公司物資采購管理制度

公司物資采購管理制度一、背景隨著公司的發(fā)展壯大，物資采購管理問題越來越突出。為了建立和健全公司的采購管理制度，規(guī)范公司采購流程，優(yōu)化采購資源配置，提高采購效率和成本控制能力，特制定本管理制度。二、采購管理組織架構(gòu)公司采購管理部門由采購主管負(fù)責(zé)，下設(shè)若干個采購組。采購組按照需求分配任務(wù)；每個采購組可以根據(jù)采購需求情況設(shè)立若干個采購小組；每個采購小組設(shè)立1至2名采購專員，進行具體的采購事務(wù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商資質(zhì)認(rèn)證采購部門按照業(yè)務(wù)需要并結(jié)合供應(yīng)商庫進行供應(yīng)商初審。供應(yīng)商資質(zhì)符合公司采購管理標(biāo)準(zhǔn)，并達到合法合規(guī)的要求方可進入公司供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商信息登記管理供應(yīng)商資質(zhì)審核合格后，需由采購部門進行供應(yīng)商信息登記。錄入的信息包括供應(yīng)商注冊信息、運營狀況、經(jīng)營范圍、管理資質(zhì)、信用等級等。3.供應(yīng)商業(yè)績評估采購部門每年對所有合作過的供應(yīng)商進行年度業(yè)績評估，評估包含合同履行情況、貨品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時率、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果作為供應(yīng)商績效考核的重要參考依據(jù)。四、采購程序1.采購需求匯總公司各部門需求采購物資時，應(yīng)通過采購系統(tǒng)向采購部門提出采購申請，采購部門負(fù)責(zé)審核、匯總并確定采購計劃。2.采購物資詢價采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃、采購預(yù)算和庫存情況，確定采購物資的供應(yīng)商，并通過采購平臺或設(shè)立的物資詢價系統(tǒng)進行詢價。對于具有較大采購金額、重要性的采購物資，采用競爭性談判或采購招投標(biāo)方式。詢價結(jié)果應(yīng)及時通知相關(guān)部門，供其進行決策。3.簽訂采購合同在確定了采購物資及其供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確認(rèn)相關(guān)條款。4.采購物資驗收采購物資到達后，采購部門應(yīng)進行驗收。驗收按合同約定檢驗貨物品質(zhì)、數(shù)量、規(guī)格和要求等，如與合同約定不符，或有其他質(zhì)量問題應(yīng)及時反饋供應(yīng)商并通知相關(guān)部門；若能正常使用，則驗收合格。5.采購物資入庫驗收合格后，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門對采購物資進行領(lǐng)用并按規(guī)定對其進行統(tǒng)一管理。采購部門應(yīng)將采購入庫信息及時錄入采購系統(tǒng)。五、訂單管理1.訂單變更采購部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要及時處理需求變更，并書面通知供應(yīng)商更新相應(yīng)訂單內(nèi)容，確保采購合同的執(zhí)行符合雙方合法合規(guī)的規(guī)定。2.采購信息管理采購部門應(yīng)及時維護各類采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如采購計劃、詢價單、訂單、合同等，確保采購數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。六、采購合同管理1.合同變更管理采購部門應(yīng)及時處理業(yè)務(wù)部門提交的需求變更，并與供應(yīng)商協(xié)商商定，相關(guān)雙方需重新確認(rèn)和簽署變更協(xié)議。2.合同付款管理采購部門按照相關(guān)法律法規(guī)，在合同支付期內(nèi)及時向供應(yīng)商付款，并確認(rèn)相關(guān)付款記錄。七、采購管理體系完善采購部門應(yīng)根據(jù)采購流程、制度和管理實踐，不斷優(yōu)化采購流程，提高采購管理自動化、數(shù)字化水平，確保管理制度的有效實施。八、制度框架的執(zhí)行和監(jiān)督公司的各級管理職責(zé)要求以貫徹執(zhí)行公司的管理制度和政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)及各類規(guī)則為根本，構(gòu)建全流程的約束體系。以上是