常用辦公軟件技能課件

常用辦公軟件技能培訓(xùn)常用辦公軟件技能培訓(xùn)目錄CONTENTExcel技能篇PPT技能篇目錄CONTENTExcel技能篇數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)有效性條件格式認(rèn)識Excel函數(shù)Excel函數(shù)的結(jié)構(gòu)常見的幾類函數(shù)應(yīng)用實(shí)例認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是什么數(shù)據(jù)透視表的幾個(gè)簡單應(yīng)用實(shí)例Excel技能篇Excel技能篇序列選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---序列---在“來源”輸入（A,B,C,D)注意逗號要半角格式禁止輸入重復(fù)數(shù)據(jù)

=countif(區(qū)域,起始單元格)=1選中區(qū)域---數(shù)據(jù)---數(shù)據(jù)有效性---允許（自定義)---公式填寫=COUNTIF(A:A,A1)=11.2數(shù)據(jù)的有效性序列1.2數(shù)據(jù)的有效性1-3條件格式利用突出的格式，經(jīng)常能起到提醒的功能如：突出不滿勤的人GO

突出年齡大于30的人等如何取消條件格式？1-3條件格式如何取消條件格式？認(rèn)識Excel函數(shù)認(rèn)識Excel函數(shù)2-1.EXCEL函數(shù)的結(jié)構(gòu)Excel函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式。Excel函數(shù)結(jié)構(gòu):也有一些函數(shù)是沒有參數(shù)的,如NOW()左右括號成對出現(xiàn)單一結(jié)構(gòu)嵌套結(jié)構(gòu)參數(shù)與參數(shù)之間使用半角逗號進(jìn)行分隔2-1.EXCEL函數(shù)的結(jié)構(gòu)Excel函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用例子運(yùn)行結(jié)果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars

指定要由LEFT所提取的字符數(shù)。=LEFT(A1,2)從A1最左邊向右取兩位2、Right2、RIGHT(text,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars

指定希望RIGHT提取的字符數(shù)。=RIGHT(A1,2)從A1最右邊向左取兩位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中：Text

是包含要提取字符的文本字符串。Start_num

是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置。Num_chars

指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。=MID(A1,2,3)從A1左邊第2位開始取3位4、&（連接符號）XX&XX=A2&B2將A2和B2內(nèi)容合并在一起常用函數(shù)之截取、合并類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用例子運(yùn)行結(jié)果1、Left1、LEF應(yīng)用實(shí)例從身份證號碼提取出生日期

在C2單元格中輸入=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)

公式解析：

MID(B2,7,4)表示提取B2單元格中從第7位開始連續(xù)4位的字符，即出生年；

MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第11位開始連續(xù)2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2單元格中從第13位開始連續(xù)2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用來連接兩個(gè)文本字符串。

應(yīng)用實(shí)例函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用FIND=FIND("龍",C6)在c6中查找龍，結(jié)果顯示龍?jiān)赾6中的位數(shù)，查不到顯示#VALUE!常用函數(shù)之查找類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用FIND在c6中查找龍，結(jié)果顯示龍函數(shù)VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以從8月工資表導(dǎo)入考勤到8月考核表為例）GO參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型lookup_value要查找的值數(shù)值、引用或文本字符串table_array要查找的區(qū)域數(shù)據(jù)表區(qū)域col_index_num返回?cái)?shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)正整數(shù)range_lookup精確匹配/模糊匹配0或1函數(shù)VOOKUP參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型lookup_val函數(shù)VOOKUP選擇區(qū)域里最好不要有合并的單元格（先“取消單元格合并”）如果單元格里有空格，有可能導(dǎo)不出來

（提示：函數(shù)TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重復(fù)的名字查找區(qū)域首列必須含有查找的內(nèi)容（第一個(gè)參數(shù)）介紹vookup函數(shù)與IFERROR函數(shù)組合使用(以從8月工資表導(dǎo)入考勤到8月考核表為例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工資'!B:F,5,0),0)

如果VOOKUP函數(shù)運(yùn)行后找不到對應(yīng)的數(shù)據(jù)，就會顯示為#N/A，IFERROR的作用就是把這些#N/A都變?yōu)榈?個(gè)參數(shù)。函數(shù)VOOKUP函數(shù)名語法/例子函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用Value=value(b1)將b1數(shù)值化Numberstring=NumberString(7890,1）運(yùn)行結(jié)果：七千八百九十=NumberString(7890,2)運(yùn)行結(jié)果：柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)運(yùn)行結(jié)果：七八九○=numberstring(b1,2)將b1數(shù)字轉(zhuǎn)為大寫漢字Row=ROW(reference)其中：Reference

