電子數(shù)據(jù)管理規(guī)定

電子數(shù)據(jù)治理規(guī)定Themanuscriptwasrevisedontheeveningof2023編碼SMP-QA-000-01文件名稱電子數(shù)據(jù)治理制度頁數(shù)4 實施日期制訂人審核人批準人制訂日期審核日期批準日期制訂部門分發(fā)部門□生產(chǎn)部口質(zhì)量部(QC)制訂部門分發(fā)部門□生產(chǎn)部口質(zhì)量部(QC)□人力資源部□營銷部口財務(wù)部□儲運部適用范用：適用于本公司產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量掌握及檢驗過程電子數(shù)據(jù)的主成、儲存、備份、修改、刪除等的治理。責(zé)任：計算機系統(tǒng)使用人員、部門主管及QA人員負責(zé)執(zhí)行本制度，質(zhì)量部經(jīng)理負責(zé)監(jiān)視本制度的執(zhí)行。內(nèi)容：定義：.電子數(shù)據(jù)：也稱數(shù)據(jù)電文，是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的信息。.電子簽名：是指電子數(shù)據(jù)中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并說明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。.數(shù)據(jù)審計跟蹤：是一系列有關(guān)計算機操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序及用戶操作等大事的記錄，用以幫助從原始數(shù)據(jù)追蹤到有關(guān)的記錄、報告或大事，或從記錄、報告、大事追溯到原始數(shù)據(jù)。.數(shù)據(jù)完整性：是指數(shù)據(jù)的準確性和可鼎性，用于描述存儲的全部數(shù)據(jù)值均處于客觀真實的狀態(tài)。授權(quán)治理：電子數(shù)據(jù)一般來源于電子系統(tǒng)，數(shù)據(jù)釆集、修改、備份、恢復(fù)和治理由質(zhì)量治理部經(jīng)理〔或質(zhì)量治理部授權(quán)的系統(tǒng)治理員〕、部門主管和操作人員完成：為確保電子數(shù)據(jù)的真實、有效，應(yīng)針對不同的人員進展授權(quán)操作，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。一級治理員〔系統(tǒng)治理員，一般山質(zhì)量部經(jīng)理擔(dān)當(dāng)或授權(quán)QA人員擔(dān)當(dāng)〕：經(jīng)質(zhì)量治理部負責(zé)人授權(quán)的人員，具有系統(tǒng)的全部訪問權(quán)限。有權(quán)建立二級治理員和三級治理員賬戶，如電腦系統(tǒng)時間、系統(tǒng)日志、操作員權(quán)限、增減登錄帳戶和初始登錄帳戶密碼等，對全部使用的應(yīng)用軟件進展進展原名稱安裝、修復(fù)、備份和卸載，必需使用和驗證應(yīng)用軟件為儀器供給商供給的正版軟件〔必要時保存證書〕，重裝和更換電腦、系統(tǒng)升級應(yīng)進展風(fēng)險評估，通過質(zhì)量治理部門對系統(tǒng)和應(yīng)用軟件采集的電子數(shù)據(jù)進展備份和恢復(fù)，對下級人員沒有權(quán)限的內(nèi)容設(shè)置成灰色不能使用，下級人員沒有刪除和修改、復(fù)制和粘貼、剪切和轉(zhuǎn)移、備份和二級治理員〔一般曲部門主管擔(dān)當(dāng)，如化驗室主任〕，經(jīng)質(zhì)量治理部負責(zé)人授權(quán)后，有權(quán)登錄系統(tǒng)，進入化驗室負責(zé)人帳戶，在該帳戶內(nèi)建立操作員〔QC〕各種應(yīng)用軟件操作員帳戶，開啟應(yīng)用軟件審計追蹤功能，建立、修改方法和應(yīng)用軟件系統(tǒng)參數(shù)。建立儀器配置、應(yīng)用軟件產(chǎn)生的文件名稱、保存路徑、分析指標的設(shè)置、使用、操作員〔QC〕修改的權(quán)限；進展分析方法、序列文件、打印設(shè)置的建立，對操作員、復(fù)核員進展電子數(shù)據(jù)治理和操作培訓(xùn)，確保操作員〔QC〕可正常操作并對其進展監(jiān)視治理，全部的一切活動經(jīng)系統(tǒng)治理員復(fù)核和審核，并均有記錄。