公司工程部檔案管理制度

工程部檔案管控管理管控規(guī)章制度

規(guī)章TOC\o"1-5"\h\z第一章總則2\o"CurrentDocument"第二章檔案歸檔3\o"CurrentDocument"第三章檔案整理4\o"CurrentDocument"第四章檔案保管4\o"CurrentDocument"第五章檔案借閱4第六章附則5使用日期文件名稱歸檔號使用機構(gòu)部門機構(gòu)使用人資料份數(shù)每份頁數(shù)使用用途使用正式正式合約生效查閱、借閱、復(fù)印、調(diào)出歸還規(guī)定時間確認本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法檔案號名稱密級使用正式正式合約生效使用機構(gòu)部門機構(gòu)使用人本部門意見檔案主管機構(gòu)部門機構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人意見借閱日期年月日返還日期 年月 日 經(jīng)辦人：備注附件6：2,使用正式正式合密級檔案查借閱審批表注：密級檔案查借閱審批表注：1.借閱絕密資料需經(jīng)所相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準約生效有⑴查閱；（2）摘抄；（3）外借。檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章第一章總則第一條目的為加強公司工程部檔案管控管理管控工作，有效的保護及利用檔案，更好地為公司各項工作服務(wù)，特制定本規(guī)章制度規(guī)章。第二條釋義本規(guī)章制度規(guī)章所稱檔案包括公司對外簽訂的業(yè)主協(xié)議合同協(xié)議、材料協(xié)議合同協(xié)議、施工隊協(xié)議合同協(xié)議、經(jīng)營部中標相關(guān)本次項目的招標文件、投標文件、中標通知書、圖紙、各個相關(guān)本次項目竣工后的建設(shè)資料等。第三條管控管理管控原則（一）集中統(tǒng)一管控管理管控原則。（二）維護檔案完整與安全原則。（三）便于利用原則。第四條適用范圍：本規(guī)章制度規(guī)章適用于公司工程部的檔案管控管理管控。第五條管控管理管控職責.及時做好各個相關(guān)本次項目資料文件的整理及歸檔工作；.督促各個相關(guān)本次項目部移交相關(guān)資料；.定期完成與經(jīng)營部的檔案移交工作；檔案管控管理管控體系的建設(shè)與完善。第二章檔案歸檔第一條檔案歸檔范圍公司各個相關(guān)本次項目具有保存、利用價值的各種形式的文件資料協(xié)議合同協(xié)議均須歸檔。第二條歸檔規(guī)定時間招投標文件、圖紙、中標通知書等文件應(yīng)在經(jīng)營機構(gòu)部門機構(gòu)接到中標通知后及時進行交接；業(yè)主、施工、材料協(xié)議合同協(xié)議應(yīng)在協(xié)議合同協(xié)議簽訂后即刻歸檔存檔；基本建設(shè)類文件應(yīng)在相關(guān)本次項目竣工后1個月內(nèi)歸檔；相關(guān)本次項目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。其他未特別說明的文件材料，應(yīng)隨時歸檔。第三條歸檔相關(guān)要求（-）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確；分類清楚、歸類準確。（三）歸檔時交接雙方根據(jù)移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法確認。移交清單一式二份，雙方本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法后各執(zhí)一份。第三章檔案整理具體見附件《檔案整理細則》。第四章檔案保管第一條檔案保管規(guī)定（一）各類檔案均須按規(guī)章制度規(guī)章向檔案管控管理管控相關(guān)相關(guān)本次項目人移交,集中保管。不得私自留存檔案。（二）具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（三）電子檔案應(yīng)定期進行抽樣檢查，發(fā)觀問題應(yīng)及時采取進行修復(fù)。（四）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（五）密級檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案借閱（一）借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管控管理管控辦法和保密規(guī)章制度規(guī)章的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人相關(guān)相關(guān)本次項目。（-）借閱檔案電子掃描件及原件需申請0A相關(guān)相關(guān)流程，待相關(guān)相關(guān)流程通過后掃描件由檔案管控管理管控員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管控管理管控員填寫《檔案借出登記表》。（三）企業(yè)企業(yè)有關(guān)員工可直接查閱屬本機構(gòu)部門機構(gòu)業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級檔案利用須填寫《密級檔案查借閱審批表》，經(jīng)檔案歸檔機構(gòu)部門機構(gòu)分管相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準后方可查閱。絕密級與機密級檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。（四）檔案借閱期限一般不得超過7個工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長期限不得超過30個工作日。（五）檔案使用者須按照檔案密級對檔案有關(guān)內(nèi)容保密，并對檔案安全、完整相關(guān)相關(guān)本次項目，不得標記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六）檔案歸還時，經(jīng)檔案管控管理管控員核查無誤后，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。（七）企業(yè)有關(guān)員工調(diào)動、離職時，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。第六章附則附件：附件1:檔案整理細則附件2：檔案整理相關(guān)相關(guān)流程附件3：檔案室管控管理管控規(guī)定附件4：檔案移交表附件5：檔案借閱登記表附件6：密級檔案查借閱審批表附件1：檔案整理細則檔案按有關(guān)內(nèi)容分為3個一級類目，即：經(jīng)營管控管理管控類、基本建設(shè)類、協(xié)議合同協(xié)議類。（一）全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度一類別”分類，即將一個全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個年度內(nèi)再按一級類目分類、排列。（二）不同類別檔案的分類經(jīng)營管控管理管控類、協(xié)議合同協(xié)議類按有關(guān)內(nèi)容結(jié)合形成規(guī)定時間、重要程度進行分類；基本建設(shè)類檔案按工程相關(guān)本次項目分類。（三）須嚴格遵守分類規(guī)則，不得私自改動，以保證分類規(guī)則的一致性。 編件、頁號 編件、頁號附件2:檔案整理相關(guān)相關(guān)流程/收藏有保存價\值應(yīng)歸檔資料VV案卷編目、VV案卷編目根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小類、將分類后的資料裝入卷盒J按重要程度、時間或類別等對卷內(nèi)文件進行有序排列 7填寫卷內(nèi)目錄、備考表， 并在備考表上簽字蓋章、 二以寫案卷題名I 7"填寫案卷封面和脊背編制案卷目錄附件3：檔案室管控管理管控規(guī)定第一條檔案室實行專人管控管理管控，非管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實需要其他相關(guān)有關(guān)人員進入庫房時，必須有檔案管控管理管控員陪同并始終相伴。第二條保管檔案必須設(shè)置堅固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫房應(yīng)做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三條檔案室對接收的檔案應(yīng)進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善的保管。第四條檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計規(guī)章制度規(guī)章，設(shè)置登記本、統(tǒng)計薄，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管控管理管控員應(yīng)認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務(wù)。第五條在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時放回原處。第六條檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員須每年對庫藏檔案進行檢查核對，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對破損和變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。附件4:檔案移交表片區(qū)、機構(gòu)部門機