職場(chǎng)中必須掌握的英語(yǔ)

職場(chǎng)中必須掌握的英語(yǔ)一、這么談判，輕松拿下訂單

通常人們將談判視為唇槍舌劍的對(duì)抗性運(yùn)動(dòng)，或者理解為談判雙方在利益面前勢(shì)不兩立。事實(shí)上，談判是不動(dòng)干戈地制造雙贏的機(jī)會(huì)，是共同努力的過(guò)程。

1.談判前應(yīng)盡可能把握對(duì)方的基本狀況、經(jīng)營(yíng)策略。正所謂知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。

把握的狀況應(yīng)包括exportterms(出口狀況)，unitprice(單價(jià))，termsofpayment(付款方式)，creditreference(資信證明)，marketacceptance(市場(chǎng)銷量)，priceofthesameproduct(同類商品的價(jià)格)等等。此外還應(yīng)使用禮貌、正式的語(yǔ)言和措詞，樹立專業(yè)形象。努力制造和諧的溝通氣氛，擅長(zhǎng)傾聽、分析和推斷，要知道如何適當(dāng)?shù)胤磽魧?duì)方。

C:Idliketogettheballrollingbytalkingabouttheprice.

M:Idbehappytoansweranyquestionsyoumayhave.

C:Yourproductsaregreatineveryway.ButIamalittleworriedaboutthepriceyouareasking.

M:Youthinkwewillbeaskingformore?

這里gettheballrolling相當(dāng)于startthenegotiation，這幾句話實(shí)際上就營(yíng)造了談判的氣氛，接下來(lái)的談判必定是圍繞價(jià)格進(jìn)行的了。

2.要敏捷使用討價(jià)還價(jià)的技巧，不要接受首次報(bào)價(jià)或者還價(jià)，要意識(shí)到大多數(shù)公司的產(chǎn)品和服務(wù)中包含高額利潤(rùn)。應(yīng)分清主次，進(jìn)退有度，以大局為重，不要因計(jì)較微小的得失而失去大買賣;談判陷入僵局時(shí)，可以臨時(shí)擱置重要議題，先就較小議題達(dá)成協(xié)議來(lái)推動(dòng)談判的連續(xù)進(jìn)行。

C:ThatsnotexactlywhatIhadinmind.Idlike25%discount.

M:Thatseemstobealittlehigh.Idontknowhowwecanmakeprofitswiththosenumbers.

C:Well,ifwepromisefuturebusiness-volumesales,thatwilllowerthecostsformakingproducts,right?

M:Yes,butitshardtoseehowyoucanordersuchlargeorders.Wedlikeaguaranteeoffuturebusinessnotjustapromise.

C:Wesaidwewanted2000piecesover6monthsperiodwithguarantee.

M:Idlikethattobeonpaper,whichwillbeagoodreasonforfurtherdiscussion.

promisefuturebusiness實(shí)際上就是個(gè)favorableterm(有利的條件)，通過(guò)提出這個(gè)條件客戶勝利地勸告了制造商降價(jià)。但是制造商也不是那么好騙的，他要求客戶承諾固定的大量的訂單，同時(shí)還要求paperguarantee(書面保證)，究竟口頭承諾是隨便的，有風(fēng)險(xiǎn)的。

3.把握好堅(jiān)持和讓步的火候，明確自己的交易原則和底線價(jià)格，但必要時(shí)可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)腸oncession(讓步)，讓對(duì)方有肯定的成就感，順當(dāng)簽下合同。

C:Whatexactlydoyoupropose?

M:Iproposeareductionof4%.

C:Letsbothmakeafurtherconcession-6%.

M:ButImafraid5%isourrockbottomprice.

C:Good.Then5%itis.

4.在制造商提出他的rockbottomprice(底價(jià))后，談判的另一方再次做出了讓步，從而concludeadeal(達(dá)成了協(xié)議)。

M:Hereareourpricelists.ThequotationsareallinUSdollarsnetFOB.Imsureyouwillfindwehavethemostcompetitiveprices.

C:ButIfindthatthesepricesarehigherthantheonesyouquotedafewmonthsago.

M:Thatstrue.ButImsureyourealizethatthecostsofrawmaterialhavegoneupconsiderablynowadays.Comparedwiththepricesofferedbyotherfirms,oursarestillfavorable.

