XX保險公司原始憑證管理辦法

XX保險安徽分公司原始憑證管理辦法分公司發(fā)生的一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都必須按照規(guī)定的程序和要求，辦理憑證手續(xù)，取得能夠證明該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況的書面證明，即原始憑證。原始憑證是編制記帳憑證的原始依據(jù)，是會計核算的基礎(chǔ)，它的合理取得，有利于明確經(jīng)濟責(zé)任，加強會計監(jiān)督。第一條原始憑證的格式和內(nèi)容原始憑證按照取得的來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成時公司從其他單位或個人直接取得的，如供貨單位的發(fā)票、帳單或收據(jù)等。自制原始憑證是由本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時填制的，一種是本企業(yè)自制對外憑證的副聯(lián)和存根，如保險單副本、保險費收據(jù)、開出支票存根等，另一種是公司內(nèi)部自制，在公司內(nèi)部使用的單據(jù)，如工資單、借款單、領(lǐng)款單、報銷單等。外來原始憑證一般應(yīng)具備如下基本內(nèi)容：1、填制單位名稱；2、原始憑證名稱；3、憑證編號；4、編制日期；5、接受憑證單位名稱；6、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容；7、金額；8、填制單位公章和填制人簽章。一般發(fā)票格式如下：省市商業(yè)零售業(yè)統(tǒng)一發(fā)貨票購貨單位：年月日單位：人民幣元品名規(guī)格單價數(shù)量金額備注人民幣大寫：發(fā)貨單位蓋章：收款人：開票人：經(jīng)手人：第二條原始憑證的填制方法和簽署要求為保證原始憑證能正確、清晰地反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實情況，原始憑證應(yīng)按下列要求填制：1、記錄真實，內(nèi)容完整。原始憑證的填制要求嚴(yán)肅認(rèn)真，憑證上所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須與實際情況完全符合，并按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項進(jìn)行填寫。原始憑證的內(nèi)容必須具備：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制單位名稱或者填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或蓋章；填制單位的公章；接受憑證單位名稱；經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額。對記載不正確、不完整的原始憑證予以退回要求更正和補充。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證加蓋本單位公章。2、書寫清晰，填制及時。原始憑證必須按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間及時填制，并按規(guī)定程序及時地送交財務(wù)部。3、責(zé)任清楚，手續(xù)完備。原始憑證須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)人員和部門認(rèn)真審核、簽名蓋章，以示對該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性、正確性負(fù)責(zé)。4、原始憑證填制時應(yīng)注意以下問題：（1）凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大小寫金額必須相符。（2）支付款項的原始憑證必須有收款單位和收款人的收款證明。、（3）購買實物的原始憑證必須有驗收證明，有入庫單并有驗收人簽字。（4）一式幾聯(lián)的原始憑證要注明各聯(lián)的用途，只能以報銷聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票、收據(jù)、保單、批單等，必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懀⑦B續(xù)編號，作廢時應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存不得撕毀。不得使用過期發(fā)票進(jìn)行報銷。（5）發(fā)生退保、退費等業(yè)務(wù)除按規(guī)定填制批單外，還應(yīng)取得對方收款的有關(guān)證明，如對方身份證復(fù)印件、對方簽字等。（6）職工出差的借款單必須附在記帳憑證之后。收回借款時應(yīng)另開收據(jù)或退還借據(jù)副聯(lián)。（7）原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)由開出單位重開或更正，更正之處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章。（8）外單位提供的憑證丟失，應(yīng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原憑證號、金額和內(nèi)容等，對確實無法取得證明的，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，經(jīng)批準(zhǔn)后代作原始憑證。（9）原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)方可。向外提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)在登記簿上登記，并由提供人員和收件人簽名或蓋章。（10）一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)開具原始憑證分割單進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容和費用分割情況。第三條原始憑證的傳遞、匯集和反饋1、費用支出原始憑證由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員提供，經(jīng)財務(wù)部專人審核簽字、出納付款后，交由會計人員入帳。業(yè)務(wù)收入、支出及其他原始憑證由出納人員審核后提供給會計入帳。2、會計人員在進(jìn)行帳務(wù)處理后，將原始憑證連同記帳憑證返還出納處進(jìn)行帳務(wù)登記，發(fā)現(xiàn)問題及時更改。3、如會計人員在進(jìn)行帳務(wù)處理時發(fā)現(xiàn)原始憑證存在不規(guī)范、簽字不全等問題，則返還經(jīng)辦人員補辦。若實在無法找到經(jīng)辦人員的，由財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理室批示后入帳。第四條原始憑證填制人與審核人的責(zé)任1、原始憑證填制人應(yīng)本著嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度，及時、準(zhǔn)確地按照原始憑證要求填寫，記錄真實、書寫清晰、手續(xù)完備。2、原始憑證審核時，應(yīng)審核其所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合實際情況；費用開支是否符合有關(guān)規(guī)定；基本內(nèi)容是否填寫齊全；數(shù)字計算是否準(zhǔn)確；大小寫金額是否相等等，以保證原始憑證的完整性、正確性和規(guī)范性。3、審核過程中如發(fā)現(xiàn)偽造或涂改單據(jù)等不法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)部門查