物質(zhì)管理內(nèi)部控制制度審計

物資管理內(nèi)部控制審計

第一條物資管理實質(zhì)是企業(yè)的存貨管理，是為保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營情況下物資消耗成本最低化，對物資的采購、供應(yīng)、保管、收發(fā)、使用、記錄等全過程所進(jìn)行的管理工作。

第二條審計目標(biāo)

1、是否建立了完善的物資管理內(nèi)部控制制度及措施，是否符合本單位經(jīng)營管理工作的實際需要。

2、所制定的各項管理制度與措施在實際工作中是否得到有效落實，有無重大控制缺陷及較大經(jīng)濟效益損失發(fā)生。

3、內(nèi)部控制是否符合成本效益原則。

第三條內(nèi)部控制的一般程序與關(guān)鍵部位

1、物資采購控制的一般流程與控制點

控制點：

1）、需求計劃及匯總。即符合職責(zé)分離原則，由業(yè)務(wù)部門提出物資需求計劃，向采購部門申報，由采購部門匯總，形成初步采購計劃。

2）、平衡庫存。目的是保證企業(yè)物資的綜合利用，避免物資積壓或重復(fù)采購，造成資金浪費。具體措施：采購部門提出采購計劃，送倉儲部門會簽，倉儲部門查閱庫存記錄后，提出調(diào)劑意見并在采購計劃上會簽，明確責(zé)任。

3）、審批。目的是保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)在授權(quán)下進(jìn)行，并保證采購計劃的合理性、準(zhǔn)確性。具體措施：主管部門或負(fù)責(zé)人審查采購計劃內(nèi)容并簽章。

4）、商業(yè)談判。目的是保證物資采購價格與質(zhì)量而與供應(yīng)廠商進(jìn)行的協(xié)商磋商。具體措施：采購部門根據(jù)審批的采購計劃及授權(quán)，向相關(guān)供應(yīng)廠商提出采購意向并磋商有關(guān)細(xì)節(jié)，就采購事項達(dá)成初步一致意向。對于大宗大批物資采購，應(yīng)當(dāng)采取公開招投標(biāo)采購方式，降低采購成本。

5）、簽約。目的是履行合法程序，保證供貨按照約定的條件執(zhí)行。具體措施：合同管理部門根據(jù)審批的采購計劃與采購部門談判結(jié)果，在授權(quán)范圍內(nèi)審查擬簽定合同，審查同意辦理相關(guān)手續(xù)并簽章。對于大額大宗材料的重要合同，要經(jīng)內(nèi)部審計部門審簽。

6）、驗收。目的是保證物資的品種、數(shù)量、質(zhì)量符合合同要求。具體措施：采購部門負(fù)責(zé)檢驗收到材料的品種、數(shù)量，填制驗收單。質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)檢查物資質(zhì)量情況，并簽轉(zhuǎn)驗收單據(jù)。

7）、入庫。目的是保證物資的安全。具體措施：倉儲部門根據(jù)驗收單點收物資，填制入庫單，登記物資臺賬。

8）、審核。保證付款正確。具體措施：采購部門審核供貨商送來的托收付款通知單或其他結(jié)算單據(jù)，簽轉(zhuǎn)承付通知單和全部托收憑證、結(jié)算單證等。

9）、承付。目的是保證貨款支付準(zhǔn)確、適當(dāng)。具體措施：財會部門核對托收憑證與有關(guān)合同，承付書及結(jié)算資料等，辦理承付或拒付手續(xù)。

10）、記賬。目的是保證會計資料正確可靠，保護材料安全。財會人員根據(jù)入庫單、驗收單及托收憑證與承付單據(jù)登記材料賬及有關(guān)賬簿。

11）、核對。目的是保證會計資料真實正確，賬實、賬賬相符。財會人員核對材料明細(xì)賬與倉儲部門材料賬與銷售部門或生產(chǎn)部門臺賬，根據(jù)審批，處理差錯。

12）、清理。目的是保證貨款完整，保護材料安全。具體措施：財會和采購部門根據(jù)托收承付登記簿等資料，定期盤點清查處理庫存材料和在途材料。

2、物資存領(lǐng)控制的一般流程與控制點

控制點：

1）、審批。目的是保證材料領(lǐng)用在授權(quán)下進(jìn)行，符合要求。具體措施：領(lǐng)用材料需經(jīng)領(lǐng)用材料部門負(fù)責(zé)人審核簽字。