三級治理員〔化驗室QC擔(dān)當(dāng)〕，有權(quán)登錄系統(tǒng)，進入操作員帳戶，使用應(yīng)用軟件程序，調(diào)用方法文件，對儀器設(shè)備進展在線和離線〔脫機〕操作，釆集數(shù)據(jù)，并進展保存或打印，在取得上一級同意后，可修改局部方法條件設(shè)置，經(jīng)審核和復(fù)核后，方可使用，并做好修改記錄。一級治理員、二級治理員及三級治理員假設(shè)離開本崗位或不再具有該工作職責(zé)，質(zhì)量監(jiān)督治理部應(yīng)馬上取消取對其授權(quán)，并進展變更。帳號及密碼治理每一個權(quán)限級別的人員，山系統(tǒng)治理員分別設(shè)置不同的用戶名和初始密碼，在使用過程中不改，不得再指定給他人，保證唯一性。上述全部人員應(yīng)經(jīng)過使用和治理權(quán)限的培訓(xùn)，并經(jīng)考核合格后才能上崗獨立操作。軟件登陸用戶名及密碼統(tǒng)一山系統(tǒng)治理員或指派負責(zé)人員安排，初次安排時、按權(quán)限級別賜予如：用戶名：zhanghai,密碼：abcl23o當(dāng)人員增加時，系統(tǒng)治理員或指派負責(zé)人應(yīng)準時添加用戶名及密碼，做好權(quán)限安排。當(dāng)人員離職、調(diào)離原工作崗位，系統(tǒng)治理員或指派負責(zé)人應(yīng)準時刪除用戶名及密碼。當(dāng)相關(guān)人員權(quán)限等級要做調(diào)整時，系統(tǒng)治理員或指派負責(zé)人應(yīng)準時調(diào)整權(quán)限，并在相應(yīng)權(quán)限下安排的密碼。計算機系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置電腦屏保，每次開機使用應(yīng)當(dāng)驗證一次，以確保操作人員短時間內(nèi)離開其他人員不至于誤操作或誤修改。電子數(shù)據(jù)分類：電子數(shù)據(jù)分為一般數(shù)據(jù)和重要數(shù)據(jù)兩種。一般數(shù)據(jù)主要指：個人或部門〔小組〕的各種信息及辦公文檔、電子郵件、人事檔案、考勤治理等。重要數(shù)據(jù)：主要包括公司GMP文件、高效液相圖譜、氣相色譜圖譜等數(shù)據(jù)。5.計算機文件命名原則和存儲路徑。當(dāng)檢測、運行完畢后，重要的數(shù)據(jù)文件如成品檢驗數(shù)據(jù)，需馬上保存至電腦相關(guān)盤符專用文件夾，并準時打印成紙質(zhì)文件。電子數(shù)據(jù)要按月份保存在非系統(tǒng)盤LI錄；存儲路徑：依據(jù)文件〔軟件〕性質(zhì)不同，存放位置不同，一般計算機操作系統(tǒng)軟件存放〔安裝〕在C盤下，C:\Windows文件夾下，應(yīng)用軟件存放〔安裝〕在D盤下，D:\Progran〕F訂es文件夾下〔或者D盤其它文件夾〕,當(dāng)月的數(shù)據(jù)備份文件存放在E盤。電子數(shù)據(jù)的備份治理？一般數(shù)據(jù)：每年山各部門自行備份，閱歷證恢復(fù)正確后，報給質(zhì)量治理部整理后刻盤歸檔備份。重要數(shù)據(jù)：每三個月山QA人員及部門主管共同收集備份，閱歷證恢復(fù)正確后，報給質(zhì)量治理部整理后刻盤歸檔備份。全部備份介質(zhì)存放在檔案室，一律不準外借，不準流出公司，任何人員不得擅自取用，更不得私自備份。必要時，取用需經(jīng)質(zhì)量負責(zé)人批準，并填寫《文件借閱記錄》。借用人員使用完介質(zhì)后，應(yīng)馬上歸還。由備份治理員檢查，確認介質(zhì)完好。備份治理人員及借用人員須分別在《文件借閱記錄》上簽字確認。備份介質(zhì)要每半年進展檢查，以確認介質(zhì)能否連續(xù)使用、備份內(nèi)容是否正確。一旦覺察介質(zhì)特別、損壞，應(yīng)馬上更換，并對損壞介質(zhì)進展銷毀處理。需要長期保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)在介質(zhì)有效期內(nèi)進展轉(zhuǎn)存，防I匕存儲介質(zhì)過期失效。存放備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)必需具有明確的標識；標識必需使用統(tǒng)一的命名標準，注明來源、應(yīng)用軟件、介質(zhì)編號、備份內(nèi)容、備份日期、備份時間、光盤的啟用日期、保存期限和系統(tǒng)治理員等重要信息。8.電子數(shù)據(jù)的恢復(fù)計算機故障時操作人員應(yīng)馬上報告計算機系統(tǒng)使用部門主管，由計算機使用人員與部門主管共同對故障進展初步分析處理，如無法排解故障