企業(yè)公文管理暫行辦法（適用于中小企業(yè)）全

企業(yè)公文管理暫行辦法（適用于中小企業(yè)）第一章總則第一條為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中發(fā)〔2012〕14號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條

企業(yè)公文是公司及所屬公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)國(guó)家有關(guān)行業(yè)政策信息，頒布公司規(guī)章制度、施行管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、聯(lián)系商洽業(yè)務(wù)、制定計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記載活動(dòng)的重要工具，是公司開展經(jīng)營(yíng)管理和外聯(lián)活動(dòng)的有效手段。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是和精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，確保國(guó)家及企業(yè)秘密的安全。第六條各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作，遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。企業(yè)管理人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對(duì)公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。第七條行政管理職能部門是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司總裁并負(fù)責(zé)指導(dǎo)直屬單位的公文處理工作。未設(shè)行政管理職能的單位，由辦公室指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章公文種類第八條企業(yè)公文的種類：（1）報(bào)告：向上級(jí)部門或政府管理部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（2）決定：適用于公司在制定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)方針，設(shè)立組織機(jī)構(gòu)等重大事項(xiàng)、行為做出安排以及用于對(duì)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、行政工作、人事任免及獎(jiǎng)懲等。董事會(huì)任免的通常以決定發(fā)文。（3）決議：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。（4）批復(fù)：上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)，企業(yè)中主要用于董事會(huì)對(duì)運(yùn)營(yíng)。（5）通告：在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（6）公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（7）通知：傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門的公文；傳達(dá)要求下級(jí)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。總裁（經(jīng)理）、CFO（執(zhí)行總裁）職權(quán)范圍任免權(quán)限以內(nèi)的通知的形式發(fā)文。（8）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況。（9）會(huì)議紀(jì)要：記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。主要分為會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)（項(xiàng)目）會(huì)談紀(jì)要。（10）請(qǐng)示：公司所屬部門及單位向公司請(qǐng)求、請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。（11）函：對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。（12）提案：適用于股東、董事、監(jiān)事、公司高管提請(qǐng)股東會(huì)、董事會(huì)、總裁辦公會(huì)審議事項(xiàng)。（13）意見：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。第九條企業(yè)專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說(shuō)明書、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事、匯報(bào)提綱、經(jīng)驗(yàn)報(bào)告等。第十條公文秘級(jí)規(guī)定。（1）絕密：指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。（2）秘密：指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員透露的文書。（3）機(jī)密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。（4）普通：指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問(wèn)卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。（5）傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第三章公文格式第十一條公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，企業(yè)秘密級(jí)公文可省略。（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。企業(yè)公文保密期限可省略。（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”?？墒÷浴＃ㄋ模┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人的姓名。（七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（十二）成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（十五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。（十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。第十二條公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十三條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。第十四條公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章行文規(guī)則第十五條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般應(yīng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)行文；上行文如確需越級(jí)，應(yīng)抄送越過(guò)的上級(jí)單位。第十六條除財(cái)務(wù)職能部門可以對(duì)涉稅事項(xiàng)進(jìn)行稅務(wù)核查業(yè)務(wù)報(bào)告外，其他對(duì)外行文原則上由行政職能部門統(tǒng)一對(duì)外正式行文。其他部門需向所屬企業(yè)或其他部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)時(shí)行文時(shí)，用××函格式。第十七條“對(duì)外正式行文”是指向本企業(yè)以外的其他企業(yè)和單位制發(fā)政策性和規(guī)范性文件?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形摹Ｐ藕焦某褂谩昂钡奈姆N外，還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。第十八條向上級(jí)單位或地方政府行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個(gè)上級(jí)單位或地方政府部門，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。（二）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。（三）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十九條下行文應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（一）主送受理單位或部門，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位或部門。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。（二）聯(lián)合行文或會(huì)簽公文，主辦單位應(yīng)先簽署意見，然后協(xié)辦部門依次簽署意見。（三）凡涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位必須與之協(xié)商、會(huì)簽，取得一致意見后方可行文。（四）征求意見或會(huì)簽公文，主辦部門應(yīng)及時(shí)提出要求，協(xié)辦部門一般應(yīng)在三日內(nèi)回復(fù)。第二十條上級(jí)單位有權(quán)直接向其隸屬的下級(jí)機(jī)構(gòu)發(fā)出領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性公文?？偛扛鞑块T在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)單位行文，并同時(shí)報(bào)送總裁辦公室或行政職能部門。部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未協(xié)商一致，不得各自向下行文。第二十一條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時(shí)抄送所屬企業(yè)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！耙庖姟庇糜谏闲形模瑧?yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；用于下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，所屬企業(yè)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，所屬企業(yè)可參照?qǐng)?zhí)行；用于平行文，所提意見供對(duì)方參考。第二十二條收到所屬企業(yè)的“請(qǐng)示”，上級(jí)單位必須答復(fù)，所屬企業(yè)亦可以詢問(wèn)。收到所屬企業(yè)的“意見”，上級(jí)單位應(yīng)作出處理或答復(fù)。第二十三條上行文“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”需有簽發(fā)人，兩名簽發(fā)人的，主責(zé)人員在“簽發(fā)”第五章公文擬制第二十四條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。第二十五條公文起草應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同公司現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。（三）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。（四）文種正確，格式規(guī)范。（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。（六）起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。第二十六條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由職能管理部門進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。（三）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。（四）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。第二十七條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。第二十八條公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。董事會(huì)、運(yùn)營(yíng)管理團(tuán)隊(duì)根據(jù)股東會(huì)或董事會(huì)的授權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文。第二十九條文書的署名。（1）公司內(nèi)文書，如果是一般往來(lái)文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總簽名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。（2）對(duì)外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書，根據(jù)授權(quán)簽名。第三十條文書制作注意事項(xiàng)。（1）文書必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言