試論秘書處理人際關系的原則和方法

...v.內容摘要:本文從人際關系出發(fā),主要講的是秘書處理人際關系的重要性,在處理人際關系中需要的原那么和方法,處理中應該把自己放在怎樣的一個心理位置，中間還淺談了秘書如何處理日常中的人際關系,其中包括領導,同事和下屬,只有處理好了他們的關系,秘書的工作才能順利開展起來.

關鍵詞:秘書,人際關系,原那么,方法

隨著信息化社會的進程，一種傳統(tǒng)的工作機制在不斷被打破，在這個大潮中，一個組織擁有的公眾將更加復雜，組織的橫向交往將更多?，F(xiàn)代秘書應當能利用社會變革帶來的便利為組織利益建立更多的關系以更好地完成工作任務。秘書部門是單位的樞紐局部，秘書人員每天的工作大局部或者說主要局部即是如何與人交際、交流。秘書人員能否處理好人際關系，直接影響著秘書工作的成敗。那么，應該怎樣正確認識人際關系呢？處理人際關系又有什么原那么和方法呢?

首先，要弄清楚什么是人際關系？人際關系是屬于社會心理學的一個概念，主要指個人在社會實踐中形成的人與人之間的相互作用和相互影響。其涵蓋面包括個人在生活、生產及其它社會活動中形成的一切人與人之間的關系。人際關系的一般特點是：第一是個體性。和一般的社會關系不同，人際關系本質上表現(xiàn)在具體的個體間的互動過程中。第二是情感性。人際關系的根底就是人們彼此間感情的流動，這種情感傾向決定人際關系中可以分為兩大類情況。一種是因為喜歡而產生的互相吸引和反動的別離情感，所以就有可能發(fā)生那種形影不離和相互敵視甚至傷害的種種情況。第三是對應性。人際關系總是與人際行為相對應。比方喜歡某人，便會表現(xiàn)出親近和幫助對方的行為，而厭惡某人，那么會表現(xiàn)出回避或攻擊的行為。第四是管理性。人際關系就是對人的一種組織形態(tài)和方式，而這樣的組織就是一種管理模式，一種管理的方法。

秘書是指處于單位的樞紐地位，主要從事辦文、辦會、辦事來輔助決策并效勞于領導的人員，是領導的參謀與助手。秘書作為領導的左右手，要幫助領導處理一些日常事務，那么必定會接觸到不同的人，秘書人員與他的工作所接觸到的人之間的關系就構成了秘書的人際關系。秘書人際關系的好壞是秘書工作能否順利開展的關鍵。

秘書人際關系處理應具有的能力及遵循的原那么

秘書是一種特殊的社會角色，全美秘書協(xié)會?章程?對秘書人員的要求是：要像心理學家一樣善于洞察別人的心靈，要像外交家一樣善于處理各種交際關系……社會對秘書人員有一種期望：善于處事、謙虛友好等。作為秘書人員，對自己應有較高的期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。

處理人際關系是一門學問?！笆朗露疵鹘詫W問，人情練達皆文章。〞一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就比擬高。

秘書人際關系的處理應該具備的那些能力呢？1、理解和領會的能力：就是要聽得快，聽得準，記得牢。只有清楚領會他人的意圖才能理解他人的立場，從而和諧融洽人際關系。2、學會說話：這是一門學問，是關系人際關系成敗的根底。它要求語言要有感染力、說服力、風度、禮貌等等。3、應變能力：秘書接觸的人際關系多樣化，辦公室各色人員之間難免有時會出現(xiàn)不和諧的因子，這就要求秘書人員能原那么不便，靈活處置這些不和諧使之和諧。4、學習能力：那么是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學中進步。7、控制自我情緒的能力：工作時應該保持高昂的情緒狀態(tài)，絕不把消極負面的情緒帶進辦公室，帶進工作中。