5.商談價(jià)格時(shí)也應(yīng)留意幾種不同的termsofpayment(付款方式)，包括信用證(LetterofCredit，簡(jiǎn)稱L/C);匯付，主要包括電匯(TelegraphicTransfer，簡(jiǎn)稱T/T)、信匯(MailTransfer，簡(jiǎn)稱M/T)和票匯(DemandDraft，簡(jiǎn)稱D/D)三種;托收(Collection)，主要包括付款交單(DocumentsagainstPayment，簡(jiǎn)稱D/P)和承兌交單(DocumentsagainstAcceptance，簡(jiǎn)稱D/A)兩種。

6.最終，假如雙方的談判沒(méi)有達(dá)成共識(shí)，也不應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)出急躁或不滿;要禮貌地向?qū)Ψ奖硎靖兄x;向?qū)Ψ街厣曜约旱牧?chǎng)，微笑著離開。

二、每場(chǎng)會(huì)議都是你力量展現(xiàn)的舞臺(tái)

在party(晚會(huì)，社交性宴會(huì))，at-homeparty(家庭宴會(huì))，teaparty(茶會(huì))，fancyball(扮裝舞會(huì))這些消遣性較強(qiáng)的會(huì)議上，大家一般可以隨心所欲地enjoyoneself，不用太過(guò)拘泥于禮節(jié)和法規(guī)。國(guó)外甚至還特別流行pajamaparty(睡衣派對(duì))，在派對(duì)上大家會(huì)玩一些輕松的小嬉戲，穿上符合主題的睡衣。

而一些公司的generalmeeting,generalassembly(會(huì)員大會(huì))，symposium,seminar可能是最讓人頭疼的了，會(huì)議好像就是個(gè)充斥著各種空話的場(chǎng)合。但是會(huì)議上所用到的詞匯也最固定，最有規(guī)律可循。把握了一些核心的詞匯，其實(shí)誰(shuí)都可以去聯(lián)合國(guó)大會(huì)上作keynotespeech(主題演講)。

會(huì)議的開場(chǎng)可以先客套地說(shuō)幾句感謝詞以及對(duì)此次會(huì)議取得成果的一些期盼。

Icallthismeetingtoorder.Thankyouallinattendancetoday.Iknowitsabusydayforyouall.Wehavealotofmaterialtocovertoday.Dideveryonegetanagenda?Also,mayIsuggestsomething?Iknowwehavemanypointstoreviewtoday,butwoulditbepossibletolimitourmeetingtimetofinishbefore4:00?Manyofusstillhaveamountainofworktodobeforethedaysend.Weshouldbeabletofinisheverythingupbeforethen.

宣布開會(huì)即Callthismeetingtoorder，也可以說(shuō)declarethemeetingopen，不過(guò)這一般用在比較正式的會(huì)議上，假如只是公司內(nèi)部開的小會(huì)就沒(méi)必要這么裝腔作勢(shì)了。也可以采納半正式的說(shuō)法Perhapswedbettergetstarted/downtobusiness或Allright,Ithinkitsabouttimewegetstarted/going.較口語(yǔ)的.說(shuō)法有Letsbegin/getgoing或Shallwestart?

Iknowitsabusydayforyouall.開會(huì)對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō)都是件不情愿的事，所以還是說(shuō)幾句話安撫一下民心吧，Thankyoufortakingtimeoutofyourbusyschedule.(感謝你們撥冗而來(lái)。)更是提升了這句話的檔次。

假如有其他重要來(lái)賓的到來(lái)，也應(yīng)當(dāng)在開場(chǎng)時(shí)表示歡迎。Itismygreatpleasuretowelcome.../Iwanttothank...forbeinghere.開場(chǎng)的客套話結(jié)束，開頭言歸正傳，陳述會(huì)議重點(diǎn)。首先可以說(shuō)一句概括的話引起大家的留意，如letsrunthroughthemajorpointsfirst(讓我們先掃瞄一下要點(diǎn))，ourconferenceismainlydealingwith...Ourfocusison...(會(huì)議的重點(diǎn)是)

Thefirstmatterofbusinessistoapprovetheminutesofourlastmeeting.Iproposeweaccepttheminutes.Now,nextonouragendaisourbudgetreview.Margaret,canyoupleasefillusinonwherethebudgetreviewstands?

可以用thefirstmatter,nextonouragenda,nextwearegoingtodiscuss這些承接詞來(lái)使整個(gè)會(huì)議有序的召開。為避開會(huì)議變成一個(gè)人的獨(dú)角戲，可以邀請(qǐng)員工發(fā)表意見，甚至expressonesviewsfullyandfreely(暢所欲言)來(lái)實(shí)現(xiàn)exchangeofideaandinformation，讓會(huì)議變得不那么枯燥。這里fillsomebodyin是告知某人某事的意思。

Anyobjections?No?Ifthereisnoobjections,thenourmodificationstotheagendahavebeenapprovedunanimously.Wewillproceedaccordingtotheamendmentswevejustmade.

