辦公用品管理制度(完整版)企業(yè)辦公用品管理制度細(xì)則

辦公用品管理制度(完整版)企業(yè)辦公用品管理制度細(xì)則

本制度的目的是規(guī)范企業(yè)的辦公用品采購、發(fā)放和管理，以便員工方便領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，節(jié)約公司資源。本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理，行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。辦公用品的采購程序包括及時(shí)掌握庫存情況，制訂采購計(jì)劃，明確訂購數(shù)量，填寫《辦公用品申購單》并經(jīng)行政部經(jīng)理審核，提交給公司總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部負(fù)責(zé)采用訂購或直接購買的方式實(shí)施購買。所訂購的辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。驗(yàn)收人員在《辦公用品驗(yàn)收單》上填寫驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。針對(duì)直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人可憑《辦公用品申購單》以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。針對(duì)采用訂貨方式購買的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購單》以及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。辦公用品采購規(guī)定包括本著“合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購，避免重復(fù)購買造成庫存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。各部門如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。行政部應(yīng)填寫《辦公用品訂購進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過程中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭職處理。辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法需要遵守以下規(guī)定：員工需填寫《辦公用品領(lǐng)用單》并經(jīng)主管部門審批后，方可領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)用于正常工作，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、私自出售或私自丟棄。辦公用品領(lǐng)用數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要量和庫存情況進(jìn)行合理控制。對(duì)于領(lǐng)用的辦公用品，員工應(yīng)當(dāng)自覺維護(hù)和保管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)主管部門。對(duì)于領(lǐng)用的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)核對(duì)庫存情況，并進(jìn)行登記和保管。如有遺失或損壞，員工應(yīng)當(dāng)及時(shí)上報(bào)主管部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。以上制度規(guī)定將有助于規(guī)范企業(yè)的辦公用品采購、發(fā)放和管理，提高資源利用效率，降低企業(yè)的費(fèi)用支出。領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)以部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交《辦公用品審領(lǐng)表》，并注明所需用品的名稱和數(shù)量，然后由部門主管簽字核準(zhǔn)。公司統(tǒng)一規(guī)定每月1~3日為提交申領(lǐng)表的時(shí)間，遇到節(jié)假日則順延，其他時(shí)間不受理。行政部將根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品，并在每月5日前分發(fā)到各部門。同時(shí)，行政部會(huì)對(duì)發(fā)放的物品進(jìn)行登記，包括物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格和分發(fā)日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。如果員工離職，行政部要求其交還已領(lǐng)取或保管的訂書器、計(jì)算器等耐用品，如有丟失或損壞，行政部將折價(jià)后向其索取賠償。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可以隨時(shí)申領(lǐng)。新員工入職時(shí)，可以按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品，具體內(nèi)容如下表所示。如果因工作原因需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配置以外的辦公用品，則需要按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序申領(lǐng)。辦公用品的保管和使用需要建立庫存臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫存情況。辦公用品倉庫需要經(jīng)常清掃，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。如果盤點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，需要及時(shí)查明原因，做到賬物相符。行政部需要根據(jù)辦公用品的采購價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行匯總和存檔。水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用后三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申領(lǐng)人不得以其新舊為由拒絕領(lǐng)用。行政部對(duì)已無使用價(jià)值、決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，寫明用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理等事項(xiàng)。同時(shí)，需要樹立節(jié)約意識(shí)，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。行政部定期對(duì)各部門辦公用品的領(lǐng)用申請以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。本公司制定了辦公用品管理制度，旨在規(guī)范辦公用品的采購、使用和保管，提高行政部門的辦事效率，降低辦公用品的消耗，節(jié)約成本。該制度適用于公司全體員工，辦公用品分為消耗品、耐用消耗品和辦公耗材品。行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的采購、管理、發(fā)放審批登記，各部門需填寫申請表提交審批。每月月底，各部門負(fù)責(zé)人需提交該部門所需要的辦公用品需求計(jì)劃，行政部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需求計(jì)劃表制定采購計(jì)劃，應(yīng)于每月28日前在企業(yè)微信系統(tǒng)上提交“辦公用品申請表單”。采購人員需對(duì)用品的價(jià)格、質(zhì)量負(fù)責(zé)，每一項(xiàng)支出必須有發(fā)票憑證。每次采購?fù)瓿?，須填寫?bào)銷憑證交往財(cái)務(wù)部審批報(bào)銷。辦公用品的發(fā)放和使用須填寫“領(lǐng)用單”，并交給行政部門審批，審批簽字完成才可以領(lǐng)取辦公用品。若各部門想領(lǐng)取不在需求計(jì)劃表內(nèi)的辦公用品，須重新填寫申請單，交由行政部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過，方可領(lǐng)取。