高效會(huì)議管理課件

高效會(huì)議管理2023/7/27高效會(huì)議管理禪宗心印

這是一個(gè)相傳了幾個(gè)世紀(jì)的關(guān)于生活的禪宗故事

難因是日本一位有名的禪師，有一天，有一位游方弟子來向他請教禪的真諦。難因與他聊了一會(huì)兒后請他喝茶。他向那弟子的茶杯里不斷地倒水，水杯滿了，他還是在倒，水都溢了出來。弟子感到非常驚訝，問難因：“師傅，水已經(jīng)滿了，倒不進(jìn)去了。”

難因說：“你就像這個(gè)杯子，早已裝滿了你自己的意見，判斷，思索，如果你不把你的杯子倒空，我又如何能告訴你禪的道理呢？”高效會(huì)議管理講師介紹講師簡介-劉寧Lynn畢業(yè)于美國LesleyUniversity管理學(xué)碩士美國麻省理工大學(xué)進(jìn)修金融、管理類課程培訓(xùn)對象：南京大學(xué)ＥＭＢＡ研修班、中興通訊、南京醫(yī)藥、舜天國際、江蘇寶華房地產(chǎn)公司、江蘇蒙羽集團(tuán)、江蘇錦泰期貨、航天晨光等等高效會(huì)議管理珍惜今天的機(jī)緣關(guān)閉或靜音您的手機(jī)減少離座外出的次數(shù)坐定、積極空杯&喜悅與我共享兩個(gè)小時(shí)的美好時(shí)光高效會(huì)議管理據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識。如何開會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重要的意義。

高效會(huì)議管理迅速的逐步的改進(jìn):改進(jìn)流程新的管理軟件重組：合并、分立戰(zhàn)略聯(lián)盟重新定位:綜合成本管理綜合質(zhì)量管理變革:價(jià)值鏈重新設(shè)計(jì)企業(yè)文化重新定位速度戰(zhàn)術(shù)上的戰(zhàn)略上的程度這些動(dòng)力激發(fā)了哪些轉(zhuǎn)變高效會(huì)議管理麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問他能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果。由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備．也無法在電梯從30層到l層運(yùn)行的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。

高效會(huì)議管理會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？

？？？高效會(huì)議管理整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！

高效會(huì)議管理 PART1

企業(yè)和部門會(huì)議中存在的問題及原因分析 1、企業(yè)會(huì)議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果 2、原因如下：認(rèn)識不到，重視不夠準(zhǔn)備不足，組織不好技巧不佳，落實(shí)不力高效會(huì)議管理企業(yè)會(huì)議溝通的現(xiàn)狀1、為什么開會(huì)時(shí)員工不說話？2、為什么會(huì)議讓員工困乏了？3、為什么會(huì)議總是重申無效？高效會(huì)議管理會(huì)議溝通職場會(huì)議四類不能說派不敢說派不愿說派不屑說派高效會(huì)議管理為什么要開會(huì)？1、解決問題2、作出決策3、推進(jìn)工作4、達(dá)成共識5、建立信任6、鼓舞士氣點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題與找尋解決辦法決定問題的輕重緩急引導(dǎo)眾人集思廣益發(fā)覺新點(diǎn)子排除團(tuán)體間的異議厘清解決步驟與劃分責(zé)任歸屬高效會(huì)議管理達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)高效會(huì)議管理會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對一會(huì)議1.面對面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議（例會(huì)）5.集思廣益的會(huì)議高效會(huì)議管理會(huì)議成本的計(jì)算1、會(huì)議的時(shí)間成本2、直接的會(huì)議成本3、效率損失成本高效會(huì)議管理 Part2高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的策劃、組織與管理 1、優(yōu)質(zhì)高效會(huì)議的三大原則 －會(huì)議人數(shù)的8-18-180原則 －會(huì)議主題的單一明確原則 －會(huì)議時(shí)間的緊縮控制原則 2、哪些人應(yīng)該參加會(huì)議 3、什么時(shí)間舉行會(huì)議比較合適 4、在哪里舉辦會(huì)議最好5、主持人的技能和素質(zhì) 6、會(huì)議桌的安排 7、會(huì)議用具和設(shè)備 8、編制會(huì)議議程表高效會(huì)議管理會(huì)議效率不高的原因及解決方案1、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理2、高效會(huì)議的八大特征3、會(huì)議規(guī)范高效會(huì)議管理高效會(huì)議的八大特征1、只在必要時(shí)召集2、會(huì)前充分籌劃3、擬訂和分發(fā)會(huì)議程表4、遵守時(shí)間5、一切按部就班6、請最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7、作出評論和歸納8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人高效會(huì)議管理會(huì)議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會(huì)議的地點(diǎn)3、會(huì)議的準(zhǔn)備工作高效會(huì)議管理如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會(huì)對象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。高效會(huì)議管理實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)1計(jì)劃2準(zhǔn)備3主持4記錄高效會(huì)議管理會(huì)議規(guī)范種類1、時(shí)間安排方面的規(guī)范2、固定的會(huì)議流程規(guī)范3、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則高效會(huì)議管理固定的會(huì)議流程規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃高效會(huì)議管理開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作高效會(huì)議管理會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow高效會(huì)議管理會(huì)議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知高效會(huì)議管理Part3如何成為優(yōu)秀的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者和主持人1、管理者在會(huì)議中的幾種角色–領(lǐng)導(dǎo)者–主持人–記錄者–發(fā)言者–專家–監(jiān)督者–唱反調(diào)的人–一致意見的促成者–拉拉隊(duì)隊(duì)長–有幽默感的人–回飛鏢的人高效會(huì)議管理2、老練地主持會(huì)議–在會(huì)議一開始就樹立起你的威信–清晰地陳述會(huì)議目的–闡明會(huì)議所要討論的問題–嚴(yán)格按會(huì)議議程表推進(jìn)會(huì)議順利進(jìn)行3、把控好會(huì)議的三個(gè)階段–開始階段-熱身–進(jìn)行階段-熱炒–收尾階段-熱心高效會(huì)議管理主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度高效會(huì)議管理主持人的4個(gè)準(zhǔn)備設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析