多問(wèn)Anyobjections,doallpeopleagree?這些問(wèn)題也使得會(huì)議更加民主。approvedunanimously是全體全都同意的意思，proceed表示continuediscussing。

最終到了總結(jié)會(huì)議內(nèi)容的時(shí)候了，會(huì)議的主持人可以再次感謝大家的到場(chǎng)，說(shuō)明會(huì)議fulfillthegreatpartoftheagenda(完成了議程的大部分)，取得了一些achievements和fruitfulresults。假如是動(dòng)員大會(huì)，最終肯定還要再boosttheemployeesmorale(興奮員工士氣)，號(hào)召大家makejointeffortstoachievefurtherprogress(攜手努力再創(chuàng)輝煌)。

三、打電話是職場(chǎng)必修課

電話英語(yǔ)也是有肯定的講究的，了解一些常用的打電話時(shí)需要用到的詞匯有助于我們的溝通更好地開展。

一般日常接聽電話時(shí)我們通常會(huì)說(shuō)Thisis...(人名)speaking，對(duì)方可能會(huì)說(shuō)：Isthis...(電話號(hào)碼或人名?)有時(shí)假如一時(shí)沒(méi)有聽出對(duì)方的聲音，可以問(wèn)：Whoisthis?Idontrecognizeyourvoice.(誰(shuí)呀?我聽不出你的聲音來(lái)。)

假如對(duì)方找的不是自己，可以說(shuō)：Holdonplease.(請(qǐng)稍等。)然后轉(zhuǎn)告對(duì)方要通電話的人：Yourewantedonthetelephone.(有電話找你。)，那人假如不在則可以主動(dòng)提議為對(duì)方留言：Wouldyouliketoleaveamessage?(你情愿留個(gè)話嗎?)對(duì)方可能會(huì)提出如：Wouldyoumindtellinghimtocallbacksometimetomorrow?(明天什么時(shí)候請(qǐng)你叫他回我一個(gè)電話，好嗎?)Wouldyoupleasetell...(人名)Icalled?(請(qǐng)你告知說(shuō)我給他打過(guò)電話，好嗎?)

打錯(cuò)電話好像是件很尷尬的事，但是也很常見，假如對(duì)方打錯(cuò)了電話，你可以說(shuō)：Youmusthavedialedthewrongnumber.(你肯定是拔錯(cuò)號(hào)了。)假如是你撥錯(cuò)了號(hào)，則要為打攪對(duì)方而賠禮：Sorry,Idialedawrongnumber.

假如是公司職員接聽正式的商務(wù)電話，則要更加留意自己的言辭。由于稍有不慎，可能錯(cuò)過(guò)的就是公司的一個(gè)大客戶。

A:Hello,thankyouforcalling...(公司名).Thisis...(人名)speaking,howmayIhelpyou?

B:Hello,Iwouldliketospeaktoyourdirectorofhumanresourcesplease.

A:Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable.MayItellherwhoiscalling?

B:Thisis...(人名)from...(公司名),ImcallinginregardtoourmeetingnextTuesday.

A:Thankyou,canyoupleaseholdforamoment?

B:Noproblem.

A:Imsorry,Ms...(人名)isawayfromherdesk.Shehasalreadyleftforlunch.Wouldyouliketoleaveamessageforher?

B:Yes,pleasehaveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice.Itsbestifshecangetintouchwithmebefore3pm.today.Shecanreachmeatmyofficenumber,...(電話號(hào)碼)

A:Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?

B:Surethenumberis...，tellhertoaskforextension31.

A:Allright,Iwillmakesureshereceivesyourmessageandreturnsyourcallbefore3pmthisafternoon.

B:Thankyouverymuch.

首先職員應(yīng)自報(bào)家門，說(shuō)明公司名和自己的名字，并客氣地問(wèn)：HowmayIhelpyou?在對(duì)方說(shuō)明來(lái)意，要找directorofhumanresources(人力資源部主管)后，應(yīng)首先查實(shí)主管在不在，忙不忙，可以說(shuō)：Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable/atherdesk.(請(qǐng)稍等一下，我去看看她忙不忙/在不在。)電話的另一方也應(yīng)自報(bào)家門，說(shuō)明這通電話的來(lái)意--callinginregardstoourmeetingnextTuesday(詢問(wèn)有關(guān)下周二會(huì)議的事)。

發(fā)覺(jué)主管awayfromherdesk，職員主動(dòng)提出takeamessage，對(duì)方提出要求，盼望haveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice，也就是askhertoreturnmycallwhenshereturnstotheoffice(在她回辦公室后請(qǐng)她回我電話)，并說(shuō)出自己的officenumber.