秘書人際關系處理應遵循的原那么。1、平等。人際交往中，平等是建立良好人際關系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權利、自尊心、感情、不涉及他人的隱私權。2、誠信。在秘書工作中誠信有著重要的價值。它實際上是單位或個人的無形資產，誠信是單位或個人忠誠的外在表現(xiàn)，它反映了單位或個人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信〞，就能發(fā)揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵，更好的表現(xiàn)自身價值。3、寬容。寬容指心胸寬廣、忍耐力強、不計較個人利益得失。“海納百川，有容乃大。〞人際交往中要求秘書嚴以律己，寬以待人，關心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原那么要堅持，方法要靈活，以德報怨，得理讓人。4、知人知言。社會中每個人得氣質、性格皆不同，交往得動機，所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時，對交往對象應該有較深刻的了解與把握，掌握主動。應知“知其可以言而不言，為失人；知其不可言而與之言，為失言〞。5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式，它是道德的一種外在表現(xiàn)方式，在人際關系調節(jié)中具有不可無視的作用。微笑是禮儀的重要組成局部。它能使生疏變?yōu)橛H密，使隔膜化為融洽，使不順心變?yōu)殚_心。6、慎獨。秘書人員在八小時內外都要遵章守紀，堅持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎終如始，那么無敗事〞。怎么樣“慎獨〞？一是要慎“急躁〞，冷淡明志，寧靜致遠，戒驕戒躁，慣于自省；二是要慎“交友〞，牢記“近X者赤，近墨者黑〞，防止在社會圈里栽跟頭；三是要慎“私欲〞，私欲膨脹，利欲熏心，就難免不出問題。秘書人員應遠離一切腐朽的、低級趣味的東西。

秘書同領導、同事、下級的關系

秘書人際關系的具體內容就是和別人相處，這也是人際關系理論最終要解決的重要問題。秘書工作的人際關系主要分為：秘書與領導的關系、秘書與同事的關系、秘書與下級的關系。

秘書與領導的關系

秘書與領導的交際是最為復雜最為微妙得一種。不僅存在著領導與被領導、效勞與被效勞的工作關系，同時也交織著人與人之間在思想、知識、情感等方面的交往關系。

作為一個現(xiàn)代秘書，在尊重領導的前提下，不應該惟命是從，而要做領導的幫手，幫助領導出謀劃策，幫助領導來做一些決定，防止領導發(fā)生一些錯誤。給上司提意見只是本職工作中的一小局部，盡力完善、改良、邁向新臺階才是最終目的。要讓上司接納你的觀點，應在尊重的氣氛內，有禮有節(jié)，有分寸地磨合。不過，在提出質疑和意見前，一定要拿出詳細的，足以說服對方的資料方案。從而創(chuàng)造一個與上司比擬合作化的環(huán)境，充分發(fā)揮自己的能力。

在與多位領導相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領導班子的團結與威信，不管是在思想感情上，還是行為活動上都不能產生傾斜度；不能表現(xiàn)出靠近誰，疏遠誰，聽從誰，不聽從誰的行為；不能當甲領導的面吹捧乙領導，當乙領導面吹捧丙領導；當領導之間產生分歧時，更不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者冷眼旁觀，只能被動地雙面勸慰、彌合、消除，本著工作的支持，關系上的保護，感情上的友誼去做。要始終與多位領導保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

秘書與同事的關系

秘書在辦公室與同事之間相處是辦公室人際關系的重要局部，應該遵守兩個根本原那么：真誠和人際相互作用。真誠是人際交往的最根本的要求，所有的人際交往的手段、技巧都應該是建立在真誠交往的根底之上的。

秘書人員在辦公室與同事相處應切忌以下幾點：忌諱拉小圈子，互相散播小道消息；忌諱情緒不佳，牢騷滿腹；忌諱趨炎附勢，攀龍附鳳；忌諱逢人訴苦，沒完沒了；忌諱故作姿態(tài)，舉止特異。