為需要得到其行號的單元格或單元格區(qū)域。=row(b1)求b1是第幾行（值為1)Column=COLUMN(reference)=column(b1)求b1是第幾列(值為2)常用函數(shù)之文本類函數(shù)函數(shù)名語法/例子函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用Value=value(b1函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用len=LEN(text)其中：Text

是要查找其長度的文本。空格將作為字符進(jìn)行計(jì)數(shù)。=len(C2)計(jì)算C2的字符長度rankRANK(number,ref,order)Number

為需要找到排位的數(shù)字。Ref

為數(shù)字列表數(shù)組或?qū)?shù)字列表的引用。Ref中的非數(shù)值型參數(shù)將被忽略。Order

為一數(shù)字，指明排位的方式。=rank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)計(jì)算b1在b1:b10區(qū)域中從大到小排第幾名；計(jì)算b1在b1:b10區(qū)域中從小到大排第幾名。常用函數(shù)之文本類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用len=LEN(text)計(jì)算C2應(yīng)用實(shí)例在C1輸入=A1&"+"&B1如何根據(jù)A1得出B1和C1？在B1輸入=LEFT(A1,FIND("+",A1)-1)分析：思路是從左邊開始，截取“+”號前的位數(shù)。在C1輸入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("+",A1))分析：思路是截取“+”號后的位數(shù)。如何根據(jù)A1、B1得出C1？應(yīng)用實(shí)例如何根據(jù)A1、B1得出C1？函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a2>0,1,0)當(dāng)a2>0時(shí)，顯示1，否則顯示0ANDAND(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...

表示待檢測的1到30個(gè)條件值，各條件值可為TRUE或FALSE。=and(a3>0,b3<0)當(dāng)A3>0,并且b3<0時(shí)，顯示true，否則顯示falseOROR(logical1,logical2,...)Logical1,logical2,...

表示待檢測的1到30個(gè)條件值，各條件值可為TRUE或FALSE。=or(a4>0,b4<0)當(dāng)a4>0,或者b4<0時(shí)，都顯示true，否則顯示false常用函數(shù)之判斷類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用IFIF(logical_testIF函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例區(qū)域段自動算出對應(yīng)等級=IF(K4>=90,"A",IF(K4>=80,"B",IF(K4>=70,"C","D")))嵌套了兩個(gè)IF函數(shù)分?jǐn)?shù)段等級分?jǐn)?shù)≥90分A80分≤分?jǐn)?shù)＜90分B70分≤分?jǐn)?shù)＜80分C分?jǐn)?shù)＜70分DIF函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例區(qū)域段自動算出對應(yīng)等級分?jǐn)?shù)段等級分?jǐn)?shù)≥90函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用1、NOW=now()顯示當(dāng)前的日期+時(shí)間2、TODAY=today()顯示今天的日期3、WEEKDAY=weekday(b1,2)判斷b1為星期幾4、DAY=day(b1)顯示b1的號數(shù)5、MONTH=month(b1)顯示b1的月數(shù)6、YEAR=year(b1)顯示b1的年數(shù)常用函數(shù)之日期類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用1、NOW=now()顯示當(dāng)前的日函數(shù)名以單元格b1為2013-4-5為例的運(yùn)行結(jié)果函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用WEEKDAY6=weekday(b1,2)判斷b1為星期幾DAY5=day(b1)顯示b1的號數(shù)MONTH4=month(b1)顯示b1的月數(shù)YEAR2013=year(b1)顯示b1的年數(shù)常用函數(shù)之日期類函數(shù)函數(shù)名以單元格b1為2013-4-5為例的運(yùn)行結(jié)果函數(shù)結(jié)構(gòu)函DATEDIF函數(shù)常用于計(jì)算兩日期的時(shí)間差=DATEDIF(較早的日期，較晚的日期，第三個(gè)參數(shù)）第三個(gè)參數(shù)：“Y”---兩日期間共多少年?！癕”----兩日期間共多少個(gè)月?！癉”----兩日期間共多少天?！癕D”是兩日期中天數(shù)的差。忽略日期中的月和年?！癥M”是兩日期中月數(shù)的差。忽略日期中的年?！癥D”是兩日期中天數(shù)的差。忽略日期中的年。DATEDIF函數(shù)舉例:算兩個(gè)日期間差幾年、幾月、幾日開始時(shí)間是2012-2-21結(jié)束時(shí)間是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,"Y")D2=DATEDIF(A2,B2,"YM")E2=DATEDIF(A2,B2,"MD")F2=DATEDIF(A2,B2,"D")G2=DATEDIF(A2,B2,"M")H2=DATEDIF(A2,B2,“YD")I2=C2&"年"&D2&"個(gè)月"I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“個(gè)月"舉例:算兩個(gè)日期間差幾年、幾月、幾日應(yīng)用實(shí)例3從出生日得出年齡

