,則文件由系統(tǒng)自動歸檔為電子公文文件,并給相關(guān)人員發(fā)送公文查看鏈接。紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式的處理步驟:公文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后,辦公室人員將公文制成復(fù)印件,再配合附件,放入信封并加蓋公司公章;將信件交給部門秘書或公司內(nèi)勤架經(jīng)辦公室后,按照相關(guān)流程配送到指定部門或領(lǐng)導(dǎo)人員處,當(dāng)收到公文的人員簽收后將會將簽收日期及簽名填入簽收單,并交給工作負(fù)責(zé)人審核。公文回復(fù)處理流程:公文收件人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)做出回復(fù)或處理;公文處理結(jié)果應(yīng)經(jīng)負(fù)責(zé)人簽批,簽批后再交回公文發(fā)起人;公文發(fā)起人收到回復(fù)后,應(yīng)存檔或交辦給相關(guān)人員。六、公文的保存與保密公文應(yīng)按要求分類存檔,保存期限不得小于原件,原件和復(fù)印件應(yīng)同時保留。公文存檔應(yīng)按照公司公文格式制定合理的分類歸檔體系,方便查閱和管理。公文涉及到的內(nèi)容如有保密要求,應(yīng)依據(jù)國家法律、法規(guī)和公司保密管理制度規(guī)定相應(yīng)的級別進(jìn)行保密。公文存檔應(yīng)備份到多個地點,防止因特殊情況造成公文丟失或損壞。七、公文處理效果評估公文流轉(zhuǎn)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)定期舉行公文處理效果評估。公文處理效果評估的主要內(nèi)容包括:公文處理流程是否順暢、公文處理速度是否及時、公
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