外貿(mào)公司工作管理流程

外貿(mào)公司工作管理流程一、外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位

一個公司或工廠的外貿(mào)部門在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門。

首先，直接同客人的接觸使它始終處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深化的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。

其次，從形象上講，外貿(mào)部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個公司的文化。

再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿(mào)部門的溝通溝通間接地理解了公司的運作，文化。公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過外貿(mào)部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿(mào)部門的分析討論后轉(zhuǎn)達(dá)給公司內(nèi)部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應(yīng)有原則，但又能敏捷處理事情，做事仔細(xì)負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對于突發(fā)大事的發(fā)生，要能冷靜處理，有溝通力量，工作協(xié)調(diào)力量，工作組織力量及能承受工作壓力。

在本部門內(nèi)各位員工之間要充分合作，相互協(xié)調(diào)，工作任務(wù)安排明確，工作要有序，堅持根據(jù)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避開引起問題的發(fā)生，爭取制造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗?/p>

外貿(mào)部門有其特別性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門及其它部門為基礎(chǔ)的`。在工作中要能同本公司其它部門進(jìn)行樂觀有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時間處理事情為原則。

二、外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程

(一)、外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報關(guān)公司的聯(lián)系，同運輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理支配來完成的。各個環(huán)節(jié)之間要支配認(rèn)真。工作不能斷層，

(二)、內(nèi)部的溝通主要是與其它部門的協(xié)作，包括，選購部，生產(chǎn)部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通溝通的方式來完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，幫助生產(chǎn)部，選購部等其它部門完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實際的貨物。故外貿(mào)部門最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的

工作支配。它以其它部門為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門的作用

(三)、外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用肯定的資料表格來規(guī)范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不行忽視的重要性，假如客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會計一份，樣辦單填寫肯定要標(biāo)明全部的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后根據(jù)樣辦生產(chǎn)大貨。

訂單落實后，如有條件(公司主見)，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，依據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無誤后再通知供應(yīng)商生產(chǎn)。

2)、報價單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時，價格可以立刻確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中許多時候要用到報價單，報價單填寫要標(biāo)明產(chǎn)品全部細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業(yè)務(wù)員留存。

3)、形式發(fā)票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開給客人的訂單書面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明全部合同要件，包括：價格，數(shù)量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會計一份，以便查賬。

4)、成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報價階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢價的成本分析(也許)，在訂單確認(rèn)后要重新進(jìn)行具體的成本分析，假如利潤低于部門規(guī)訂的百分比后要請部門主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可立刻操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以立刻操作，如低于多少則要求征的部門主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門操作時，利潤如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的同意。由于客人要求不同，數(shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟識程度等不同對低于常規(guī)利潤的訂單需要進(jìn)行評估。

5)、生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認(rèn)后，要依據(jù)同客戶所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對訂單的詳細(xì)要求。每個細(xì)節(jié)都要有注明。特殊是交貨期及對質(zhì)量的掌握。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時。要召集相關(guān)部門主管開小會，由負(fù)責(zé)這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門講解訂單具體要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參與，做到再次對訂單的核對，如跟單(選購對訂單理解有所偏差時可準(zhǔn)時指出)。

6)、選購單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指依據(jù)訂單要求選購一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求選購單簡潔明白，對配件要求要具體講明。質(zhì)量要求及交貨期。特殊注明質(zhì)量要求及交貨期。選購單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的選購單要求供應(yīng)商簽回作實。

7)、驗貨報表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請準(zhǔn)時通知主管或經(jīng)理，以便準(zhǔn)時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的狀況，主管也有責(zé)任詢問每張訂單的狀況。

8)、財務(wù)跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會計部門要有明確的訂單財務(wù)記錄。

包括：

1)訂單訂金/尾款具體的記錄。

2)各訂單配件的帳款項明細(xì)資料。

9)、裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要依據(jù)客戶的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗貨無誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種示意形式。

10)、其它文件：外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產(chǎn)地證，報關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。

11)、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的全部資料,供應(yīng)商狀況和配件。

拓展：

外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程全梳理

外貿(mào)的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運輸保險、提單、結(jié)匯。

我們將其簡潔劃分為詢盤簽單、通關(guān)運輸、交單結(jié)匯三大部分，依據(jù)這三大部分我就可以將一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程依據(jù)外貿(mào)操作流程做如下梳理：

一、詢盤簽單階段

1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進(jìn)行背景調(diào)查，準(zhǔn)時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。

2.報價：依據(jù)與客戶溝通的內(nèi)容，確定貨物品名、生產(chǎn)廠家、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過ProformaInvoice給客戶做正式報價。

3.完成簽單：雙方溝通確認(rèn)后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會收到客戶正式的選購訂單文件PurchaseOrder。

4.確認(rèn)交貨期：訂單確認(rèn)后，業(yè)務(wù)員要準(zhǔn)時告知工廠訂單詳情，并要求工廠支配生產(chǎn)方案，將生產(chǎn)方案和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。

5.完成業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)員收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目照實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。

6.下達(dá)生產(chǎn)通知：

業(yè)務(wù)員在確定交貨期后，滿意下列狀況可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn)。

假如是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)馬上請客人改證；假如是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬；假如是放賬客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。

二、通關(guān)運輸階段

1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。假如客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前假如客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間。

2.預(yù)備文件：工廠供應(yīng)的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件。

3.商檢：假如是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明產(chǎn)品的出口口岸和商檢要求，并供應(yīng)出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。

4.租船訂倉：

（1）假如跟客人簽定的合同是FOB條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯(lián)系，在交貨期兩周前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

（2）假如是由賣方支付運費，應(yīng)盡早確認(rèn)貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。

（3）假如貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。

5.支配拖柜：

（1）貨物做好并驗貨通過后，托付拖車公司提柜，裝柜。給拖車公司發(fā)送以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，公司，定倉號，拖柜托付書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。

（2）給工廠發(fā)送裝車資料，包括：上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。

（3）拿到精確?????貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。

6.托付報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，托付出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。托付報關(guān)時，應(yīng)供應(yīng)一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

7.獲得運輸文件：最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費賬單；準(zhǔn)時支付運雜費，付款后通知船公司準(zhǔn)時取得提單等運輸文件。

8.預(yù)備其他文件：包括商業(yè)發(fā)票、FORMA原產(chǎn)地證書、一般原產(chǎn)地證、裝運通知及裝箱單。

三、交單結(jié)匯階