在D2單元格中輸入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)

因?yàn)閺纳矸葑C提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)所以若直接從身份證得出年齡D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2),NOW(),"y")

應(yīng)用實(shí)例3函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用1、COUNT=Count(a1:a10)計(jì)a1:a10中數(shù)字的個(gè)數(shù)2、COUNTA=Counta(a1:a10)計(jì)a1:a10中非空單元格的個(gè)數(shù)，（0也算）3、COUNTBLANK=Countblank(a1:a10)計(jì)a1:a10中空白單元格的個(gè)數(shù)常用函數(shù)之計(jì)數(shù)類函數(shù)函數(shù)名語法函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)作用1、COUNT2、COUNTA3、COUNTIF函數(shù)

COUNTIF(range,criteria)

區(qū)域條件標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)數(shù)數(shù)的函數(shù)，可以用于數(shù)出參數(shù)1區(qū)域內(nèi)，符合參數(shù)2的條件的單元格個(gè)數(shù)。如：=countif(F3:F10,“女”)

統(tǒng)計(jì)F3:F10中女的個(gè)數(shù)。

COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例統(tǒng)計(jì)一定區(qū)間的個(gè)數(shù)如：統(tǒng)計(jì)9月流動表“9月在職”工作表中，≥50歲以上的人數(shù)：=COUNTIF(F:F,">=50")20歲≤年齡＜40歲的人數(shù)：=COUNTIF(F:F,">=20")-COUNTIF(F:F,">=40")（注意：如果要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)是有一個(gè)綠色的左角的，

要先選擇要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊符號，選擇

“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”，不然是統(tǒng)計(jì)不了個(gè)數(shù)的）GOCOUNTIF函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例統(tǒng)計(jì)一定區(qū)間的個(gè)數(shù)認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種交互，交叉制作的報(bào)表，一組具有多個(gè)字段的數(shù)據(jù)進(jìn)行多立體的分析匯總，用于對多種來源的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，從而可以快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)規(guī)模比較大時(shí)，這種分析的意義就顯得尤為突出。說人話一種快速分析數(shù)據(jù)的工具認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種交互，交叉制作的報(bào)表，一組具有前提這些數(shù)據(jù)使用數(shù)段表進(jìn)行管理前提統(tǒng)計(jì)9月入職的招聘來源分布統(tǒng)計(jì)離職原因分布個(gè)數(shù)統(tǒng)計(jì)各部門平均工資數(shù)據(jù)透視表可以快速解決這些事情統(tǒng)計(jì)各部門學(xué)歷分布情況認(rèn)識數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)9月入職的招聘來源分布統(tǒng)計(jì)離職原因分布個(gè)數(shù)統(tǒng)計(jì)各部門平均統(tǒng)計(jì)9月入職的招聘來源分布步驟1：打開工作表---選擇數(shù)據(jù)來源區(qū)域（A1：i79）---插入---數(shù)據(jù)透視表---確定統(tǒng)計(jì)9月入職的招聘來源分布統(tǒng)計(jì)9月入職的招聘來源分布步驟2：把招聘來源拖到下面的“行標(biāo)簽”框，把序號拖到下面的“數(shù)值”框，就能快速生成下圖。步驟2：把招聘來源拖到下面的“行標(biāo)簽”框，把序號拖到下面的“同理，可根據(jù)前面介紹的步驟在辭工名單的表格中快速做出離職原因分布的表格GO拖“離職原因”到“行標(biāo)簽”框，拖“序號”到“數(shù)值”框注意：要留意“數(shù)值”框，是求和，還是計(jì)數(shù)，還是其他，左圖的默認(rèn)是“求和”，而我們是想“計(jì)數(shù)”。通過雙擊B3，出來“值字段對話框”，選擇“計(jì)數(shù)”離職統(tǒng)計(jì)原因分布個(gè)數(shù)同理，可根據(jù)前面介紹的步驟在辭工名單的表格中快速做出離職原因統(tǒng)計(jì)出不同部門工資總和、平均工資行標(biāo)簽---部門數(shù)值---求和項(xiàng)：工資，平均值項(xiàng)(值字段設(shè)置可找到）：工資這是原數(shù)據(jù)

這是生成的數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)出不同部門工資總和、平均工資這是原數(shù)據(jù)行標(biāo)簽---部門，列標(biāo)簽---最高學(xué)歷