高效會(huì)議管理SWOT分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅自身環(huán)境高效會(huì)議管理如何正確應(yīng)對會(huì)議中發(fā)生的意外有人遲到早退怎么辦–出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)有遲到習(xí)慣怎么辦–有人開小會(huì)怎么辦–如果某個(gè)與會(huì)者霸占了所有的討論時(shí)間怎么辦–如果與會(huì)者反復(fù)重申已經(jīng)討論過的觀點(diǎn)怎么辦–如果有人干擾會(huì)議的進(jìn)行怎么辦–如果某個(gè)議題使會(huì)議陷入僵局或讓大家覺得很困惑怎么辦–如果團(tuán)隊(duì)陷入了沉默怎么辦–如果“屋子里有只河馬”怎么辦–如果與會(huì)者由于情緒太過激動(dòng)而發(fā)生爭執(zhí)怎么辦高效會(huì)議管理如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷高效會(huì)議管理所有會(huì)議均以目的為核心以決策為目的的會(huì)議以解決問題為目的的會(huì)議以推進(jìn)工作為目的的會(huì)議其他目的的會(huì)議明確目的圍繞目的組織和管理會(huì)議達(dá)成會(huì)議目標(biāo)哪些會(huì)議可以取消或者從簡高效會(huì)議管理Part4會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧高效會(huì)議管理溝通的漏斗別人行動(dòng)的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗高效會(huì)議管理溝通金三角自己對方設(shè)身處地高效會(huì)議管理溝通的冰山模式

環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面高效會(huì)議管理有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)高效會(huì)議管理造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差高效會(huì)議管理會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋高效會(huì)議管理關(guān)于會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰能勝任會(huì)議記錄者對會(huì)議記錄的10大建議高效會(huì)議管理會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納高效會(huì)議管理會(huì)議記錄者的才能反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)高效會(huì)議管理團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠團(tuán)體思維團(tuán)體極化

高效會(huì)議管理Part5

如何做好會(huì)后跟進(jìn)工作1、確保會(huì)后跟進(jìn)工作成功才是會(huì)議成功的關(guān)鍵2、形成溝通和行動(dòng)計(jì)劃3、發(fā)送電子郵件或備忘錄4、找那些有問題或者有異議的人溝通5、確保向所有與會(huì)者提供完成他們各自會(huì)后任務(wù)所需的資源6、按計(jì)劃行動(dòng)，并保持責(zé)任感、緊迫感和使命感7、對會(huì)議進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)提高8、對下次會(huì)議作出計(jì)劃高效會(huì)議管理主持人的會(huì)后跟進(jìn)請大家填寫會(huì)議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失高效會(huì)議管理提高下次會(huì)議質(zhì)量只有必要時(shí)才開會(huì)會(huì)前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束有意識把握會(huì)議的方向注意力集中在政策和行動(dòng)上會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題