大學(xué)檔案工作部門立卷規(guī)范

立卷制度。為了進(jìn)一步做好我校部門立卷工作，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。第一條學(xué)校部門立卷工作是指各歸檔單位將本年度內(nèi)辦理完畢需要連續(xù)保存的文件材料依據(jù)立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交給校檔案館的工作。其次條 各單位要依據(jù)學(xué)校檔案館下發(fā)的全校各類文件材料的歸檔范圍并依據(jù)文件材料產(chǎn)生的規(guī)律和特點(diǎn)在學(xué)校檔案館的具體指導(dǎo)下，由?！布妗陈殭n案員進(jìn)展立卷工作。第三條 校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料可以按征集、代管、捐贈(zèng)的方式進(jìn)展處理，可由本人在檔案部門的指導(dǎo)下立卷，也可由校檔案館在本人協(xié)作下立卷。第四條兼職檔案員應(yīng)依據(jù)本單位的文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)、歸檔范圍，設(shè)置案卷類目、條款，將已經(jīng)辦理完畢的文件材料隨時(shí)歸入卷內(nèi)，為年終調(diào)整定卷奠定根底。第五條立卷歸檔的分工71、全校性、綜合性的文件材料由黨委辦公室和校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類檔案的立卷和歸檔。2、立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口負(fù)責(zé)，其它部門親熱協(xié)作進(jìn)展。3、科研檔案由科研課題組設(shè)專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和歸檔。第六條 案卷質(zhì)量的要求1、各門類檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保案卷便于保管與利用。2、卷內(nèi)文件材料必需準(zhǔn)確反映我校教學(xué)、科研和治理活動(dòng)的內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存。3、治理內(nèi)容的檔案按問題、時(shí)間或重要程度排列。密不行分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列挨次為：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要修改稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的請示、報(bào)告與卷；會(huì)議文件放在開幕年度立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年度立卷。5、確定文件材料的保管價(jià)值，要依據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積存歷史文化財(cái)寶的需要，準(zhǔn)確進(jìn)展推斷：凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌，對學(xué)校、國家建設(shè)、歷史爭論有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長時(shí)期內(nèi)對學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長期保管；凡在短時(shí)期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。6、上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校并要執(zhí)行的重要文件應(yīng)當(dāng)永久保管外，其余多數(shù)為長期、短期保管。7、卷內(nèi)文件材料要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按名目或圖號排列，配套的特別載體文件材料按有關(guān)規(guī)定整理。8、原則上每卷不超過200頁。當(dāng)問題比較單一，文件材料較少，又不便于一起歸類時(shí)，可立薄卷。9、卷內(nèi)文件材料按挨次排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項(xiàng)填寫。10后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。11姓名、檢查人姓名、立卷時(shí)間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位的檔案工作主管負(fù)責(zé)人。12、案卷題名應(yīng)簡明精準(zhǔn)、體式全都。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名〔文種5013原件放在一起，不是中文的文件材料應(yīng)有翻譯件附后。14、超過規(guī)格的圖紙、圖表等文件材料應(yīng)承受手風(fēng)琴方式進(jìn)展折疊。15、不能使用復(fù)印件歸檔。第七條 立卷的具體方法〔一〕黨群、行政類檔案及其余各類檔案綜合局部的立卷方法1、運(yùn)用六個(gè)特征的立卷法是指運(yùn)用分類過程中，提示出來的作者、問題、名稱、時(shí)間、通訊者、卷的共同點(diǎn)。2、“四分四留意”立卷法分年度,留意文件內(nèi)容針對的時(shí)間;分級別,留意本級和上下級同級機(jī)關(guān)文件之間的親熱聯(lián)系;分問題,留意處理好不宜按問題特征立卷的文件材料;分保管價(jià)值,留意立足本機(jī)關(guān)和維護(hù)問題的完整性。3、“一事一卷法”一起案件、一種活動(dòng)所形成的文件，均可單獨(dú)組合一卷?！捕硨ｎ}性、成套性檔案立卷方法〔出版檔案〕按階段、構(gòu)造、部件等分別組卷。具體參閱各類檔案治理細(xì)則?！踩硶?huì)計(jì)檔案財(cái)會(huì)檔案中會(huì)計(jì)檔案立卷按《會(huì)計(jì)檔案治理方法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條 立卷程序〔一〕初步立卷各部門要依據(jù)立卷類目條款將需要?dú)w檔的文件材料初步立成案卷?！捕臣袑従碛蓪W(xué)校檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)展審查，審查的主要內(nèi)容如下：1、文件是否收集齊全；2、分類是否準(zhǔn)確；3、卷內(nèi)文件排列是否合理；4、案卷題名構(gòu)造是否完整，是否簡要提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容?！踩痴{(diào)整定卷成案卷?！菜摹嘲妇淼木幠亢脱b訂考表再進(jìn)展裝訂，并編制案卷名目、立卷說明。〔五〕檔案部門對案卷的整理與編目學(xué)校檔案館統(tǒng)一填寫案卷封面、編制檔號再入庫保存。第九條 歸檔的時(shí)間和手續(xù)1、能按財(cái)政年度歸檔的單位在次年五月底前歸檔。2、能按教學(xué)年度歸檔的單位在下學(xué)年度第一個(gè)月內(nèi)歸檔。3、