數(shù)值---計(jì)數(shù)項(xiàng)：最高學(xué)歷想想：如果在列標(biāo)簽先拖入性別，再拖入最高學(xué)歷，數(shù)據(jù)透視表會怎樣統(tǒng)計(jì)各部門學(xué)歷分布情況行標(biāo)簽---部門，列標(biāo)簽---最高學(xué)歷想想：如果在列標(biāo)簽先拖目錄CONTENTExcel技能篇PPT技能篇目錄CONTENTExcel技能篇PPT技能篇好的事物總有規(guī)律可循，雖然表現(xiàn)不同做好PPT其實(shí)不難PPT沒有最優(yōu)秀的只有最合適的生搬硬套照貓畫虎突破創(chuàng)新無招勝有招不能解決實(shí)際問題的PPT不是好的PPTPPT技能篇好的事物總有規(guī)律可循，雖然表現(xiàn)不同做好PPT其實(shí)那么問題來了那么問題來了工作做得很好，但總結(jié)不好我的PPT就是把WORD粘過來我的PPT好丑%>_<%能不能給我個(gè)模板??？工作做得很好，但總結(jié)不好我的PPT就是把WORD粘過來我的P什么是PPT？PowerPoint：強(qiáng)力的、重要的觀點(diǎn)最早是為蘋果設(shè)計(jì)的，后被微軟收購什么是PPT？PowerPoint：強(qiáng)力的、重要的觀點(diǎn)最PPT就是PPT文學(xué)家數(shù)學(xué)家藝術(shù)家PPT就是PPT文學(xué)家數(shù)學(xué)家藝術(shù)家WordExcel全面詳盡講究遣詞造句由文字表格組成Word全面詳盡PPT概括精煉表現(xiàn)力強(qiáng)PPT概括精煉PPTPPT不止是PPTPPT不止是PPT不只是PPT徒有其表的PPT也不算PPT邏輯思維演講展示總結(jié)分析PPT不只是PPT邏輯演講總結(jié)你平常是怎么做PPT的？你平常是怎么做PPT的？PPT制作的獨(dú)孤九劍不講求劍法招式，而是一套理論--無招勝有招。而在于能否想到施展和破解。不在于會不會招式，PPT制獨(dú)孤九劍不講求劍法招式，而在于能否想到施展和破解?？倹Q式破劍式破刀式破槍式破鞭式破索式破掌式破箭式破氣式總決式破劍式破刀式破槍式破鞭式破索式破掌式破箭式破氣式總決式料敵機(jī)先總決式面對什么場合？

我有多少時(shí)間？聽眾有什么特點(diǎn)？132面對什么場合？

我有多少時(shí)間？聽眾有什么特點(diǎn)？132破劍式邏輯破劍式用邏輯整理零散的資料用邏輯整理零散的資料邏輯樹分析法把相關(guān)內(nèi)容作為分枝，一直列到要講的最小

粒度流程1流程2流程3議題層次1.1層次2.1層次2.2層次1.2層次2.3議題分部1分部2分部3分部4幫助理清思路，找到關(guān)鍵路線和問題邏輯樹分析法把相關(guān)內(nèi)容作為分枝，一直列到要講的最小粒度流《致提綱》不要把你的邏輯，困在大腦中。讓它自由地，在你的指尖，在你的筆尖，流淌……《致提綱》破刀式模板破刀式生搬硬套照貓畫虎一個(gè)模板用三年站在巨人的肩膀上博采眾長省時(shí)省力生搬硬套照貓畫虎一個(gè)模板用三年站在巨人的肩膀上博采眾長省時(shí)省擬物化扁平化立體、模擬現(xiàn)實(shí)二維、平面設(shè)計(jì)低調(diào)奢華有內(nèi)涵狂炫酷拽叼炸天擬物化扁平化立體、模擬現(xiàn)實(shí)二維、平面設(shè)計(jì)低調(diào)奢華有內(nèi)涵狂炫酷破槍式文字破槍式現(xiàn)在你有10

秒鐘的時(shí)間……現(xiàn)在6、爭議問題處理意見——土建、安裝6、爭議問題處理意見——土建、安裝1

關(guān)鍵詞提取法1關(guān)鍵詞提取法6、爭議問題處理意見——土建、安裝“請問魯迅先生的這段話，所表達(dá)的中心思想是什么？”6、爭議問題處理意見——土建、安裝“請問魯迅先生的這段話，所2

改換表達(dá)方式法2改換表達(dá)方式法普通說法通俗說法文藝說法不要把你的邏輯困在大腦中，讓它自由地從你的指尖、筆尖流淌出來好記性不如爛筆頭不要光想，要把邏輯思路寫在紙上或記錄在電腦上七字原則替換原則普通說法通俗說法文藝說法不要把你的邏輯困在大腦中，讓它自由地3

文字圖形化3文字圖形化常用辦公軟件技能ppt課件常用辦公軟件技能ppt課件4

字體與字號4字體與字號

字體字號個(gè)人喜歡雅黑、黑體等主次清晰，三個(gè)級別最佳不要太小，重點(diǎn)可突出投影清晰