在防止以上的忌諱之后，秘書人員要和同事關系融洽還得做到以下十個方面。1、以誠待人：以自身禮貌與魅力，以關心他人的態(tài)度打入人群。2、信守承諾：說到做到，做事賣力，講求效率。3、全神貫注：集中注意力，積極參與集體活動組織。4、勤加澆灌：把時間投資在培養(yǎng)人際關系上，在無求于人時，用、卡片、、電子等與他人保持聯(lián)絡，孕育出彼此的信任與支持。5、尊重對方：別把人只視作工作上該聯(lián)絡的對象。6、贊美他人：不吝于給予贊美和鼓勵，表達對他人的欣賞。7、時時感恩：別忘了在他人的贊美和藹意的批評之后說聲謝謝！8、承當責任：勇于為自己的過失承當責任，不找接口推脫。9、絕不居功更不搶功。10、不忘幽默：保持對生活的感性與幽默，享受建立人際網路的過程！

秘書與下級的關系

由于秘書工作的特性，使得秘書成為了領導最親近的人，經常會代表領導去發(fā)布一些命令，指揮下面的員工去辦理一些事情。在這個時候，秘書如果跟下級員工的人際關系處理得不好的話會直接影響到員工的工作積極性，從而影響了工作的效率和工作的質量。所以秘書人員應與下級平等交往，成認大家是共同協(xié)作的關系，在工作方面只有職位上的差異，給人平易近人的親切感，博得大家的好感與支持。對下級所犯的錯誤應該用寬容的態(tài)度去對待。同時，為了工作的效率性，準確性，秘書在處理同下級的關系的時候還應該關心他們工作以外的東西，比方家庭狀況、性格愛好、日常生活等等，在他們中間樹立良好的形象。

秘書人際關系的方法技巧

美國成人教育家戴·卡耐基在調查了無數(shù)的明星、巨商、軍政要員之后認為，一個人事業(yè)上的成功，只有15％是由于他的專業(yè)技術，另外85％要靠人際關系和處事技巧。因此，我們應該主動地、積極地同他人交往，努力建立良好的人際關系。

要建立良好的人際關系可以從這么幾個方面入手：1、尋找共同語言。交往雙方有共同的話題，共同的語言，共同的體驗和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點就成為交往的關鍵。由于任何一個人都是多元性的集合體，從文化、民族、地域、知識、能力、職業(yè)、年齡、個人經歷、思想觀點等，總能找到共同語言的基點，以利交往的進展。“酒逢知己千杯少，話不投機半句多〞就是這個道理。這就要求我們秘書人員在平常的工作中要細心留意，把握住他人特性，以便更好的尋求共同的話題。2、向對方有限度地敞開自己。以誠相待是人際交往中的根本的道德準那么。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范圍內敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會成功。虛假遮掩，或表現(xiàn)出極強的自我保護性，對別人過于防范，都難于使交往成功。在一定條件下，應該采取“欲取之，那么先予之〞的方法，合理地實施交往策略技巧，實現(xiàn)交往目的。對我們秘書人員而言，要把握住一個尺度，那就是能言那么言，不能言絕對不言。3、善解人意，站在對方的立場上考慮問題。“己所不欲，勿施于人〞成功的交往者總是善于聽取對方的言論，善于理解對方的意見和意圖，總是能站在對方的立場上考慮問題，設身處地為對方著想，考慮對方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對方帶來的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價，但給組織或個人帶來的利益將是穩(wěn)定的、長期的。4、學會傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態(tài)度，既表示了你的修養(yǎng)，又表達了你對他的關心。任何人都需要傾聽對象，當人們在生氣、悲傷、憤怒、憂愁或興奮、沖動時，都希望有人來和自己交往，希望有人細聽他們訴說衷腸。秘書人員在和來訪者交談時，要認真聽取來訪者的訴說，熱情接待，并根據(jù)情況及時作出理解。5、真誠的贊賞。每個人都希望獲得別人的肯定，并據(jù)以確認自己的重要性，因此，內心都非常渴望他人的贊賞。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠的、安康的、發(fā)自內心的。無私的、適當?shù)馁澝溃瓤梢越o對方帶來快樂贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持與幫助，有利于做好本職工作。6、沉著應付