2）、核發(fā)。目的是保證材料領(lǐng)發(fā)正確，手續(xù)完備。具體措施：倉儲人員審核領(lǐng)料單，點發(fā)材料，雙方查驗材料，簽字蓋章。

3）、稽核。目的是保證材料安全，記錄正確。具體措施：材料核算員到倉庫簽收領(lǐng)料單，審核領(lǐng)料單，核對收發(fā)憑證和材料賬卡，檢查收發(fā)記錄和結(jié)存余額。察看材料領(lǐng)存情況和核算手續(xù)。

4）、記賬。目的是保證材料安全，記錄真實。具體措施：倉儲人員發(fā)料后登記材料臺賬。會計人員匯總領(lǐng)料單，分類制證，登記材料明細(xì)賬和總賬。

5）、核對。目的是保證會計資料正確，賬賬相符。具體措施：材料會計核對材料明細(xì)賬與倉儲部門材料臺賬，核對總賬與明細(xì)賬。

6）、盤點。目的是保證材料賬實相符。具體措施：倉儲人員平時不定期盤點庫存材料，盤查小組年末盤點，庫存材料核對賬實，提出盈虧處理意見。

7）、批準(zhǔn)。目的是保證材料盤盈盤虧處理適當(dāng)正確。盤盈盤虧處理表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過有權(quán)部門審批，查清責(zé)任。根據(jù)審批結(jié)果調(diào)整倉庫和財務(wù)材料賬。

8）、除流程圖中控制點外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行物資保管中必要的維護保養(yǎng)工作。

3、會計記錄必須堅持資產(chǎn)接觸與記錄使用控制。即嚴(yán)格限制接觸實物資產(chǎn)與相關(guān)記錄的人員范圍，所有能夠接觸到相關(guān)事項的人員或業(yè)務(wù)，都要有一定的授權(quán)。如實物驗收、保管、領(lǐng)用等，均要由專職人員進(jìn)行，其他人員未經(jīng)授權(quán)，不得隨意替代。

4、物資管理各個環(huán)節(jié)必須堅持不相容崗位職責(zé)相分離。即計劃、采購、合同、審批、驗收、保管、領(lǐng)用發(fā)放及記錄等崗位要由不同人員擔(dān)任，不得由一人承擔(dān)兩項或兩項以上的工作，防止可能的舞弊發(fā)生。

5、建立責(zé)任追究制度可以幫助及時發(fā)現(xiàn)處理存貨的盤虧、毀損、報廢及意外損失等情況，追回應(yīng)當(dāng)能夠挽回的損失。

第四條重要內(nèi)部控制的符合性測試

1、調(diào)查了解和描述物資管理的內(nèi)部控制制度，編制內(nèi)部控制備忘錄或繪制內(nèi)部控制流程圖。

2、實施簡易抽查，驗證對物資管理內(nèi)部控制描述是否完整和正確，抽查時應(yīng)當(dāng)關(guān)注并記錄：

1)、物資采購是否嚴(yán)格依據(jù)生產(chǎn)部門提供的供應(yīng)計劃進(jìn)行，有無過期、超計劃或無效采購現(xiàn)象。

2）、所有較大的物資采購項目是否均簽訂了購貨合同，有無審批制度或違反審批制度的現(xiàn)象。

3）、存貨的入庫是否經(jīng)過嚴(yán)格的驗收手續(xù)，對名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否逐項核對，并及時入賬。

4）、庫存物資的分檢、堆放、倉儲保管條件等是否良好。

5）、庫存物資的發(fā)出手續(xù)是否按照規(guī)定辦理，是否及時登記倉庫賬并定期不定期與會計記錄核對相符。

6）、存貨的計劃、審批、采購、驗收、保管、運輸、稽核、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)是否嚴(yán)格分離。

7）、是否建立定期盤點制度與相關(guān)責(zé)任制度，發(fā)生的盤盈、盤虧、毀損、報廢等是否查明原因、追究責(zé)任并及時按規(guī)定進(jìn)行了審批處理。

3、購貨業(yè)務(wù)測試。

1)、從采供部門的業(yè)務(wù)檔案中抽取訂貨單或購貨合同樣本。

2）、審核訂貨單、購貨合同樣本是否附有或依據(jù)經(jīng)有權(quán)部門審批的生產(chǎn)部門的請購單、采購計劃或者其他授權(quán)文件。

3）、審核相應(yīng)的驗收單據(jù)（報告）、供貨方發(fā)票、物資入庫單三者是否一致。

4）、檢查相關(guān)的記賬憑證與賬務(wù)處理，復(fù)核相關(guān)的運雜費等在不同貨物之間的分配，并檢查核實有關(guān)材料成本差異的核算情況。

4、成本會計系統(tǒng)的測試。

1）、產(chǎn)品成本計價方法是否符合統(tǒng)一財務(wù)會計制度的規(guī)定，前后各項是否一致，有無重大變動。

2）、如采用計劃成本、標(biāo)準(zhǔn)成本或定額成本核算時，所分配的材料成本差異和會計處理是否正確。

3）、審核直接材料的數(shù)量及金額，著重與領(lǐng)料單、材料永續(xù)盤存記錄核對相符。

4）、可能的情況下，審計人員應(yīng)選擇一至兩個月的主要產(chǎn)品成本，按照企業(yè)的成本會計制度進(jìn)行驗算。

5、與物資管理部門的稽核人員或企業(yè)的內(nèi)部審計人員交談詢問，充分利用他們的工作成果，共同對已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的物資管理內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)及其原因進(jìn)行分析。

6、檢查庫存積壓物資有無調(diào)劑處置方面的制度辦法，對已經(jīng)發(fā)生的積壓情況是否按照規(guī)定進(jìn)行了處理，執(zhí)行是否可行，落實是否有效，為企業(yè)減少損失的程度如何。

7、評價物資管理的內(nèi)部控制，主要圍繞其是否健全完善、是否有效執(zhí)行、整體強弱及各個部分的強弱進(jìn)行，并對實際與可能存在的控制缺陷做出標(biāo)識。

第五條實質(zhì)性測試

1、核對各存貨項目明細(xì)賬與總賬余額是否相符。

2、實地觀察存貨盤點，審核被審計單位的盤點記錄，并進(jìn)行抽查面不低于10％的復(fù)盤抽點。

3、審查存貨的盤虧調(diào)整和損失處理。

4、進(jìn)行購貨業(yè)務(wù)的年底截止測試，關(guān)注每年12月和1月有關(guān)購貨憑證資料，審核其實物與記錄的入賬時間均處于同一會計期間，有無不同步現(xiàn)象。

5、進(jìn)行存貨的計價測試，充分關(guān)注計價方法的合理性與一貫性。審計人員在測試時，應(yīng)排除企業(yè)已有計算程序和結(jié)果的影響，進(jìn)行獨立測試。

6、審查物資購進(jìn)業(yè)務(wù)。

1）、抽查“材料采購”賬戶，對大額采購業(yè)務(wù)追查自訂貨至到貨驗收入庫全過程的合同、憑證、賬簿記錄，以確定其是否完整、正確。

2）、抽查采購中有無購貨折讓、購貨退回、損壞賠償、調(diào)換等事項，業(yè)務(wù)處理是否受到內(nèi)部控制監(jiān)控，是否正確。

3）、抽查若干在途材料項目，追查至相關(guān)購貨合同、購貨發(fā)票，并復(fù)核采購成本的正確性。

7、審查庫存物資的發(fā)出手續(xù)，原始憑證等是否齊全，內(nèi)容是否完整，計價是否準(zhǔn)確。

8、審查存貨對應(yīng)的相關(guān)成本科目，重點檢查有無以領(lǐng)代耗、領(lǐng)用后疏于管理、損失浪費現(xiàn)象發(fā)生。

9、審查低值易耗品、產(chǎn)成品等其他存貨項目，檢查其推銷方法、成本結(jié)轉(zhuǎn)的合理性與正確性。

10、抽查基層生產(chǎn)單位材料領(lǐng)用、保管及使用方面的有關(guān)記錄，是否手續(xù)完整內(nèi)容齊全，經(jīng)過必要的審批，并與會計記錄核對相符。