每個(gè)部門的辦公用品數(shù)量都是有指定指標(biāo)的，若超出需求表數(shù)量，須采取“以舊換新”的方式獲取辦公用品，消耗完的辦公用品不可隨處丟棄，應(yīng)保留著。行政部門負(fù)責(zé)人須采取“先進(jìn)后出”的方式進(jìn)行記賬，每次采購?fù)瓿?，先入庫，再進(jìn)行發(fā)放，入庫和發(fā)放單獨(dú)分開兩個(gè)賬本記錄。管理員應(yīng)對(duì)辦公用品進(jìn)行歸類，按照類別的不同放置位置。每個(gè)星期對(duì)庫存進(jìn)行一次盤點(diǎn)，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最終解釋權(quán)歸行政都所有，本制度自公布之日起實(shí)施。為了規(guī)范機(jī)關(guān)辦公用品的采購、保管、領(lǐng)取和使用，確保辦公所需，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、物盡其用，杜絕鋪張浪費(fèi)、大手大腳，我們特制定了辦公用品管理制度。一、辦公用品的采購1、所有辦公用品的采購工作將在辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。采購領(lǐng)導(dǎo)小組的組長由辦公室分管后勤副主任兼任，副組長由機(jī)關(guān)事務(wù)管理科科長兼任，成員由有關(guān)科室負(fù)責(zé)同志組成。機(jī)關(guān)事務(wù)管理科是辦公室采購工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)承辦單位。2、我們將堅(jiān)持實(shí)行集體采購制度。對(duì)于急用現(xiàn)買的零散性采購，我們將實(shí)行雙人采購制度；而對(duì)于大宗、批量、貴重物品，采購領(lǐng)導(dǎo)小組及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將在采購地點(diǎn)、規(guī)格型號(hào)和質(zhì)量價(jià)格上予以把關(guān)，全程參與采購工作。相關(guān)科室也要派人參與采購工作。必要時(shí)，我們可以邀請有關(guān)專業(yè)人員參與。3、我們將嚴(yán)格控制采購的金額。個(gè)別零散性采購的一次性支出在200元以下的，由機(jī)關(guān)事務(wù)管理科科長暨采購領(lǐng)導(dǎo)小組副組長審批；一次性支出在200元以上、1000元以下的，由分管后勤副主任暨采購領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批；凡支出在1000元以上的，由辦公室主任審批。4、我們將科學(xué)、合理地進(jìn)行采購工作，并增強(qiáng)透明度。采購前，我們應(yīng)該做好市場調(diào)查，充分掌握欲購物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件。我們將貨比三家，講價(jià)壓價(jià)，努力達(dá)到貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。對(duì)于本地有的物品，只有當(dāng)因差價(jià)節(jié)省的錢超過交通運(yùn)輸成本時(shí)，我們才會(huì)派人派車到外地采購。5、辦公用品采購的一般程序?yàn)椋盒栌脝挝换騻€(gè)人向機(jī)關(guān)事務(wù)管理科提出購物申請→機(jī)關(guān)事務(wù)管理科確認(rèn)庫存無可用或可替代的物品后按照規(guī)定權(quán)限辦理審批，并報(bào)告辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組有關(guān)成員→在采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下實(shí)施采購→所購物品交與申購單位(個(gè)人)或倉庫保管員驗(yàn)收；采購人和驗(yàn)收人各自在發(fā)票上簽字→有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限審簽→財(cái)務(wù)科核銷。6、機(jī)關(guān)車隊(duì)要嚴(yán)格執(zhí)行定點(diǎn)加油和定點(diǎn)維修制度，并接受辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)。二、辦公用品的保管1、機(jī)關(guān)事務(wù)管理科負(fù)責(zé)保管辦公用品（辦公自動(dòng)化管理科管轄的除外）。辦公用品的保管與采購人員應(yīng)由2人以上分別擔(dān)任，各負(fù)其責(zé)，不得一人兼任。2、為了合理控制庫存，科學(xué)確定辦公用品種類和數(shù)量，我們應(yīng)該適量庫存常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品。避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，以確保供應(yīng)充足、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。3、批量購入的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫存儲(chǔ)，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗(yàn)收交接，并在辦公用品入庫登記本上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量，并簽字。4、我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理，妥善保管階段性使用和暫時(shí)閑置的物品，隨時(shí)待用。機(jī)關(guān)事務(wù)管理科應(yīng)負(fù)責(zé)保管科室替換下的各類辦公設(shè)備，并及時(shí)回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。5、定期進(jìn)行辦公用品庫房盤點(diǎn)，確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時(shí)增加庫存，保障供給。1、在領(lǐng)取辦公用品時(shí)，我們應(yīng)遵循工作任務(wù)清楚、使用目的明確的原則，一次只領(lǐng)取需要的量，專領(lǐng)專用?？剖翌I(lǐng)用時(shí)，應(yīng)征得本科科長同意。2、領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須在領(lǐng)取登記本上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項(xiàng)并簽字。領(lǐng)取非庫存、專門采購的辦公用品時(shí)，領(lǐng)取人須在購物發(fā)票上簽字。接待用品領(lǐng)取時(shí)應(yīng)由接待承辦科窒或接收此物的服務(wù)員在購物發(fā)票或領(lǐng)取登記本上簽字。3、辦公用品管理部門及人員應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對(duì)于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。領(lǐng)取數(shù)量超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋，否則保管員有權(quán)拒付。4、領(lǐng)取的非消耗性辦公用品應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。5、大件物品領(lǐng)取后，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應(yīng)立即退還給采購員或保管員，采購保管人員根據(jù)情況予以調(diào)換或收回入庫。6、為接受民主監(jiān)督，強(qiáng)化節(jié)約意識(shí)，每季度通報(bào)一次辦公用品出入庫數(shù)額和各科室領(lǐng)取(購置)情況。1、在使用辦公用品時(shí)，我們應(yīng)以室為家，樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的意識(shí)。在日常工作中，應(yīng)處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。辦公用品應(yīng)該專門用于辦公，不能私自占用或用于私人活動(dòng)謀取私利。同時(shí)，也不允許隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源，定期維護(hù)保養(yǎng)，可以最大限度地延長辦公設(shè)備和用品的使用壽命。在使用辦公用品時(shí)，應(yīng)該物有所值，物盡其用，不要浪費(fèi)。例如，復(fù)印紙應(yīng)該用于復(fù)印，而不是用作草紙或包裝紙。大頭針、曲別針等應(yīng)該反