為確保message的精確?????性，職員可以要求對(duì)方重復(fù)號(hào)碼和個(gè)人信息：Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?(對(duì)不起，我沒(méi)有聽清，可以重復(fù)一下號(hào)碼嗎?)或justtoconfirm...再重復(fù)一遍電話號(hào)碼。對(duì)方提出tellhertoaskforextension31，extension即接分機(jī)號(hào)。

假如使用電話預(yù)約酒店或其他的服務(wù)，可以直接說(shuō)：ImcallingfromNewYork.Idliketobookaroominyourhotel.Receptionist(接待員)會(huì)緊接著問(wèn)：Whatkindofroomwouldyoulike,sir?并問(wèn)對(duì)方的fullname,arrivalanddeparturedate(入住和登出的日期)。

由于預(yù)訂酒店通常都必需在固定的時(shí)間段前到達(dá)酒店，receptionist會(huì)問(wèn)：Whattimewillyoubearriving，并說(shuō)明Youllbeexpectedtobeherethen.

四、寫好商務(wù)信函，給客戶留下最佳印象

工作的時(shí)候，我們少不了要和商務(wù)信函打交道，商務(wù)信函是聯(lián)系客戶的重要紐帶，因此措辭和格式也都有肯定的要求。

1.客戶下訂單的信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFiberProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WethankyouverymuchforyourletterofMay6,2023,andyourkindinterestinourimportbusinessoftextileproducts.Yourtextileproductsaresoattractiveinitspriceandqualitythatwehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.

Wehavebeencloselyconnectedwithreliablewholesalershere.Accordingly,weareverycon?dentofplacingalargeorderwithyouifyouacceptthefollowingtermsandconditions:

TermsofPayment:Bycon?rmedirrevocableleterofcreditTermofShipment:DuringOctober-November

Reference:BankofTokyo-Mitsubishi,Japan

Welookforwardtoyourfavorablereply.

Yoursfaithfully,Paci?cStandardTradeCo.,Ltd.

MalilianGeneralManager

首先要留意商務(wù)信函的格式，現(xiàn)在使用的格式主要有傳統(tǒng)的縮頭式(theconventionalindentedform)和現(xiàn)代的齊頭式(themodernblockedform)。縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多?，F(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書信中使用得特別普遍。上面這封信函就是用齊頭式的格式寫的。開頭自上至下依次為日期，對(duì)方公司的名稱、地址。

這封信函首先對(duì)對(duì)方來(lái)函表示感謝thankyouforyourletterof...，此外對(duì)于某月某日來(lái)函的詢價(jià)，深表謝意可說(shuō)thankyouverymuchforyourinquiryof...Weareverymuchobligedbyyourinquirydated...Weareindebtedtoyourinquiryunderdate(of)...

接著切入主題，表明白和對(duì)方公司建立貿(mào)易關(guān)系的意愿：Wehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.也可以說(shuō)：Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany(我們?cè)概c貴公司建立商務(wù)關(guān)系)，Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou(我們盼望與您建立業(yè)務(wù)往來(lái))。

再接著提出了placealargeorder(大量訂貨)的一些前提條件，termsofpayment(付款條件)，termofShipment(裝運(yùn)條件)，reference(介紹人)。

商務(wù)往來(lái)中termsofpayment主要包括remittance(匯付)，collection(托收)和letterofcredit(信用證)。這里confirmedirrevocableletterofcredit是保兌的不行撤銷信用證，其他的信用證還有DocumentaryCredit(跟單信用證)，CleanCredit(光票信用證)，RevocableL/C(可撤銷信用證)，UnconfirmedL/C(不保兌信用證)，SightL/C(即期信用證)，UsanceL/C(遠(yuǎn)期信用證)。

最終結(jié)語(yǔ)為：Welookforwardtoyourfavorablereply(靜候佳音).

結(jié)尾的格式就像平常寫的信件一樣，yourssincerely或yoursfaithfully.不過(guò)留意下面應(yīng)當(dāng)先寫公司的名字，再寫寫信人的名字，不然會(huì)給人喧賓奪主的感覺(jué)。

2.通知信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFibireProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WehavereceivedwiththanksyourletterofMay