歸檔文件整理方法課件

2018年度

交發(fā)集團(tuán)檔案整理歸檔培訓(xùn)班檔案管理培訓(xùn)

Logohere為國(guó)守史為黨管檔為民服務(wù)習(xí)近平總書記在浙江工作時(shí)強(qiáng)調(diào)：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)規(guī)律得以認(rèn)識(shí)歷史得以延續(xù)各項(xiàng)工作得以發(fā)展都離不開檔案！中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法

第二十七條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：（一）將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；中華人民共和國(guó)監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局第

30

號(hào)

令

第三條將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)或者撤職處分。

第七條因工作不負(fù)責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級(jí)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職或者開除處分。

中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》

（七)完善歸檔制度。各單位檔案機(jī)構(gòu)要認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度，及時(shí)制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核后實(shí)施，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。凡是應(yīng)歸檔的文件材料(包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等)，要向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對(duì)損毀、丟失檔案的，檔案行政管理部門要依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補(bǔ)救。檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)是什么

檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。它的工作內(nèi)容從廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說，是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。前六個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)為編研利用工作。歸檔文件整理方法

今天，我們主要講文件級(jí)整理方法。文件級(jí)整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。1、歸檔文件的收集

3、分年度

5、劃分保管期限7、裝訂主要內(nèi)容9、歸檔文件的編號(hào)2、區(qū)分歸檔范圍4、分類別6、修整文件

8、歸檔文件的排列

10、編制歸檔文件目錄11、裝盒件的定義

件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。如附件多，并且比較厚，不易裝訂，也可單獨(dú)作為一件，即正文與附件各為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。8、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、期刊等，一冊(cè)為一件。9、會(huì)議文件。一次會(huì)議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動(dòng)介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個(gè)人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報(bào)審批的這幾個(gè)人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。以“件”為單位歸檔的好處

方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化管理；減少案卷題名的題寫編制；方便查閱；有利于保密、復(fù)制等文件級(jí)整理程序文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按文件級(jí)整理的步驟。一般情況下，文件級(jí)整理大致需要十一道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒。第一講收集歸檔文件的一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。1、收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對(duì)象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。2、收集工作的原則齊全完整，是收集工作的基本原則。一是全面收集，“四個(gè)方面”齊全二是重點(diǎn)收集，以“我”為主。三是帳外文件的收集3、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。電子文件的收集范圍各單位在工作活動(dòng)中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件及各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件(包括相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件)均應(yīng)歸檔保存。范圍可參照國(guó)家、省、市有關(guān)紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（1）字處理文件：指用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（2）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（3）圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（4）影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。（5）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。（6）多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（7）數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（8）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。（9）計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。（10）數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

收集時(shí)要注意：電子文件收集需要注意的問題一是歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。二是在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。H:\電子文件管理(歸檔)2010.ppt二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度1、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請(qǐng)示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評(píng)結(jié)果、審計(jì)結(jié)論等文件，歸入表彰、考評(píng)、審計(jì)所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對(duì)的第一年度。劃分年度5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對(duì)的最后一個(gè)年度。6、跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕年度。7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度。8、工作計(jì)劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。10、回顧、紀(jì)念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年。13、為某項(xiàng)工作或會(huì)議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標(biāo)示文件形成時(shí)間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。四、分類別1、組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。2、問題分類法問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)，以集中反映某一個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)《國(guó)家檔案局8號(hào)令》，文書檔案的保管期限為永久、30年和10年三種。永久，即在正常情況下，無限期地保存。永久保管的文書檔案主要包括：確定原則是在“以我為主、以人為本”六、修整文件1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物（如訂書針）4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。七、裝訂（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。3、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對(duì)齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對(duì)齊。（二）裝訂方法1、線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂。文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。中間取孔，兩邊各距8cm打孔。2、對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。八、排列文件1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進(jìn)行。采用問題分類的歸檔文件，可依據(jù)黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后，并結(jié)合重要程度排列。九、文件編號(hào)（一）件號(hào)件號(hào)，是歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。1、室編件號(hào)室編件號(hào)，即在歸檔文件整理時(shí)編制的件號(hào)，其編制方法和要求：（1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號(hào)。（2）在同一年度，同一類別，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號(hào)。即一年三個(gè)流水號(hào)，永久從“1”開始，30年從“1”開始，10年從“1”開始，依次編制。（3）不得斷號(hào)，重號(hào)，跳號(hào)。（二）頁(yè)號(hào)頁(yè)號(hào)，是每份歸檔文件頁(yè)次的順序號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁(yè)編寫順序號(hào)，一份文件為一個(gè)流水號(hào)。歸檔文件自身已有頁(yè)碼的不再編號(hào)，自身無頁(yè)碼的要補(bǔ)編頁(yè)號(hào)。如一份文件由幾部分組成，而且每個(gè)組成部分各自編有頁(yè)碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請(qǐng)示和批復(fù)、函與復(fù)函、報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實(shí)施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號(hào)歸檔），要重新編寫頁(yè)號(hào)，即要給這份文件以完整連貫的總頁(yè)碼。2、編寫頁(yè)號(hào)，統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁(yè)，編一個(gè)號(hào)；雙面印刷的為兩頁(yè)，編兩個(gè)號(hào)。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁(yè)，編一個(gè)號(hào)，雙面有字的為兩頁(yè)，編兩個(gè)號(hào)。3、不得重編、漏編頁(yè)號(hào)。（三）蓋歸檔章歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁(yè)上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。

全宗號(hào)

年度

件號(hào)

類別保管期限

頁(yè)數(shù)十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。其填寫方法如下：1、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人（標(biāo)明職務(wù)），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。（1）填寫通用簡(jiǎn)稱。（2）以落款（蓋章）單位為準(zhǔn)填寫，不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人作為責(zé)任者填寫。（3）報(bào)表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填報(bào)單位，即蓋章單位，而不是報(bào)表的印制或發(fā)送單位。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號(hào)屬于哪個(gè)單位，哪個(gè)單位就是主辦單位。如發(fā)文字號(hào)較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個(gè)單位的職能業(yè)務(wù)，責(zé)任者即為這個(gè)單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應(yīng)把本單位也填入責(zé)任者內(nèi)。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責(zé)任者欄內(nèi)。（5）問文與復(fù)文作為一件時(shí)（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等），只填寫復(fù)文單位即可。如在請(qǐng)示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請(qǐng)示、報(bào)告的單位即可。3、文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成。如：萊檔字[1999]第52號(hào)（1）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號(hào)即可。（2）期刊類文件，如簡(jiǎn)報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)、雜志等，只填寫期刊號(hào)即可。（3）報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)、請(qǐng)示與批復(fù)等，只填寫批示、轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)件文號(hào)即可。如在請(qǐng)示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請(qǐng)示、報(bào)告的文號(hào)即可。4、題名：填寫文件標(biāo)題。（1）凡是文件有題名并能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡(jiǎn)化。（2）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名（包括補(bǔ)充和改換題名），外加方括號(hào)[]填寫。①原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬寫文件題名。如市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個(gè)字，則必須補(bǔ)充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為[關(guān)于干部任免的通知]。②文件題名中以發(fā)文字號(hào)代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號(hào)文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實(shí)際上是關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號(hào)文件[加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。③批復(fù)不另行文，只在請(qǐng)示件上簽批請(qǐng)示意見，可在請(qǐng)示件題名的后面補(bǔ)充。如“關(guān)于購(gòu)買復(fù)印機(jī)的請(qǐng)示、[批復(fù)]”。（3）正件與附件為一件時(shí)，如附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×”。文件題名的填寫，可參照案卷級(jí)整理程序中“編制卷內(nèi)文件目錄”中同類項(xiàng)填寫方法填寫。5、日期：即制發(fā)文件的時(shí)間。填寫文件的形成時(shí)間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時(shí)間是2009年8月6日，即填寫為“20090806”。6、頁(yè)數(shù)：填寫每一份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)，即該文件最后一頁(yè)的頁(yè)碼。一份文件由幾個(gè)部分組成的，把幾個(gè)組成部分的頁(yè)數(shù)相加之和即是這份文件的頁(yè)數(shù)。7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。（四）歸檔文件目錄用紙及字跡材料選擇1、用紙：幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm），紙質(zhì)優(yōu)良。2、字跡材料：應(yīng)選用較耐久的字跡材料制作，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，現(xiàn)在一律要求使用計(jì)算機(jī)制作目錄，最好使用激光打印機(jī)，其次可使用噴墨式打印機(jī)，如用針式打印機(jī)應(yīng)選擇較耐久的色帶打印。歸檔文件目錄序號(hào)檔號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期密級(jí)頁(yè)數(shù)備注001WS.2017-Y-BGS-000120170101D30D10歸檔文件目錄冊(cè)脊背全宗號(hào)269類別號(hào)A期限30年年度2009全宗號(hào)類別號(hào)A期限永久年度2009全宗號(hào)269類別號(hào)A期限10年年度2009第十一講裝盒歸檔文件十一、裝盒（一）裝盒1、裝盒時(shí)，應(yīng)將不同年度、不同保管期限、不同類別的文件分別裝入不同的盒內(nèi)，不同類別的文件盡量不要混裝在一個(gè)盒內(nèi)，如單位文件數(shù)量少時(shí)，也可裝入一個(gè)盒內(nèi)。2、裝盒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號(hào)的順序依次裝盒。使之與歸檔文件上的相應(yīng)條目相一致。

3、裝盒時(shí)，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內(nèi)容量硬塞，避免損害文件和盒子。4、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。5、檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號(hào)。盒號(hào)編制方法如下：按三個(gè)保管期限分年度編制小流水號(hào)，即一個(gè)單位、一個(gè)年度的檔案盒按永久、30年、10年三種保管期限編制三個(gè)小流水號(hào)，也就是一年三個(gè)流水號(hào)。盒脊填寫(三級(jí)分類)全宗號(hào)32年度201