檔案資料管理制度

檔案資料管理制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范公司檔案資料的收集、保管、使用、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，確保公司檔案資料的安全、完整和準確性，提高公司檔案資料管理的效率和水平。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門及工作人員，包括全體員工、臨時工、實習生、外聘人員等。三、檔案資料管理職責1.公司領(lǐng)導公司領(lǐng)導應重視檔案資料管理工作，全面落實檔案管理制度，加強檔案管理工作的指導和監(jiān)督。2.檔案管理員公司應設(shè)立檔案管理員，并按照要求對其進行培訓和考核，負責公司檔案資料的收集、整理、保管、查詢、借閱、歸檔和銷毀等工作。3.各部門各部門應按照公司的檔案管理制度要求，做好本部門檔案資料的保管、更新、借閱和歸檔等工作，并按照規(guī)定制定本部門的檔案管理制度和規(guī)章制度。4.全體員工全體員工應自覺遵守公司檔案管理制度，積極參與檔案管理工作，主動交納本部門的檔案資料，嚴禁私自拆卸檔案資料、涂改檔案、隨意借閱檔案資料等行為。四、檔案管理制度1.檔案收集所有公司部門應分門別類，及時梳理和收集本部門的檔案資料，并按照分類、日期等要素，編制檔案目錄和檔案提名表，按規(guī)定提交至檔案管理員。2.檔案保管公司檔案管理員應按照要求建立檔案庫房及相應設(shè)施設(shè)備，制定檔案保管制度，加強檔案資料的收集、整理、保管、歸檔、借閱和查詢工作。檔案庫房應保持干燥、通風、防火、防蟲、防潮等基本條件，并定期進行清理、消毒、整理和排列。3.檔案使用公司員工可以在工作需要和經(jīng)過授權(quán)的情況下，查詢所需的公司檔案資料，而不能隨意訪問。檔案管理員應根據(jù)需要制作檔案復印件或電子文獻，并在辦理借閱手續(xù)后交付借閱人員。4.檔案借閱公司員工可以向檔案管理員或所在部門負責人申請借閱公司檔案資料，但必須遵守公司規(guī)定的檔案借閱程序和時限，不得私自拆卸、涂改公司檔案資料。5.檔案銷毀公司檔案管理員應根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定檔案銷毀計劃，對已經(jīng)無用、失效、過期等檔案資料執(zhí)行定期銷毀。銷毀時應按照相關(guān)規(guī)定進行，嚴禁隨意銷毀公司檔案資料。五、檔案管理制度的監(jiān)督和評定公司應建立檔案管理制度的監(jiān)督機制和評估機制，定期對公司檔案管理工作進行檢查、評價，提高檔案管理水平，確保公司檔案管理制度的有效實施。六、附則本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理委員會所有，如有未列明事項，根據(jù)管理委員會的決定執(zhí)行。該檔案資料管理制度是公司檔案管理工作的基礎(chǔ)，是公司檔案管理工作中不可或缺