物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案

物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案

第一部分：物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案第一節(jié)：檔案資料管理方案隨著建筑設(shè)計專業(yè)化和高科技的發(fā)展，信息已經(jīng)成為管理資源中的重要因素。因此，思蘭雅苑物業(yè)管理的檔案建立和管理必須采用先進的管理技術(shù)。通過檔案的集中化、有序化和信息化的科學(xué)程序，對物管區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理和服務(wù)項目進行管理檔案的建立，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等，都建立相應(yīng)的管理檔案。同時，牢固樹立檔案管理財務(wù)觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案材料的管理真正為管理服務(wù)。為了實現(xiàn)這一目標，我們設(shè)立了一名檔案管理員，他有一定的檔案資料管理經(jīng)驗，精通電腦操作，工作責(zé)任心強。檔案資料管理運作流程包括收集、整理、歸檔和利用。1、檔案資料的收集我們設(shè)立了檔案資料室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段，由專職檔案管理員建立相應(yīng)的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理。資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，以實際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道包括規(guī)劃設(shè)計到工程竣工驗收的全部工程技術(shù)，維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方面，從房屋主體、公共設(shè)施到一棵樹一根草都有詳細的資料。2、資料的分類整理收集的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類。整理的重點是去偽存真，根據(jù)資料信息的來源、內(nèi)容和表現(xiàn)形式的特點，做到條理清晰、分類合理。二、檔案資料的分類外來檔案-業(yè)主意見調(diào)查分析檔案-業(yè)主投訴回訪記錄檔案內(nèi)部檔案-規(guī)劃檔案-驗收竣工資料檔案-其他檔案-住戶及家庭檔案-房屋維修檔案-裝修管理檔案-機電設(shè)備管理檔案-消防管理檔案-車輛管理記錄檔案-保安服務(wù)管理檔案-日常服務(wù)管理檔案-日常維修檔案-綠化管理檔案三、資料的歸檔管理歸檔就是根據(jù)資料本身的內(nèi)存規(guī)律和聯(lián)系進行科學(xué)的分類和保存。根據(jù)實際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處保存。例如，錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)編號，造冊，編輯并分柜保存。運用計算機的先進管理手段，盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。2.檔案管理規(guī)定為了保證檔案的安全和完整性，出室、入室都必須遵守嚴格規(guī)定。只有具備資格的人員經(jīng)過登記才能借出檔案，而入室時則需要專人檢查，如有破損需要立即修復(fù)，并追究責(zé)任。此外，檔案管理員需要及時收回在外的文件資料，以防丟失。在檔案管理環(huán)境方面，必須做好三防工作，即防火、防潮和防變質(zhì)。這些措施能夠有效地保護檔案資料的完整性和可用性。檔案資料的運用非常重要，可以充分發(fā)揮其儲存和使用價值。所有管理處資料，如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，都可以隨時查閱和調(diào)用，方便工作的監(jiān)察和檢查。3.住戶檔案管理在業(yè)主入住時，物業(yè)管理處需要按照規(guī)定程序指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)，并建立業(yè)主檔案。在此之前，需要進行一系列前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主公約、裝修管理規(guī)定、住宅室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修現(xiàn)場注意事項、物業(yè)使用守則、治安責(zé)任書等事項的受理與簽訂。建立業(yè)主檔案時，物業(yè)管理處會向業(yè)主發(fā)放《思蘭雅苑小區(qū)辦理入住手續(xù)情況登記表》，并要求業(yè)主填寫房號、姓名、聯(lián)系電話、人戶分離情況、入住手續(xù)、住房面積、合同編號等信息。同時，業(yè)主需要提供身份證復(fù)印件。收集和整理業(yè)主資料后，會分戶建立業(yè)主檔案。管理處設(shè)資料管理員，對業(yè)主檔案按照樓棟、單元進行分類，實行統(tǒng)一管理。業(yè)主檔案必須實行資料專人專管，除